- 更新日 : 2024年8月23日
雇用保険被保険者証とは？紛失したときの再発行なども解説！
雇用保険被保険者証とは、雇用保険に加入していることを示す証明書のことです。雇用保険に加入できる条件を満たしている従業員について会社からハローワークに加入の申請を行います。紛失した場合には、従業員が再発行の申請を行います。
本記事では雇用保険被保険者証の概要や加入する条件、紛失した場合の再発行について解説します。
目次
雇用保険被保険者証とは？
雇用保険被保険者証とは、従業員が雇用保険の被保険者であることを証明する証明書のことです。従業員を雇用する事業主は会社の規模や業種を問わず、雇用保険の適用事業となり、一定の要件を満たしている従業員を雇用する場合は雇用保険に加入しなければなりません。
雇用保険に加入した従業員には、加入していることの証明として、被保険者番号と氏名などが記載された雇用保険被保険者証が発行されます。
離職票との違い
雇用保険被保険者証と同じく雇用保険に関連する書類に、離職票があります。離職票は正式名称を「雇用保険被保険者離職票」と呼び、雇用保険に加入していた人が退職したことを証明します。従業員が退職して次の仕事を見つけるまで、ハローワークから失業手当を受け取る手続きを行う際に必要な書類です。
従業員が退職する際、会社はハローワークに「雇用保険被保険者資格喪失届」と「離職証明書」を提出します。その後に離職票が発行され、退職した従業員に交付する流れです。
雇用保険の被保険者の条件
従業員が雇用保険の被保険者になるには、次の条件に該当することが必要です。
- 1週間の所定労働時間が20時間以上
- 31日以上継続して雇用される予定がある
これらの条件にあてはまれば、パートやアルバイトなど雇用形態に関わらず雇用保険に加入しなければなりません。条件に該当する従業員を雇用保険に加入させないことは雇用保険法に違反するため、罰則の対象となる可能性があります。
ただし、派遣社員は、派遣元の派遣会社に雇用されるため、派遣元の会社で雇用保険に加入します。自社で加入の手続きをする必要はありません。
雇用保険被保険者証はいつもらえる？
雇用保険被保険者証は従業員を雇用した会社が加入の手続きを行い、ハローワークが会社に発行します。従業員には、入社手続きの終了後に会社から手渡すのが一般的です。あるいは、紛失を防止するために会社の方で保管し、退職するときに交付する場合もあります。
雇用保険被保険者証は従業員が転職するとき必要になり、転職先の企業に提出しなければなりません。従業員から交付を依頼されたときは、速やかに交付しなければなりません。
雇用保険被保険者証を紛失した場合再発行はできる？
雇用保険被保険者証を紛失した場合、被保険者である従業員により、会社を管轄するハローワークに再発行の申請ができます。ハローワークが開いている平日であれば、即日再発行してもらうことも可能です。
当然ながら、雇用保険の加入条件に該当せず、発行されていない場合は再発行の申請もできません。
また、雇用保険被保険者証の有効期限は7年間です。前職の退職から7年以上経過した場合は再発行の申請ができません。新たに被保険者番号を取得することになるため、転職先の会社から加入申請をしてもらいます。従業員が退社してすぐに転職しない場合は、その旨を伝えておくとよいでしょう。
雇用保険被保険者証を紛失した場合の再発行手続き
雇用保険被保険者証を紛失した場合にハローワークに行う手続きは、被保険者である従業員が以下の手順で行います。
- 雇用保険被保険者証再交付申請書を準備する
- 必要事項を記入する
- 会社を管轄するハローワークに再交付申請書を提出する
再交付の手続きは、ハローワークに直接本人が出向いて申請するほか、行けない場合には電子申請などの方法が可能です。
ここでは、従業員が行う雇用保険被保険者証の再発行手続きについて紹介します。人事担当でも内容を把握しておけば、問い合わせがあった際に説明できます。
ハローワークに直接出向く場合
ハローワークに出向く場合、申請書をその場で取得して記入できます。その際は、運転免許証やパスポートなど本人確認ができる書類も必要です。
また、申請書には転職前の会社について正式名称や所在地、電話番号などの情報を記載するため、事前に準備しておくとよいでしょう。被保険者番号を書く欄もありますが、わからない場合は空欄にして、窓口に相談するようにしてください。
ハローワークに行けない場合
従業員がハローワークに行けない場合、次のいずれかの方法が可能です。
- 電子申請
- 代理申請
- 郵送申請
電子申請は、デジタル庁が運営する「e-Gov電子申請」のサイトから申請する方法です。
代理申請は、申請者本人に委任された代理人がハローワークに出向いて申請します。事前に作成した委任状と、本人および代理人の身分証（運転免許証、マイナンバーカード、パスポートなど）を一緒に持参して申請します。
郵送申請は、雇用保険被保険者証再交付申請書と本人確認書類の写し、切手を貼り付けた返信用封筒をハローワークに送ります。交付までに2週間程度かかるため、余裕をもって申請するようにしましょう。
雇用保険被保険者証はどういった場面で使用する？
雇用保険被保険者証は、離職中や転職の際など、従業員が退職したあとに必要になります。
ここでは、雇用保険被保険者証を使用する場面について解説します。
離職中の手当受給のため
雇用保険被保険者証は、退職した従業員が離職中の失業手当を受給するために必要です。離職する従業員は退職日以前の2年間において、雇用保険の被保険者であった期間が通算12ヶ月以上ある場合、手続きをして失業手当を受け取れます。
退職者が失業給付を受け取れるよう、会社側は次の書類を管轄のハローワークに提出し、雇用保険の資格喪失手続きを行います。
- 雇用保険被保険者資格喪失届
- 離職証明書
どちらにも「雇用保険被保険者番号」の記載が必要です。
これらの書類をハローワークに提出すると、離職票が交付されます。会社は受け取った離職票を、従業員に交付します。退職した従業員は離職票と雇用保険被保険者証をハローワークへ持参し、失業認定を受けて失業手当を受給します。
一方、従業員から離職票は不要といわれた場合は、離職証明書の提出や離職票の交付は必要ありません。すでに転職先が決まっているといった事情がある場合、離職票を必要としない従業員もいるでしょう。
転職の際に転職先へ提出する
雇用保険被保険者証は、従業員が転職した際、転職先に提出するために必要です。会社が雇用保険被保険者証を保管しているときは、退職時に手渡すのを忘れないようにしてください。従業員には、「雇用保険被保険者証を転職先に提出する必要がある」ことを伝えてあげるとよいでしょう。
会社が転職者を受け入れたときは、前職で交付された雇用保険被保険者番号をそのまま使うため、雇用保険被保険者証の提出を求めて手続きを行います。
転職者が前職で発行された雇用保険被保険者証を持っていない場合でも、雇用保険被保険者番号がわかれば手続きできます。番号もわからない場合は、委任状と本人確認書類を提出してもらい、ハローワークで再発行の手続きを行ってください。
雇用保険被保険者証は再発行の申請ができる
雇用保険被保険者証は従業員が雇用保険に加入していることを証明する書類で、従業員が転職するときや失業手当を受給する際に必要です。
なくした場合は、被保険者本人がハローワークに再発行を申請できます。直接出向くほか、電子申請も可能です。退職した従業員から問い合わせを受けたら、申請方法を説明してあげるとよいでしょう。
※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。
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