インストール型のソフトは結局紙で業務を行う部分があるので大変

算定基礎届を複写用紙で作成したり年末調整を従業員に郵送したりと、今考えると正直大変でした

創業時はインストール型の会計ソフトと給与計算ソフトを導入してバックオフィス業務を行っていました。

社労士さんにも頼っておらず、わからない部分があればインターネットで調べて行っていたので、それだけでも面倒でした。

しかも、インストール型のソフトでは、結局紙で業務を行う部分が出てきてしまうんですよね。

特に社会保険は全部紙ベースになってしまうので、随時改定や算定基礎届、賞与の届けを出すために複写用紙で作成して手続きをしていました。

年末調整も計算自体はソフトでできたと思うのですが、当時から社内事務はリモートワークのスタイルを取っていたので、従業員には申告用紙を郵送して、記入してもらったものをまた送り返してもらって、というやりとりの積み重ねが起こってしまっていました。

当時はクラウドのバックオフィスサービスはなかったので大変さなどは何も感じていませんでしたが、今考えるとあのままだったら大変だったなと思います。

他サービスとの連携も可能だが、ERPで一気通貫して管理すればもっと便利に

ひとつひとつアップロードしていた給与明細も「マネーフォワード クラウド給与」で自動化かつ安全になりました

「マネーフォワード クラウド会計」が最初にクラウドサービスを展開したときに見かけて、「便利そうだ」と思って一度試してみたのが導入のきっかけです。

もう1社と比較してみて、元々利用していた会計ソフトとUIが近く、私にとって使いやすそうだと感じてマネーフォワード クラウドを選びました。

並行して「マネーフォワード クラウド給与」も導入しました。

元々給与計算ソフトを利用していたこともあり、初期設定は特に困ることはありませんでしたね。

クラウド導入前までは、給与明細をPDFで出して社内共有ストレージ上にアップロードして従業員に確認してもらっていましたが、ひとりずつアップロードしていく面倒さと間違えられないという恐怖感はずっとありました。

現在は「何日になったら見てください」という通知を送ることができるので、従業員が直接ログインして間違いなく自分で給与明細が見られる。それが安心ですよね。

画面の見た目も綺麗で便利に感じています。

先ほどもお話ししたとおり、社会保険については今まではすべて紙ベースで行っていましたが、「マネーフォワード クラウド社会保険」の導入後はすべてWeb上で完結するので、クラウドを導入して間違いなくよかったです。

ただ、当時は「マネーフォワード クラウド勤怠」などのサービスはまだ提供されてなかったので、他社の勤怠サービスを利用し、それを給与に連携して運用しています。そのままの運用でも続けていくことは可能なのですが、やはり他社サービスですので一定の課題も感じています。

サービス間の連携を考えるとマネーフォワード クラウドですべて管理していきたい

給与と勤怠、会計などのサービス間連携を考えると、他社サービスではスムーズに運用できない場合や余計な作業が発生してしまう場合もあります。

他社の勤怠データを「マネーフォワード クラウド給与」にCSVやAPI連携で毎月取り込むのも、大きな業務ではないですがひと手間です。

そのため、すべてマネーフォワード クラウドにしていった方がいいと思っていますし、そのようにしていく予定です。

他社の多くはどこかに特化したサービスなことが多く、併用して利用すると機能が被ってしまうなど、使い分けが面倒なこともあるんです。

そういった意味で、マネーフォワード クラウドはERPでバックオフィス業務を一気通貫で管理できることが強みだと感じていますし、今後はそうした点を活用していこうと思っています。。

クラウドで運用することは業務的な視点だけじゃなく経営的にもメリットがある

まずは確実に業務時間が削減されている実感がある

インストール型でバックオフィスを管理していた頃に比べ、マネーフォワード クラウドにしたことで実感する業務観点でのメリットは多くあります。

インストール型だと基本的には1台のPCで業務や管理を行うことになるため、データ紛失の心配などがありました。随時バックアップをとっていましたが、今はその必要がまったくないためデータ管理に対して安心感があります。

また、自分が家のPCと会社PCとで複数台使用していることもあり、PCがあればどこにいてもログインして使用できる点も、クラウドのメリットとして感じています。

税理士さんにも専用のIDを渡せば簡単に使えるのでそこもよいですね。

法改正への対応もクラウド型だと自動でアップデートしてくれるので、気にせず業務を行えるところもよいです。

そういった理由からも業務時間はかなり削減されていると思います。

ーーー大変さに気がついていない経営者の方も多いと思う。けど経営視点でも事業成長には確実に必要なシステム整備

また、経営視点でもクラウド導入はかなりのメリットがあると思うんです。

しかし、そもそも業務の大変さや時間がかかるということなどに気がついていない経営者は多い。

しかし本当は、作業時間の軽減や人的ミスがなくなること、コストの削減、削られた人件費を他の売上を増やすことに注力できる、など経営視点でのメリットがかなりあります。

事業を成長させながら長く経営をやっていくのであれば、バックオフィスは最初から体制を整えてしまった方がベターです。それはもちろん、会計だけでなく人事労務周りに関しても同じことが言えます。

システムが整っていれば、経営者が直接財務や人事労務データを閲覧することもスムーズです。外部委託したり社内でデータを作成したりするとどうしても時間がかかってしまい、無駄な作業が発生するので。

バックオフィスの仕事であれば本来フルタイムでやらなくてもいいですし、クラウドを使用することでそういった環境作りができれば、育児などの家庭環境によっては家で働きたい人や短い時間で働きたい人にとっても働きやすい。クラウドは採用視点でもオススメです。