- 更新日 : 2025年9月16日
勤怠管理の時間短縮方法5選。失敗しない選び方を知って業務を効率化しよう
勤怠管理の集計や給与計算への連携に、多くの時間を費やしていませんか？
勤怠管理業務の時間短縮は、コスト削減はもちろん、法改正への対応や生産性向上にも繋がる重要な経営課題です。この記事では、勤怠管理を効率化する具体的な方法を解説するとともに、あなたにあった失敗しない選び方をわかりやすくご紹介します。
目次
勤怠管理を時間短縮する方法5選
勤怠管理の時間短縮方法は5つに分類されます。それらの方法ごとに独自のメリットがあり、企業の規模や働き方、予算に応じて最適な選択肢が変わってきます。
ここでは、各方法の特徴と導入時のポイントを詳しく解説していきます。
方法1：勤怠管理システムの導入
1つ目は、勤怠管理システムの導入です。
クラウド型の勤怠管理システムを導入すれば、従業員の打刻から勤務時間の集計、給与計算システムへの連携まで、すべてが自動化されます。
具体的には、従業員がスマートフォンやパソコンから簡単に打刻でき、管理者はリアルタイムで勤務状況を把握できるようになります。残業時間の上限アラートや有給取得状況の可視化など、労務管理に必要な機能も充実しており、月末の締め作業にかかる時間を大幅に削減できるケースも少なくありません。
また、2025年4月から施行された育児・介護休業法の改正など、頻繁に変わる法改正にもシステム側で自動対応してくれるため、法令違反のリスクも大幅に軽減されます。
関連記事｜【2025年最新】勤怠管理の法律で守るべき義務・労働基準法の改正点まとめ
方法2：Excelのテンプレート活用
予算を抑えながら勤怠管理を効率化したい場合は、Excelの活用が有効です。
インターネット上には多くの無料テンプレートが公開されており、SUM関数やIF関数を使った自動計算機能を備えたものも豊富に存在します。
たとえば、出勤・退勤時刻を入力するだけで、労働時間や残業時間が自動計算されるテンプレートを使えば、手作業での計算ミスを防ぎながら、集計作業を一定時間削減することが可能です。従業員数が10名以下の小規模企業であれば、Excelでの管理でも十分な効率化が図れるでしょう。
ただし、法改正への対応は手動で行う必要があり、関数の修正や項目の追加など、ある程度のExcelスキルが求められます。また、複数のファイルが増えていくと管理が煩雑になりやすいという課題もあるため、従業員数が増えてきたらシステム導入を検討することをおすすめします。
方法3：（タイムカード運用企業向け）運用ルールを見直す
現在タイムカード運用をしていて、「今すぐシステム導入は難しいけれど、とにかく勤怠管理の手間を減らしたい」という企業には、運用ルールの見直しによる効率化がおすすめです。
まず重要なのは、打刻漏れや修正依頼のルール標準化です。例えば「修正依頼は翌営業日の午前中まで」「承認は必ず直属の上長が行う」といった明確なルールを設定します。これだけで、月末にまとめて発生していた確認作業を日次処理に分散でき、締め作業の負担軽減につながります。
次に、ダブルチェック体制の構築も効果的です。集計担当者が一人で作業するのではなく、必ず別の担当者が検算・確認する体制をルール化する方法です。
また、残業計算や休日出勤の処理方法を詳細にマニュアル化し、担当者が変わっても同じ品質で処理できる仕組みを構築すれば、属人化によるリスクも回避しやすくなります。
方法4：ICカードリーダーの活用
既存のタイムカードからの移行を段階的に進めたい企業には、ICカードリーダーの導入がおすすめです。
交通系ICカード（SuicaやPASMOなど）を活用すれば、新たにカードを発行する必要もなく、従業員はカードをかざすだけで簡単に打刻できます。
ICカードリーダーは1台あたり3,500～5,000円程度が主流で、パソコンに接続するタイプや、独立型のタイムレコーダータイプなど、職場環境に合わせて選択可能です。打刻データは自動的にデジタル化されるため、手作業での転記作業が不要となり、集計にかかる時間を大幅に削減できます。
また、ICカードは貸し借りがしにくいという特性から、不正打刻の防止にも効果的です。FeliCa規格やMIFARE規格など、さまざまな種類のICカードに対応しているため、社員証をICカード化している企業では、そのまま勤怠管理に活用することも可能です。
方法5：アウトソーシング（外部委託）
社内リソースが限られている企業には、勤怠管理のアウトソーシングという選択肢もあります。
専門業者に委託することで、勤怠データの集計から給与計算、さらには年末調整や住民税更新まで、一連の業務を任せることができます。
アウトソーシングの最大のメリットは、専門知識を持つプロが対応してくれるため、法改正への対応や複雑な勤務形態への対応も安心して任せられることです。基本的な勤怠管理業務を委託できるので、人件費削減効果も期待できます。
ただし、社内にノウハウが蓄積されないというデメリットもあるため、将来的に内製化を検討している企業は、段階的な移行計画を立てることが重要です。また、個人情報を扱うため、セキュリティ体制やプライバシーマーク取得の有無など、委託先の信頼性を十分に確認する必要があります。
【失敗しない選び方】自社に最適な時間短縮方法
勤怠管理の時間短縮方法は複数ありますが、重要なのは「自社に最適な方法を選ぶこと」です。
ここでは、企業規模、抱えている課題、従業員の働き方という3つの軸から、最適な方法を選ぶポイントを解説します。
選び方の軸1：企業の規模・従業員数
従業員数は、勤怠管理方法を選ぶ最も重要な指標の一つです。
従業員数が少ない段階では費用対効果を重視し、規模が大きくなるにつれて自動化やシステム化の必要性が高まります。
例えば、従業員10名以下の企業では、Excelテンプレートの活用が最もコストパフォーマンスに優れています。無料のテンプレートを使えば初期投資ゼロで始められ、必要に応じてカスタマイズも可能です。
ただし、成長を見据えている企業は、早い段階からクラウド型システムの導入を検討することで、将来的な移行コストを抑えることができます。
従業員11～50名の企業になると、手作業での管理が限界に達し始めます。この規模では、クラウド型勤怠管理システムの導入がおすすめです。月額1万円前後で利用でき、給与計算ソフトとの連携により、大幅な業務効率化が実現します。ICカードリーダーと組み合わせることで、より確実な勤怠管理が可能になります。
従業員51名以上の企業では、包括的な勤怠管理システムの導入が必須となります。複数拠点の管理、シフト管理、有給管理など、複雑な労務管理に対応できる機能が必要です。場合によっては、システム導入と併せてアウトソーシングを活用し、コア業務にリソースを集中させる戦略も有効です。
選び方の軸2：現在抱えている課題（集計ミス、管理の手間など）
企業が抱える課題によって、優先すべき解決策も変わってきます。まずは自社の課題を明確にし、それに応じた方法を選択することが成功への近道です。
集計ミスや計算ミスが多い場合は、システム化による自動計算機能の導入が急務です。勤怠管理システムなら、打刻データから自動で労働時間を集計し、人為的ミスをゼロに近づけることができます。Excel管理でも、関数を活用した自動計算により、ミスを大幅に削減できます。
月末の締め作業に時間がかかりすぎる場合は、リアルタイム集計が可能なクラウド型システムが最適です。日々の勤務データが自動集計されるため、月末に慌てて作業する必要がなくなります。また、アウトソーシングを活用すれば、締め作業自体を外部に任せることも可能です。
法令遵守への不安がある場合は、最新の法改正に自動対応するシステムの導入、または専門知識を持つアウトソーシング先への委託が有効です。特に2024年4月以降、建設業や運送業でも時間外労働の上限規制が適用されるなど、法改正への対応は急務となっています。
選び方の軸3：従業員の働き方（テレワーク、シフト制など）
多様化する働き方に対応できる勤怠管理方法を選ぶことも、選び方の一つです。 従業員の勤務形態を考慮せずに方法を選ぶと、かえって管理が複雑になる可能性があります。
テレワーク・リモートワークが中心の企業では、場所を問わず打刻できるクラウド型システムが必須です。GPS機能付きのスマートフォン打刻や、パソコンのログイン・ログオフと連動した自動打刻機能により、在宅勤務でも正確な勤怠管理が可能になります。Excelでの管理は、リモート環境では共有や更新が困難なためあまりおすすめできません。
シフト制や変形労働時間制を採用している企業では、複雑な勤務パターンに対応できるシステムが必要です。飲食店や小売店など、シフト管理が重要な業種では、シフト作成機能と勤怠管理が一体化したシステムを選ぶことで、大幅な効率化が図れます。
製造業や建設業など現場作業が中心の企業では、ICカードリーダーやタイムレコーダーの設置が効果的です。作業現場の入口に設置することで、確実な打刻が可能になります。また、顔認証や指紋認証などの生体認証を組み合わせることで、なりすまし防止も実現できます。
どの方法でも必須！勤怠管理で遵守すべき法的ルールと注意点
勤怠管理の時間短縮を実現する前に、必ず押さえておくべき法的ルールがあります。
ここでは、最新（2025年8月時点）の法令に基づいた、勤怠管理の正しいルールと注意点を解説します。
労働時間の管理は「1分単位」が原則
労働時間は原則として1分単位で管理しなければなりません。これは労働基準法第24条の「賃金全額払いの原則」に基づくルールで、5分単位や30分単位での切り捨ては、たとえ就業規則に記載があっても違法となります。
違反した場合は「30万円以下の罰金」という刑事罰も設けられており、企業の信用失墜にもつながりかねません。
ただし、例外として1ヶ月の時間外労働の合計（割増賃金計算）については、30分未満を切り捨て、30分以上を1時間に切り上げる処理が認められています。これはあくまで月単位での処理であり、日々の労働時間には適用されないことに注意が必要です。
また、始業前に義務付けている作業（制服への着替え、清掃、朝礼など）を労働時間と認めていない場合も、労働基準法違反となるため注意が必要です。
システムやExcelで管理する際は、この計算ルールを正確に設定しておきましょう。
出典｜労働基準法第24条1項 e-Gov法令検索
出典｜第８回最低賃金制度のあり方に関する研究会議事要旨
「15分単位の切り捨て」が違法と判断されるリスク
多くの企業で慣習的に行われている「15分単位の勤怠管理」には、大きな法的リスクが潜んでいます。 たとえば、毎日14分の残業を15分単位で切り捨てていた場合、月20日勤務で280分（4時間40分）の未払い残業が発生することになります。
このような違法な運用が発覚した場合、労働基準監督署からの是正勧告だけでなく、従業員からの未払い賃金請求訴訟に発展する可能性があります。請求は過去3年分まで遡ることができ、全従業員分となると企業にとって致命的な損失となりかねません。
さらに深刻なのは、遅刻や早退の扱いです。「5分遅刻したら15分の賃金カット」といった懲罰的な運用は完全に違法です。遅刻・早退についても1分単位で正確に記録し、実際の不就労時間のみを控除する必要があります。朝礼や着替えの時間も、業務命令がある場合は労働時間に含まれることを忘れてはいけません。
関連記事｜勤怠計算方法の正しいやり方！60進法や15分単位の処理の解決方法
2024年問題以降も注意すべき法改正の動向
2024年4月から建設業や運送業にも時間外労働の上限規制が適用され、すべての業種で厳格な労働時間管理が求められるようになりました。 さらに2025年4月からは育児・介護休業法が改正され、より柔軟な働き方への対応が必要となっています。
具体的には、短時間勤務制度の拡充や、時間単位での休暇取得など、複雑な勤務パターンへの対応が求められます。
これらの法改正に対応するためには、手作業での管理には限界があります。クラウド型の勤怠管理システムであれば、法改正に合わせて自動的にアップデートされるため、常に最新の法令に準拠した管理が可能です。自社での対応が困難な場合は、専門家への相談やアウトソーシングの活用も検討すべきでしょう。
システム導入時に注意すべき情報セキュリティ対策
勤怠管理システムを導入する際は、個人情報保護の観点から、セキュリティ対策が極めて重要です。クラウド型システムには従業員の個人情報や勤務データが蓄積されるため、情報漏洩は企業の信用を大きく損なうリスクとなります。
システム選定時には、以下の点を必ず確認するようにしましょう。まず、SSL暗号化通信に対応しているか、ISO27001（情報セキュリティマネジメントシステム）などの認証を取得しているか、定期的なセキュリティ監査を実施しているか、などです。また、データのバックアップ体制や、障害発生時の復旧計画（BCP）についても確認が必要です。
アクセス権限の設定も重要なポイントです。管理者権限を適切に設定し、必要最小限の担当者のみがデータにアクセスできるようにすることで、内部からの情報漏洩リスクを軽減できます。また、パスワードポリシーの設定や、二要素認証の導入など、不正アクセス防止策も併せて検討することをおすすめします。
勤怠管理の時間短縮で、企業の未来はこう変わる
勤怠管理の時間短縮は、単なる業務効率化にとどまらず、企業全体に大きな変革をもたらします。ここでは、効率的な勤怠管理システムを導入することで実現できる、4つの具体的な変化と効果について詳しく解説します。
担当者の業務負担が減り、コア業務に集中できる
勤怠管理の自動化により、人事労務担当者の業務時間を大幅に削減できるケースも珍しくありません。これまで月末の締め作業に追われていた時間を、採用活動や人材育成、組織開発といった、より戦略的な業務に充てることができるようになります。
具体的には、タイムカードの集計や残業時間の計算、有給残日数の管理といった定型業務から解放され、従業員のエンゲージメント向上施策や、働き方改革の推進など、企業価値を高める活動に注力できます。また、ヒューマンエラーによる修正作業もなくなるため、精神的な負担も大幅に軽減されます。
中小企業では、一人の担当者が複数の業務を兼任していることが多いため、この効果はさらに顕著に現れます。勤怠管理にかかる時間が削減されることで、他の重要な業務の質も向上し、結果として組織全体の生産性向上につながります。
労働時間の正確な把握により、人件費が最適化される
リアルタイムで正確な労働時間を把握できることで、人件費の適正化が実現します。システム化により、残業の発生状況や部署ごとの労働時間の偏りが可視化され、適切な人員配置や業務分担の見直しが可能になります。
たとえば、特定の部署で慢性的に残業が発生している場合、早期に問題を発見し、人員の再配置や業務プロセスの改善により、残業代を削減することが可能です。また、36協定の上限に近づいている従業員をアラート機能で事前に把握し、業務調整することで、法令違反のリスクも回避できます。
さらに、正確な勤怠データは、適切な人員計画の立案にも役立ちます。繁忙期と閑散期の労働時間データを分析することで、パート・アルバイトの最適な配置や、業務の平準化による固定費削減も実現可能です。
リアルタイムな勤怠データが、迅速な経営判断をサポートする
経営層にとって、リアルタイムな勤怠データは有益な経営指標となります。部門別・プロジェクト別の工数管理が可能になることで、収益性の分析や投資判断の精度が格段に向上します。
クラウド型システムなら、経営ダッシュボードで全社の勤務状況を一目で把握でき、問題の早期発見と迅速な対応が可能です。たとえば、特定のプロジェクトで想定以上の工数が発生している場合、早期に察知して軌道修正することで、赤字プロジェクトの発生を防ぐことができます。
また、労働生産性の指標も正確に算出できるようになり、投資対効果の高い施策の立案が可能になります。テレワーク導入後の生産性変化や、新システム導入による業務効率化の効果も、具体的な数値で検証できるため、データドリブンな経営判断が実現します。
従業員の満足度が向上し、働きやすい職場環境が実現する
透明性の高い勤怠管理は、従業員の満足度向上にも貢献します スマートフォンから自分の勤務実績や有給残日数をいつでも確認できることで、ワークライフバランスの自己管理が容易になります。
正確な労働時間管理により、サービス残業がなくなり、働いた分がきちんと評価される環境が整います。これは従業員のモチベーション向上だけでなく、企業への信頼感醸成にもつながります。
また、有給休暇の取得促進機能により、計画的な休暇取得が可能になり、メンタルヘルスの改善にも寄与します。フレックスタイムや時差出勤、テレワークなど、多様な働き方に対応することで、優秀な人材の確保と定着率向上も期待できます。
勤怠管理の時間短縮方法を正しく選び、企業の成長を加速させよう
勤怠管理の時間短縮は、単なる業務効率化に留まりません。それは、人件費の最適化、法令遵守、そして従業員満足度の向上を実現し、企業の成長基盤を強固にするための戦略的な一手になります。
今回ご紹介した方法と、失敗しないための選び方を参考に、ぜひ自社に合った最適なやり方を見つけてください。
※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。
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