• 更新日 : 2025年10月6日

【テンプレ付】退職勧奨とは？円滑な進め方や、企業が気を付けたい3つの注意点

「退職勧奨はどのように行うのだろう」「退職勧奨されたらどうすればよいのか知りたい」

このように悩む方もいるのではないでしょうか。

退職は会社、従業員と双方にとって一大事であるため、適切な手続きを踏む必要があります。

本記事では退職勧奨の基本から、トラブルを避けるための円滑な進め方、注意点などを解説します。

この記事で紹介する内容を参考にしていただければ、企業と従業員、双方にとって最適な退職勧奨の方法が見えてくるでしょう。

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退職勧奨とは

「退職勧奨（たいしょくかんしょう）」とは、企業が対象者として選定した従業員に対して、自発的な退職を促す方法です。

人件費の削減や人員の刷新などを目的として行われる場合が多くなっています。また、問題を起こした従業員を穏便に退職させるために行われる場合もあります。

しかし、退職勧奨は法的には強制力を持たず、従業員は必ずしも退職に応じる必要はありません。

従業員にとって退職勧奨は突然の話で動揺しやすいため、正しい意味を理解し、混乱しないように備えることが大切です。

退職勧奨と退職勧告の違い

退職勧奨は、法律に規定されているものではなく、どのような呼び方をするかは企業の自由です。そのため、「退職勧告」としている企業も存在しますが、基本的に両者に違いはありません。

企業によっては、退職勧告のほうをより強い働きかけとして扱い、両者を区別している場合もあります。しかし、自発的な退職を促すという点で、両者に違いはないと考えてよいでしょう。

退職勧奨と解雇の違い

退職勧奨では、労使双方の話し合いによる合意のうえで、従業員が自発的に退職することになります。そのため、労使双方が退職の時期や条件などについて合意していることが前提です。

一方の解雇は、企業側から一方的に労働契約を解除する方法です。そのため、労使双方の合意は不要であり、退職勧奨とは大きく異なります。

退職勧奨と解雇のもっとも大きな違いは、「従業員の同意が必要かどうか」という点にあります。

日本では労働者の立場は法律で守られており、会社が自由に従業員を解雇することはできません。客観的に見て合理的な理由があり、社会常識に照らしてもやむを得ないと判断されなければ、その解雇は無効となります。

参考：厚生労働省｜労働契約の終了に関するルール

会社側も、この解雇のハードルが高いことを知っています。だからこそ、後々のトラブルを避けるために一方的な「解雇」ではなく、従業員に同意を求める「退職勧奨」という方法を選ぶのです。

退職勧奨は会社都合か、自己都合か

退職は、その理由によって「会社都合」と「自己都合」に分けられます。会社都合か否かは、基本手当（失業手当）の受給などにも関わる重要な要素です。

会社都合退職のほうが有利となる場合が多く、従業員としては会社都合による退職を望むことが通常でしょう。そして、退職勧奨による退職は、企業側からの働きかけであるため、一般的に会社都合による退職として扱われます。

退職理由による失業手当の条件の違い

参考：ハローワークインターネットサービス｜基本手当の所定給付日数

給付開始日、給付日数ともに会社都合の理由での退職のほうが好条件となっています。

退職勧奨される4つの理由

会社が従業員に退職勧奨する理由として挙げられるのは、以下の4つです。

それぞれ見ていきましょう。

1. 会社の業績不振

ひとつめの理由は会社の業績不振です。

売上の長期的な低迷や、事業環境の急激な変化によって経営が悪化した場合、会社は人員整理に踏み切る場合があります。この人員整理の手段として、退職勧奨が行われるのです。

経営不振を理由に従業員を解雇することは「整理解雇」とよばれます。しかし、この整理解雇が法的に認められるためには、「人員削減の必要性があるか」「解雇を避ける努力を尽くしたか」など、非常に厳しい条件をクリアしなければなりません。

会社側は、この法的なハードルの高さを知っているため、後々の訴訟トラブルを避けるために、解雇ではなく従業員との合意を目指す退職勧奨という形を選ぶのです。

この場合は、従業員の能力や勤務態度とは関係なく対象者が選ばれている可能性が高いため、退職勧奨を受けたことで自分を責める必要はありません。

2. 個人の能力不足

ふたつめは、会社が期待するレベルのパフォーマンスを発揮できていないといった、個人の能力を理由に退職勧奨が行われるケースです。

ただし、会社としては単に能力が不足しているという理由だけで従業員を解雇することはできません。

解雇を避けるための努力義務を果たさずに従業員を解雇することは、「解雇権の濫用」とよばれ、無効と判断される可能性が高いためです。

会社は従業員の解雇を避けるために、十分な研修の機会を与える、本人の適性に合った部署へ配置転換するといった、解雇回避努力をする必要があります。

3. 勤務態度の不良

みっつめの理由は勤務態度によるものです。

遅刻や無断欠勤を繰り返すなど、勤務態度に問題があることを理由に退職勧奨の対象となることもあります。

こうした行動は、本人の生産性が低いだけでなく、職場の規律を乱すため、会社としては看過できない問題と判断されます。

ただしこの場合も、会社が何度も文書などで注意や指導を行ったにもかかわらず、まったく改善が見られないといった、客観的な事実の積み重ねが必要です。

参考：厚生労働省｜労働契約の終了に関するルール

窃盗や横領といった、懲戒解雇に相当するような明確な規律違反がない限り、勤務態度だけを理由とした解雇は簡単には認められません。

4. 周囲とのトラブル

周囲とのトラブルも、退職勧奨の理由になることがあります。

他の従業員に対するパワーハラスメントや、顧客と頻繁にトラブルを起こすことなどがこれに当てはまるでしょう。

特定のひとりが原因で職場の雰囲気が悪化すると、会社全体のパフォーマンスに影響し、他の優秀な従業員の離職につながるリスクもあるため、会社にとっては深刻な問題です。

とはいえ、トラブルの事実認定は難しい場合も多く、一方的に解雇すれば訴訟に発展するリスクもあります。

そのため、会社としては退職勧奨によって、当事者に自主的に職場を離れてもらうほうが都合がよいのです。

退職勧奨されたらするべきこと

従業員が退職勧奨を受けた場合にどうしたらよいかを、状況別に解説します。

それぞれ確認しましょう。

退職してもよい場合

退職してもよいと考えている場合、会社の状況や提示される条件によっては、自身のキャリアにとってチャンスとなる可能性もあります。

会社の将来性に不安を感じていたり、現在の仕事内容や職場環境に不満があったりする場合であれば、退職を前向きに検討してみてもよいでしょう。

退職勧奨を受け入れるにあたっては、以下のような待遇の交渉が可能です。

退職を拒否する場合

退職勧奨は法的な強制力を持たない会社からの「お願い」のため、働き続けたい場合は申し入れを拒否する権利があります。

退職勧奨に応じない場合は、以下のような対応をとりましょう。

明確に断っているのにもかかわらず何度も退職を催促される場合や、不当な扱いを受けた場合は、損害賠償や慰謝料を請求できる可能性があるため証拠を残しておきましょう。

退職勧奨のメリットとデメリット

退職勧奨であれ解雇であれ、退職に伴う労働契約の解除という最終的な結果は異なりません。では、なぜあえて退職勧奨を行うのか、そのメリットとデメリットについて解説します。

退職勧奨における企業側のメリット

退職勧奨における最大のメリットは、リスクの大きい解雇を避けられることです。解雇には、「普通解雇」「整理解雇」「懲戒解雇」といった種類が存在します。

しかし、いずれであっても解雇にあたっては厳格な要件が課されており、要件を満たさない解雇は違法な解雇として無効となってしまいます。解雇には、解雇無効訴訟をはじめとするトラブルが、どうしてもついて回るのです。

一方の退職勧奨は、企業からの働きかけがあるとしても、自発的な退職という形になります。解雇のように厳格な要件も課されておらず、合意による退職のため、後のトラブルに発展する可能性も低くなっています。

解雇による退職と退職勧奨による退職は、最終的な結果は同じでも、後のトラブルという点で大きく異なるわけです。

退職勧奨における企業側のデメリット

一方で、会社側には退職勧奨を行うことによるデメリットも存在します。

まず、退職勧奨は従業員に精神的な負担をかける可能性があり、企業内の士気低下や離職率の上昇を招く可能性があるでしょう。

とくに、対象となった従業員が納得しない場合、風評トラブルに発展し、企業イメージを損なうリスクも高まります。

また、退職勧奨に応じてくれた従業員に対しては、退職金の上乗せや再就職支援といった特別な措置を講じることが一般的であり、これに伴う諸経費の増加は避けられません。

さらに、適切なプロセスを踏まなければハラスメントとみなされ、法的責任を問われるリスクも考慮する必要があります。

退職勧奨における従業員側のメリット

解雇を避けられることは、企業側だけのメリットではありません。問題行動を起こし、本来ならば懲戒解雇となるような従業員であっても、まず退職勧奨を行う場合があります。

通常、懲戒解雇は、企業においてもっとも重い懲戒処分となります。懲戒解雇は経歴として残るため、再就職にも大きな悪影響を与えるでしょう。

しかし、退職勧奨による退職は解雇ではありません。そのため、懲戒解雇となるような従業員であれば、退職勧奨に応じたほうが後の影響は少なく、受けるメリットは大きくなります。また、懲戒解雇であれば退職金の支給対象とならないことが一般的ですが、退職勧奨であれば、退職金が支給される場合もあるでしょう。

懲戒処分を受けるような問題のある従業員でない場合であっても、退職勧奨によるメリットは存在します。

退職勧奨は、企業側からの働きかけによる退職ですが、強制力はありません。そのため、退職勧奨に応じてもらうために、退職金などに対する上乗せが行われる場合もあります。このような場合であれば、従業員にとっても、金銭的なメリットのある方法といえるでしょう。

退職勧奨における従業員側のデメリット

従業員側にとっての退職勧奨のデメリットは、突然の通告による精神的なショックと、その後の生活への不安です。

予期せぬ退職は、収入が途絶え、経済的な困窮に陥るリスクがあります。

とくに、専門性の高い職種や年齢が高い従業員の場合、再就職が困難になることも少なくありません。退職勧奨を不当と感じた場合でも、会社との交渉には専門的な知識や精神的な負担が伴い、長期化することもあるでしょう。

安易に退職に応じることで、本来受け取るべき正当な補償を得られない可能性もあるため、冷静な判断と適切な情報収集が不可欠となります。

退職勧奨の進め方や手続き方法

退職勧奨の進め方に法的な決まりはありませんが、適切な手順を踏まなければ、後のトラブルの元になりかねません。正しい方法で退職勧奨を進めていきましょう。

1. 退職勧奨の基準を定め正当な理由を提示する

退職勧奨を行うためには、まず対象となる従業員の選定が必要です。この際には、明確な基準を設け、人選には合理的かつ正当な理由があることを印象付けます。

人選に不明瞭な点があれば、後の労使トラブルに発展してしまうため、誰もが納得できる明確な基準を設けましょう。

2. 退職勧奨対象者との面談を行う

退職勧奨の対象者と面談を行い、企業側の意向や人選の理由などについて説明します。退職という重大事に関わる面談であるため、他の従業員がいるオフィスなどでは行わず、個室で行うことが望ましいです。

3. 退職時期や条件面を話し合いで決める

退職に応じる意向を示した従業員と、退職時期や退職金などの条件について話し合います。退職金の上乗せや再就職先の斡旋などを条件として提示すれば、よりスムーズに話し合いが進められるでしょう。

4. 退職勧奨同意書を作成する

条件面で折り合いがついたら、条件への同意を証する書面として「退職勧奨同意書」を作成することも必要です。同意書は、法定のものではありませんが、後のトラブルを避けるためにも作成したほうがよいでしょう。

とくに、退職金をはじめとする金銭面の条件はトラブルに発展しやすいため、しっかりと書面として残すことが推奨されます。

5. 退職届の提出

退職勧奨に関する諸条件に同意し、退職が決まったら退職届を提出してもらいます。労働契約の解除は、口頭でも可能です。しかし、解雇ではない自発的な退職であることを示す証拠として、退職届の提出が重要となってきます。

退職勧奨通知書の書き方と無料テンプレート

退職勧奨を行う場合には、諸条件などを記載した「退職勧奨通知書」を作成し、交付する場合もあります。通知書を交付すれば、従業員もあらかじめ退職勧奨に関する情報を得られるため、後の交渉もスムーズに進めることが可能です。

退職勧奨通知書は、どのような様式や内容で作成しても問題ありません。しかし、押さえるべきポイントも存在します。

退職勧奨通知書の書き方のポイント

退職勧奨通知書には、次のような事項を記載しましょう。

1. 通知書の作成日

退職勧奨が、従業員を追い込むような長期間にわたって行われたものでないことを示すために記載します。

2. 氏名

退職勧奨の対象となる従業員の氏名を記載します。

3. 企業名

退職勧奨を行う企業の社名を記載します。また、企業代表者の肩書および氏名もあわせて記載が必要です。

4. 通知理由

なぜ退職勧奨の通知が交付されたのかについて記載します。企業側の都合であれば、業績悪化などが考えられるでしょう。従業員側の問題であれば、勤務態度不良などを記載します。

5. 退職に際して支払われる金銭

退職勧奨に応じた場合に上乗せされる退職金や、退職金とは別に支給する金銭などを記載します。

6. 支払期日

5の金銭を支払う時期を記載します。

退職勧奨通知書の作成は、テンプレートの利用も便利です。マネーフォワードでは以下のようなテンプレートを用意しているため、ぜひ活用してみてください。

退職勧奨における解決金の相場

退職勧奨における解決金は、「特別退職金」ともよばれます。

一般的に給料の1〜6ヶ月分ほどが相場とされますが、法的に明確に決まっているわけではなく、退職勧奨に至る経緯や従業員の給与額など状況によって変動します。

解決金の金額を左右する要素は多岐にわたりますが、主に以下の点が挙げられるでしょう。

役職があり、給与水準が高い従業員の場合、解決金も高くなる傾向にあります。

管理職など責任のある立場の従業員ほど、より多くの解決金が提示されることが一般的です。

これは、高い給与を得ていた従業員が次の職場を見つけるまでの生活費を賄うためや、その地位に見合った補償を行うという考え方にもとづいているといえるでしょう。

また、在籍期間が長い従業員も、長期にわたり企業に貢献してきたことへの評価や、再就職までの期間が長くなる可能性を考慮して解決金の金額が高くなる傾向があります。

退職勧奨が違法にならないために注意すべき3つのポイント

退職勧奨自体は、なんら違法性のある行為ではありません。しかし、不当な理由での退職勧奨や退職の強要は、違法行為と判断されるリスクがあります。

会社側が退職勧奨するうえで気を付けるべきポイントを、順番に見ていきましょう。

1. 不当な理由での退職勧奨

以下のような理由での退職勧奨は、違法とされます。

法律で保護されている従業員の権利を侵害する目的で行われる退職勧奨は、動機が不当であり、認められません。

2. 退職の強要

退職勧奨による退職は、従業員の自由意思であるべきです。そのため、退職勧奨という名目であっても、退職が強制されたものと判断されれば解雇と同視され、要件を満たさなければ無効な解雇となってしまいます。

以下のような行為は、退職強要にあたる可能性が高いでしょう。

会社は退職勧奨を行う際に、従業員が自由に意思決定できる環境を整えることが重要です。

3. 脅迫的な言動

以下のような行為は、脅迫やパワハラなどの違法行為にあたります。

強制的な退職勧奨やハラスメントがあった場合には、退職が無効となるだけでなく、訴訟のリスクも抱えることになります。従業員の意思を尊重したうえで、退職勧奨を進めましょう。

要点を理解して退職勧奨のトラブルを防ごう

退職勧奨は、企業と従業員の話し合いによる円満な退職方法です。

労使双方にとってメリットがあり、適切に進められれば非常に有用な方法といえるでしょう。

一方、やり方を間違えると違法な退職勧奨となるケースも存在します。

当記事を参考に理解を深め、お互いが納得できる退職勧奨を目指しましょう。

• 監修：涌井 好文（社会保険労務士）

  平成26年より神奈川県で社会保険労務士として開業登録を行い、以後地域における企業の人事労務や給与計算のアドバイザーとして活動を行う。退職時におけるトラブル相談や、転職時のアドバイスなど、労働者側からの相談にも対応し、労使双方が円滑に働ける環境作りに努めている。また、近時は活動の場をWeb上にも広げ、記事執筆や監修などを通し、精力的に情報発信を行っている。

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