• 更新日 : 2025年11月4日

マイナンバーのアクセス管理とは？法律で定められた義務を解説

企業がマイナンバー（個人番号）を取り扱う上で、アクセス管理は情報漏洩を防ぐための基本的な対策の一つです。特に、「誰が、いつ」情報にアクセスしたかを正確に記録・管理することは、安全な運用体制の構築に必要となります。 しかし、担当者ごとの権限設定やシステムでのアクセス制限をどのように行うべきか、実務上の課題となることも少なくありません。

本記事では、国のガイドラインに基づき、企業に求められるアクセス管理の具体的な方法と運用のポイントを解説します。

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マイナンバーのアクセス管理はなぜ必須なのか？

不正アクセスや内部からの情報漏洩を防止し、法律で定められた企業の「安全管理措置」義務を果たすために必要です。

マイナンバーのアクセス管理は、特定個人情報保護委員会が定めるガイドラインでも、安全管理措置の重要な項目として位置づけられています。

その目的は、主に以下の3点です。

これらの目的が達成されない場合、法的な罰則の対象となるほか、企業の社会的信用に影響を与える可能性があります。

参照：特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン（事業者編）｜個人情報保護委員会

アクセス管理の対象となるマイナンバー記載書類とは？

入社から退職、外部への支払いに至るまで、従業員や取引先のマイナンバーが記載されたすべての書類が対象です。

アクセス管理の対象となるのは、マイナンバーを含む個人情報である「特定個人情報」が記載された、あらゆる紙媒体や電子データです。  日常業務では、主に以下のような書類でマイナンバーを取り扱います。

これらの書類を紙媒体や電子データで扱うすべてのプロセスで、アクセス管理が求められます。

国のガイドラインが示すアクセス管理の対策とは？

国のガイドラインでは、マイナンバーへのアクセスを「組織的」「人的」「物理的」「技術的」の4つの異なる側面から管理・制限し、多層的な防御を構築するよう定めています。

これら4つの安全管理措置は、どれか一つだけを行えば良いというものではなく、すべてを連携させて実施することで、初めて実効性のあるアクセス管理が実現します。

組織的安全管理措置：ルールと体制で管理する

組織としてのルールを定め、責任体制を明確にすることで、アクセス管理の土台を築きます。

人的安全管理措置：人と教育で管理する

従業員に対する教育や契約を通じて、ルール遵守の意識を高め、人為的なミスや不正を防ぎます。

物理的安全管理措置：場所とモノで管理する

マイナンバー情報が保存されている場所や機器への物理的なアクセスを制限します。

技術的安全管理措置：システムで管理する

情報システム（IT）の機能を用いて、データそのものへのアクセスを技術的に制御・監視します。

マイナンバーへのアクセス権限の設定・運用方法は？

「業務上必要最小限」の原則に基づき、担当者の役割に応じて権限を付与し、人事異動などの際に定期的に見直すことが求められます。

アクセス権限の設定は、業務の効率性とセキュリティのバランスを考慮する必要があります。そのための3つの原則を紹介します。

最小権限の原則

従業員に付与するアクセス権限は、その人が担当する業務を遂行するために、本当に必要な範囲に限定するという考え方です。例えば、給与計算の担当者にはマイナンバーの閲覧権限を与えますが、営業担当者には一切の権限を与えない、といった設定がこれにあたります。

役割（ロール）に応じた権限設定

個々の従業員ごとではなく、「人事担当者」「経理担当者」といった役割（ロール）ごとに権限のテンプレートを作成し、それを各従業員に割り当てる方法が効率的かつ確実です。これにより、設定ミスを防ぎ、人事異動の際の権限変更もスムーズに行えます。

原則3：権限の定期的な棚卸しと見直し

アクセス権限は一度設定したら終わりではありません。従業員の異動、昇進、退職など、状況の変化に応じて速やかに見直す必要があります。特に、退職した従業員のIDが削除されずに残っているケースは、重大なセキュリティリスクとなります。少なくとも年に1回は、すべての従業員のアクセス権限が適切であるかを確認する「棚卸し」を実施しましょう。

マイナンバーのアクセスログ管理で押さえるべきポイントは？

マイナンバー情報に対して「誰が」「いつ」「何をしたのか」を記録し、定期的に点検して不正の兆候を検知することが重要です。

アクセスログは、アクセス管理が正しく機能していることを裏付ける「証拠」としての役割を持ちます。国の研修資料でも、不正行為の抑止・けん制のために「システムの利用状況(ログ)を定期的に確認する」ことの重要性が示されています。

アクセスログで記録すべき項目

マイナンバーの安全性を確保するためには、以下のような操作ログを記録することが推奨されます。

ログの定期的な確認と不正アクセスの検知

ログは記録して終わりではなく、定期的に内容を確認し、不審なアクセスがないかを点検することが重要です。特に以下のような動きが見られた場合は注意が必要です。

こうした兆候を早期に発見できれば、情報漏洩を未然に防いだり、万一被害が出た場合でも最小限に食い止めたりすることが可能になります。

マイナンバーのアクセス管理は人事異動や退職時にこそ注意が必要

人事異動や退職に伴うアクセス権の削除・変更漏れは、情報漏洩に直結する極めて重大なセキュリティリスクです。

業務プロセスの変更が発生するタイミングは、アクセス管理において最も注意すべき局面といえるでしょう。

退職者のアカウント放置は絶対に避ける

退職した従業員のアカウントを放置することは、悪意のある第三者による不正ログインや、元従業員自身による不正な情報持ち出しの温床となります。国の研修資料でも、組織の離職者が在職中に使用していたアカウントを悪用し、内部情報を窃取する手口が指摘されています。 退職日をもって速やかにアカウントを無効化、または削除する運用ルールを徹底しなければなりません。

異動者の権限はゼロベースで見直す

従業員が部署を異動した際は、旧部署で保持していたアクセス権限を速やかに削除し、新部署で必要となる最小限の権限を新たに付与するプロセスが必要です。「とりあえず前の権限は残したまま」という運用は、不要な権限の蓄積を招き、内部不正のリスクを高めます。

引き継ぎ時の管理体制を明確にする

マイナンバー管理の担当者が交代する際は、後任者へのアクセス権限の付与だけでなく、物理的な書類や鍵の管理、データの保管場所、パスワードの申し送りなど、すべての管理項目を網羅した引き継ぎリストを作成し、責任者が確認する体制を整えましょう。

中小企業におけるアクセス管理の注意点と対策は？

担当者の兼任による権限の曖昧化や、セキュリティの低いExcelでの管理は、特に注意したいポイントです。対策としては、取扱規程をしっかり整備し、管理を自動化できる専用システムの活用を検討するのが有効です。

リソースが限られる中小企業では、大企業と同じレベルの管理体制を築くのが難しい場合もあるかもしれません。しかし、安全管理措置の重要性は、企業規模で変わるものではありません。

担当者が一人で、権限が集中・曖昧になる

人事・労務・経理などを一人の担当者が兼任している場合、その担当者にすべての権限が集中しがちです。これでは、作業のチェック機能が働かず、ミスや不正が見過ごされるリスクが高まります。可能であれば、マイナンバーを扱う担当者と、その作業を承認・監督する責任者を分けるなど、相互にチェックできる体制が望ましいでしょう。

Excel（エクセル）での不適切な管理

手軽さからExcelでマイナンバーを管理しているケースも見られますが、セキュリティ面では注意が必要です。Excelでは、「誰がどのセルの情報をコピーしたか」といった詳細なアクセスログを取得することが難しく、技術的安全管理措置の観点からは十分とはいえないでしょう。

対策：クラウド型の人事労務システムを活用する

近年では、中小企業でも導入しやすい安価なクラウド型の人事労務システムが数多く提供されています。これらのシステムは、マイナンバー管理に必要な高度なアクセス制御機能やログ管理機能が標準で搭載されています。

手作業での管理に限界を感じている、あるいはセキュリティに不安がある場合は、こうした専門システムの導入が最も確実で効率的な解決策となるでしょう。

適切なアクセス管理がマイナンバー漏洩リスクから会社を守る

マイナンバーのアクセス管理は、企業の法的義務を遵守し、社会的な信用を維持するための生命線です。その核心は、4つの安全管理措置を組み合わせ、「最小権限の原則」に基づいてアクセス権限を厳格に運用し、その操作をログで監視することにあります。Excelでの管理など、不適切な方法を続けていると、意図せず法令違反を犯し、重大なリスクを招きかねません。

この記事を参考に、自社のマイナンバー管理体制を今一度点検しましょう。担当者の役割と権限は明確か、アクセスログは適切に取得できているかを確認し、より安全な管理体制の構築を目指してください。

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• 監修：涌井 好文（社会保険労務士）

  平成26年より神奈川県で社会保険労務士として開業登録を行い、以後地域における企業の人事労務や給与計算のアドバイザーとして活動を行う。退職時におけるトラブル相談や、転職時のアドバイスなど、労働者側からの相談にも対応し、労使双方が円滑に働ける環境作りに努めている。また、近時は活動の場をWeb上にも広げ、記事執筆や監修などを通し、精力的に情報発信を行っている。

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