更新日 : 2025年11月5日

【記入例付き】勤務形態一覧表の書き方は？通所介護（デイサービス）の例をもとに解説

勤務形態一覧表は、指定申請・変更届・実地指導等で提出を求められる重要な書類です。この記事では、初めて作成する方にも理解しやすいよう、勤務形態一覧表の基本的な書き方から、間違いやすいポイント、複雑な常勤換算の計算方法まで具体例を交えて解説します。

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勤務形態一覧表とは
勤務形態一覧表の書き方
- 最新様式（テンプレート）の入手方法
- 主要項目の記入ポイント
勤務形態一覧表の記入例
勤務形態一覧表を作成する上での注意点
勤務形態一覧表を正確に記入しましょう

勤務形態一覧表とは

勤務形態一覧表とは、事業所で働く全職員の勤務体制をまとめた書類です。

勤務形態一覧表の主な目的は、「人員配置基準の遵守」と「各種加算の算定要件の証明」の2点です。

人員配置基準の遵守
各事業所は、法律で定められた職種ごとの最低限の職員数を配置する義務があります。勤務形態一覧表によって、基準を満たしていることを客観的に示します。
各種加算の算定要件の証明
専門職の配置や手厚い人員体制に対して支払われる「処遇改善等加算」などの報酬は、職員の勤務実態に基づいて算定されます。その際の基礎資料として、勤務形態一覧表の提出が求められます。

勤務形態一覧表の書き方

勤務形態一覧表の作成は、自治体が指定する公式テンプレートを入手し、各項目の記載要領に沿って正確な情報を記入することから始まります。多くの自治体はExcel形式で様式を配布していますが、WordやPDF、独自のWebフォームなどを用いる場合もあります。

主要項目の記入ポイント

以下に、勤務形態一覧表の主要な項目とその書き方のポイントを解説します。

事業所名・サービス種別
運営している事業所の正式名称を正確に記載します。
作成年月
書類を作成した年月、または対象となるサービス提供月を明記します。この書類は毎月作成し、保管する必要があります。
職種
管理者、介護福祉士、保育士、看護師、調理員など、辞令に基づいた正式な職種名を記載します。複数の職種を兼務している場合は、主たる職務を記載するか、備考欄に兼務内容を具体的に記します。
氏名
雇用している全職員の氏名をフルネームで記載します。育休・産休中の職員の記載要否は制度や様式の指示によって異なるため、自治体の指示を確認してください。
常勤・非常勤の別
各職員の雇用形態を明確に区分します。常勤または非常勤と記載します。
専従・兼務の別
記載する事業所の業務にのみ従事している場合は専従、同一法人が運営する他の事業所や職務と兼務している場合は兼務と記載します。兼務の場合、勤務時間数の按分計算が必要になります。
資格
保有資格の名称と登録番号を記載します。資格が人員配置の要件となっている職種では特に重要です。
勤務時間数
1ヶ月あたりの合計勤務時間数を記載します。常勤職員は就業規則で定められた所定労働時間、非常勤職員は雇用契約やシフトに基づいた合計勤務時間数を記載します。
常勤換算
各職員の勤務時間数を、常勤職員1人あたりの勤務時間数で割った値を記載します。
備考
産休・育休の期間、兼務先の事業所名、採用年月日など、特記事項を記載します。

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勤務形態一覧表を作成する上での注意点

勤務形態一覧表の作成では、いくつかの注意点があります。

勤務時間の実態と書類の一致

タイムカードや出勤簿などの客観的な記録と、一覧表に記載する勤務時間数が完全に一致している必要があります。客観的記録と実態との不一致を防ぐためには、作成者とは別の担当者がダブルチェックを行う体制を整えることが効果的です。また、職員全員の雇用契約書や資格証のコピーを整理保管し、いつでも参照できるようにしておきましょう。

常勤と非常勤の定義

常勤とは、その事業所の常勤時間（下限32時間／週）に達している職員を指します。たとえば、就業規則で週40時間を常勤の勤務時間と定めている場合、正社員であっても育児短時間勤務制度を利用して週30時間勤務している職員は、一覧表上では非常勤として扱われます。雇用契約上の名称と、勤務形態一覧表上の常勤・非常勤の区分は必ずしも一致しないことを理解しておきましょう。

兼務者の勤務時間数の按分計算

一人の職員が複数の職務や事業所を兼務している場合、勤務時間をそれぞれの業務内容に応じて適切に按分し、申告する必要があります。たとえば、ある職員が介護業務と送迎業務を兼務している場合、それぞれの業務に費やした時間を明確に分け、職種ごとに勤務時間数を算出して記載します。

常勤換算人数の計算

常勤換算とは、非常勤職員を含めた全職員の総勤務時間数を、常勤職員が何人分に相当するかを算出する方法です。人員配置基準や加算要件の多くは、この常勤換算後の人数で判断されます。

計算は以下の2ステップで進めます。

1. 各職員の常勤換算数を算出する

最初に、職員一人ひとりの常勤換算数を計算します。計算式は以下の通りです。

職員の1ヶ月の合計勤務時間数 ÷ その事業所における常勤職員の所定労働時間数 = 各職員の常勤換算数

たとえば、常勤の月間所定労働時間が160時間の事業所で、ある非常勤職員の月間勤務時間が80時間だった場合、常勤換算数は80 ÷ 160 = 0.5となります。

2. 職種ごとに常勤換算数を合計する

次に、同じ職種の職員の常勤換算数をすべて合計します。たとえば、介護職員Aさん（常勤）が1.0、Bさん（非常勤）が0.75、Cさん（非常勤）が0.5だった場合、介護職員の常勤換算人数は1.0 + 0.75 + 0.5 = 2.25人となります。この合計値が、人員配置基準などを確認する際に使用する最終的な人数です。

勤務形態一覧表を正確に記入しましょう

本記事では、勤務形態一覧表の記入例を中心に、その目的から具体的な書き方、注意点、そして常勤換算の計算方法までを解説しました。この書類は、単なる事務作業ではなく、施設の適正な運営と職員の労働環境を証明する土台となるものです。ご紹介した記入例や作成のポイントを参考に、正確で不備のない勤務形態一覧表の書き方を理解し、自信を持って提出できる書類を毎月準備しましょう。もし不明な点があれば、自己判断せずに必ず管轄の行政機関に確認することが、最も確実です。

※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。

監修：仁科翔吾（仁科社会保険労務士事務所）
社会保険労務士。大学卒業後、食品系メーカーに就職し生産管理や品質管理、人員管理などさまざまな業務に携わる。その後、社会保険労務士事務所に転職し、令和3年に社労士資格を取得。現在は製造業や小売業、介護福祉業などさまざまな業種の労務相談や年金相談業務等に従事している。法改正などの最新情報はいち早くキャッチすることを心がけており、Webメディア等を通じた情報発信も積極的に行っている。