- 更新日 : 2024年12月25日
給与規程を変更したら届出が必要？手続きの流れや書き方、注意点も解説
給与規程とは、従業員に支払う賃金について定めた会社規則です。賃金規程とも呼ばれます。給与規程は変更（改定）できますが、法令に従って届出を行い、適正に従業員へ周知しない限り、変更の効力が発生しません。本記事では、給与規程を変更したときの行政官庁への届出方法や提出書類、その他注意する事項などについて解説します。
目次
そもそも給与規程（賃金規定）は変更できる？
給与規程とは、賃金に関する会社の規則のことで、就業規則の一部です。給与規程では、賃金の構成・各手当の内容・割増賃金の割増率・給与計算期間と支払日・日割計算や欠勤控除の計算方法・賞与の回数や支給要件など、会社の賃金に関する事項について広く定められています。
一度定めた給与規程でも、適正な手続きをとることにより、内容を変更できます。ただし、変更後の内容が従業員に不利益になる場合は、原則として会社側が一方的に変更することはできません。
しかし一方的な変更でも、合理的な理由が認められるときは、たとえ従業員に不利益な内容であっても変更が可能です。合理的な理由かどうかは、次のような事項を基準に総合的に判断します。
- 変更の必要性
- 変更後の規則内容の相当性
- 従業員の被る不利益の程度
- 従業員との交渉や充分な説明 など
給与規程を変更したら労働基準監督署への届出が必要
常時10人以上の従業員を使用している事業場では、就業規則を作成または変更したときは、所轄労働基準監督署へ届け出ることが義務づけられています。給与規程は就業規則の一部であるため、給与規程を変更したときも届出が必要です。
なお「常時10人以上」は会社全体の人数ではなく「その事業場で働いている人数」をカウントします。正社員だけでなくパートやアルバイトも含んだ人数です。
労働基準法第89条により、就業規則には「絶対的必要記載事項」と「相対的必要記載事項」が定められています。絶対的必要記載事項とは、どのような会社でも必ず記載しなければならない事項、相対的必要記載事項は、取り決めがある場合は就業規則に内容を記載しなければならない事項です。
次では、絶対的必要記載事項と相対的必要記載事項のうち、「給与」に関するものを挙げてみましょう。
給与規程の絶対的必要記載事項
就業規則の絶対的必要記載事項のうち、賃金に関するものは以下のとおりです。
- 賃金の決定
- 賃金の計算および支払いの方法
- 賃金の締切日および支払日
- 昇給に関すること
給与規程の相対的必要記載事項
就業規則の相対的必要記載事項のうち、賃金に関するものを挙げます。
- 退職手当（退職金）が適用される従業員の範囲、退職手当の決定・計算・支払の方法、退職手当の支払いの時期
- 臨時の賃金、最低賃金に関する事項
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給与規程の変更手続きの流れ
給与規程の内容を変更するときは、変更内容を取り決めたうえ、届出書類を整えて行政官庁に提出しなければなりません。変更手続きの流れについて、順に説明します。
給与規程の変更案を作成する
給与規程をどのような内容に変更するか、社内で取り決めます。給与規程を変更する場面としては、手当の新設や廃止・締切日や支払日の変更・賃金控除計算式の変更・賃金割増率の変更などが考えられるでしょう。
給与規程の変更は、社内の決まりが変わったときの他、賃金に関連した法改正があったときにも必要です。
法改正に伴い、多くの会社が給与規程を変更した例としては、2023年4月、中小企業における月60時間超の時間外労働に対する法定割増率が50%に引き上げられたときなどが挙げられるでしょう。
できあがった給与規程の変更案は、取締役会などに提出し、社内の承認を受ける流れになります。
従業員代表者の意見書を作成する
就業規則を作成または変更した場合は、労働基準法第90条により、従業員の過半数を代表する者または過半数組合の意見を聴くことが義務づけられています。このとき、会社は従業員代表者等に「意見を聴く」ことで足り、同意を得る必要まではありません。
従業員の意見を聴くときに、従業員代表者に「意見書」を書いてもらいます。意見書の形式は自由ですが、厚生労働省のサイトからダウンロードしたフォームを使用してもよいでしょう。
労働基準監督署に就業規則変更届を提出する
事業場の所在地を管轄する労働基準監督署に、就業規則変更届を提出します。「就業規則変更届」はA4の書面で、ワードなどで作成できますが、厚生労働省のサイトからもフォームをダウンロードできます。
就業規則変更届を提出するときは、意見書と就業規則（または新旧対照表）も併せて提出しなければなりません。
「就業規則変更届」「意見書」「就業規則（または新旧対照表）」をそれぞれ2部ずつ作成し、一部は労働基準監督署窓口に提出、もう一部は収受印を受けて会社で保管します。
就業規則変更届は、労働基準監督署の窓口に持参するほか、郵送や電子申請でも提出が可能です。郵送で提出する場合は、切手を貼った返信用封筒を同封します。
変更後の就業規則を従業員に周知する
給与規程は、労働基準監督署へ提出しただけでは効力が発生しません。変更した給与規程を有効なものにするには、従業員への適切な周知が必要です。
従業員への周知方法には、以下のような方法があります。
- 事業場の見やすい場所に掲示する、または備え付ける
- 書面で従業員に交付する
- 磁気ディスク等に記録し、パソコン等で見られるようにする
- イントラネットで閲覧可能にする など
賃金規程は、従業員の誰もが、いつでも閲覧できる状態にしておく必要があります。会社の実情に合わせ、周知方法を選択しましょう。
給与規程を変更するときの届出の書き方
給与規程を変更し、労働基準監督署に届け出るときは「就業規則変更届」「意見書」「就業規則」も一緒に提出します。ここでは、就業規則変更届の書き方と新旧対照表について説明します。
就業規則変更届の書き方
給与規程（就業規則）を変更し、所轄労働基準監督署へ届け出るときは「就業規則変更届」をつける必要があります。
就業規則変更届に記入する事項は、以下のとおりです。
- 主な変更箇所
変更前と変更後の内容を簡潔に記載します。
- 事業場の労働保険番号
11桁または14桁の労働保険番号を書きます。
- 事業場名
事業場名を記入します。（「〇〇株式会社、△工場」など）
- 事業場の所在地
事業場の所在地を書きます。
- 代表者の職と氏名
「代表取締役〇〇」「工場長〇〇」などと記入します。
- 業種
業種を記入します。
- 労働者数（事業場、企業全体）
パートやアルバイトを含んだ人数を記入します。
以前は、就業規則変更届に代表者印を押印する必要がありましたが、2021年4月より不要となりました。意見書における労働者代表の署名や押印も同様です。
新旧対照表をつけてもよい
就業規則を変更するときには、就業規則変更届と意見書のほか、変更後の就業規則も提出します。
変更した箇所が比較的少ない場合は、就業規則本体ではなく「新旧対照表」を添付する方法も認められています。なお、新旧対照表と就業規則本体の両方を提出しても構いません。
また、就業規則変更届（「主な変更箇所」欄）に変更内容がすべて記載できれば、就業規則本体や新旧対照表の提出は不要です。
新旧対照表ではなく就業規則本体を添付する場合でも、どの部分を改定したかをまとめておくと、後々、社内で就業規則を管理するときに便利です。
給与規程を変更するときの注意点
賃金は従業員にとって重要な労働条件であるため、給与規程の変更は注意深く行わなければなりません。ここでは、給与規程を変更するときの注意点について解説します。
従業員の不利益変更でないかを確認する
給与規程（就業規則）は、作成も変更も、会社側が行います。従業員には意見を聴くだけにとどまり、同意までは要求されません。
しかし原則として、会社が一方的に給与規程（就業規則）を変更し、従業員の労働条件を不利益な内容にすることはできません。そのため、変更後の給与規程が従業員にとって不利益な内容になっていないか、よくチェックする必要があります。
不利益変更としては、手当の廃止・賃金の引き下げ・賃金割増率の低下・欠勤時などに使う控除計算式の不利益な変更・賞与の廃止や回数の減少などが考えられるでしょう。また、年間所定労働日数が増加した結果、時給換算額が減少した場合なども、不利益変更になります。
ただし、どのような場合でも不利益変更が認められないわけではありません。次の2つを満たす場合は、変更後の給与規程（就業規則）が、従業員の労働条件とされます。
- 以下の事項等に照らし、変更に合理性があること
- 変更の必要性、変更後の規則の相当性
- 従業員が受ける不利益の程度
- 従業員や労働組合への説明や話し合い
- 変更後の就業規則を、従業員に適正に周知していること
法令を遵守した変更内容かを確認する
変更後の給与規程が、法令に違反した内容になっていないか、確認する必要があります。
チェックポイントとしては、次のような点が挙げられるでしょう。特に、賃金を引き下げる変更を行った場合は、厳重に確認する必要があります。
- 時間外割増賃金などの割増率が法定を下回っていないか
- 賃金が最低賃金を下回っていないか
- 同一労働同一賃金の原則に反していないか など
変更後の賃金規程に労働法令を下回る箇所がある場合は、その箇所については従業員の労働条件とはされず、法令の基準が労働条件とされます。
給与規程を変更したときは、適正な届出が大切
給与規程とは、従業員に支払う賃金について会社が定めた規則です。給与規程は内容を変更（改定）できますが、労働基準監督署への届出と従業員への周知を行う必要があります。また届出の際は、変更度の給与規程に不利益変更や法令違反がないか、充分なチェックが必要です。
賃金は従業員にとって極めて重要な労働条件です。給与規程の整備・届出・周知を適正に行い、労働環境整備につなげましょう。
※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。
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