• 更新日 : 2025年4月8日

社員情報管理とは？目的や項目、メリット、システムの選定ポイントなどをわかりやすく解説

社員情報管理は、多くの企業が直面する重要な課題です。従業員の人数が増えるほど、個々の情報を効率的に管理し、正確に活用することが難しくなります。「社員情報管理とは具体的にどんな業務を指すのか」「どのような方法で管理すればよいのか」と疑問を持つ方も多いでしょう。本記事では、社員情報管理の基本的な考え方や目的、具体的な管理方法から、導入時の注意点や成功のポイントまで詳しく解説します。

社員情報管理とは

社員情報管理とは、社員一人ひとりのさまざまな情報を会社が一つの場所でまとめて管理し、必要な時に活用できるようにすることです。氏名や住所、連絡先などの基本情報のほか、職務経歴、保有スキルや資格、人事評価履歴、給与情報、福利厚生、勤怠記録、研修の受講履歴など、多岐にわたる情報を取り扱います。

以前は、社員情報を紙の書類やエクセルといった表計算ソフトを使って管理する方法が一般的でした。しかし最近では、社員情報の管理を効率よく安全に行うために、社員情報管理システムやクラウド型サービスを取り入れる企業が増えています。

「社員情報管理」と似たような言葉に「人事情報管理」や「労務管理」がありますが、「人事情報管理」は主に社員の育成や評価に重点を置いています。「労務管理」は給与の計算や勤怠管理、社会保険の手続きなど、労働に関する法律に基づく業務を指します。一方、「社員情報管理」は社員に関わるさまざまな情報を幅広く取り扱うものとして使われています。

社員情報管理の目的

社員情報管理の目的は多岐に渡りますが、主に人事業務の効率化、組織全体の生産性向上、そして企業が抱える人事課題の解決に役立ちます。ここでは代表的な目的について詳しく説明します。

人材育成の強化

社員情報を管理することで、従業員一人ひとりの異動歴や担当プロジェクト、保有資格、研修履歴などを把握できるようになります。これらの情報を分析し、従業員個人の強みや弱みを理解することで、最適な育成計画の立案が可能となります。また、組織全体のスキルや知識レベルも可視化されるため、効果的な人材育成施策を策定できます。

職場環境の改善

社員情報管理により、従業員の勤務状況や健康状態をリアルタイムに把握できます。これにより、長時間労働や過重労働などの労働環境の問題を早期に発見し、社員の働きやすさ向上に繋げることができます。モチベーション低下や体調不良を未然に防ぐことで、従業員満足度やエンゲージメントの向上にも貢献します。

法令遵守の徹底

社員情報管理を徹底することで、従業員の勤怠記録や扶養情報などの基本情報を常に最新の状態で管理できます。これにより、過重労働や勤怠異常を早期に発見し、労働関連法規の遵守や適切な労務管理、従業員の健康維持に役立てることが可能です。

公平かつ透明な人事評価の実現

社員情報管理は、従業員の能力や業績に関する情報をリアルタイムで収集し、評価プロセスを透明化します。目標達成状況やパフォーマンスを客観的なデータにもとづいて評価することで、従業員の評価に対する納得感を高め、公平性を確保できます。

従業員のスキルの活用

社員情報を一元化して管理することで、従業員が保有する資格やスキル、経験を明確に把握できるようになります。これにより、新規プロジェクトや緊急時の人材配置に際しても、適切な人材を迅速に特定し、戦略的な人員配置を実現できます。

戦略的な意思決定

社員情報を蓄積・分析することで、組織内の離職率やパフォーマンス傾向、研修成果などを深く理解できます。これらの分析結果は、人事戦略や採用計画の立案、既存施策の改善などに活用することができます。また、特定の条件を満たす社員を抽出し、人事施策の効果を継続的に評価することも可能です。

情報漏洩リスクの軽減

社員情報管理システムを導入することで、機密性の高い個人情報を安全に保管し、情報漏洩のリスクを抑えられます。アクセス制限や認証機能、データの暗号化など、様々なセキュリティ対策が施されるため、企業の信頼性を維持できます。

社員情報管理に必要な項目

社員情報管理で取り扱う項目は企業や目的によって異なりますが、主に以下のように分類されます。

従業員を特定するための項目

社員を個別に識別・管理するために必要な基本的な情報であり、氏名、社員番号、所属部署、役職、雇用形態、入社日、退職日などが含まれます。これらの項目は従業員情報の基盤となり、正確かつ迅速な管理に欠かせません。

人材育成に関連する項目

社員の育成・能力開発に役立つ情報で、担当業務、職務経歴、保有スキルや資格、キャリアプラン、研修の受講履歴、社内での異動履歴などがあります。これらの情報は、従業員の能力向上や適材適所の人材配置を支援します。

人事評価に関連する項目

従業員の業績や能力を公平に評価するための項目です。具体的には、業績評価、上司や部下による多面的な評価、自己評価、目標達成度、業務遂行時の行動評価、勤怠状況などを含みます。これらの情報にもとづいて透明性の高い評価を実現します。

労務管理に関連する項目

社員の労務管理や福利厚生、法令遵守に関係する情報です。住所、生年月日、連絡先、家族構成、社会保険加入状況、給与や賞与の支給状況、労働時間、有給休暇の取得状況などが含まれます。これらの情報を適切に管理することで、従業員の労働環境改善と法令遵守が可能になります。

その他の管理項目

上記以外にも、社員の個性や特徴をより深く理解し、エンゲージメントやコミュニケーションの向上に役立つ情報があります。例えば、個人の価値観、志向性、趣味や特技、表彰歴、マイナンバーなどが含まれ、組織内での円滑なコミュニケーション促進や人間関係の強化にも役立ちます。

社員情報管理と個人情報保護法の関係

社員情報を管理するには、「個人情報保護法」という法律を守る必要があります。この法律では、社員の情報を集める際には必ず「何の目的で利用するか」を明確に伝えなければなりません。さらに、社員本人が同意していない場合には、その情報を他の人や会社に渡すことは禁止されています。

特に注意が必要なのが、「要配慮個人情報」と呼ばれる情報です。これは、健康状態や病歴、人種や宗教、犯罪歴、ストレスチェックの結果など、扱いに特に配慮が求められる情報です。このような情報を収集するには、必ず社員本人の同意が必要になります。

また、会社は社員の個人情報が漏洩したり、失われたりしないように、安全に管理する義務があります。もし個人情報の管理が十分でない場合には、法律違反となり罰金や罰則が科されることもあります。個人情報保護法の内容を正しく理解して、きちんとした管理体制を作ることが大切です。

社員情報管理の方法

社員情報管理には大きく分けて、エクセルを使用する方法と、社員情報管理システムを使用する方法があります。それぞれの特徴やメリット、注意点を詳しく説明します。

エクセルを使用する方法

エクセルを使って社員情報を管理する方法は、シンプルで低コストな選択肢です。エクセルは多くの企業で既に導入されているため、新たにソフトを購入する必要がなく、比較的簡単に始められます。

エクセルによる社員情報管理の主なメリットは、自由に管理項目を追加したり編集したりできる点です。例えば、社員の名前、電話番号、メールアドレス、役職、入社日など、会社にとって必要な項目を自由に設定できます。さらに、ピボットテーブルやフィルタ機能を組み合わせることで、多角的なデータ分析も手軽に行えます。これにより、現状分析やデータ処理の効率が向上します。

エクセルを使って社員情報を管理するには、まずシートに以下のような項目を含む行を追加します。

社員IDを使ってデータを一元的に管理すると、重複がなくなり管理しやすくなります。

ただし、エクセルでの管理には注意点もあります。手入力が多くなるので、入力ミスを防ぐ工夫が必要です。また、情報が増えると動作が遅くなることもあるので、定期的にバックアップを取ったり、クラウドに保存したりして安全性を確保しましょう。

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社員情報管理システムを使用する方法

もう一つは、社員情報を専用のシステムで管理する方法です。社員情報管理システムは、従業員の情報を簡単に管理し、安全に活用するために作られた専用のソフトウェアです。エクセルよりも多機能で、情報の安全性も高いのが特徴です。

社員情報管理システムには以下のような機能があります。

これらの機能を活用することで、社員情報の管理が効率的になり、人事部門の業務負担が大きく減ります。初心者の方でも簡単に操作できるシステムも多いため、安心して導入することができます。

社員情報管理システムを導入するメリット

社員情報管理システムを導入すると、企業にはさまざまなメリットがあります。ここでは、代表的なメリットをわかりやすく説明します。

社員情報管理の作業を効率化できる

社員情報管理システムを使うと、従業員の情報を紙やエクセルで管理する必要がなくなります。社員の住所や氏名の変更などもオンラインで簡単にできるため、担当者や従業員自身の手間が大幅に軽減されます。必要な情報もすぐに検索・更新・共有できるので、作業が効率化します。

手作業によるミスを削減できる

従業員の情報を手作業で管理すると、入力ミスや計算ミスが発生することがあります。社員情報管理システムでは、こうした人為的なミスを防ぐことができます。特に給与計算や社会保険手続きなど、間違いが許されない業務の精度を高め、安心して管理できるようになります。

個人情報の漏洩リスクを軽減できる

社員情報管理システムには、高度なセキュリティ機能があります。IDとパスワードによるログイン制限や、社員ごとにアクセス権限を設定できる仕組み、データの暗号化などが可能です。そのため、重要な個人情報が外部に漏れるリスクを低く抑えることができます。

人事戦略を立てやすくなる

従業員のスキルや過去の経験、人事評価などをひとつのシステムで一元管理できます。これにより、誰がどのようなスキルを持っているかが明確になるため、社員一人ひとりの能力に応じて、最も適した人材配置や人材育成を計画できます。組織全体の人事戦略も効率的に進められるようになります。

コンプライアンスを強化できる

社員情報管理システムには、労働関連の法律や社内ルールに対応した機能が備わっているものがあります。法改正があった際にも迅速に対応できるため、法令をきちんと守った人事管理が可能になります。

社員情報管理システムを導入する方法

社員情報管理システムを導入するときには、いくつかのポイントを押さえて進めると、初心者でもスムーズに取り入れることができます。ここでは、システム導入の手順をわかりやすく順番に解説します。

導入目的を明確にする

最初に、自社でなぜ社員情報管理システムが必要なのかを明確にしましょう。例えば「従業員が増えて管理が難しくなった」「入社や退職の手続きを簡単にしたい」など、自社が抱える課題を整理します。また、システムを選ぶ際に重要なポイントとなる、操作の簡単さ、サポートの手厚さ、情報漏洩を防ぐためのセキュリティ機能についても確認しておくと安心です。

社員情報管理システムを比較検討する

次に、市場にはどのような社員情報管理システムがあるのかを調べます。複数のシステムを比較し、それぞれが提供するサービスの特徴を理解することが大切です。また、実際にそのシステムを使っている他の会社のレビューを参考にすると、具体的な使いやすさや導入後の効果をイメージしやすくなります。多くの企業が導入前にレビューを参考にしているという調査結果もあるため、口コミや評価をしっかりとチェックしましょう。

デモや無料のお試し版を使用する

候補をいくつかに絞ったら、それぞれのシステムのデモや無料のお試し版を実際に使ってみます。この段階で、実際の使い勝手や、自社の業務に合っているかどうかを確認します。社員にも試用してもらい、現場の意見を取り入れることで、自社に最も合うシステムを見つけることができます。このプロセスで得られた意見を元に、最終的に導入するシステムを決定します。

社員情報管理システムを導入する

導入するシステムを決定したら、ベンダーと協力して実際の導入作業を行います。システムが使える状態になったら、社員がスムーズに使えるよう、操作方法についてしっかり教育しましょう。操作マニュアルを用意したり、トレーニングを実施したりすると、社員の理解が深まり、スムーズに運用できるようになります。

定期的に運用状況を確認して改善する

システムを導入した後も、定期的に社員の使い勝手や運用状況を確認することが大切です。社員からの意見やフィードバックを元に、システムをさらに使いやすく調整したり、新たに見つかった課題を解決したりします。導入後の運用を継続的に改善することが、社員情報管理システムの成功の鍵となります。

社員情報管理システムの比較ポイント

社員情報管理システムを導入する際は、自社に最も合ったシステムを選ぶことが大切です。システムを選ぶ際に比較すべき重要なポイントについて、わかりやすく解説します。

操作性

社員情報管理システムは、社員全員が使うことになります。そのため、画面がわかりやすく、直感的に操作できることがとても重要です。導入前に無料トライアルやデモを利用して、実際に操作してみることをおすすめします。使いやすさを確認してから選ぶことで、導入後の社員のストレスを減らせます。

機能

会社によって業務の進め方や求められる機能は異なります。自社の業務フローに合わせてシステムの項目を自由に追加したり、機能を柔軟に変更したりできるかどうかを確認しましょう。さらに、将来的に社員数が増えたり、業務が複雑化したりしても対応できる拡張性の高いシステムを選んでおくと安心です。

他のシステムとの連携

すでに使っている給与計算システム、勤怠管理システム、人事評価システムなどと連携できるかも重要なポイントです。これらのシステム間でデータの連携がスムーズにできれば、情報を何度も入力する手間がなくなり、作業効率が大きく向上します。

セキュリティ対策

社員情報管理システムは、社員の個人情報を扱います。そのため、高度なセキュリティ対策が欠かせません。例えば、データが暗号化されているか、アクセスの履歴がきちんと記録されているか、不正アクセスを防ぐ仕組みがあるかなどを確認しましょう。こうした対策が充実しているシステムなら、個人情報の漏洩リスクを大幅に抑えることができます。

料金プラン

システム導入には、初期費用、毎月の利用料、運用コストなどの費用がかかります。複数のシステムを比較して、自社の予算や規模に合ったシステムを選ぶことが重要です。導入前に無料プランやトライアル期間を活用して、実際のコストと効果を慎重に比較検討しましょう。

サポート体制

新しいシステムを導入するときや、運用中にトラブルが起きた場合、サポート体制が整っていると安心です。具体的には、導入時の初期設定をサポートしてくれたり、運用中のトラブルにすぐに対応してくれたりするかを確認しましょう。また、電話、メール、チャットなどの複数の方法で気軽に問い合わせができると、より安心してシステムを使えます。

社員情報管理を成功させるためのポイント

社員情報管理を成功させるには、情報が正確で信頼できることが最も重要です。社員の情報が常に最新の状態で保たれていることは、会社のあらゆる活動に役立ちます。具体的にどのようなことに注意すると良いのか、ポイントを解説します。

データが正確か確認する

社員情報管理においては、データの正確さがとても大切です。間違った情報が登録されていると、給与の支払いや人事評価が誤ってしまい、社員の不信感につながることがあります。導入時だけでなく、常にデータの正確性を意識して管理しましょう。

セキュリティ対策を徹底する

社員情報には住所や給与などの重要な個人情報が含まれているため、情報漏洩を防ぐためのセキュリティ対策が必須です。情報へのアクセスを限定したり、データを暗号化したりすることで、安全に管理することができます。特に最近ではサイバー攻撃も増えているため、こうしたリスクへの備えは企業として必ず行いましょう。

定期的に情報を見直し、最新の状態に保つ

社員の情報は時間とともに変化します。例えば、社員が結婚したり引っ越したり、資格やスキルを新たに取得したりすることがあります。こうした変化を定期的に確認して、情報を更新しましょう。最新の情報が常に管理されていることで、より正確な経営判断や人事施策を行うことができます。

社員が情報を確認・更新できる仕組みを作る

社員自身が自分の情報をいつでも確認し、変更があれば自ら更新できる仕組みを導入すると、データの正確さを保ちやすくなります。また、社員が積極的に情報を提供したり管理したりする文化を育てることで、社員情報管理がより円滑に進むでしょう。

自社に合った最適なシステムを選ぶ

社員情報管理を効率的に行うためには、会社の規模や業務内容に合ったシステムを選ぶことが重要です。特に、リアルタイムでデータが更新され、どこからでもアクセスできるクラウド型のシステムを選ぶと便利です。自社に最も適したシステムを選ぶことで、情報管理の効率が大幅に向上し、会社の生産性も高まります。

最適な社員情報管理の仕組みを構築しましょう

社員情報管理は、企業が効率的な組織運営を行う上で欠かせない取り組みです。正確で最新の社員情報を管理・分析することで、人材育成や人事評価の質が高まり、労務管理の適正化、情報漏洩リスクの軽減にもつながります。また、社員情報管理システムを導入することで、業務の負担を減らし、生産性を大きく向上できます。この記事を参考に、自社に最適な社員情報管理の仕組みを構築して、強い組織作りを目指しましょう。

• 【監修】マネーフォワード クラウド給与

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