- 更新日 : 2025年10月6日
退職勧奨通知書とは?書き方やひな形、違法リスクを回避するポイントを解説
退職勧奨通知書は、従業員に退職を提案する際の条件や内容を明示し、合意形成を円滑に進めるための重要な文書です。法的に必須ではないものの、実務では「言った・言わない」のトラブルを防ぎ、会社のリスクを最小化する役割を果たします。
特に人事担当者は、解雇との違いや通知書・同意書の使い分け、書き方の注意点を正しく理解しておくことが必要です。
本記事では、人事担当者が押さえておきたい退職勧奨通知書の基礎知識から、ひな形や実務上のリスク管理、違法と判断されないための進め方までを解説します。
退職勧奨とは?解雇との違い
退職勧奨について、解雇との違いや退職勧告との違いなどを解説します。言葉のニュアンスや手続きの違いが曖昧なまま進めると、会社と従業員の間でトラブルが起こりやすいため、正確に理解しておきましょう。
退職勧奨の概要
退職勧奨とは、会社が従業員に対して「自主的に退職してもらえないか」と依頼する行為を指します。あくまで労使双方の合意を前提としており、強制力はありません。法律上、退職勧奨は解雇とは区別され、従業員は応じる義務がなく、拒否も可能です。
ただし、度重なる勧奨や執拗な説得は退職強要となり、違法と判断されるリスクがあります。特に、心理的に追い詰めるような手法は違法行為と見なされる可能性があるため、適切な回数や表現で慎重に進めることが重要です。
解雇との違い
解雇は、会社が一方的に労働契約を終了させる処分であり、労働基準法や判例に基づいて「客観的合理性」と「社会的相当性」が求められます。一方、退職勧奨はあくまで提案にとどまり、従業員が同意しなければ成立しません。
退職勧奨と解雇との違いを曖昧にしたまま進めると、実質的に解雇と判断されたり法的トラブルに発展したりするリスクがあります。人事担当者は通知書や同意書を取り交わすことで、退職が合意に基づいたものであることを明確にし、トラブルを避けることが重要です。
退職勧奨と退職勧告の違い
退職勧奨と退職勧告は似た言葉ですが、意味合いが異なります。退職勧奨は「お願い・依頼」のニュアンスが強く、従業員の意思を尊重した提案です。一方、退職勧告はより強い意志を示す表現で、会社が退職を強く勧めるケースを指します。
ただし、いずれも従業員の同意がなければ効力はありません。勧告という言葉を用いた場合、従業員が強制と誤解しやすく、トラブルの原因になりやすいため、人事担当者は表現に十分注意する必要があります。
会社都合退職と自己都合退職の扱い
退職勧奨に応じて従業員が退職する場合は原則「会社都合退職」として扱われます。失業給付の受給においては、自己都合よりも有利な条件で支給されるため、従業員にとって重要な違いです。
しかし実務上は、会社が自己都合退職として処理を求めるケースもあり、トラブルになりやすい部分です。労働者は退職届を提出する際に退職理由の記載方法に注意し、会社都合として扱われるかを確認しましょう。
退職勧奨通知書とは
退職勧奨通知書とは、退職勧奨の場面で会社が従業員に交付する文書であり、提案内容や条件を明確に示す役割を果たします。ここでは、退職勧奨通知書が必要な場合や、同意書・解雇予告通知書との違い、交付するメリットなどを解説します。
退職勧奨通知書が必要な場合と不要な場合
法律上の交付義務はありませんが、実務上は面談のうえで、退職勧奨通知書を取り交わすことが一般的です。退職勧奨通知書を作成することで「言った・言わない」のトラブルを回避できます。
条件提示が複雑なケースや、従業員が誤解しやすい状況では特に、書面を残すことが有効です。希望退職募集のように多くの従業員を対象とする場合や、遠隔での説明が中心になる場合には、通知書を交付することで透明性と公平性を担保できます。
通知書と退職勧奨同意書・解雇予告通知書との違い
退職勧奨通知書は、会社が退職を提案した事実を明示する文書であり、効力は従業員が同意して初めて発生します。退職勧奨同意書は従業員がその提案を受け入れたことを確認する書面です。両者をセットで運用することで、退職勧奨の一連のやり取りを残しておくことができます。
解雇予告通知書は会社が労働契約を一方的に終了させる際に必要となる文書であり、法的拘束力を持つ点で大きく異なります。それぞれの書類は目的も法的意味も異なるため、混同することはトラブルの原因です。書類の性質を正しく理解し、状況に応じて適切に使い分けましょう。
退職勧奨通知書を交付する理由やメリット
退職勧奨通知書を交付するメリットは、交渉内容や条件を証拠として残せる点です。口頭でのやり取りだけでは、後に「言った・言わない」の争いが生じやすく、紛争に発展する可能性があります。
通知書があれば、会社が退職を強制したのではなく、あくまで提案したに過ぎないと客観的に証明することが可能です。また、退職日や特別退職金、解決金の支払条件などを明示することで、従業員も安心して判断できます。
特に金銭を伴う退職では、条件を明確に書面化することが双方にとって大きな安心材料となり、合意形成を円滑に進める助けになります。
退職勧奨通知書の書き方とひな形
退職勧奨通知書は、従業員に対して提案内容や条件を明示するための重要な文書です。書き方を誤ると退職強要と受け取られるリスクがあるため、人事担当者は慎重に作成する必要があります。
ここでは、通知書に必ず盛り込むべき基本項目や表現上の注意点、テンプレート活用のポイントなどを解説します。
退職勧奨通知書に記載すべき基本項目
退職勧奨通知書には、作成日や対象従業員の氏名、会社名、代表者名を記載することが基本です。退職勧奨を行う理由を簡潔かつ客観的に記載します。たとえば「業績悪化による人員整理」や「組織改編に伴う配置転換が困難」など、納得感を持たせる説明が求められます。
また、退職に際して支払う特別退職金や解決金などの金額、支払日を具体的に示すことが重要です。条件が不明瞭だとトラブルにつながるため、金額と日付は必ず書面化しましょう。
退職勧奨通知書の書き方の注意点
通知書を作成する際は、強制や圧力と誤解されないよう表現に注意する必要があります。「退職せざるを得ない」と感じさせる文言は避け、あくまで「提案」であることを明確に示しましょう。
理由についても「能力不足」や「勤務態度の不良」など、個人の資質に関する表現は注意が必要です。「経営上の都合」「組織変更に伴う調整」など、客観的で事実に即した内容にすることが望ましいです。
会社に有利に進めようと強引な表現を盛り込むと、退職強要やハラスメントと判断されるリスクが高まるため注意しましょう。
ただし、度重なる遅刻・欠勤に対する改善指導にもかかわらず、改まらなかった等、会社が手を尽くした末の退職勧奨であれば、本人の理解を促すためにも、理由ははっきりとさせるべきです。
退職勧奨通知書のテンプレートの活用
実務で使える通知書は、WordやPDFのテンプレートを基にカスタマイズすることが効率的です。一般的なテンプレートには、必要項目が網羅されているため、抜け漏れを防げます。
ただし、ひな形をそのまま使用するのではなく、自社の事情や対象従業員の状況に合わせて調整することが大切です。
特に退職理由や支払条件の部分は、個別性が強いため、安易にコピペせず弁護士や社労士に確認を取りましょう。テンプレートを出発点にしつつ、自社オリジナルに仕上げることが、リスク回避につながります。
退職勧奨を進める際の注意点
退職勧奨は、提案そのものは違法ではありませんが、進め方を誤ると退職強要やパワハラと見なされるリスクがあります。退職勧奨を進める際に注意すべき3つのポイントを解説します。
面談の回数や時間を適切に設置する
退職勧奨は一度の面談で即決を求めるのではなく、従業員が冷静に検討できる時間を確保することが重要です。一般的には1〜2回程度の面談で提案し、その後は従業員に判断の猶予を与えるのが望ましいとされます。
頻繁に呼び出したり長時間拘束すると「執拗な勧奨」と見なされるリスクが高まり、違法と判断される恐れがあります。1回あたりの面談時間も30分〜1時間程度を目安にし、業務に支障がない範囲で設定しましょう。従業員の意思決定を尊重し、余裕を持たせたスケジュールを組むことで、円滑な合意形成につながります。
退職以外の選択肢がないと誤解させる表現は避ける
退職勧奨の場では、従業員に「退職以外の選択肢がない」と誤解させる表現は避ける必要があります。たとえば「退職しなければ評価を下げる」「異動先は用意しない」などの発言は、退職強要やハラスメントと受け取られる危険があります。
伝え方としては「ご本人の今後のキャリアを考えて選択肢を提示したい」といった前向きな言葉を用いることが望ましいです。また、感情的にならず事実に基づいて説明することが大切です。
従業員が不安を抱かないよう、提案であることを明確にし、検討時間を与える姿勢を徹底することが、リスクを減らす鍵になります。
退職勧奨の面談内容を記録する
退職勧奨の面談は、後々「強要だった」と主張される可能性に備え、記録を残しておくことをおすすめします。議事録や面談メモを作成し、できれば従業員の同意を得たうえで録音するのが望ましいです。
記録には、日時・場所・出席者・やり取りの概要を残し、退職の提案が自主的な合意を前提として行われたことを明示しましょう。証拠を保全しておくことで、会社が誠実に対応した事実を示せるため、万一トラブルになった場合にも強力な防御材料となります。
退職勧奨が違法となるケース
退職勧奨は本来、提案に過ぎず違法ではありませんが、進め方を誤ると退職強要やハラスメントと見なされ、会社側が法的責任を問われる可能性があります。退職勧奨が違法となりやすいケースについて解説します。
強制的・執拗な勧奨で退職強要にあたる場合
退職勧奨はあくまで「お願い」であり、従業員に拒否権があります。繰り返し面談を行い長時間説得したり「退職しないと不利益になる」と脅すような言動をしたりすることは違法になる恐れがあるため注意が必要です。
裁判例でも、退職に応じるしかない状況を作り出す行為は退職強要と認定されており、慰謝料請求の対象になり得ます。
特に、人事評価の引き下げや部署異動などを同時に行い、心理的に追い込むやり方は危険です。企業側は適度な回数で冷静に説明し、従業員に十分な検討時間を与える必要があります。
ハラスメント・不利益扱いにあたる場合
退職勧奨を理由に、従業員に嫌がらせをしたり、不当な異動・降格・給与カットを行うことは違法行為です。「退職を迫るための不利益取扱い」と見なされます。
たとえば「退職しないなら評価を下げる」「仕事を与えない」といった発言は、パワハラに該当する可能性が高く、会社の法的責任が問われます。従業員にとっても退職勧奨そのものより不利益扱いの方が精神的負担になりやすいため、トラブルに発展しやすい点に注意が必要です。
実質的に解雇と見なされる場合
退職勧奨が形式的には合意退職であっても、実態として従業員に選択の余地がなく、強制的に退職させられた場合には「解雇」と判断される可能性があります。この場合、解雇に関する法律上の厳しいルールが適用され、合理的な理由や社会的相当性が認められなければ無効となります。
退職勧奨を装った不当解雇は、裁判で争われれば会社側が不利になる可能性があるため注意が必要です。従業員としては、通知書や面談記録などを保管し、合意ではなく強制だったことを立証できるよう準備しておくことが求められます。
弁護士・専門家に相談すべきケース
退職勧奨は進め方を誤れば違法性を疑われたり、従業員との紛争に発展する可能性があります。人事担当者だけで判断しきれない状況では、早めに弁護士や社労士などの専門家に相談することが重要です。ここでは特に弁護士・専門家に相談を検討すべきケースについて解説します。
初めて退職勧奨を行う会社側
人事担当者や経営者が初めて退職勧奨を行う場合、進め方を誤ると退職強要やパワハラにあたるリスクが高まります。特に、言葉遣いや通知書の表現ひとつで違法性を疑われることもあり、実務経験が少ないと判断が難しい部分です。
専門家に相談すれば、法的に問題のない伝え方や書面の作り方について助言を得られ、安心して進められます。
特別退職金を払えない場合
退職勧奨を行う際、従業員に対して上乗せの退職金や解決金を提示することが多いですが、会社の経営状況によっては支給が難しい場合もあります。この場合、金銭を伴わずに勧奨することが可能か、代替手段としてどのような条件を提示できるのかは、専門的な判断が必要です。たとえば、代替手段として再就職へのサポートなどが挙げられます。
適切に設計しないと「不当な退職勧奨」として争われる可能性があります。弁護士や社労士に相談することで、適切な条件設計ができ、不当な勧奨と見なされるリスクを避けることが可能です。
紛争や訴訟に発展する可能性がある場合
退職勧奨をきっかけに従業員が強い不満を抱き、ハラスメントや不当解雇として争う構えを見せる場合は、早めに専門家を介入させるべきです。訴訟や労働審判に進むと、会社・労働者双方にとって時間的・経済的コストが大きくなります。
早い段階で専門家を間に入れることで、事前にリスクを減らし、トラブルを未然に防げます。
※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。
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