- 更新日 : 2024年10月30日
研修参加申請書とは？目的や書き方を解説！無料テンプレートつき
外部研修参加申請書とは、社外で研修を受講する際に作成する書類であり、人事や上司に参加の承認を得ることが目的です。申請書を作成するにあたっては、研修内容と現在の業務との関係などを客観的に説明することが必要になります。本記事では、外部研修参加申請書の作成目的や書き方の詳細を中心に解説します。
目次
研修参加申請書とは？
企業の外部で実施される研修には、大きく分けて2通りあります。一つは、新人社員研修などのように社内で実施する代わりに外部組織が主催する研修を利用するケースです。もう一つは、社内の研修プログラムでは実施することが難しいテーマを掲げて不特定多数の企業の社員を対象に実施される研修です。
前者の場合、企業が計画的に参加を申込むのが一般的ですが、後者は、社員が研修の内容や業務との関連性を説明し、上司や人事セクションから参加の承認を得ることによって参加する場合が多い傾向です。
なお、本記事で取り上げる外部研修参加申請書とは、後者の研修に参加を希望する場合に上司または人事セクションに提出する書類を指します。
社員が外部研修に参加すると、受講料が必要になるだけでなく、その社員が不在となることによって業務への影響が生じるなど、さまざまなコストが発生します。外部研修参加申請書は、こうしたコストと研修参加を認めることによることで、研修への参加を認めるかどうかを判断するための資料となるのです。
研修参加申請書を作成する目的は？
外部研修参加申請書は、社員が参加したいと考える研修について、その内容や目的、参加することによって得られる成果を説明し、上司や人事セクションの承認を得るために作成するものです。
外部研修参加申請書を通して組織が見落としがちな課題が見えてくる場合があるため、ここでは申請書を作成する目的を少し掘り下げて説明します。
業務に関する課題の提起
外部研修の大きな魅力は、社内で企画されている研修とは異なった視点で、先端的なテーマを扱う点です。このようなテーマに関心を持ち、研修への参加を申出るということは、参加申請者自身が業務について真摯な問題意識を抱いており、その解決の必要性を感じているからだと考えられます。
また、外部研修への参加を申請するということは、申請者の問題意識を提起する機会でもあります。自らの問題意識を客観的かつ簡潔に記述して課題を提起しましょう。
費用対効果の判断材料
基本的に外部研修に参加する際は、受講料の負担があります。一人当たりの参加費用はともかく、複数の社員が参加を希望するとなれば、それなりのコストがかさみます。
外部研修参加申請書は、参加希望者が持っている問題意識、外部研修によって得られる知識や技術、業務に活用できると期待される成果をワンペーパーで説明することによって、研修参加の可否を上司や人事セクションが判断できるように提出するものです。
不在日程の事前報告
研修期間が短い場合であれば、業務への大きな支障はないと考えられますが、複数日にわたる研修となると業務への支障が生じることも想定されます。研修内容と期待される成果が整合的である場合でも、業務スケジュールの点で参加が難しい場合もありえるでしょう。
こうした場合、申請書に示された研修日程によって受講申請者が不在の期間中の人員配置案を準備することができます。
研修参加申請書の書き方は？
外部研修参加申請書には、参加を希望する研修の名称、主催者、開催日時、開催場所、受講料のほかに、「研修への参加目的」や「期待される業務への活用と効果」を記載します。これらの項目以外について記載する場合には「備考」欄を使います。
ここでは、参加目的、期待される活用と効果、備考の3項目の書き方を説明します。
研修への参加目的
研修への参加目的の一つとして、参加申請者が抱えている問題意識を研修の内容によって解決または改善することが挙げられます。
この項目において記載すべき内容は、①参加申請者が抱えている問題意識を簡潔に提示する、②その解決・改善の方向性を示し、③その具体的な方策が研修によって得られる知識や技術であることを説明する、といった構成になります。
期待される業務への活用と効果
参加目的の項目での記述内容を踏まえ、研修によって得られる知識や技術を具体的な業務にどのように反映していこうと考えているかを記載します。ただし、リアリティに欠けた内容では研修参加の承認を得るのは難しいでしょう。
問題意識と解決の方向性を踏まえ、どのようなビジョンを展開できるかが問われます。研修参加を認めてもらいたいなら、問題解決のフレームワークなども活用し、説得性を高めていきましょう。
備考
通常であれば、「研修への参加目的」「期待される業務への活用と効果」の2項目をまとめることで外部研修参加申請書の内容は必要十分だと思われます。
しかし、問題意識の背景にある社会意識・経済環境・ビジネス環境の変化、あるいは業務への活用と効果に当たって考慮すべき点などがあれば、備考欄を活用するとよいでしょう。
研修参加申請書の無料テンプレート
外部研修への参加を承認してもらうためには、人事セクションや上司が参加の可否を判断するのに必要十分な情報を提出する必要があります。
効果的な外部研修参加申請書を効率的に作成するためにテンプレートを用意しました。
下記のURLからダウンロードしてご利用ください。
エクセル：https://biz.moneyforward.com/payroll/templates/4290/
ワード：https://biz.moneyforward.com/payroll/templates/4296/
外部研修を活用して仕事力をアップ！
外部研修は、最新のビジネス動向や革新的技術など、社内の研修プログラムでは得ることのできない知識やスキルを身につけることが期待されます。また、知識やスキルの習得だけでなく、社外での人的ネットワークの形成につながるチャンスもあるでしょう。
外部研修参加申請書を提出し外部研修へ参加することは、ストが発生しますが、参加することによってコストを上回る成果が会社にもたらす見込みがあります。参加目的や業務への活用・効果を的確に説明できるよう丁寧に作成しましょう。
※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。
人事労務の知識をさらに深めるなら
※本サイトは、法律的またはその他のアドバイスの提供を目的としたものではありません。当社は本サイトの記載内容（テンプレートを含む）の正確性、妥当性の確保に努めておりますが、ご利用にあたっては、個別の事情を適宜専門家にご相談いただくなど、ご自身の判断でご利用ください。
関連記事
パワハラの精神的苦痛で労災や損害賠償は請求できる？慰謝料の相場や給付を解説
パワハラによる精神的苦痛は、深刻な精神的および身体的健康被害をもたらす可能性があります。本記事では、パワハラ被害者が利用できる労災請求や損害賠償請求について詳しく解説するとともに、慰謝料の相場や各種給付の内容や、適切な対応策を見出すための情…
詳しくみる外国人労働者を受け入れた際に起こりうる5つの問題｜原因・解決策・事例も紹介
外国人労働者を受け入れると、主に5つの問題やトラブルが発生する可能性があります。 「どのような問題が実際に起こっているの？」「トラブルが発生したときの解決策はある？」など気になっている人もいるでしょう。 そこで本記事では、外国人労働者に関連…
詳しくみるKPIツリーとは？KGIとの違いや作り方、具体例、活用方法を解説
KPIツリーとは、最終目標であるKGI（重要目標達成指標）を達成するために、指標となるKPI（重要業績評価指標）を使って樹状に可視化したものです。最終目標に到達するために何を実施し、どの程度の業績を上げればよいかが一目でわかるため、行動を具…
詳しくみる社宅管理の簡易化はどこから？担当者の負担を減らす方法から徹底解説
企業の福利厚生として重要な役割を持つ社宅制度ですが、その管理業務は煩雑で担当者に大きな負担がかかっていませんか？物件探しから契約、入退去の手続き、家賃の管理まで、多岐にわたる業務に追われ、コア業務に集中できないという方もいらっしゃるかと思い…
詳しくみるリクルーターとは？役割や選定基準、制度の導入方法、企業事例を解説
リクルーターとは、主に現場で業務にあたる社員が採用活動を行う採用活動です。求職者に直接アプローチして面談を実施し、コミュニケーションを取りながら自社の魅力を伝える活動を行います。 本記事ではリクルーターの概要や役割、制度のメリットやデメリッ…
詳しくみる社員証を紛失した時の対応方法は？始末書の書き方、例文、無料テンプレートつき
社員証を紛失した場合、速やかに上長や人事部門に報告し、指示に従って対応することが重要です。一般的な対応として、紛失の経緯や状況を説明し、始末書を提出することが求められます。 本記事では、社員証紛失時のリスクと対応方法、始末書の書き方や例文、…
詳しくみる