更新日 : 2025年10月6日

問題社員に退職勧奨するべき？進め方や注意点、解決できない場合の対応も解説

監修：松本幸一（社会保険労務士）

社内の問題社員への対応による、生産性の低下に悩む人はいるのではないでしょうか。問題社員への退職勧奨を検討しつつも、本当に実施して良いか迷っている人もいるかもしれません。

本記事では、問題社員に退職勧奨をするべきかどうかや、実際に退職勧奨する際の流れなどを解説します。問題社員への対応に悩む人はぜひ参考にしてください。

問題社員に退職勧奨するべき？
- 【補足】問題社員に該当する人とは
退職勧奨の前に問題社員に対してするべきこと
問題社員への退職勧奨の進め方
問題社員に退職勧奨を行う際の注意点
問題社員に退職勧奨をしても解決できない場合は？
問題社員が発生しないためのポイント
- 採用活動で応募者を慎重に見極める
- 風通しの良い職場環境を構築する
問題社員への退職勧奨に関するよくある質問
- 退職勧奨で辞めると会社都合退職になる？
- 問題社員を放置するリスクは？

問題社員に退職勧奨するべき？

問題社員への退職勧奨は、法的には問題ありません。しかし、問題社員への対応として、退職勧奨はあくまで最終手段です。退職勧奨の前に、改善のための指導や配置転換など、やるべきことがあります。

勤務態度を改善させるための指導をせずに退職勧奨を行うと、問題社員から納得を得られず、反発される可能性が高いです。反発を受けながら無理やり退職させようとすると、違法行為である退職強要に該当し、企業が損害賠償責任を負う可能性があります。

社内に問題社員がいる場合は、退職勧奨の前に適切な対応策を取る必要があります。

【補足】問題社員に該当する人とは

問題社員とは、業務遂行能力や勤務態度などに問題があり、企業の秩序に悪い影響を及ぼす社員です。

問題社員は、大きく「規律違反型」と「著しい能力不足型」の2種類に分類できます。「規律違反型」は、無断欠勤や業務命令の無視、ハラスメント行為など職場の規律を乱す行動を取るタイプです。「著しい能力不足型」は、業務に必要なスキルや知識が大きく欠けており、適切な指導や教育を重ねても改善が見られない社員を指します。

問題社員がいる場合は、どちらのタイプに該当するのかを判断し、タイプに応じた効果的な対策を取ることが重要です。

退職勧奨の前に問題社員に対してするべきこと

ここからは、退職勧奨の前に問題社員に対してするべきことを解説します。

改善のための指導に徹する

問題社員がいる場合は、まず本人の良くない点を分析し、問題行動や能力不足に対する指導を行いましょう。抽象的な指摘にならないよう、何をどのように改善するべきかを具体的に伝えることが重要です。指導した後は問題社員の様子をよく観察し、改善できているかを注意深く確認しましょう。

また、指導した日時や内容などを記録することも大切です。問題社員への指導記録は、企業が教育指導の責任を果たしたことの証拠となり、やむを得ず退職勧奨を行う際の正当性を担保してくれます。必ず書面に記録し、大切に保管しましょう。

社員の能力をより活かせる部署に配置転換する

著しい能力不足型の問題社員に関しては、現在の部署や職務内容が本人の適性と合っていないために、能力を発揮できていない可能性が考えられます。そのため、より本人の適性を活かせるように、ほかの部署への配置転換を検討することも大切です。

配置転換を行う際は、なぜ実施するのかを問題社員へ丁寧に説明し、同意を得る必要があります。本人の同意を得ずに配置転換を強行すると、社員との関係性が悪化しやすいため避けましょう。

懲戒処分を検討する

指導や配置転換を行っても問題社員の状況が改善されない場合は、就業規則に基づいた懲戒処分を検討します。懲戒処分にはけん責（始末書を提出させて注意を促すこと）や減給、出勤停止などが挙げられ、問題社員の状況に応じて罰を与えます。

懲戒処分に踏み切る際は、処分の正当性が説明できるかを今一度確認しましょう。「問題行動に対して何度も指導を行ったものの、改善が見られなかったため、やむを得ず懲戒処分を実施した」というように、なぜ処分に至ったのかを論理的に説明できるかを考えます。問題行動に対して指導や配置転換を行わず、いきなり重い処分を下すのは避けましょう。

不当な懲戒処分を行うと、自社に勤めていた社員の口コミから悪い評判が広がり、ブランドイメージが悪化する可能性があります。

問題社員への退職勧奨の進め方

指導や配置転換などの対策を講じても、問題社員に改善が見られない場合は、退職勧奨を実施する必要があります。ここからは、実際に退職勧奨を行う場合の進め方を、4つのステップに分けて解説します。

1. 退職勧奨について上長の理解を得る

問題社員への退職勧奨は社内の人員配置に関わるため、人事担当者や直属の上司だけの判断で進めないほうが得策です。退職勧奨を検討する際は、まず経営層や人事責任者に対して、問題社員の問題行動や指導記録などを報告します。そのうえで、なぜ退職勧奨が必要であるかを具体的に説明し、承認を得ましょう。

あらかじめ上長に相談し、退職勧奨を進めても問題ない旨を確認できれば、以降の手順を安心して進められます。

2. 問題社員に伝える内容をまとめる

問題社員と退職勧奨の面談を行う際に、話したいことがまとまっていないと、交渉をうまく進められない可能性があります。面談に臨む前に、伝えるべき内容を整理しておきましょう。

面談で伝えるべき内容として挙げられるのが、退職勧奨に至った理由です。社内での評価や指導による改善の度合いなどを整理することで、論理的に退職勧奨できるため、感情的な話し合いを避けられます。可能であれば、退職金の上乗せや転職支援など、退職勧奨に応じた際の優遇措置も提案できないか考えてみましょう。

3. 問題社員に退職勧奨を行う

面談で話す内容をまとめたら、問題社員と日程を調整し、退職勧奨を実施します。デリケートな内容の面談であるため、基本的にほかの人を同席させず、1対1で実施しましょう。

面談中は、事前にまとめた内容を冷静に伝えることに徹しましょう。落ち着いたトーンを意識し、退職を検討できないかお願いするイメージで話すことが大切です。

4. 問題社員の意向を聞き対応する

問題社員に退職勧奨をした結果、応じてもらえる場合は、退職に関する手続きを進めます。社員から退職届を提出してもらい、退職日までに業務の引き継ぎや貸与品の回収を行います。退職日の後に雇用保険や健康保険に関する手続きも必要であるため、忘れずに対応しましょう。

退職勧奨に応じてもらえない場合は、引き続き社員に対する指導を行い、改善できるように努めます。

なお、社員が面談中に結論を出せない場合は、一度持ち帰ってもらい、考える時間を与えましょう。回答を急かすことは避け、社員が十分考えたうえで結論を出してもらうようにします。

問題社員に退職勧奨を行う際の注意点

退職勧奨の進め方を間違えると「違法な退職勧奨」とみなされ、法的に無効と判断される可能性があります。ここからは、退職勧奨を行う際の注意点を5点解説します。

大人数で勧奨しない

問題社員1人に対して3人以上で退職勧奨を迫る状況は、社員に強い圧迫感を与えるため、自由な意思決定を妨げているとみなされやすいです。自由な意思決定を妨げた状態で退職に関する合意を得ても、社員の判断ではないとして、後に無効になる可能性が高いです。

退職勧奨の面談は、原則として1対1で行ってください。自分が正しく面談を進められるか不安であるため、同席者に参加してもらいたい場合でも、1対2の人数に収めましょう。

退職を強要しない

退職勧奨は、あくまで社員の自由な意思決定を前提とするものであり、会社の意思を一方的に押し付ける行為は許されません。「辞めなければ解雇する」「君の将来のためにならないから退職しろ」などの発言をしたり、大声で叱責したりする行為は違法と判断されやすいです。

退職勧奨において、最初から退職を強要する発言はしないように心がけましょう。また、面談のなかで社員が「退職しません」と明確に拒否した際は、以降はしつこく説得しないようにしてください。

不利益処分を理由に退職させようとしない

不利益処分とは、降格や減給、閑職への異動などを指します。「退職勧奨に応じないと不利益処分を行う」と発言し、退職を迫る行為は違法です。

退職勧奨はペナルティを示唆しながら行うのではなく、あくまで社員の意思を尊重し、合意による円満退職を目指すように心がけましょう。

長時間にわたって社員を拘束しない

長時間の面談による拘束は、社員を心身ともに疲弊させ、正常な判断能力を奪う行為です。長時間の面談で退職の合意を得ても、自由な意思に基づかないとして、後から無効とされる可能性が高いです。

面談時間は1回あたり30分から1時間程度を目安とし、長くても2時間を超えないように意識しましょう。また、1回あたりの面談が短時間でも、執拗に繰り返して退職勧奨した場合も違法と判断されやすいため注意してください。

面談の時間はあらかじめ決めておき、可能な限り短く済ませることを心がけましょう。

面談の議事録を残しておく

退職勧奨が違法な内容ではないと主張するには、どのように行われたかを証明するものが必要です。後で社員から訴えられたときに備えて、退職勧奨の正当性を証明できるよう、面談の議事録を残すように心がけましょう。議事録には、面談の日時や出席者、お互いの発言内容などを記録します。

書面に残すだけでなく、ICレコーダーで録音するのも有効です。録音する際は、トラブル防止のために社員の同意を得たうえで行いましょう。

問題社員に退職勧奨をしても解決できない場合は？

適法な退職勧奨をしても社員が応じず、その後も問題行動が改善されないケースは考えられます。退職勧奨をしても状況が変わらない場合は、解雇を検討せざるを得ません。

しかし、法律上は解雇に対する規制が厳しく、安易な解雇は不当であるとして無効になる可能性があります。解雇が法的に有効であると認められるには、客観的に合理的な理由があり、社会通念上相当であることが必要です。解雇に踏み切る場合は、指導記録・注意書・面談記録など、問題社員に対して可能な限りの手段を尽くした旨がわかる証拠を揃えましょう。

不当な解雇を行い、後で社員から訴えられて敗訴した場合、以下のリスクがあります。

社員を解雇した後、就労させていない期間中の賃金の支払い
企業のブランドイメージの低下

ブランドイメージが低下すると、企業の売り上げにも悪影響を及ぼします。問題社員に指導や配置転換、退職勧奨などを試みてもなお状況が改善しない場合のみ、解雇を検討するようにしましょう。

問題社員が発生しないためのポイント

問題社員に対しては、改善させるための指導や退職勧奨など、さまざまな対応が求められます。対応に追われて生産性が下がらないように、日頃から問題社員を発生させない取り組みが大切です。ここからは、問題社員が発生しないためのポイントを解説します。

採用活動で応募者を慎重に見極める

自社の社風や業務内容に合わない人材を採用すると、社内の業務をスムーズに進められず、問題社員になる可能性があります。問題社員になり得る人を採用しないよう、採用活動で応募者をよく見極めることが大切です。経歴やスキルだけでなく、応募者の価値観や協調性などを慎重に確認し、スムーズに業務を進められそうかよく考えましょう。

採用基準を明確化して、複数の面接官が同じ考え方で評価できるようにすると、問題社員になり得る応募者を採用するリスクが減ります。

また、応募者の人物像を確実に把握するため、前の職場での勤務態度を調査するリファレンスチェックも有効です。