• 作成日 : 2020年3月26日

ストレスは溜めない！集中力アップで業務効率最大化するテレワークのやり方とは

従業員に対してテレワークを指示ないし推奨する企業が増えています。

その一方で、テレワークを導入すると集中できなくなるのではないか、コミュニケーションが滞るのではないかなど、デメリットが気になる人も多いのではないでしょうか。そこで今回は、テレワークの課題を4点取り上げ、その対策についてご説明します。

これらの対策を実施することで、テレワークによるストレスの増加、業務効率の低下などを回避できるはずです。

テレワークの課題1：子供がいて集中できない

子供と一緒に居ながらテレワークを実施するのであれば、どうしても課題になってくるのが「仕事に集中しづらい」という問題です。子供の世話と仕事を同時に行うのは極めて難しいので、子供の世話を他の人にやってもらったり、世話をしなくてよい時間帯を見つけて仕事をしたりすることが考えられます。

子供の世話と業務との両立は困難

あるアンケートによると、子供を持ちリモートワークを経験している女性の多くが「子どもが一人で長時間遊び続けることができない」「子どもが気になり集中できない」などといった課題を挙げています。

年齢にもよりますが、子供が自宅で食事やトイレ、遊びなどを一人だけで済ませるのはかなり困難でしょう。どうしても保護者の助けを必要とするシーンもあるはずです。

テレワークという形で仕事をしている場合、子供の世話が仕事の合間に入ってくることで、集中を妨げられることになるのは想像に難くありません。世話が必要なくても、「ねえねえ、お父さん（お母さん）」などと呼びかけられるだけで仕事は中断させられてしまいます。

こうした事情を踏まえると、子供の世話と業務への集中を両立させるのは至難の業と言わざるを得ません。

家族やベビーシッターなどを利用する

解決策として考えられるのが、家族やベビーシッターなど子供の世話をしてくれる人の助けを借りることです。

自分が働いている時間帯に予定のない両親や義両親が近くに住んでいるのであれば、この人たちに子供の世話をお願いするのが最も現実的でしょう。親族でなくても知人・友人に任せられるのであれば、一時的に子供の世話をやってもらってもよいかもしれません。

頼れる人が近くに住んでいない場合は、有料ではありますがベビーシッターや保育サービスなどを利用する手が考えられます。自分で子供の世話も仕事も抱え込んではストレスにつながってしまいますから、これらのサービスを活用して仕事に集中できる体制を作りましょう。

子供の寝た後に業務を集中させる

どうしても子供の世話を自分がやらなければならない場合は、日中はそれほど仕事に集中できないものと割り切り、子供が寝ている時間帯に主要な業務をこなすように心がけます。業務時間の融通の利く仕事に就いている場合は、こうしたやり方で子供の世話と仕事を両立させることも可能です。

ただし、長期にわたってこうした生活を続けるのは体力的にも精神的にも大変でしょう。自分の睡眠時間を削って仕事をすることになりますし、一日中頭が子供の世話と仕事に振り回される可能性も高くなります。そもそも、子供が思うように寝てくれず仕事の時間を確保できない場合もありえます。

したがって、こうした生活はあくまで短期しかもたないと考え、長くテレワークを続けたいのであれば家族やベビーシッターなどの力を借りる方がよいでしょう。

テレワークの課題2：同僚や上司とコミュニケーションを取りづらい

コミュニケーションの問題もテレワークにはつきものです。オフィスで仕事をしていれば直接話しかけることができますが、テレワークだとできなくなります。ツールや心がけにより、コミュニケーションの機会を確保することが必要不可欠です。

大企業ほどコミュニケーションの課題が大きい

調査によると、「テレワークを利用したくない」理由として、大企業の従業員においては「勤務先の同僚・上司とのコミュニケーションが十分にとれるか心配だから」「お客さまとのコミュニケーションが十分にとれるか心配だから」といった回答が多く挙げられました。

仮にテレワークを実現するための機器・回線が整備されていたとしても、同僚や上司、クライアントとのコミュニケーションの課題が解決されないと生産性は上がりにくいでしょう。

WEB会議やチャットツールの整備が重要

この課題を解決するために、テレワークであってもコミュニケーションを取るための手段が確保されている必要があります。その代表例が、WEB会議システムとチャットツールです。

WEB会議システムを利用すれば、遠隔であっても相手の顔を見ながら会話ができます。チャットツールがあれば、文字ベースで簡単なやり取りができます。「直接顔を合わせたほうが会話しやすい」ということもあるかもしれませんが、少なくともテレワークでコミュニケーションを全くとれないという事態はなくなります。

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孤独感を持たないよう、こまめなコミュニケーションを図ろう

自宅のような場所でテレワークをしていると、周りに自分しかいない時間も長くあるはずです。そうした環境で誰ともコミュニケーションを取らずにいると、孤独感を持つ従業員も出てきます。場合によっては、こうした孤独感が退職理由につながるケースもあるかも知れません。

そのため、WEB会議システムやチャットツールのような仕組みがあるのなら、遠慮せず多用する雰囲気を作ることが重要です。管理職や導入部署が率先して利用したり、多用するべきであることを全社的に啓発したりして、高い頻度でコミュニケーションを取り合うようにするべきでしょう。

テレワークの課題3：家では集中できない

子供のいない人であっても、自宅では集中できないこともあります。自宅で集中できるよう工夫するか、いっそ自宅以外でテレワークを行うようにするかのどちらかが考えられます。

自宅では集中しにくい人も

「自宅＝仕事をする場所」という意識を持ちづらい人や、誘惑が多くて仕事できないという人もいるかもしれません。

調査によると、自宅で働いている人の方が、自宅以外の場所で働いている人よりも「書斎や自室がないため仕事モードになれない」などのデメリットを感じやすいという結果も出ています。テレワークする場所の選定や環境整備が必要です。

寝室以外の部屋で着替えてから働くようにする

単純な対策としては、寝室を仕事場所としないことです。寝室が最もプライベートな空間であるため、気分を仕事モードに切り替えるのが難しいという人も多いでしょう。寝室を出て、リビングや書斎を自宅における仕事場所として定めてしまうことをおすすめします。

サテライトオフィス・シェアオフィスを利用する

ワンルームマンションに住んでいて、寝室とそれ以外の部屋が分かれていない場合は、自宅以外に仕事場所を設けるとよいでしょう。大都市圏を中心にサテライトオフィスやシェアオフィスが増加しつつあります。 勤め先の企業がこうしたオフィスの管理会社と契約している場合もあるので、確認してみましょう。

こうしたオフィスが近場に存在しない、あるいは避けたいのであれば、カフェを仕事場所にすることが考えられます。ただし会話のしづらさやセキュリティーの担保などの面で、注意が必要です。

時間管理ツールを利用する

テレワークで集中できないのであれば時間管理ツールを導入するとよいでしょう。自分以外のツールに時間管理をお願いしてしまうのです。

タイマーをセットしたスマホの時計でも構いませんし、タイマーの役割を果たすアプリでも構いません。一定の時間になったら知らせてくれるツールを導入することで、学校におけるチャイムのように時間割の感覚を持つことができます。何もツールを使用しないよりは集中しやすくなるはずです。

テレワークの課題4：長時間労働になりがち

テレワークの課題として、「集中できない」だけでなく「集中しすぎてしまう」というのもあります。いつまでも仕事できてしまうので、かえって長時間労働で身体を壊してしまうケースもあるのです。時間管理と業務管理によって、効率的な働き方を心がける必要があります。

ON/OFFの切り替えが難しく長時間労働のリスク

集中できないのとは逆に、長時間労働になりすぎてしまうリスクも考慮するべきです。調査によれば、テレワーク経験者は「仕事のON/OFFの切り替えがしづらい」「長時間労働になる」といった労働負荷の重さに関するデメリットを挙げています。

また、集中できないために、その日の仕事を終わらせるまでに時間がかかってしまい、結果として長時間労働になる可能性もあります。

仕事開始時間・終了時間を決めておく

長時間労働を避けるには、オフィスワーク以上に自己責任での時間管理が必要となります。先に挙げた時間管理ツールの助けを借りるとともに、仕事の開始時間と終了時間をあらかじめ決めておくことがおすすめです。

働く時間を最初から決めて、終了時間までにその日の仕事を仕上げるつもりでいれば、ダラダラと夜遅くまで働くリスクを減らすことができるでしょう。

集中できる環境作りを心がける

寝室以外で働く、シェアオフィスを活用する、時間管理ツールを導入するなど、集中しやすい環境作りが、結果的には長時間労働の回避にもつながります。

決めた時間で仕事をし、それ以外の時間は趣味や勉強に充てるなど、時間の使い方にメリハリをつけるようにするのです。

仕事の目的を明確化する

決めた時間で仕事を終わらせるには、仕事の目的を明確化することが欠かせません。目的が不明確だと、せっかく仕上げた成果物の目的がずれていて大きな修正を求められるリスクが高くなります。

仕事の目的を明確化していれば、仕事の最終的な目的地が明確でストレスも溜まりにくく、集中して仕事しやすくなります。長時間労働に陥る可能性もおのずと低くなるでしょう。

まとめ

テレワークでは、自宅やシェアオフィスなどオフィス以外で仕事をすることになります。同僚や上司の目がないだけに、どれくらいの成果を出せたのかが厳しく問われる可能性が高いでしょう。仕事の妨げとなる誘惑に負けず、集中して業務に取り組める環境作りや意識づけが必要です。

【参考】
みずほ情報総研株式会社　社会課題解決のための新たなＩＣＴサービス・技術への 人々の意識に関する調査研究

大和総研　拡大するシェアオフィス市場と働き方改革

• 監修：恵良 信（システムエンジニア/ 基本情報技術者 / 応用処理技術者）

  システムエンジニア。大学院卒業後、大手SI企業・ソフトウェアハウスにてシステムエンジニアとして従事。基本情報技術者、応用処理技術者。ネットワークエンジニアやデータベースエンジニアとともに、基幹システムをはじめとして多数のシステム設計・開発・運用を担当した。特に交通系システム、商業施設系システムに精通している。現在はIT領域をメインとした記事執筆、法人向けシステム導入支援などを行うフリーランスとして活動中。