更新日 : 2025年9月22日

勤怠管理を代行や外注するには？依頼できる業者範囲や選び方を解説

監修：涌井好文（社会保険労務士）

従業員の労働時間を正確に管理する「勤怠管理」は、企業のコンプライアンス遵守と健全な経営に不可欠です。しかし、法改正への対応や複雑な集計作業は、人事労務担当者にとって大きな負担となります。

勤怠管理を代行業者に外注、アウトソーシングするには、どのような点に注意すればよいのでしょうか。

本記事では、勤怠管理を外注することによりどのような勤怠管理業務がカバーできるのかを解説します。勤怠管理を外注する際のメリットとデメリット、自社に最適な外注先を選ぶためのポイントなども紹介します。

勤怠管理代行や外注とは？
勤怠管理を代行・外注に依頼できる業務範囲
勤怠管理を代行・外注するメリット
勤怠管理を代行・外注するデメリット
勤怠管理の代行・外注の料金体系
勤怠管理の代行・外注先の選び方
勤怠管理を外注する場合のよくある質問
勤怠管理を外注して企業運営を効率化する

勤怠管理代行や外注とは？

勤怠管理の代行・外注（アウトソーシング）とは、従業員の出退勤時刻、休暇取得状況、労働時間などの記録・集計・管理といった一連の業務を、外部の専門業者に委託することです。

もともとアウトソーシングは、専門知識が必要な給与計算業務などを外部委託することで、人材採用・教育コストを削減し、業務効率化を図る経営手法としてアメリカで発展しました。

日本では、1990年代のバブル崩壊をきっかけに注目されました。現在では、少子高齢化による人手不足を背景に、勤怠管理業務の一部を外注する企業が増加しています。昨今ではAIによる勤怠管理を実施する企業も、増加傾向にあります。具体的な方法について知りたい方は、下記の記事もあわせてご覧ください。

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社内管理と代行・外注の主な違い

勤怠管理を社内で実施する場合は、専任スタッフを配置するのが一般的です。業務がすべて社内で完結するため、従業員も有給や福利厚生について相談しやすい環境が整います。

一方で、外注する場合は、対応できる業務の範囲は業者によって異なりますが、勤怠管理の基本業務に加え、システム導入の支援や法改正への迅速な対応など、専門性の高い領域も任せられます。外注することで、社内に専任スタッフやノウハウがない場合でも、勤怠管理が可能となります。

項目	社内管理	代行・外注
担当者	自社の従業員	外部の専門スタッフ
コスト	人件費（給与、社会保険料、教育費など）	委託費用（月額固定、従量課金など）
専門性	担当者の知識・経験に依存	高い専門知識を持つスタッフが対応
法改正対応	自社で情報収集・対応が必要	業者が最新情報に基づき迅速に対応
柔軟性	社内事情に応じて柔軟に対応しやすい	契約範囲内での対応が基本
ノウハウ	社内に蓄積される	社内に蓄積されにくい

勤怠管理を外注する際の法的注意点

勤怠管理のデータ集計などを外注すること自体に、法的な問題はありません。ただし、依頼する業務範囲によっては「社会保険労務士法」に注意が必要です。

社会保険労務士法では、入退社に伴う社会保険・雇用保険の手続き代行や、就業規則・賃金台帳の作成といった専門的な業務は、国家資格を持つ社会保険労務士（社労士）の「独占業務」と定められており、社労士資格を持たない者が報酬を得て行うことを禁止しています。

手続き代行業務（1号業務）：
労働社会保険諸法令に基づく申請書、届出書、報告書などの作成と、行政機関への提出代行。
（例：入退社時の社会保険・雇用保険の資格取得/喪失手続き、労働保険の年度更新、算定基礎届など）
帳簿作成業務（2号業務）：
労働社会保険諸法令に基づく帳簿書類（労働者名簿、賃金台帳、就業規則など）の作成。

そのため、これらの独占業務を社労士資格のない代行業者や個人（フリーランス）へ依頼することは法律で禁じられています。知らずに依頼すると企業側も責任を問われる可能性があるため、社会保険手続きなどを含む幅広い業務を依頼する場合は、委託先が「社会保険労務士事務所」であるか、「社労士と正式に提携しているサービス」であることを必ず確認しましょう。

勤怠管理代行サービスの種類

勤怠管理を代行するサービスは、提供形態や専門分野により多岐にわたり、自社の目的や課題に合わせて最適なサービスを選ぶことが重要です。

サービス種類	特徴と主な代行業務
社会保険労務士（社労士）事務所	労働法規の専門家。労務リスク管理に強い。勤怠・給与計算に加え、社会保険手続きや就業規則作成など専門業務までワンストップで対応。
BPOサービス	業務プロセス全体を大規模に受託。標準化による効率化とコスト削減が目的。勤怠・給与計算のほか、人事・総務などのバックオフィス業務をまとめて委託可能。
オンラインアシスタントサービス	必要な時に必要な分だけWebで依頼可能。柔軟性が高い。データ入力やレポート作成など、定型的な事務作業が中心。
人材派遣サービス	専門スタッフが社内に常駐。自社の指揮命令で業務を遂行。社内ルールに沿った勤怠管理や給与計算入力。ノウハウを蓄積しつつ人手を補える。
勤怠管理システム提供会社	システム導入・設定に特化したサポート。業務のシステム化支援がメイン。就業規則に合わせたシステムの初期設定、データ移行、運用サポートなど。

各種サービスはこんな企業におすすめ

社会保険労務士事務所：
法改正への確実な対応や労務リスクの根本的な見直しをしたい企業、助成金活用なども含めた専門的なアドバイスを求める企業におすすめです。
BPOサービス：
従業員数が多く管理コストが課題となっている大企業や、勤怠管理以外のバックオフィス業務もまとめてアウトソースし、経営資源をコア業務に集中させたい企業に適しています。
オンラインアシスタント：
繁忙期だけ人手が欲しい、まずは一部の業務から外注を試してみたいといった、スモールスタートを希望する企業やスタートアップに最適です。
人材派遣サービス：
既存の運用フローを大きく変えずに人手不足を解消したい、社内にノウハウを蓄積しつつ担当者の負担を軽減したいと考える企業に向いています。
勤怠管理システム提供会社：
初めて勤怠管理システムを導入する企業や、複雑な就業規則に対応した設定が必要なものの、ITに詳しい担当者が社内にいない場合に有効な選択肢です。

勤怠管理を代行・外注に依頼できる業務範囲

勤怠管理の代行サービスに外注依頼できる業務範囲は、基本的なデータ入力から専門的なコンサルティングまで多岐にわたります。費用対効果のためにも、どこまで委託するかを明確にして、依頼しましょう。

勤怠管理の仕事内容や、活用できるツールを比較したい方はあわせて下記の記事もご参照ください。

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勤怠データの集計・管理

従業員の出退勤時刻や労働時間を正確に記録・集計します。タイムカードやICカード、Web打刻など様々な形式のデータを取りまとめ、残業や休日出勤の時間を算出します。労働基準法などの法令遵守が必須であり、違反すると行政指導の対象となるため専門的な管理が求められます。

有給休暇の管理

従業員一人ひとりの有給休暇について、付与日数の計算から取得状況、残日数の管理まで行います。特に、年間5日の取得義務化といった法令を遵守できるようサポートし、企業の法的リスクを低減させます。

残業時間・36協定の管理

従業員ごとの時間外労働を日々管理し、労働基準法で定められた36協定の上限を超過しないよう監視・報告します。長時間労働の是正や従業員の健康管理にもつながる重要な業務です。

給与計算への連携

集計した勤怠データを基に、残業代や深夜手当、休日出勤手当などを正確に反映させた給与計算を行います。勤怠と給与計算を連携させることで、計算ミスを防ぎ、人事部門の負担を大幅に軽減できます。

勤怠管理システムの導入・運用サポート

自社の就業規則や働き方に合わせた勤怠管理システムの選定から、導入時の複雑な初期設定、従業員への説明、運用開始後のサポートまで一貫して支援を受けることができます。

各種手続き・コンサルティング業務

年末調整や社会保険・労働保険の手続き、法改正に合わせた就業規則の見直し提案、日々の労務相談など、より専門的な領域までサポートを依頼できます。

ただし、これらのうち社会保険手続きや就業規則作成は社会保険労務士の独占業務と法律で定められています。そのため、これらの業務を依頼する場合は、委託先が社労士資格を保有しているか、提携しているかを必ず確認する必要があります。

勤怠管理を代行・外注するメリット

勤怠管理を外部の専門家に委託することは、単なる業務効率化に留まらず、企業経営に多くのメリットをもたらします。

人件費や採用・教育コストを削減できる

勤怠管理を外注することで、担当者を自社で雇用する場合にかかる給与や社会保険料、採用・教育といったコストを抑制できます。専門知識を持つ人材を固定費ではなく変動費として活用できるため、トータルコストの削減につながります。

法改正にも対応しやすい

労働関連法規は頻繁に改正されますが、専門家である外注先は常に最新情報を収集し、システムや運用に正確に反映してくれます。これにより、企業は自社で情報を追う手間を省き、コンプライアンス違反のリスクを大幅に低減できます。

コア業務に集中できる

勤怠管理のような定型的なノンコア業務を外部に任せることで、担当者は人事戦略の立案や採用、人材育成といった、企業の成長に直結する付加価値の高いコア業務に時間とエネルギーを集中させることが可能になります。

業務の属人化防止と品質向上

特定の担当者しか業務を把握していない「属人化」は、その担当者の休職や退職が業務停滞のリスクとなります。外注により業務プロセスが標準化され、専門家が客観的な視点で管理するため、属人化を防ぎ、管理品質の安定・向上が図れます。

勤怠管理を代行・外注するデメリット

ここでは、勤怠管理を外注する際に注意すべき代表的なデメリットを3つ紹介します。外注のリスクや課題を理解し、適切な対策を検討するための参考にしてください。

情報漏えいのリスク

勤怠管理には従業員の個人情報など機密性の高いデータが含まれるため、外部に委託することで情報漏えいのリスクが発生します。万が一漏えいした場合、企業の社会的信用を大きく損なう可能性があります。

【対策】 プライバシーマーク（Pマーク）やISMS認証の取得状況、データの暗号化、アクセス制限など、契約前に外注先のセキュリティ体制を徹底的に確認することが不可欠です。

社内にノウハウが蓄積されない

業務を完全に外部に任せると、勤怠管理に関する知識や運用ノウハウが社内に蓄積されにくくなります。将来的に内製化へ切り替える際に、ノウハウ不足でスムーズに移行できない可能性があります。

【対策】業務を丸投げするのではなく、定期的な報告会を設けたり、運用マニュアルを共同で作成したりして、業務内容を可視化・共有する仕組みを作ることが有効です。

コミュニケーションコストの発生

社内であればすぐに解決できるような簡単な確認や修正でも、外注先を介すことで時間がかかったり、意図が正確に伝わらなかったりする場合があります。円滑な連携のためには、密なコミュニケーションが求められます。

【対策】 定例ミーティングの設定や、チャットツールなど迅速に連絡が取れる手段を確保し、日頃から情報共有を密に行うことが重要です。

外部委託コストの発生

当然ながら、外注には継続的な費用が発生します。依頼する業務範囲や従業員数によっては、自社で対応するよりもコストが高くなる可能性があります。

【対策】 自社で対応した場合の人件費や見えないコスト（ミスの修正時間など）を算出し、外注費用と比較検討することが重要です。複数の業者から見積もりを取り、費用対効果を慎重に判断しましょう。

勤怠管理の代行・外注の料金体系

勤怠管理の代行・外注にかかる費用は、依頼する業務範囲、従業員数、利用するサービスの種類によって大きく変動します。

料金体系の種類

従量課金制:
「従業員数 × 単価」で計算される最も一般的な料金体系です。従業員の増減に柔軟に対応できます。
月額固定制:
依頼する業務内容に応じて、月々の支払額が固定されている料金体系です。毎月のコストが明確で、予算管理がしやすいのが特徴です。

その他にかかる費用

初期費用（導入費用）:
システム設定やデータ移行などにかかる費用です。無料の場合もあれば、数十万円以上かかることもあります。
オプション費用:
年末調整や特殊なレポート作成など、基本契約に含まれない業務を依頼する際に追加で発生します。

勤怠管理の代行・外注先の選び方

ここでは、勤怠管理の外注先やアウトソーシングサービスを選ぶ際のポイントを解説します。自社に合った信頼できるパートナー選びの参考にしてください。

業務範囲が自社の必要とするものとマッチしているか

勤怠管理の業務範囲は多岐にわたり、どこまでを外注するかを明確にしたうえでサービスを選ぶことが重要です。たとえば、採用や退職手続き、人材配置といった人事関連の業務も含めて考える必要があります。

外注先のサービスが、自社で求める具体的な業務にしっかり対応しているかを事前に確認しましょう。業務内容とサービス内容が合っていれば、スムーズな業務運用につながり、信頼できるパートナー選びにも役立ちます。

予算内に収められるか

勤怠管理を外注する際は、自社でかかる人件費やシステムの導入・維持費と、外注サービスの料金を比較して、予算内に収まるかを確認することが大切です。

外注費用は従業員数や依頼する業務範囲、オプションによって変動します。導入前に複数の外注先から具体的な見積もりを取り、コスト面をしっかり比較検討することで、最適なサービスを選びやすくなります。

過去の実績は信頼できるか

外注先を選ぶ際は、過去の実績をチェックして信頼性を見極めることが重要です。あらかじめ導入事例や実績を確認することで、サービスの品質や対応力を把握できます。

とくに自社と同業種での導入経験や、顧客からの評価を参考にすると、具体的な利用イメージが湧きやすくなり、安心して依頼できるかどうか判断しやすくなります。

安全性・セキュリティが高いかどうか

勤怠管理を外注する際には、社員の個人情報や企業の機密情報を提供します。そのため、外注先のセキュリティ体制が信頼できるかどうかを見極めることが大切です。情報漏えいのリスクを抑えるため、契約前にセキュリティ対策の内容を具体的に確認しましょう。

たとえば、データの暗号化やアクセス権限の管理などを確認できると安心です。セキュリティ対策の事前確認が、リスクの最小化につながります。

勤怠管理を外注する場合のよくある質問

ここでは、勤怠管理を外注する際によく寄せられる質問と回答を紹介します。不安や疑問を解消し、外注を検討する際の参考にしてください。

Q. 勤怠管理は会社の義務ですか？

A.はい、義務です。2019年4月の労働安全衛生法改正により、企業は従業員の勤務状況を正確に把握し、客観的な記録をもとに管理することが義務化されました。

勤怠管理は使用者の責任であり、怠ると法令違反となる可能性があります。違反した場合は罰金や懲役などの罰則が科されるため、適切な勤怠管理が重要です。勤怠管理を効率化したい方は、打刻のペーパーレス化を実施するとよいでしょう。興味がある方は、下記の記事をご確認ください。

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打刻のペーパーレス化で勤怠管理を効率化｜ペーパーレスのメリットも

勤怠管理のペーパーレス化を行うことで、企業の業務効率化や正確な労働時間管理を実現できます。ペーパーレス化に伴って勤怠管理システムを導入すると、従業員の労働状況をリアルタイムで把握でき、残業時間や休暇取得状況も簡単に確認できます。また、リモートワークや出張先からでも打刻が行え、多様な働き方に対応できる点もメリットです。当記事では、勤怠管理のペーパーレス化による具体的なメリットと、導入時の注意点について解説します。打刻をペーパーレスで行うメリットは？打刻をタイムカードで行っている企業もあるものの...

Q. エクセルの勤怠管理は違法になりますか？

A.エクセルをタイムカード代わりに使うこと自体は違法ではありません。しかし、エクセル上でいつでも修正や追記が可能なため「客観的な労働時間の記録」とは認められにくく、客観的な記録としては不十分として、違法となるリスクがあります。

※厚生労働省のガイドラインによると、「使用者が、自ら現認することにより確認し、適正に記録すること。」もしくは「タイムカード、ＩＣカード、パソコンの使用時間の記録等の客観的な記録を基礎として確認し、適正に記録すること。」と明示されています。

とくに意図的な修正や入力漏れで給与が不足すると、労働基準法違反と判断される場合があるでしょう。労働基準監督署から是正勧告を受ける可能性があるため、適切な管理が求められます。

Q. 勤怠システムの導入までにはどのくらいの期間がかかりますか？

A.企業の規模や依頼範囲によりますが、一般的には1ヶ月〜3ヶ月程度が目安です。ヒアリング、契約、システム設定、データ移行などを経て本稼働となりますので、余裕を持ったスケジュールで進めましょう。

勤怠管理を外注して企業運営を効率化する

勤怠管理は従業員の労働時間を正確に把握し、法令を守るために欠かせない業務です。しかし、自社だけで対応すると複雑な集計や法改正への対応に多大な負担がかかります。

外注を活用すれば、最新の法令に沿った管理を専門家が担い、担当者は人材育成や戦略的な業務に集中できます。さらに、属人化のリスクを防ぎ、業務品質を安定させる効果も期待できます。

自社に必要な範囲とコストを見極めて適切に外注することが、効率的で安心な企業運営につながるでしょう。

※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。

監修：涌井好文（社会保険労務士）
平成26年より神奈川県で社会保険労務士として開業登録を行い、以後地域における企業の人事労務や給与計算のアドバイザーとして活動を行う。退職時におけるトラブル相談や、転職時のアドバイスなど、労働者側からの相談にも対応し、労使双方が円滑に働ける環境作りに努めている。また、近時は活動の場をWeb上にも広げ、記事執筆や監修などを通し、精力的に情報発信を行っている。