• 更新日 : 2025年3月18日

外国人雇用状況届出書の対象者は？提出先や記入項目についても徹底解説

外国人雇用状況届出書は、外国人労働者を雇用する全事業主が必ず提出するべき重要な書類です。正社員やアルバイト、派遣、技能実習生など、雇用形態に関係なく提出する必要があります。

ただし、外国人雇用状況届出書は雇用保険の加入状況により異なるため、適切に準備して提出することが重要です。

本記事では、外国人雇用状況届出書の概要や提出方法を徹底解説します。

外国人雇用状況届出書の目的は適切な雇用管理と再就職支援

外国人雇用状況届出書は、事業所での外国人労働者の雇用状況を把握し、適切な雇用管理や再就職支援を促進する届出です。

在留資格が「外交」「公用」または「特別永住者」を除く外国人労働者を対象とし、雇入れ時と離職時に事業主がハローワークへ提出する義務があります。

適切な雇用管理により、外国人労働者の労働環境は改善され、再就職支援にもつながるでしょう。

外国人労働者を雇用するための詳しい情報については、下記の記事をあわせてご覧ください。

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事業主は外国人雇用状況届出書を提出する義務がある

事業主は雇用対策法第28条に基づき、外国人労働者を雇用する際と離職時に「外国人雇用状況届出書」の提出が義務付けられています。

届出書には氏名や在留資格などの情報を記載し、ハローワークへ提出してください。

届出により、外国人労働者の適切な雇用管理が促進され、事業主への助言・指導が行われます。また、離職した外国人労働者の再就職支援にも活用できるため、従業員に安心感を与えられるでしょう。

外国人雇用をご検討の方は、外国人の入社手続きの記事もあわせて読むと、よりスムーズな雇用が実現します。

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届出の対象者は在留資格「外交」、「公用」以外の方

外国人雇用状況届出書の提出対象者は、在留資格が「外交」「公用」以外の外国人労働者です。特別永住者も届出の対象外のため、注意が必要です。

届出の対象は就労ビザを持つ外国人だけでなく、「日本人の配偶者等」「定住者」「永住者」などの在留資格を持つ人も含まれます。また、「留学」や「家族滞在」の在留資格でアルバイトやパートタイムの仕事をする方も対象です。

ただし、いずれの場合も資格外活動許可を受けている必要があります。事業主は、該当する在留資格を持つ外国人労働者を雇用する際は、適切に届出る義務があります。

外国人雇用状況届出書の提出方法は雇用保険の加入状況で異なる

外国人雇用状況届出書の提出方法は、雇用保険の加入状況によって異なります。雇用保険の被保険者の場合と未加入の場合で、使用する様式や提出期限に違いがあるため、適切な方法での手続きが大切です。

以下では、雇用保険の被保険者かどうかに応じた提出方法について解説します。

雇用保険の被保険者となる外国人の場合

雇用保険の被保険者となる外国人を雇用・離職させる場合、雇入れと離職の場合で異なる書類が必要です。雇入れ時は「雇用保険被保険者資格取得届（様式第2号）」に、離職時は「雇用保険被保険者資格喪失届（様式第4号）」に以下の事項を記入のうえ提出しましょう。

雇用保険の被保険者となる外国人の場合の、届出の提出方法は以下のとおりです。

参考：外国人雇用は ルールを守って適正に（令和6年6月版）｜厚生労働省

上記の表の内容を誤りなく記入できているか確認し、誤りのない状態で届出てください。

雇用保険の被保険者とならない外国人の場合

雇用保険の被保険者とならない外国人を雇用・離職させる際は「外国人雇用状況届出書（様式第3号）」を提出しましょう。特別永住者や在留資格「外交」「公用」の方は届出の対象外です。

雇用保険の被保険者とならない外国人の場合の、届出の提出方法は以下のとおりです。

参考：外国人雇用は ルールを守って適正に（令和6年6月版）｜厚生労働省

雇用保険の被保険者の場合と被保険者でない場合は、記入する事項も異なるため、注意が必要です。

外国人雇用状況届出書の事項確認では証明書の提示が必要である

事業主が外国人雇用状況届出書を提出する際は、外国人労働者の在留資格や在留期間を確認するために、在留カードまたは旅券（パスポート）などの証明書の提示​を求める必要があります。

特別永住者（在日韓国・朝鮮人など）であることが特別永住者証明書で確認できれば届出は必要ありません。

届出事項の具体的な記載方法は、以下のとおりです。

参考：外国人雇用は ルールを守って適正に（令和6年6月版）｜厚生労働省

上記の情報は、外国人雇用状況届出書の提出において重要であるため、必ず確認しておきましょう。

中期在留者には在留カードが交付される

平成24年7月9日から、出入国管理および難民認定法の改正により、中長期在留者に在留カードが交付されるようになりました。

中長期在留者とは、3ヶ月以下の在留期間が決定された人、短期滞在・外交・公用の在留資格を有する人、特別永住者、在留資格を持たない人以外の外国人を指します。

なお、中長期在留者が再入国許可以外で出国する場合や死亡した場合には、在留カードの返納が必要です。

外国人雇用状況届出書（様式第3号）の提出は電子申請も可能

外国人雇用状況届出書（様式第3号）は、インターネットからも提出できます。

外国人労働者の雇入れ時や離職時には、通常ハローワークへの届出が必要ですが、「外国人雇用状況届出システム」を使うことでオンライン申請が可能です。外国人雇用状況届出システムはハローワークインターネットサービス上で提供され、24時間365日利用できます。

ただし、毎週日曜日22時から翌月曜日8時まではメンテナンス時間のため、利用する時間帯には注意が必要です。

インターネットからの届出は、来所せずに複数の外国人労働者についてまとめて届出できるほか、届出後の情報確認や修正ができるため忙しい方にもおすすめの届出方法です。

外国人労働者の雇用管理の改善のためにできる5つのこと

外国人労働者を雇用する事業主は、労働関係法令や社会保険関係法令を遵守することが重要です。適切な雇用管理は、労働者の権利保護と職場環境の向上につながります。以下では、外国人労働者の雇用管理の改善のために、事業主ができることをそれぞれ解説します。

1. 外国人労働者の募集と採用ルールを確認する

外国人労働者を募集・採用する際は、明確なルールの確認が重要です。

募集時は、業務内容や賃金、労働時間、就業場所、契約期間、労働・社会保険関係法令の適用について定める必要があります。国外に居住する外国人を採用する場合は、渡航費用の負担や住居確保などの条件も明示しておきましょう。

採用時には在留資格に基づき従事可能な業務か確認し、認められない者であれば就労できないため、慎重な確認が重要です。また、新規学卒者の採用において、留学生であることを理由に除外してはいけないことも踏まえたうえで雇用しましょう。

2. 労働条件を再確認する

外国人労働者の雇用管理を改善する際は、労働条件の再確認が重要です。

まず、国籍を理由に、賃金や労働時間などで差別的な取り扱いをしてはいけません。不当な扱いは労使間のトラブルだけでなく、労働者の定着率低下にもつながります。

外国人労働者と労働契約を結ぶ際は、賃金や労働時間など主要な労働条件を本人が理解できるよう書面で交付し、労使間の合意のうえ契約しましょう。

雇用後は適正な労働時間の管理を行い、労働者名簿を作成することも必要です。双方にとって働きやすい環境を整えると、良好な関係を保ちながら円滑に作業が行えるでしょう。

3. 安全衛生を確保する

外国人労働者の雇用管理において、安全衛生の確保は重要です。

安全衛生教育では外国人労働者が理解できるように指導し、とくに機械設備や安全装置、保護具の使用方法を確実に理解させる必要があります。労働災害防止のために、日本語や基本的な合図の習得も促すことで、円滑な作業が実現します。

また、労働安全衛生法に基づき健康診断を実施し、関係法令の内容はわかりやすい説明書で周知することが大切です。

4. 雇用・労災・社会保険および厚生年金保険の手続きを徹底する

外国人労働者の雇用管理改善には、雇用保険や労災保険、健康保険、厚生年金保険の適用手続きを徹底することが重要です。

被保険者に該当する場合は、雇用時に必要な手続きを行い、在職中は保険の適用状況を管理します。離職時は離職票を交付し、ハローワーク窓口や受けられる支援について案内することで失業給付や再就職支援を受けられるように配慮しましょう。

5. 人事管理や教育訓練、福利厚生を見直す

外国人労働者が働きやすい環境を整えるためには、人事管理や教育訓練、福利厚生の見直しが重要です。

人事管理では運用を柔軟にし、多様な人材が能力を発揮しやすい環境づくりに努めます。また、教育訓練では日本語教育をはじめ、日本の生活習慣や文化、雇用慣行への理解を深める指導が外国人労働者の大きなサポートとなります。

外国人雇用状況届出書を提出する際の注意点

外国人雇用状況届出書は、雇入れ時や退職時に提出が必要で、手続きを怠ると罰則が科される可能性があります。

正確な雇用状況を把握し、適切な管理を行うためにも、提出時の注意点を確認しておくことが重要です。以下では、届出書提出時の具体的な注意点を解説します。

また、下記記事では外国人雇用全般の注意点について紹介しているため、あわせてご覧ください。

人事労務の基礎知識

外国人雇用の注意点 - 関連する法律や手続きを解説

少子高齢化による労働人口の減少に歯止めが効かないなか、外国人の雇用を検討している人事担当者もいることでしょう。外国人労働者の受け入れ状況は、現時点では増加傾向で推移しています。一方で、外国人を就労させるには法律に則った手続きが必要となるため注意が必要です。この記事では外国人を雇用する際の注意点やメリット・デメリットを紹介します。外国人雇用に関連する法律外国人雇用は「出入国管理及び難民認定法」いわゆる「入管法」に定められた「在留資格」の範囲内において認められています。外国人を雇用した事業主は、...

雇用形態に関係なく届出が必要である

外国人雇用状況届出書は、雇用形態に関係なく提出が必要です。

雇用保険の被保険者とならない短期アルバイトも提出義務があり、留学や家族滞在の在留資格で「資格外活動許可」を得てアルバイトする場合も対象です。届出を怠ると、雇用対策法に基づき30万円以下の罰金が課される可能性があります。

もし、面接時に外国人労働者と判断できず、届出書の提出ができなかった場合は故意でないと判断され、法令違反を問われないこともあります。しかし、発覚時には速やかにハローワークへ問い合わせることが重要です。

退職した場合も手続きが必要である

外国人雇用状況届出書は、雇入れ時だけでなく退職時も提出する必要があります。

退職時に届出書を提出することで、国が外国人労働者の雇用状況を正確に把握し、ハローワークでの再就職支援や適切な雇用管理のための指導が可能です。また、不法就労防止にもつながり、企業の透明性を確保できます。

さらに、届出を適切に提出して離職票を発行することは、外国人労働者が安心して次の職場に移るための手助けにもなります。外国人雇用の際は、届出を徹底し、雇入れから退職までサポートすることが重要です。

外国人労働者を雇用する際は、外国人雇用状況届出書の提出を徹底しよう

外国人雇用状況届出書は、外国人労働者に対し、事業主が在留資格や在留期間などの正確な情報を記載し、管轄ハローワークへ提出する必要がある重要な書類です。

届出を徹底することで、法令の遵守と労働管理の円滑化、さらに再就職支援の充実にもつながるため、必ず提出しましょう。

• 【監修】マネーフォワード クラウド給与

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