更新日 : 2024年10月7日

商談報告書とは？書き方やポイントを解説！無料テンプレートつき

監修：坪義生（社会保険労務士）

商談報告書は、営業活動の記録と情報共有のための重要なツールです。顧客との商談内容、進捗状況、次のアクションを簡潔にまとめることで、効果的な営業戦略の立案や顧客関係の強化に役立ちます。

本記事では、商談報告書の作成目的や書き方、ポイントを解説し、無料テンプレートも紹介します。適切な商談報告書の作成方法を学び、営業活動の質を向上させましょう。

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商談報告書とは？

商談報告書は、営業担当者が顧客との商談内容や結果を記録し、社内で共有するための文書です。顧客情報、商談の目的、話し合った内容、次のアクション、懸念事項などを簡潔にまとめます。商談報告書があれば営業チーム全体で情報を共有し、効果的な営業戦略を立てやすくなるでしょう。

商談報告書を作成する目的は

商談報告書を作成する目的は、営業活動の情報を共有し、商談の進捗を記録することです。商談報告書はチーム全体で顧客のニーズを把握し、次のアクションを明確にします。また、意思決定をサポートし、営業成果の評価や記録としても重要な役割を果たすのです。

情報の共有と記録

商談報告書の主な目的は、営業担当者が得た情報を社内で共有することです。情報の共有と記録を行うことで、チーム全体で顧客の状況や商談の進捗を把握し、一貫した対応が可能になります。また、将来の参照のために重要な情報を記録として残すことが可能です。

アクションの明確化

商談後の次のステップや必要なアクションを明確にすることで、フォローアップを確実に行うことができます。アクションを明確にすることは商談の機会を逃すことなく、効果的に案件を進めるために欠かせません。

意思決定のサポート

上司や関係部署に商談の状況を報告することで、適切な意思決定をサポートします。例えば、価格交渉や特別な条件の承認など、重要な判断を行う際の基礎資料となります。

成果の評価

商談報告書を通じて、営業活動の成果や進捗を可視化できます。成果の評価は個人やチームの評価、改善点の特定にも役に立つのです。

記録としての保管

商談報告書は、監査などで使用する重要な文書です。法的な要件や監査のために、商談の記録を保管することが求められる場合があります。

商談報告書の書き方は？

商談報告書の書き方には、主に3つのステップがあります。

訪問先や面会者、訪問日時を明記
訪問目的を簡潔に述べ、商談内容を要点ごとに整理
備考や添付資料を追加し、必要な情報を網羅

このステップを踏むことで後から参照しやすく、スムーズな情報共有が行えます。

訪問先

顧客企業名、部署名、住所などを明記します。正確な情報を記載することで、後の参照や連絡がスムーズになります。

面会者

商談に参加した顧客側の担当者名と役職を記載します。複数の参加者がいる場合は、全員の情報を記録しましょう。

訪問日時

商談を行った日付と時間を明確に記載します。これにより、商談の時系列を把握しやすくなります。

訪問目的

商談の主な目的や議題を簡潔に記載します。例えば、「新製品の提案」「価格交渉」などが、訪問目的として該当します。

商談内容

顧客のニーズ、提案内容、顧客の反応、質問や懸念事項などの、商談で話し合った要点をまとめて記載します。

備考

商談中に得た追加情報や、特記事項があれば記載します。例えば、顧客の雰囲気や、競合他社の情報などです。

添付資料

商談で使用した資料や、顧客から受け取った資料がある場合は、その一覧を記載します。

商談報告書の無料テンプレート

商談報告書作成に役立つ無料テンプレートが以下のURLからダウンロードできます。

ワード形式：https://biz.moneyforward.com/payroll/templates/4579

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商談報告書（ワード）のテンプレート

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上記のテンプレートを活用することで、効率的に商談報告書を作成できます。必要に応じて、自社の要件に合わせてカスタマイズしてご利用ください。

商談報告書の例文は？

以下に、商談報告書の例文をいくつか紹介します。

訪問目的の例文

新製品XYZの提案と、導入に向けた具体的な検討を行うため

商談内容の例文

新製品XYZの機能説明を行い、顧客の現在の課題解決に有効であることを提案した。顧客からは、コスト面での懸念が示されたが、ROIの観点から前向きな反応を得た。

次のアクションの例文

2週間以内に詳細な見積書と導入スケジュール案を提出する。また、顧客の経理部門との打ち合わせを設定し、予算面での調整を行う。

備考の例文

競合他社のABC社も同様の提案を行っているとの情報を得た。差別化ポイントを明確にした提案書の作成が必要。

商談報告書を作成する時のポイントは？

商談報告書作成時のポイントは、基本情報の正確な記載、商談内容の簡潔な要約、問題点や懸念事項の明記です。

次のステップを明確にし、フィードバックや提案を含めることも重要です。

正確さと明確さを心がけ、統一されたフォーマットを使用することで、効果的な情報共有が可能になります。

基本情報の記載

顧客名、日時、参加者など、基本的な情報を正確に記載します。基本情報を記載することにより、後の参照や追跡が容易になります。

商談の内容

商談の主な内容を簡潔かつ具体的にまとめます。顧客のニーズ、提案内容、顧客の反応などを含めます。

問題点や懸念事項

顧客が示した懸念事項や、商談中に発見された問題点を明記します。

問題点や懸念事項を記載することで、次のアクションを適切に計画できます。

次のステップの明記

商談後に必要なアクションや、次回の商談予定を明確に記載します。次のステップを明記することで、確実なフォローアップが可能です。

フィードバックと提案

商談を通じて得た洞察や、今後の戦略に関する提案を記載します。なお、フィードバックや提案は、上司や関係部署への有用な情報となるのです。

正確さと明確さ

報告書の内容は正確かつ明確であることが重要です。曖昧な表現や推測は避け、事実に基づいた記述を心がけます。

フォーマットの統一

社内で統一されたフォーマットを使用することで、情報の共有と分析が容易になります。

効果的な商談報告書作成のために

商談報告書は、営業活動の成功に不可欠なツールです。適切に作成された報告書は、情報共有を促進し、効果的な営業戦略の立案を支援します。

本記事で紹介した目的、書き方、ポイントを参考に、自社のニーズに合った商談報告書を作成してみましょう。さらに、定期的に報告書の内容や形式を見直し、常に改善を図ることで、より効果的な営業活動につなげることができます。無料テンプレートも活用し、効率的な報告書作成を心がけましょう。

※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。

監修：坪義生（社会保険労務士）
じんじ労務経営研究所代表（社会保険労務士登録）、労働保険事務組合鎌ヶ谷経営労務管理協会会長、清和大学法学部非常勤講師、「月刊人事マネジメント」（㈱ビジネスパブリッシング）取材記者。社会保険診療報酬支払基金、衆議院議員秘書、㈱矢野経済研究所、等を経て、91年、じんじ労務経営研究所を開設。同年より、企業のトップ・人事担当者を中心に人事制度を取材・執筆するほか、中小企業の労働社会保険業務、自治体管理職研修の講師など広範に活動。著書に『社会保険・労働保険の実務　疑問解決マニュアル』(三修社)、『管理者のための労務管理のしくみと実務マニュアル』(三修社)、『リーダー部課長のための最新ビジネス法律常識ハンドブック』(日本実業出版社、共著)などがある。