- 更新日 : 2025年11月5日
勤怠管理でチェックすべき項目は？日次・月次の確認事項と法令遵守のポイントを解説
勤怠管理における正確なチェックは、従業員の給与を正しく計算し、企業のコンプライアンスを守るために欠かせません。しかし、具体的に何を、どのタイミングで確認すればよいか悩む担当者も少なくありません。
この記事では、日次・月次ごとの具体的な勤怠チェック項目をリスト形式で分かりやすく示し、労働基準法に準拠するための確認ポイント、そして勤怠確認を効率化する方法まで体系的に解説します。
目次
勤怠管理でチェックすべき基本的な項目は？
勤怠管理でチェックすべき項目は、従業員の労働時間や休暇取得状況を正確に把握するための全ての記録です。出退勤時刻、労働時間、休憩、残業、休日出勤、休暇取得状況などが含まれます。
最低限確認すべき基本的な項目は、以下の通りです。
| 大項目 | 具体的なチェック項目 | 確認のポイント |
|---|---|---|
| 出退勤 | 出勤時刻・退勤時刻 打刻漏れ・打刻忘れ 直行・直帰の記録 | 客観的な記録（タイムカード、システムログ等）か 打刻時刻と実際の業務開始・終了時刻に乖離がないか |
| 労働時間 | 所定労働時間 実労働時間 時間外労働（残業）時間 深夜労働時間 休日労働時間 | 時間外労働が36協定の範囲内か 割増賃金の計算が正しく行われているか 労働時間の集計に誤りがないか |
| 休憩 | 休憩開始時刻・終了時刻 休憩時間 | 労働時間の途中で法律に定められた休憩が取得できているか |
| 休日・休暇 | 休日出勤の有無・日数 年次有給休暇の取得日数・残日数 特別休暇、欠勤、遅刻、早退 | 法定休日と所定休日の区別ができているか 年5日の有給休暇取得義務を果たしているか |
毎日の勤怠管理でチェックすべき項目は？
毎日の勤怠管理では、打刻漏れの有無、遅刻・早退・欠勤の事実と理由、休憩時間が適切に取得されているかの3点を最低限確認する必要があります。
これらの項目は、従業員のその日の労働実態を正確に反映する最も基本的な情報です。日々の小さなズレや未確認事項を放置すると、勤怠締め作業が複雑になり、給与計算のミスや労務トラブルの原因となります。
1. 出勤・退勤時刻の確認
出退勤時刻の確認は、日次チェックの基本です。特に、打刻漏れや打刻忘れはその日のうちに本人に確認し、速やかに修正することが最も重要です。記憶が新しいうちに対応することで記録の正確性が保たれ、勤怠締め後の膨大な修正作業を防げるからです。
- 打刻データの確認：勤怠管理システムやタイムカードで、全従業員の出勤・退勤打刻が揃っているかを確認します。
- 打刻漏れの特定：打刻がない従業員をリストアップします。
- 本人への事実確認：対象の従業員に、実際の始業・終業時刻を確認します。メールやチャットで記録を残すと確実です。
- 上長の承認：本人から申告された時刻について、上長が承認します。
- データ修正：承認を得た上で、管理者が勤怠データを修正・記録します。この際、打刻漏れ修正などの理由を備考欄に残しておくことが望ましいです。
2. 遅刻・早退・欠勤の確認
遅刻、早退、欠勤があった場合は、その事実を記録するだけでなく、理由を必ず確認・記録しておく必要があります。理由によって有給休暇扱いになるか、欠勤控除の対象になるかなど、給与計算上の扱いが変わってくるためです。また、体調不良が続くなど、従業員の健康状態を把握するきっかけにもなります。
| 区分 | 確認すべきこと | 確認のポイント |
|---|---|---|
| 遅刻・早退 | 事実と時刻の記録理由の確認（例：交通機関の遅延、私用、体調不良） | 遅延証明書の提出ルールなどを定めておくとスムーズです。 |
| 欠勤 | 有給休暇申請の有無、特別休暇（慶弔など）の対象か傷病等による欠勤か無断欠勤か | 無断欠勤の場合は、安否確認も含めて速やかな連絡が必要です。 |
3. 休憩時間の確認
休憩時間が法律で定められた通りに取得されているかを確認します。労働基準法では、労働時間が6時間を超える場合には45分以上、8時間を超える場合には1時間以上の休憩を与える義務があります。
休憩時間の未取得は法令違反となるだけでなく、従業員の集中力低下や健康リスクにつながる可能性があります。特に、業務が忙しく休憩が取りにくい職場では、意識的な確認が求められます。
勤怠締めでチェックすべき項目は？
勤怠締め作業では、日々の勤怠データを集計し、給与計算に必要な数値を確定させるための最終確認を行います。総労働時間、各種時間外労働、休日出勤、休暇取得状況などを従業員ごとに精査し、間違いがないかを確認する作業が中心となります。
これらの月次チェックは、1ヶ月分の給与額を最終的に決定する重要な作業です。ここでの見落としは、給与の過払いや未払いに直結し、従業員との信頼関係を損なうだけでなく、労働基準監督署からの是正勧告を受けるリスクもあります。
- 勤怠データの集計
勤怠管理システムやExcel（エクセル）などで、従業員ごとの1ヶ月分のデータを集計します。 - 総労働時間の算出
出勤日数と日々の実労働時間を合計し、月間の総労働時間を確認します。 - 時間外労働（残業）時間と深夜労働時間のチェック
- 法定労働時間（1日8時間・週40時間）を超えた労働時間を「時間外労働」として集計します。
- 22時から翌5時までの労働を「深夜労働」として別途集計します。
- 時間外労働かつ深夜労働である時間も正確に把握します。
- 休日出勤の日数と時間の確認：
- 法定休日（週1日）と所定休日（会社の休日）のどちらに出勤したかを確認し、それぞれの日数と労働時間を集計します。割増賃金率が異なるため、この区別は非常に重要です。
- 有給休暇の取得日数と残日数の管理
当月の有給休暇取得日数を確認し、年間の取得日数と残日数を更新します。 - 各種手当の算出の確認
上記で算出した時間に基づき、時間外手当、深夜手当、休日手当などの割増賃金が正しく計算されているかを確認します。 - 従業員本人による確認と承認
集計した勤怠データ（勤怠表）を従業員本人に提示し、内容に間違いがないかを確認してもらい、署名や電子承認を得ます。これにより、後のトラブルを防止できます。
法令遵守のために特に注意すべきポイントは？
法令遵守のためには、労働基準法で定められた労働時間の上限規制、36協定の遵守、年5日の年次有給休暇取得義務、正しい割増賃金率の適用の4つのポイントを特に注意してチェックする必要があります。
これらの項目に違反した場合は罰則の対象となる可能性があります。知らなかったでは済まされないため、管理者による正確な理解と運用が不可欠です。
1. 労働基準法で定められた労働時間の上限（法定労働時間）
法定労働時間は、原則として1日8時間、週40時間と定められています。勤怠チェックの際は、この上限を超えていないかが基本となります。これを超える労働は時間外労働となり、36協定の締結と届出が必要です。
2. 36協定の範囲内での残業管理
36協定を締結・届出している場合でも、時間外労働は無制限に認められるわけではありません。原則として月45時間、年360時間が上限となります。勤怠チェック時には、各従業員の残業時間がこの上限を超えていないか、超えそうになっていないかを常に注視する必要があります。
- 時間外労働が年720時間以内か
- 時間外労働と休日労働の合計が月100時間未満か
- 時間外労働と休日労働の合計について、2ヶ月平均、3ヶ月平均、4ヶ月平均、5ヶ月平均、6ヶ月平均が全て1月あたり80時間以内か
- 1ヶ月間の時間外労働が45時間を超えている月が、年6回以内か
これらの項目は複雑なため、勤怠管理システムを活用して自動でアラートが出るように設定することが推奨されます。
3. 年5日の年次有給休暇取得義務の確認
2019年4月より、年10日以上の有給休暇が付与される全ての労働者に対し、企業は年5日の有給休暇を取得させることが義務付けられました。月次の勤怠チェックと合わせて、各従業員の年休取得状況を確認し、取得日数が足りていない従業員には計画的な取得を促す必要があります。
4. 割増賃金率の正しい適用
時間外労働、休日労働、深夜労働に対しては、法律で定められた割増率で賃金を支払う必要があります。給与計算の最終確認として、勤怠データに基づき正しい割増率が適用されているかを必ずチェックしてください。
| 労働の種類 | 割増率 | 備考 |
|---|---|---|
| 時間外労働 | 25%以上 | 月60時間を超える部分は50%以上 |
| 休日労働 | 35%以上 | 法定休日の労働が対象 |
| 深夜労働 | 25%以上 | 22時～翌5時の労働が対象 |
| 時間外＋深夜 | 50%以上 | 25%（時間外） + 25%（深夜） |
| 休日＋深夜 | 60%以上 | 35%（休日） + 25%（深夜） |
勤怠管理のチェックを効率化する方法は？
勤怠管理のチェックの効率化には、チェックリストの活用、勤怠管理システムの導入、従業員への周知と教育が有効です。手作業による確認ミスを減らし、管理者の負担を大幅に軽減できます。
1. チェックリストの活用
日次・月次の確認項目をリスト化することで、確認漏れを防ぎ、誰が担当しても同じ品質でチェック業務を行えるようになります。本記事で紹介したリストなどを参考に、自社に合ったチェックリストをExcelやスプレッドシートなどで作成してみましょう。
2. 勤怠管理システムの導入
勤怠管理システムを導入すると、これまで手作業で行っていた多くのチェック業務を自動化できます。
- 打刻漏れのアラート機能
従業員や管理者に自動で通知し、修正を促します。 - 労働時間の自動集計
残業時間や深夜労働時間などを法律に沿って自動で計算します。 - 36協定の上限超過アラート
上限に近づくと警告が表示され、長時間労働を未然に防ぎます。 - 有給休暇の自動管理
取得日数や残日数を自動で管理し、取得義務の履行をサポートします。
システムの導入にはコストがかかりますが、管理者の工数削減、計算ミスの防止、コンプライアンス強化といったメリットがあります。
従業員への周知と教育の徹底
勤怠チェックの負担を減らすためには、従業員一人ひとりが勤怠ルールを正しく理解し、協力することが不可欠です。
- 打刻ルールの徹底
「業務開始・終了時に必ず打刻する」「打刻を忘れたら速やかに報告する」といった基本ルールを周知します。 - 各種申請の期限設定
遅刻・早退や休暇の申請は、定められた期限内に提出するよう徹底します。 - 勤怠管理の重要性の教育
なぜ正確な勤怠記録が必要なのか、その理由を丁寧に説明することで、従業員の意識を高められます。
正確な勤怠チェックで、健全な組織運営を
本記事では、勤怠管理における日次・月次の具体的な勤怠チェック項目から、法令遵守のポイント、業務効率化の方法までを解説しました。
毎日の打刻漏れや申請の確認といった地道な作業の積み重ねが、勤怠締め作業をスムーズにし、給与計算のミスを防ぎます。ご紹介した勤怠確認のポイントをまとめたチェックリストなどを活用し、自社の管理体制を見直すことで、労務リスクを低減し、従業員が安心して働ける健全な組織運営を実現できるでしょう。
※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。
人事労務の知識をさらに深めるなら
※本サイトは、法律的またはその他のアドバイスの提供を目的としたものではありません。当社は本サイトの記載内容（テンプレートを含む）の正確性、妥当性の確保に努めておりますが、ご利用にあたっては、個別の事情を適宜専門家にご相談いただくなど、ご自身の判断でご利用ください。
関連記事
シフト制とは？メリット・デメリットをわかりやすく解説
シフト制とは、従業員の働く曜日や時間帯が固定されていない勤務形態です。年中無休、長時間の営業が必要な場合などに採用されています。この記事ではシフト制の定義、種類、従業員及び雇用主にとってのメリット・デメリット、仕事に応募する際の注意点を解説…
詳しくみる有給休暇の5日取得義務とは？違反した場合の罰則や内容を解説！
労働者の心身をリフレッシュさせ、パフォーマンスを維持するためにも適切な休暇の取得は 重要です。しかし、業務の繁忙などにより、なかなか休暇を取れない場合もあるでしょう。 当記事では、有給休暇の年5日取得義務について解説します。取得義務対象者な…
詳しくみる月160時間労働は法律違反？法的リスクと改善策を解説
月160時間労働が違法になるかどうかは、それが総労働時間なのか残業時間なのかによって、異なります。労働時間管理は、法的な基準やリスクについての正しい理解が大切です。 労働基準法における労働時間のルールや、社内の労働管理を見直し、労働者が働き…
詳しくみる【社労士監修】有給消化の正しい知識まとめ 会社の義務や退職時の対応まで
労働者は、一定の条件を満たした場合に年次有給休暇が付与されます。有給休暇は、用事を済ませるため、心や体の疲労を回復させてリフレッシュするためなどで利用されることが多いです。 今回は有給消化について、法改正による取得の義務化、有給消化のメリッ…
詳しくみる労働時間を勝手に短くされた！シフト変更や賃金カットの違法リスクと注意点
労働者に予告もなく労働時間を勝手に短くする行為は、労働契約違反となる可能性があります。また、シフトの削減や賃金カットを一方的に行った場合、契約上の問題が発生するおそれがあり、事業主にもリスクが伴います。 本記事では、「労働時間を減らされたが…
詳しくみる深夜労働の割増率は？残業・休日との違いや計算方法、未払い時の対処法を徹底解説
深夜帯に働く方にとって、深夜労働の割増賃金（深夜手当）は正当な権利であり、生活を支える重要な収入源です。しかし、その計算方法は時間外労働（残業）や休日労働が絡むと複雑になり、会社側が正しく計算できていないケースも少なくありません。 この記事…
詳しくみる