- 更新日 : 2024年12月24日
退職金規定の変更手続きは？既得権や注意点についても解説
退職金規定を変更する際は、就業規則の変更と同様の手続きが必要です。もし誤った方法で手続きしてしまうと、時間をかけて進めてきた退職金規定の変更が無効になる可能性があります。
本記事では退職金規定の変更手続きや既得権の概要、変更時の注意点について解説します。退職金規定の無料テンプレートも紹介しているので、スムーズに変更を進めたい方は参考にしてください。
目次
退職金規定の変更が必要な場面
退職金規定の変更が必要な場面を2つ紹介します。変更内容によっては手続きが終わるまでに時間がかかる可能性があるため、自社の変更がどちらに該当するのか確認しておきましょう。
退職金制度の廃止・退職金の減額
退職金制度を廃止したり、退職金を減額したりするには、退職金規定の変更が必要です。
制度を変更する理由として、業績悪化による退職金の積み立ての難しさや、退職金を給与や福利厚生の充実に充てる方針転換などが挙げられます。
ただし、退職金制度の廃止や減額は労働条件の不利益変更となるため、会社の都合で退職金規定を変更することはできません。
労働契約法第9条により、退職金規定を含む就業規則を従業員の承諾がないまま不利益な内容に変更するのは原則禁じられています。変更するためには、従業員に理由の説明や相談を行い、承諾を得る必要があります。
退職金制度の新規制定や退職金の増額
退職金制度を新規制定したり増額したりするときも、退職金規定を変更します。退職金制度の新規制定や増額は従業員にとっては利益となるため、承諾を得やすいでしょう。
なお、新規制定や増額を実施したものの、経営悪化といった理由からやむを得ず退職金制度の廃止や減額が必要となる可能性もあります。
従業員にとって不利益となる変更は承諾を得にくいため、今後も維持していけそうな制度の内容や金額となるよう慎重に検討することが大切です。
退職金規定を変更する手続き
退職金規定は就業規則の一部であるため、内容を変更する際は就業規則を変更する必要があります。ここでは、就業規則を変更する手続きの流れを2パターンに分けて紹介します。
従業員や労働組合の承諾を得て就業規則を変更する
就業規則を変更する際は、まずは変更案を作成し、法律に違反している箇所がないか確認します。完成した変更案を経営陣にも確認してもらい、問題がなければ従業員に公開しましょう。
就業規則を変更するためには、労働契約法第8条に基づき、従業員の承諾を得る必要があります。
たとえ従業員の過半数が所属する労働組合の承諾を得られたとしても、労働組合に所属していない従業員からは個別に承諾を得なければなりません。
従業員からの承諾が得られたら、従業員の代表者の意見をまとめた意見書と就業規則変更届を作成します。
なお、意見書や就業規則変更届には決まった様式がありません。インターネット上で公開されているテンプレートを参考に、必要な情報を記載しましょう。
意見書と就業規則変更届ができたら、変更後の就業規則とともに2部ずつ管轄の労働基準監督署へ提出します。1部は返却されるため、自社で保管しておきましょう。
すべての手続きを終えた後は、従業員へ就業規則に変更があったことを周知します。就業規則の周知は労働基準法第106条にも定められているため、忘れずに行いましょう。
合理的な理由が認められる場合には、従業員や労働組合の承諾を得ずに就業規則を変更できる
退職金制度の廃止や減額は、従業員や労働組合からの承諾を得るのが難しいこともあります。しかし、合理的な理由があれば、承諾が得られなくても就業規則の変更は可能です。
まず、過半数の従業員の代表者から意見を聞き、意見書を作成します。従業員の過半数が所属する労働組合がある場合は、労働組合の代表者の意見を聞いても構いません。
もし従業員の意見が反対であったとしても、意見を聞いたという事実が重視されるため、変更の手続きは進められます。
意見書が完成したら、就業規則変更届と変更後の就業規則とともに管轄の労働基準監督署へ提出します。提出後は、就業規則を社内に掲示したり印刷して配布したりして、内容を変更したことを従業員へ知らせましょう。
退職金規定の変更が認められる合理的な理由とは？
退職金規定の変更理由が合理的であるかは、複数の要素を総合的に判断して決まります。ここでは、どのようなケースが合理的な理由に該当するのか解説します。
合理的な理由として認められるケース
退職金規定を変更する理由が合理的かどうかは、労働契約法第10条に規定されている以下の5つを基準に判断されます。
- 変更によって従業員が受ける不利益はどの程度か
- 労働条件の変更は本当に必要なのか
- 変更後の就業規則の内容は妥当か
- 労働組合や従業員などとの交渉はどうなっているのか
- 就業規則の変更に関するあらゆる事情を総合的に検討したか
たとえば、就業規則の変更によって他の労働条件の改善が期待できるケースや、会社が倒産する危機を回避するために退職金を減額したケースは、合理的な理由であると認められています。
合理的な理由として認められないケース
退職金は金額が大きく、制度の廃止や減額が従業員に与える影響は大きいです。そのため、会社が変更理由を合理的だと考えていても、変更が認められないケースもあります。
たとえば、経営悪化を理由に退職金を減額しようとした場合、以下の観点で合理的と認められないことがあります。
- 従業員が受ける不利益が大きい
- 不利益の代償となる労働条件が規定されていない
- 倒産の危機といえるほど経営状態が悪化していない
合理的な理由として認められない場合は、従業員からの承諾を得ずに行った退職金規定の変更は無効となる可能性が高いです。
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退職金規定の変更における既得権とは
既得権とは、過去の勤続年数に基づいて計算された、現時点で受け取りが確定している退職金のことです。
就業規則で定められている退職金は、労働基準法第11条で規定されている賃金に該当します。賃金は労働基準法第24条により原則全額を支払う義務があり、会社は既得権の支払いを保障する必要があります。
そのため、新規定は退職金規定を変更した時点以降の退職金にしか適用されません。
ここでは、既得権について、似ている用語の期待権との違いを踏まえながら解説します。
期待権との違い
期待権とは、退職金規定の変更後に働いた期間に対して支払われる退職金のことです。将来的に受け取れる金額であるため、退職金規定や給与体系などの変更によって金額が変わる可能性があります。
たとえば、従業員に支払われる退職金が半額に変更されたとしましょう。この場合、変更前までの退職金（既得権）は満額で支払われますが、変更後の退職金（期待権）は新規定に基づいて半額で計算されます。
もし現行の制度では退職金が支払えそうにないため制度の廃止や減額について検討する場合は、既得権を保障することも考慮して変更案を考える必要があります。
退職金規定を変更する際の注意点
退職金規定を変更する際は、不利益を被る従業員がいないかシミュレーションすることが大切です。
たとえば、勤続年数を基準に退職金を計算していた会社が、従業員の実績やスキルをポイント化し、退職金の計算に反映できる制度に変更するとします。年齢や勤続年数に関わらず実績やスキルによって退職金の額が高くなるため、若手や中途採用者などのやる気を引き出す効果が期待できるでしょう。
しかし、勤続年数が長い従業員にとっては、変更前の制度のほうが退職金の額が高くなる可能性があります。
もし不利益を被る従業員への十分な説明や代替案の提示をせずに退職金規定を変更してしまうと、モチベーション低下や離職につながる恐れがあります。さらに、納得できない従業員による訴訟に発展するリスクもあるでしょう。
トラブルを避けるためにも、退職金規定だけを変更するのではなく、給与体系や各種手当といった他の労働条件を見直す必要があります。また、急に制度を変えるのではなく、段階的に金額を減らしていく経過措置を設けるのもひとつの手です。
なお、従業員から退職金規定の変更について承諾を得る際は、書面に残して証拠として保存しておくのがおすすめです。
退職金規定の変更は時間をかけて慎重に進めよう
退職金規定の変更は、基本的にすべての従業員からの承諾が必要です。合理的な理由があれば承諾を得なくても変更できますが、代替案の検討や他の労働条件の見直しなどを行い、不利益な内容にならないよう配慮することが大切です。
会社に貢献してくれた従業員とのトラブルを防ぐためにも、退職金規定の変更は時間をかけて慎重に進めていきましょう。また、退職金規定の変更は簡単にはできないため、規定を設ける段階で将来を見据えた制度を考えることをおすすめします。
※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。
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