- 更新日 : 2024年12月24日
賃金台帳はどこでもらえる？開示義務の有無や対応をテンプレートつきで解説
賃金台帳は、どこかでもらえるものではなく、事業場ごとに作成・保管が義務付けられている帳簿です。
労働基準法にもとづき作成・保管が義務付けられているため、違反すると30万円以下の罰金が科せられる可能性もあるため注意が必要です。
作成・保管が義務付けられている賃金台帳について、従業員から情報開示が求められた場合の対応などもあわせて解説します。
目次
賃金台帳はどこでもらえる？
賃金台帳は、本社だけではなく、支店営業所、工場などの事業場ごとに作成・保管が義務付けられています。
そのため、管轄の自治体でもらえるのではなく、事業場ごとに作成して用意しなければなりません。
また、従業員から賃金台帳の開示を求められることがありますが、個人情報であり義務ではありません。開示するかどうかは事業場ごとに判断がゆだねられます。
保管場所は事業場ごと
賃金台帳は、各事業場ごとに作成・保管することが法律で義務付けられています。
労働基準法第108条にもとづき、労働者が受け取るべき賃金が正確に管理されることを目的に、雇用者は労働者の賃金に関する記録を作成しなければなりません。
賃金台帳には、労働者の氏名・賃金の額・支払日などが含まれます。また、賃金台帳は労働基準監督署の監査や調査の際に重要な資料となります。
賃金台帳の保管期間は、最後に記載した賃金の支払日から5年間（当分の間3年間）です。
開示義務は定められていない
従業員への賃金台帳の開示は、法律で明確には定められていません。
つまり、従業員から賃金台帳の開示が求められたとしても、事業場側は拒否ができます。
ただし、従業員側においては、過去に受け取った賃金について知る権利があります。
賃金台帳の開示要請があり拒否する際は、合理的な理由を説明することが望ましいです。一方的な情報開示の拒否は、企業の信頼性に影響を与える可能性があるため、慎重な対応が求められます。
賃金台帳の情報開示に法的な義務はありませんが、求められた際の対応として、企業や事業場内で方針を定めておいたほうがよいでしょう。
従業員が賃金台帳をもらう必要のある手続きは？
従業員が事故や病気で休業した場合、休業損害証明書を保険会社に提出するとき、賃金台帳の写しが求められるケースがあります。
通常なら源泉徴収票を提出しますが、雇用されたタイミングで受け取っていない場合は、賃金台帳の情報で補償の支払いを判断します。
多くのケースでは、事業場が保険会社へ休業損害証明書と賃金台帳の写しを送付します。そのため、従業員から賃金台帳の開示が求められた際は、休業損害証明書は事業場が記載する旨を伝え、無理に開示しなくてもよいでしょう。
また、従業員が「賃金が適切に支払われていない」または「職場で不当に差別を受けた」などから、従業員側の弁護士より内容証明郵便が届くことがあります。届いた際は、支払うべき賃金の証拠として、従業員または弁護士に対し、指定された期日までに賃金台帳の情報開示を行う必要があるでしょう。
弁護士を通じて賃金台帳の情報を請求されるケースは非常にまれです。しかし、求められた場合は、基本的には拒否できないため、あらかじめ賃金台帳を適切に保管して対応できる状況にしておくことが望ましいでしょう。
従業員が賃金台帳をもらいにくるケースと対応方法
従業員が賃金台帳をもらいにくるケースとして、自身の給与や労働条件を正確に把握したい場合が考えられます。
賃金台帳には、労働日数・労働時間・支払われた賃金の詳細などが記載されており、従業員は自分の労働が適切に記録されているかが確認できます。
賃金台帳の情報開示を求められた場合に備え、下記の対応を行いましょう。
- 賃金台帳の情報を開示するか否か方針を定める
- 賃金台帳の情報を小まめに更新する
- 賃金台帳を電子化して保管する
賃金台帳の情報開示は、事業場にとっては義務ではありませんが、拒否する際は合理的な理由がないとその後労働トラブルに発展しかねません。
そのため、賃金台帳の情報開示が求められた際は、開示するか否かの方針を定めます。情報を開示する場合は、いつ求められてもいいように情報を更新しましょう。開示しない場合は、理由もあわせて用意しておきます。
また、賃金台帳は従業員の数だけ保管が必要なため、電子化による保存の検討もおすすめです。
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無料でダウンロードできますので、ぜひお気軽にご利用ください。
給与明細は賃金台帳の代わりになる？
給与明細は、賃金台帳として代用は基本的にできません。監査においても、賃金台帳の情報開示が求められた際に、給与明細は使用できません。
賃金台帳に記載する項目のうち、給与明細にも同様の項目があります。
しかし、給与明細には支払った賃金や控除額の記載はあるものの、賃金台帳に必要なすべての項目が含まれているわけではありません。
必要な項目がひとつでも欠けていたら、法的要件を満たしたことにはならないのです。
とくに、給与明細には下記の項目が記載されていない場合が見受けられます。
- 時間外労働の詳細な時間数
- 休日出勤の詳細な時間数
- 深夜労働の詳細な時間数
したがって、給与明細だけでは賃金台帳として法的要件を満たさない場合が多いため、代用できません。法的な要件を満たすためには、従業員の数だけ賃金台帳を別途作成する必要があります。
ただし、給与明細に賃金台帳における必須項目がすべて含まれている場合には、代用が認められることがあります。
賃金台帳は事業場ごとに作成・保管が必要
賃金台帳は、管轄の自治体や本社から受け取るものではなく、事業場ごとで作成・管理が必要です。
労働基準法により義務付けられているため、定められたルールに沿って適切に作成・保管しましょう。
また、従業員から賃金台帳の情報開示が求められる場合がありますが、事業主に情報開示義務はありません。しかし、事業場のイメージや信頼に影響を与える可能性があるため、開示に応じるか理由を説明したうえで拒否するか、方針を定める必要があるでしょう。
※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。
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