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  • 更新日 : 2024年10月30日

研修参加申請書とは？目的や書き方を解説！無料テンプレートつき

外部研修参加申請書とは、社外で研修を受講する際に作成する書類であり、人事や上司に参加の承認を得ることが目的です。申請書を作成するにあたっては、研修内容と現在の業務との関係などを客観的に説明することが必要になります。本記事では、外部研修参加申請書の作成目的や書き方の詳細を中心に解説します。

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研修参加申請書とは？

企業の外部で実施される研修には、大きく分けて2通りあります。一つは、新人社員研修などのように社内で実施する代わりに外部組織が主催する研修を利用するケースです。もう一つは、社内の研修プログラムでは実施することが難しいテーマを掲げて不特定多数の企業の社員を対象に実施される研修です。

前者の場合、企業が計画的に参加を申込むのが一般的ですが、後者は、社員が研修の内容や業務との関連性を説明し、上司や人事セクションから参加の承認を得ることによって参加する場合が多い傾向です。

なお、本記事で取り上げる外部研修参加申請書とは、後者の研修に参加を希望する場合に上司または人事セクションに提出する書類を指します。

社員が外部研修に参加すると、受講料が必要になるだけでなく、その社員が不在となることによって業務への影響が生じるなど、さまざまなコストが発生します。外部研修参加申請書は、こうしたコストと研修参加を認めることによることで、研修への参加を認めるかどうかを判断するための資料となるのです。

研修参加申請書を作成する目的は？

外部研修参加申請書は、社員が参加したいと考える研修について、その内容や目的、参加することによって得られる成果を説明し、上司や人事セクションの承認を得るために作成するものです。

外部研修参加申請書を通して組織が見落としがちな課題が見えてくる場合があるため、ここでは申請書を作成する目的を少し掘り下げて説明します。

業務に関する課題の提起

外部研修の大きな魅力は、社内で企画されている研修とは異なった視点で、先端的なテーマを扱う点です。このようなテーマに関心を持ち、研修への参加を申出るということは、参加申請者自身が業務について真摯な問題意識を抱いており、その解決の必要性を感じているからだと考えられます。

また、外部研修への参加を申請するということは、申請者の問題意識を提起する機会でもあります。自らの問題意識を客観的かつ簡潔に記述して課題を提起しましょう。

費用対効果の判断材料

基本的に外部研修に参加する際は、受講料の負担があります。一人当たりの参加費用はともかく、複数の社員が参加を希望するとなれば、それなりのコストがかさみます。

外部研修参加申請書は、参加希望者が持っている問題意識、外部研修によって得られる知識や技術、業務に活用できると期待される成果をワンペーパーで説明することによって、研修参加の可否を上司や人事セクションが判断できるように提出するものです。

不在日程の事前報告

研修期間が短い場合であれば、業務への大きな支障はないと考えられますが、複数日にわたる研修となると業務への支障が生じることも想定されます。研修内容と期待される成果が整合的である場合でも、業務スケジュールの点で参加が難しい場合もありえるでしょう。

こうした場合、申請書に示された研修日程によって受講申請者が不在の期間中の人員配置案を準備することができます。

研修参加申請書の書き方は？

外部研修参加申請書には、参加を希望する研修の名称、主催者、開催日時、開催場所、受講料のほかに、「研修への参加目的」や「期待される業務への活用と効果」を記載します。これらの項目以外について記載する場合には「備考」欄を使います。

ここでは、参加目的、期待される活用と効果、備考の3項目の書き方を説明します。

研修への参加目的

研修への参加目的の一つとして、参加申請者が抱えている問題意識を研修の内容によって解決または改善することが挙げられます。

この項目において記載すべき内容は、①参加申請者が抱えている問題意識を簡潔に提示する、②その解決・改善の方向性を示し、③その具体的な方策が研修によって得られる知識や技術であることを説明する、といった構成になります。

期待される業務への活用と効果

参加目的の項目での記述内容を踏まえ、研修によって得られる知識や技術を具体的な業務にどのように反映していこうと考えているかを記載します。ただし、リアリティに欠けた内容では研修参加の承認を得るのは難しいでしょう。

問題意識と解決の方向性を踏まえ、どのようなビジョンを展開できるかが問われます。研修参加を認めてもらいたいなら、問題解決のフレームワークなども活用し、説得性を高めていきましょう。

備考

通常であれば、「研修への参加目的」「期待される業務への活用と効果」の2項目をまとめることで外部研修参加申請書の内容は必要十分だと思われます。

しかし、問題意識の背景にある社会意識・経済環境・ビジネス環境の変化、あるいは業務への活用と効果に当たって考慮すべき点などがあれば、備考欄を活用するとよいでしょう。

研修参加申請書の無料テンプレート

外部研修への参加を承認してもらうためには、人事セクションや上司が参加の可否を判断するのに必要十分な情報を提出する必要があります。

効果的な外部研修参加申請書を効率的に作成するためにテンプレートを用意しました。

下記のURLからダウンロードしてご利用ください。

エクセル：https://biz.moneyforward.com/payroll/templates/4290/

ワード：https://biz.moneyforward.com/payroll/templates/4296/

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外部研修を活用して仕事力をアップ！

外部研修は、最新のビジネス動向や革新的技術など、社内の研修プログラムでは得ることのできない知識やスキルを身につけることが期待されます。また、知識やスキルの習得だけでなく、社外での人的ネットワークの形成につながるチャンスもあるでしょう。

外部研修参加申請書を提出し外部研修へ参加することは、ストが発生しますが、参加することによってコストを上回る成果が会社にもたらす見込みがあります。参加目的や業務への活用・効果を的確に説明できるよう丁寧に作成しましょう。


※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。

  • 監修：坪 義生（社会保険労務士）

    じんじ労務経営研究所代表（社会保険労務士登録）、労働保険事務組合 鎌ヶ谷経営労務管理協会会長、清和大学法学部非常勤講師、「月刊人事マネジメント」（㈱ビジネスパブリッシング）取材記者。社会保険診療報酬支払基金、衆議院議員秘書、㈱矢野経済研究所、等を経て、91年、じんじ労務経営研究所を開設。同年より、企業のトップ・人事担当者を中心に人事制度を取材・執筆するほか、中小企業の労働社会保険業務、自治体管理職研修の講師など広範に活動。著書に『社会保険・労働保険の実務　疑問解決マニュアル』(三修社)、『管理者のための労務管理のしくみと実務マニュアル』(三修社)、『リーダー部課長のための最新ビジネス法律常識ハンドブック』(日本実業出版社、共著)などがある。

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