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  • 更新日 : 2025年9月2日

人事管理システムのメリット・デメリットを解説！選び方や注意点も紹介

「人事業務が煩雑で時間がかかる」「人材データをうまく活用できていない」。こうした課題を解決するのが人事管理システムです。システムの導入は、業務効率化と戦略的な人材活用の両面でメリットをもたらします。本記事では、そのメリットからデメリット、主な機能、そして自社に合ったシステムの選び方までを分かりやすく解説します。

目次

人事管理システム導入で得られるメリット

人事管理システムは、人事部門が抱える多くの課題を解決し、組織全体の成長を後押しする多彩なメリットをもたらします。ここでは、その代表的なメリットを網羅的にご紹介します。

煩雑な人事業務の大幅な効率化

給与計算、勤怠管理、年末調整、社会保険手続きといった、毎月・毎年発生する定型業務を自動化します。これにより、手入力や二重チェックといった作業時間の削減につながり、ヒューマンエラーの抑制と担当者の負担軽減をサポートします。

創出された時間は、従業員へのフォローや、より戦略的な人事施策の立案といった付加価値の高い業務に充てることが可能になるでしょう。

従業員情報の一元管理と可視化

これまでExcelや紙の書類、各部署でバラバラに管理されていた従業員の基本情報、スキル、経歴、評価などを一つのプラットフォームに集約します。情報が分断されることによる更新漏れや探す手間がなくなり、経営層や管理職はデータ入力とガバナンス体制が整っている場合、最新かつ正確な情報に基づいた判断が可能となります。

組織全体の「今」の状態を正確に把握できることは、迅速な意思決定の基盤となるでしょう。

客観的データに基づく公正な人事評価

評価プロセスをシステム上で管理することは、評価者による基準のバラつきや、勘・印象に頼った評価を抑制するのに役立ちます。目標の進捗状況や過去の評価履歴といった客観的なデータを確認できる環境は、評価の透明性と公平性を高めることにつながります。

従業員は評価に対する納得感を得やすくなり、自身の成長に向けたモチベーション向上も期待できるでしょう。

戦略的な人材育成と配置（タレントマネジメント）

従業員一人ひとりのスキルや経験、キャリア志向をデータで可視化し、組織の目標達成に必要な人材要件と照らし合わせます。これにより、優秀な人材を見逃すことなく、新規プロジェクトや重要なポジションへ適材適所のアサインが可能です。

個々の能力を最大限に活かす配置は、組織全体の生産性を高めると同時に、計画的な後継者育成も実現します。

採用活動の質の向上と効率化

複数の求人媒体からの応募者情報や選考の進捗状況を一元管理し、面接官とのスムーズな情報共有を実現します。採用担当者の事務作業を削減し、候補者とのコミュニケーションや動機付けといったコア業務に集中できる環境を整えます。

さらに、過去の応募者や採用者のデータを分析し「どのような経験を持つ人が入社後に活躍しているか」といった傾向を明らかにできます。この分析結果は、勘や経験だけに頼らない、データに基づいた採用戦略の立案に役立つでしょう。

従業員エンゲージメントと定着率の向上

公平な評価制度の運用や、自身のキャリアパスを可視化できる環境は、従業員の会社に対する信頼と貢献意欲の向上につながる可能性があります。

また、システムを通じて必要な情報が適切に共有されることで、組織への帰属意識も育まれることがあります。こうしたエンゲージメントの向上は、従業員の満足度を高め、優秀な人材の離職を防ぐことにもつながります。その結果として、採用・教育コストの削減にも貢献することが期待されます。

コンプライアンス強化と労務リスクの低減

多くのクラウド型システムは、法改正に合わせた自動アップデート機能を提供しています。この機能があるシステムなら、頻繁に行われる労働関連法規の改正にシステムが自動でアップデート対応するため、常に最新の法令に準拠した管理が可能です。

また、従業員の労働時間を正確に記録し、時間外・休日労働の発生状況や有給休暇の取得状況を可視化・アラートすることで、知らないうちに法を犯してしまうリスクを未然に防ぎます。これにより、企業は社会的信用を守り、安心して事業活動に専念できます。

ペーパーレス化によるコスト削減と情報共有の円滑化

紙の書類を電子化することは、印刷代やインク代、キャビネットなどの保管スペースといった物理的なコストの削減につながります。

それに加え、書類の印刷、配布、回収、ファイリングといった一連の作業にかかる人件費も圧縮できるでしょう。データはクラウド上で管理されるため、リモートワークや複数拠点での円滑な情報共有も実現します。

従業員体験（EX）の向上

従業員がスマートフォンやPCから、時間や場所を問わずに休暇申請や住所変更手続き、給与明細の確認などを行えるようになります。人事担当者にわざわざ問い合わせたり、紙の書類を提出したりする手間がなくなり、従業員の利便性は大きく向上します。

このようなスムーズな体験の積み重ねが、会社への満足度や働きやすさの実感につながり、生産性の向上を後押しするでしょう。

経営の意思決定を支えるデータ活用

組織の現状を客観的な数値で把握できるため、勘や経験だけに頼らない、データドリブンな経営判断が可能になります。たとえば、部署ごとの人件費や離職率の推移、ハイパフォーマーの特性などを分析し、具体的な改善策や新たな戦略を立案できます。

データという共通言語を持つことで、経営層と現場の認識のズレを防ぎ、全社一丸となった目標達成を推進します。

人事管理システム導入のデメリット

人事管理システムの導入は多くのメリットをもたらしますが、同時にいくつかの避けられない、あるいは考慮すべきデメリットも存在します。事前にこれらを把握しておくことが、導入後のミスマッチを防ぐ第一歩です。

金銭的なコスト（導入・運用費用）がかかる

システムの導入には、初期設定費用やライセンス購入費が必要です。さらに、クラウド型の場合は月額・年額の利用料が、オンプレミス型（自社でシステム構築・運用）の場合でもサーバー維持費や保守費用が継続的に発生します。

導入完了までに時間と労力が必要

自社に合ったシステムを選定するプロセスから、既存の従業員データの移行、正確な初期設定、そして運用開始に至るまでには、相応の時間と担当者の労力がかかります。通常業務と並行して進める負担は少なくありません。

システム障害や情報漏洩のリスク

自社で管理する場合もクラウドサービスを利用する場合も、システム障害によって業務が停止するリスクはゼロではありません。また、多くの従業員の個人情報を預けるため、サイバー攻撃などによる情報漏洩のリスクにも備える必要があります。

人事管理システム導入で失敗しないための注意点

デメリットを理解した上で、導入を成功に導くためにはいくつかの重要な注意点があります。これらを意識して計画を進めることで、投資対効果を最大化できます。

導入後の運用と定着を見据えた計画を立てる

システムを導入して終わりではありません。従業員への操作説明会といった技術的な定着だけでなく、人事評価など特定の機能については、その運用ルール自体も見直す必要があります。 たとえば、評価者へのトレーニングを計画に含めるなど、ツール導入と制度運用をセットで考えることが、投資を無駄にしないために不可欠です。

現場担当者の声を取り入れながら進める

経営層や情報システム部門だけで導入を進めると、実際にシステムを使う人事担当者や一般従業員の業務実態と合わず、使われないシステムになってしまう危険があります。選定段階から現場の担当者を巻き込み、意見をヒアリングすることが重要です。

導入を機により良い業務プロセスを考える

「今のやり方をそのままシステム化したい」と考えると、適合するシステムが見つからなかったり、高額なカスタマイズが必要になったりします。システム導入を良い機会と捉え、非効率な業務フローそのものを見直すという視点も大切です。

人事管理システムの主な機能

人事管理システムと一言で言っても、その機能は多岐にわたります。自社に最適なシステムを選ぶためには、どのような機能が存在するのかをおさらいしましょう。

1. 労務管理に関する機能

日々の定型的な人事・労務業務を効率化するための基本的な機能群です。

勤怠管理

PCやスマートフォン、ICカードなど多様な方法で出退勤を打刻できます。フレックスタイム制やテレワークといった複雑な就業形態にも対応し、労働時間を自動的に集計できます。36協定を超える残業が発生しそうな場合はアラートで通知し、コンプライアンス遵守をサポートします。

給与計算

勤怠管理や従業員情報と自動で連携し、毎月の給与や賞与を正確に計算します。所得税や社会保険料などの複雑な控除額も自動で算出するため、計算ミスや確認作業の手間を大幅に削減し、給与明細の発行までスムーズに行えます。

社会保険手続き

従業員の入退社に伴う資格取得・喪失届や、算定基礎届、月額変更届といった社会保険関連の書類を、システム上の情報から簡単に作成。作成したデータは電子申請（e-Gov）にも対応しており、役所に出向く手間を省きます。

年末調整の電子化

これまで紙で行っていた年末調整のプロセスを、まるごと電子化します。従業員はスマートフォンから控除申告書を簡単に提出でき、保険料控除証明書なども画像で添付可能。提出された情報は自動で年税額計算に反映され、源泉徴収票の発行まで完結します。

マイナンバー管理

厳格な管理が求められるマイナンバーの収集から保管、利用、廃棄までをシステム上で安全に管理します。データは暗号化して保管され、誰がいつアクセスしたかの履歴もすべて記録。法律で定められた保存期間を過ぎたデータは自動で廃棄されるため、管理負担とリスクを低減します。

2. 人材データベース機能

従業員の情報を一元的に集約・管理する、システムの中核となる機能です。

従業員情報管理

従業員の氏名や住所といった基本情報はもちろん、所属部署や役職、保有スキル、過去の経歴、評価履歴に至るまで、あらゆる人事情報を一つのデータベースに集約します。これにより、情報が分散することなく、常に正確な従業員情報を参照できるようになります。

3. タレントマネジメントに関する機能

従業員の経歴、スキル、保有資格や人事評価などの情報を一元的に管理し、戦略人事を進めるための機能群です。

人事評価

自社の経営戦略や制度に合わせた目標設定や進捗管理、360度評価などをシステム上で運用できます。評価プロセスの進捗管理はもちろん、評価結果を分析し、それに基づいた昇給や昇格のシミュレーションまで行うことが可能です。

人材配置・育成計画

顔写真付きの組織図を見ながら、ドラッグ＆ドロップの簡単な操作で異動のシミュレーションを行えます。また、従業員一人ひとりのスキルや経験を可視化し、将来の事業計画に必要な人材が不足していないか分析するなど、データに基づいた戦略的な人員計画をサポートします。

研修・学習管理

従業員ごとの研修受講履歴やeラーニングの進捗状況を一元的に管理し、計画的なスキルアップを支援します。対象者への受講案内やリマインドの自動化、研修後の効果測定などもシステム上で完結できます。

ダッシュボード・人材分析

人員構成や人件費の推移、離職率、部署ごとの残業時間といった重要な人事データを、グラフなどで直感的に可視化します。組織が抱える課題を早期に発見し、迅速な対策を立てるための意思決定を支援します。

アンケート・結果集計

従業員満足度調査などのアンケート調査と結果集計を行うことができます。アンケートや調査を通じて従業員の本音を把握するなどコミュニケーションを強化することで、エンゲージメントを高めることにつながります。

4. 採用管理に関する機能

採用活動の開始から入社手続きまで、一連のプロセスを一気通貫でデジタル化し、効率化を支援します。

応募者情報管理

さまざまな求人媒体や自社の採用サイトから集まった応募者の情報を、自動でシステムに取り込み一元管理します。過去の応募者情報も「タレントプール」として蓄積できるため、将来の採用候補者としてアプローチすることも可能です。

選考進捗管理

書類選考から面接、内定まで、候補者一人ひとりの選考状況をリアルタイムで可視化します。面接官との日程調整や、選考結果の連絡などを自動化することで、採用担当者の負担を軽減し、選考のスピードアップに貢献します。

5. 申請・ワークフロー機能

これまで紙や口頭で行っていたさまざまな申請・承認業務をデジタル化し、全社的なペーパーレス化と業務効率化を推進します。

従業員セルフサービス（ESS）

従業員自身がスマートフォンやPCから、住所変更や休暇取得、経費精算、稟議といったさまざまな申請を行えるようになります。時間や場所を選ばずに手続きが完結するため、従業員の利便性が向上し、人事・総務担当者の問い合わせ対応業務も削減されます。

柔軟な承認フロー設定

「この申請はまず課長、次に部長へ」といった承認ルート（ワークフロー）を、申請の種類や金額に応じて自由に設定できます。プログラミングの知識がなくても、画面上で直感的に設定変更が可能です。承認の進捗状況も可視化されるため、どこで承認が止まっているかが一目で分かります。

電子帳簿保存法への対応

申請書や添付された領収書などの書類は、法律の要件を満たす形で電子データとして安全に保存されます。タイムスタンプの付与や、編集・削除の履歴をすべて記録することで、データの改ざんを防ぎ、内部統制の強化とペーパーレス化を同時に実現します。

6. 法令コンプライアンス・セキュリティ機能

企業の信頼を守り、従業員が安心して働ける環境を築くための、システムの「守り」に関する機能です。

ログ管理・監査証跡

誰がいつ、どの情報にアクセスし、何を行ったかの操作履歴（ログ）がすべて自動で記録・保存されます。これにより、不正な操作の監視や、万が一の情報漏洩時の原因追跡が可能になります。ISMS認証などの監査で提出する証跡（エビデンス）としても活用できます。

アクセス権限設定

役職や所属部署、担当業務などに応じて、従業員一人ひとりのアクセス権限を細かく設定できます。「閲覧のみ」「編集可能」といった権限を柔軟に制御することで、必要最低限の従業員のみが機密情報にアクセスできる環境を構築し、内部からの情報漏洩リスクを低減します。

データ保護・暗号化

システム上で保管される個人情報や、インターネットで送受信される通信は、すべて暗号化によって保護されます。万が一、不正なアクセスがあった場合でも、第三者がデータを読み解くことは困難です。また、データのバックアップも自動で行われるため、災害など不測の事態にも備えられます。

人事管理システムの選び方

1. 自社の課題と導入目的を明確にする

最初に「なぜシステムを導入するのか」という目的を具体化します。「給与計算の工数を半分にしたい」「従業員のスキルを可視化して適材適所の配置を実現したい」「ペーパーレス化でコストを削減したい」など、目的が明確であるほど、必要な機能やシステムの規模が見えてきます。この目的が、選定における最も重要な判断基準となります。

2. システムの提供形態を選ぶ

人事管理システムには、主に2つの提供形態があります。それぞれの特徴を理解し、自社の状況に合った方を選びましょう。

クラウド型

インターネット経由でサービスを利用する形態。初期費用が安く、短期間で導入でき、法改正への対応も自動で行われることが多いのがメリットです。多くの中小企業に適しています。

オンプレミス型

自社のサーバーにシステムを構築する形態。カスタマイズの自由度が高く、独自のセキュリティ要件に対応しやすいのがメリットですが、高額な初期投資と専門知識を持つ保守担当者が必要です。

3. 必要な機能の範囲と種類を確認する

導入目的を達成するために、どの機能が「必須」で、どの機能が「あれば尚良い」のかを整理しましょう。勤怠管理、給与計算、人事評価、採用管理など、システムによって搭載されている機能はさまざまです。多機能なシステムは魅力的ですが、使わない機能が多いとコストが無駄になったり、操作が複雑になったりする原因にもなります。

4. 操作性と従業員のITリテラシーを考慮する

システムを導入しても、従業員が使いこなせなければ意味がありません。人事担当者だけでなく、一般の従業員も申請などで利用する場合は特に、直感的で分かりやすいインターフェースかどうかが重要です。無料トライアル期間などを活用して、実際に操作性を試し、自社の従業員がスムーズに使えるかを確認しましょう。

5. サポート体制とセキュリティ対策を比較する

導入時や運用中に問題が発生した際のサポート体制（電話、メール等）はもちろん、法改正への対応方針もしっかり確認しましょう。 

クラウド型システムの多くは法改正に自動で対応しますが、その対応範囲や更新のスピードは、提供ベンダーや契約プランによって異なります。 労働基準法や社会保険関連の法改正に迅速に対応できるか、事前に確認することが重要です。あわせて、セキュリティ対策（ISMS認証の有無など）のチェックも欠かせません。

6. 料金体系と費用対効果を検討する

料金体系は、初期費用、月額利用料、オプション費用など、システムによってさまざまです。従業員数に応じた従量課金制か、固定料金制かもしっかり確認しましょう。目先の安さだけで判断せず、システムの導入によって削減できる人件費や時間的コスト、そして将来得られる戦略的なメリットまで含めた「費用対効果」で総合的に判断することが大切です。

人事管理システムのメリットを理解し自社の最適な活用を目指す

人事管理システムのメリットは、日々の業務効率化と、人材データを活用した経営戦略の実現にあります。導入を成功させる鍵は、コストなどのデメリットも踏まえた上で、自社の課題を解決できるシステムを慎重に選ぶことです。目的意識を持った活用が、組織の成長につながります。


※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。

  • 監修：安森 将

    社会保険労務士として個人事務所（やすもり社会保険労務士事務所）の代表を務めています。
    経営者と従業員が「ともに輝く」会社づくりをお手伝いするため、人事労務に関するご相談や、社会保険等の諸手続きなどの業務を請け負っています。
    また、社会保険労務士としての業務と並行し、人事労務に関する記事の作成や監修などの業務も請け負っています。
    前職は大手鉄道会社の総合職でした。人事のみならず、営業戦略、新幹線予約システム開発など様々な業務に携わった経験を現職にも活かし、会社経営の様々なご相談に乗れるように心がけています。

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