• 更新日 : 2025年11月21日

【担当者・退職者別】健康保険資格喪失証明書のすべて 役割、書き方、手続きの流れを徹底解説

従業員の退職時に必要となる「健康保険資格喪失証明書」。この一枚の書類が持つ「役割」を正しく理解し、会社と退職者それぞれが「手続きの流れ」に沿って、「書き方」や確認のポイントを押さえることが、スムーズな社会保険の切り替えに不可欠です。本記事では、企業の担当者と退職者、双方の視点から健康保険資格喪失証明書のすべてを網羅。手続きで迷わないための知識をわかりやすく解説します。

健康保険資格喪失証明書とは

画像：健康保険・厚生年金保険資格喪失証明書（ワード）のテンプレート

まずは、「健康保険資格喪失証明書」の基本的な定義と、よく混同されがちな「離職票」との違いについて、はっきりと理解しておきましょう。この書類の本質を知ることが、手続きをスムーズに進める第一歩です。

健康保険から脱退したことを証明する公的書類

健康保険資格喪失証明書は、その名の通り「会社の健康保険（および厚生年金保険）の被保険者資格を失ったこと」を公的に証明する書類です。従業員が退職や勤務時間の減少などにより社会保険の加入要件を満たさなくなった際に、事業主（会社）や健康保険組合、日本年金機構が発行します。退職者が、次に加入する公的医療保険（主に国民健康保険）の手続きを行う際に、重複加入を防ぐ目的で提出が求められる、非常に重要な書類です。

離職票との違い

退職時にもらう書類として「離職票（雇用保険被保険者離職票）」もありますが、これは全くの別物です。離職票は、退職者がハローワークで失業手当（基本手当）の給付を受けるために必要な書類であり、目的が異なります。健康保険資格喪失証明書は「医療保険」の手続きに、離職票は「雇用保険」の手続きに使うものと、明確に区別して覚えておきましょう。提出先も、前者は市区町村の役場、後者はハローワークとなります。

健康保険資格喪失証明書の役割と必要な場面

では、この健康保険資格喪失証明書は、具体的にどのような場面で必要になるのでしょうか。主な役割は、退職後の公的医療保険への切り替えをスムーズに行うことです。特に重要な2つのケースについて解説します。

国民健康保険に加入するとき

退職後、多くの人が加入するのが、お住まいの市区町村が運営する「国民健康保険」です。この加入手続きの際に、健康保険資格喪失証明書の提出が必須となります。これは、会社の健康保険を抜けた日を役所の窓口で正確に証明し、空白期間なく公的医療保険に加入するために必要です。この証明書がないと、役所はいつから国民健康保険に加入させるべきか判断できず、手続きが進まない場合があります。

家族の健康保険の被扶養者になるとき

退職後、配偶者や親など、家族が加入している健康保険の「被扶養者」になるという選択肢もあります。この場合も、扶養に入るための条件（収入要件など）を満たしていることの確認とあわせて、健康保険資格喪失証明書の提出を求められるのが一般的です。扶養認定を行う健康保険組合などに対して、「他の健康保険に加入していないこと」を証明するために使用します。

健康保険資格喪失証明書の手続きの流れ

証明書の重要性がわかったところで、次は具体的な手続きの流れです。ここでは「会社担当者」と「退職者」それぞれの視点から、何をすべきかを時系列で解説します。双方の動きを理解することで、より円滑なコミュニケーションが可能になります。

【会社担当者】従業員の退職から発行までの流れ

従業員の退職が確定したら、担当者はまず退職者本人から健康保険証（扶養家族分も含む）を回収します。その後、事業所を管轄する日本年金機構（または健康保険組合）へ、退職日の翌日から5日以内に「被保険者資格喪失届」を提出します。証明書は、この届出と同時に、あるいは届出後に退職者から依頼を受けて発行するのが一般的です。依頼があった際は、速やかに作成し、退職者へ郵送または手渡しで交付します。

【退職者】会社への依頼から国民健康保険加入までの流れ

退職者は、退職時に会社の担当者へ健康保険資格喪失証明書の発行を依頼します。通常、退職後数日から2週間程度で自宅に郵送されてきます。証明書を受け取ったら、記載内容（氏名、生年月日、資格喪失日など）に誤りがないか確認しましょう。その後、原則として退職日の翌日から14日以内に、お住まいの市区町村の役場窓口へ証明書を持参し、国民健康保険の加入手続きを行います。

健康保険資格喪失証明書の書き方

会社の担当者にとって、証明書の作成は重要な業務です。記載内容に不備があると、退職者の手続きが滞ってしまう可能性があります。ここでは、正確な証明書を作成するためのポイントを解説します。

記載が必要な項目一覧

証明書には定められた形式はありませんが、一般的には次の項目を記載する必要があります。

書き方の注意点と記載例

注意すべき項目は「資格喪失年月日」です。これは「退職日の翌日」の日付を記載します。例えば、3月31日に退職した場合、資格喪失年月日は4月1日となります。退職日当日はまだ被保険者資格があるため、この日付を間違えると退職者の手続きに影響が出ます。また、事業主印の押し忘れも多いため、最終確認を徹底しましょう。

退職後の健康保険の3つの選択肢

退職後の医療保険には、いくつかの選択肢があります。どの道を選ぶかによって、保険料や手続きも変わってきます。ここでは代表的な3つの選択肢と、それぞれで健康保険資格喪失証明書が必要になるかどうかを解説します。

国民健康保険への加入

自営業者やフリーランスなどが加入する、市区町村が運営する医療保険です。退職後の選択肢として一般的であり、この手続きを行う際には、前述の通り健康保険資格喪失証明書が必要になります。保険料は前年の所得や世帯の加入者数などによって決まります。

現在の健康保険の任意継続

退職日までに継続して2カ月以上被保険者期間があれば、退職後も最長2年間、それまで加入していた会社の健康保険に継続して加入できます。これを「任意継続」と呼びます。保険料は全額自己負担となりますが、家族を扶養に入れられるメリットがあります。任意継続の手続きをする場合、資格喪失証明書は原則不要です。

家族の被扶養者になる

配偶者や親などの家族が加入している健康保険の被扶養者になる選択肢です。認定されれば、自分で保険料を負担する必要がなくなります。ただし、年収が130万円未満(19歳以上23歳未満は150万円未満)など、厳しい収入要件を満たす必要があります。この手続きの際には、健康保険資格喪-失証明書が必要です。

健康保険資格喪失証明書のトラブルと対処法

手続きを丁寧に進めていても、時にはトラブルが発生することがあります。「会社が証明書を発行してくれない」「書類をなくしてしまった」など、困った時の対処法をそれぞれの立場から解説します。

【退職者向け】会社からもらえない場合

退職後2週間を過ぎても証明書が届かない場合は、まず会社の担当部署に電話やメールで進捗状況を確認しましょう。それでも発行してもらえない、あるいは会社と連絡が取れない場合は、事業所を管轄する年金事務所や加入していた健康保険組合に相談することで、直接発行してもらえる場合があります。諦めずに相談することが大切です。

【会社担当者向け】発行が遅れる場合の対応

退職者から発行の催促があった場合、手続きの進捗状況を正直に伝え、いつ頃発行できるかの見込みを誠実に回答することが重要です。例えば、「現在、年金事務所での手続きに時間がかかっており、完了次第すぐにお送りします」といった具体的な説明が、退職者の不安を和らげます。無用なトラブルを避けるためにも、丁寧なコミュニケーションを心がけましょう。

【共通】紛失した場合の再発行手続き

証明書を紛失してしまった場合でも、再発行が可能です。退職者は、まず元の勤務先に再発行を依頼します。会社が対応できない場合は、年金事務所や健康保険組合に相談すれば、再発行の手続きを進めてもらえます。手続きには身分証明書や基礎年金番号がわかるものが必要になる場合がありますので、事前に確認しておくとスムーズです。

健康保険資格喪失証明書に関するよくある質問

最後に、健康保険資格喪失証明書について、特に問い合わせが多い質問とその回答をまとめました。最新の制度変更に関する情報も含まれていますので、ぜひご確認ください。

Q. マイナンバーカードがあれば不要になりますか？

2024年12月に従来の健康保険証が廃止され、マイナンバーカードを健康保険証（マイナ保険証）として利用することが基本となりました。これに伴い、一部の市区町村では、マイナンバーを利用してオンラインで資格喪失の事実を確認できるため、証明書の提出が不要になるケースが増えています。ただし、2025年9月現在、すべての自治体で対応が完了しているわけではないため、手続き先の市区町村役場に事前に確認するのが確実です。

Q. パートやアルバイトの退職でも必要ですか？

はい、必要です。雇用形態にかかわらず、勤務先の社会保険（健康保険・厚生年金保険）に加入していた方であれば、退職してその資格を失う際には、正社員と同様に健康保険資格喪失証明書が必要になります。ご自身が社会保険に加入していたかどうかわからない場合は、給与明細の控除欄に「健康保険料」の記載があるかを確認してみてください。

Q. 有効期限はありますか？

証明書自体に法的な有効期限はありません。しかし、国民健康保険の加入手続きは「健康保険の資格を喪失した日（退職日の翌日）から14日以内」に行うことが法律で定められています。この期限を過ぎてしまうと、保険料を遡って支払う必要が出たり、その間の医療費が全額自己負担になったりする可能性があるため、証明書を受け取ったら速やかに手続きを行いましょう。

健康保険資格喪-失証明書の適切な手続きが円満な退職につながる

健康保険資格喪失証明書は、会社にとっては退職者へ果たすべき手続きの一つであり、退職者にとっては新しい生活を始めるための重要なパスポートです。会社側は迅速で正確な発行を、退職者側は受け取り後の速やかな手続きを心がけることが、双方にとって円満な関係を維持し、無用なトラブルを避ける最善の方法となります。本記事で解説した役割、書き方、手続きの流れを理解し、確実な実務にお役立てください。

• 監修：涌井 好文（社会保険労務士）

  平成26年より神奈川県で社会保険労務士として開業登録を行い、以後地域における企業の人事労務や給与計算のアドバイザーとして活動を行う。退職時におけるトラブル相談や、転職時のアドバイスなど、労働者側からの相談にも対応し、労使双方が円滑に働ける環境作りに努めている。また、近時は活動の場をWeb上にも広げ、記事執筆や監修などを通し、精力的に情報発信を行っている。