- 更新日 : 2025年6月19日
労働条件通知書はいつまでに渡すべき？発行のタイミングや明示方法も紹介
基本的に労働条件通知書は、雇用契約を締結するときまでに渡すべきです。労働基準法でも、労働契約の締結に際して労働条件を明示しなければならないと規定されています。
ただ「具体的にはいつまでに渡した方がいい？」「社員が入社するタイミング以外にも発行すべきタイミングはある？」などと疑問に思う人もいるでしょう。
そこで本記事では、労働条件通知書を渡すべき3つのタイミングと、各タイミングでいつまでに交付した方がいいのかを中心に解説しています。
目次
労働条件通知書とは？
労働条件通知書とは、企業が従業員に労働条件を明示するための書類です。労働基準法の第15条にて労働契約を締結する際に発行することが義務付けられているため、契約の締結時には必ず交付してください。
また、労働条件通知書には契約期間・勤務時間・賃金などの労働条件を記載します。労働条件を詳細に明示することで、不利な条件から労働者を守るという目的があります。条件面における認識の齟齬やトラブルなどの防止にも期待できるでしょう。
労働条件通知書と似たような書類として雇用契約書があります。雇用契約書は労働者と契約を取り交わすための書類です。雇用契約書の発行は義務付けられていませんが、書面上で契約を締結したという証拠を残すためにも、発行することが適切とされています。
労働条件通知書を発行する対象者
労働条件通知書は、雇用形態に関係なく全ての従業員に発行する必要があります。パートやアルバイトには発行しないといった対応は認められません。
また、全ての雇用形態に対して共通で明示すべき項目が定められています。
| 絶対的記載事項 | 相対的記載事項 |
|---|---|
|
|
絶対的記載事項とは、労働条件通知書で必ず明示しなければならない事項です。相対的記載事項とは、会社で制度を設けている場合に明示する必要がある事項です。
短時間・有期雇用の労働者に対しては、上記に加えて以下の項目も明示してください。
- 昇給の有無
- 退職手当の有無
- 賞与の有無
- 相談窓口
抜け漏れがないよう、丁寧に確認しながら作成しましょう。
参考：労働基準法施行規則 | e-Gov 法令検索、パートタイム労働者の適正な労働条件の確保のために｜厚生労働省
労働条件通知書はいつまでに渡すべき？
労働条件通知書を渡すべきタイミングは、入社時・契約の更新時・労働条件の変更時です。それぞれのタイミングについて、いつまでに渡すべきかを以下より詳しく解説します。
社員が入社するとき
労働条件通知書は、新卒社員や中途採用した社員が入社するときに渡す必要があります。
労働基準法の第15条にて、契約を締結する際に労働条件を明示しなければならないと規定されています。よって、社員が入社して雇用契約を締結するときには、労働条件通知書を交付しなければなりません。
もし内定者が早めに労働条件の明示を希望する場合は、内定の承諾前でも労働条件通知書を渡すべきです。
労働条件を事前に確認できることによって、条件について把握・理解したうえで入社を決断してもらえます。内定の承諾後や契約締結のタイミングで条件面を確認するよりも、急な内定辞退や入社後のトラブルを防ぎやすいでしょう。
契約を更新するとき
契約社員やパートなど有期雇用の従業員の契約を更新するときにも、原則として労働条件通知書を発行する必要があります。
以下のような場合に関しても、労働条件通知書は新しく作成して従業員に渡してください。
- 更新に際して労働条件を変更する場合
- 更新前後で条件が変わらない場合
- 有期雇用から無期雇用へ転換する場合
更新するにあたって条件が変更となる場合はもちろん、契約期間以外の条件を変更しない場合も新規の労働条件通知書を交付しなければなりません。
有期雇用の従業員から正社員や無期雇用の従業員へ転換する場合も、さまざまな条件が変更となることが考えられるため、必ず労働条件通知書を作り直してください。
また契約満了日の30日前には、新しい労働条件通知書を本人に渡すのが望ましいです。従業員が契約を更新するか考えたり更新後の条件を確認したりすることを考慮して、1ヶ月ほど前には労働条件通知書を渡すようにしましょう。
なお、労働条件を労働者に不利に変更する場合は、本人の同意がなければ変更できません。同意を得られなければ、従来の労働条件のまま継続する必要があります。
参考：労働条件の明示を適切に行っていますか？｜厚生労働省、労働契約法 | e-Gov 法令検索
労働条件を変更するとき
労働条件を変更するときも、労働条件通知書を新たに作成する必要があります。正社員の労働条件を変更するときやパートの労働条件を変更するときなど、雇用形態に関係なく作成し直さなければなりません。
また、労働条件を労働者に不利に変更するときは、変更対象の従業員全員から同意を得る必要があります。以下の手順で変更の手続きを行ってください。
- 対象の従業員全員から個別に変更の同意を得る
- 覚書や労働条件変更同意書に署名をもらう
- 労働条件を変更する
全員分の署名をもらって労働条件を変更することが確定したら、直ちに新しい労働条件通知書を発行しましょう。最新の労働条件通知書を交付し、改めて労働条件について確認してもらってください。
なお、労働者にとって不利に労働条件を変更する場合、変更の同意を得られなければ労働条件の変更は原則としてできません。一方的に変更すると訴訟問題に発展する可能性もあります。
労働条件を明示する方法
基本的に労働条件は書面で明示する必要があります。従業員が希望したときは、以下の方法でも明示が可能です。
- FAX
- EメールやGmailなどのWebメールサービス
- SNSのメッセージ機能
- SlackやChatworkなどのチャットツール
ただし、書面以外で明示できるのは、労働条件通知書を出力できる方法に限られます。
メールやSNSのメッセージなどで労働条件通知書を送付する際は、印刷や保存などがしやすいように添付ファイルで送付するようにしましょう。
参考：平成31年４月から､労働条件の明示がFAX･ﾒｰﾙ･SNS等でもできるようになります｜厚生労働省
労働条件の明示方法に関する注意点
労働条件の明示方法に関して注意点を3つ紹介します。
- 従業員が本当に書面以外での明示を希望したのか確認する
- 書面以外で明示する場合は、労働条件通知書が本人に届いたか確認する
- ショートメールサービス（SMS）での明示は避ける
メールやSNSなどの方法で労働条件を明示する際は、必ず従業員に確認をしてください。書面以外での明示を希望していることを、メールやチャットツールなどで個別に確認のうえ証拠を残すようにしましょう。
もし本人が希望していないにもかかわらず、書面以外で明示した場合は労働基準関係法令の違反となります。
また書面以外で明示する場合は、労働条件通知書が本人に届いたか確かめるようにしてください。メールが届いているか、労働条件通知書の内容を閲覧できるかなども併せて確認することが推奨されています。
ショートメールサービス（SMS）での明示は禁止されているわけではありませんが、ファイルを添付できないため使用は避けましょう。労働条件通知書をファイルとして添付し、従業員が保存・出力できる状態が望ましいです。
労働条件通知書を渡さないとどうなる？
労働条件通知書を渡さないと労働基準法の第15条に違反したことになり、30万円の罰金を科せられる可能性があります。
また、労働条件通知書を渡すのが遅くなると、従業員に不信感を持たれてしまうことも考えられます。
会社の労働条件を把握したうえで働き始めてもらうのが理想であるため、入社日には労働条件通知書を発行しましょう。内定を出したタイミングや内定の承諾を得たタイミングなど、早めに発行する会社もあります。
契約社員やパートなどの契約を更新する場合は、契約満了日の30日前には発行するのが適切とされています。
労働条件の明示に関するよくある質問
最後に労働条件の明示に関するよくある質問をいくつか紹介します。
試用期間が終わったあとに労働条件通知書を交付しても良い？
労働条件通知書は内定を出したときや雇用契約を締結するときに交付すべきであるため、試用期間の満了後だと遅すぎます。
本採用前だとしても、入社日に雇用契約を締結してから試用期間に入ります。よって労働条件通知書は、遅くとも契約締結までには交付しなければなりません。
雇用契約書も試用期間の満了後ではなく、従業員が入社した日に交付して契約を結びます。また試用期間中であっても、社会保険の加入条件を満たしている場合は必ず加入手続きを行いましょう。
契約を更新する際は条件が同じでも労働条件通知書を発行すべき？
パートや契約社員の契約を更新する際、条件面が全く同じだとしても労働条件通知書は発行すべきです。
発行しないと契約更新後の労働条件が不明瞭であるためです。「条件面に何か変更があったのか」「給与は上がったのか」などと疑問を持つ従業員も出てくるでしょう。
更新後の条件が全く同じだとしても、労働条件通知書を発行すれば条件面については何も変わらないと従業員に認識してもらえます。また、企業と従業員の双方が契約期間や次回の更新時期などを把握できます。
労働条件通知書と雇用契約書は兼用できる？
労働条件通知書と雇用契約書は兼用可能で「労働条件通知書 兼 雇用契約書」として発行できます。内定を出したタイミングや契約を締結するタイミングで従業員に交付してください。
また、労働条件通知書に記載すべき項目が全て記載されているか、パートやアルバイトなどに発行するときは追加の項目が記載されているかなども確認しましょう。
マネーフォワードでは「雇入通知書_労働条件通知書」のテンプレートを用意しているため、必要に応じてご活用ください。
会社を移転した際も労働条件通知書を新しく発行し直す必要がある？
移転で就業場所が変更になった際は、わざわざ労働条件通知書を発行し直す必要はありません。
2024年4月の法改正により、労働条件通知書に「就業場所」について変更の範囲を明示しなければならなくなりました。「会社の定める場所（テレワークを行う場所を含む）」のように、あらかじめ変更の範囲が記載されていれば問題ありません。
参考：2024年4月から労働条件明示のルールが変わりました｜厚生労働省
※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。
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