- 更新日 : 2023年6月30日
内定承諾書の添え状には何を書くべき？文例や注意点を紹介
内定承諾書を郵送で送る際は、添え状（送付状）の添付が必要です。添え状はビジネスマナーに沿って、正しく作成しましょう。
本記事では内定承諾書に同封する添え状の書き方について、例文とともに紹介します。送る際の注意点も解説しますので、ぜひ参考にしてください。
目次
内定承諾書を郵送するなら添え状（送付状）も同封しよう
内定承諾書を会社に送る際は、添え状を同封することがマナーとされています。内定承諾書とは、内定を承諾し、入社を誓約をする書類を指します。採用が決定したとき、内定通知書と一緒に送られてくることが多いでしょう。
内定承諾書を郵送やFAXで送る場合はそのまま送るのではなく、添え状をつけるのがビジネスマナーです。添え状は送付状とも呼ばれ、内定承諾書に限らず、ビジネスで提出書類などを送るときには添え状をつけるのが一般的です。
添え状の主な目的は挨拶と内容物の報告です。書類を手渡しするときは口頭で挨拶できますが、郵送やFAXではその挨拶代わりとして添え状を一緒に送ります。
添え状をつけることで先方に丁寧な印象を与えられます。送った書類の内容を確認して正しく把握する役割もあるため、添え状はマナーとして同封するようにしましょう。
添え状のテンプレート
添え状は自由に書いていいものではなく、書き方にはルールがあります。書き方がわからない場合は、テンプレートを活用しましょう。
以下のサイトから、税理士が監修した添え状のテンプレートを無料でダウンロードできます。内定承諾書の添え状に合うものを選び、活用してください。
さまざまなデザインがありますが、内定承諾書の添え状にはできるだけシンプルなものがおすすめです。
内定承諾書の添え状の書き方・例文
内定承諾書の添え状には、次の6つの項目を記載します。
- 日付
- 宛名
- 差出人
- タイトル
- 本文（挨拶）
- 同封書類名と部数
それぞれの書き方や例文を解説します。
日付
まず、提出日の日付を右上に書きます。和暦と西暦はどちらでも問題ありません。企業から届いた書類の記載に合わせるとよいでしょう。
■日付の記載例
宛名
宛名は日付のあと、左上に記載します。基本的に、企業名・部署名・担当者名の順番です。企業名や部署は省略せず、正式名称で書きましょう。担当者の名前がわからない場合は「採用ご担当者様」と書きます。
■宛名の記載例
人事部 採用ご担当者様
差出人
差出人は、宛先より下の右側に書きます。氏名・住所・電話番号・メールアドレスなどを記載しましょう。都道府県も省略せずに書いてください。
■差出人の記載例
〇〇県〇〇市〇〇〇〇
電話：090-1234-0000
E-mail：××××＠××.××
フルネーム
タイトル
添え状のタイトルは、ひと目でわかるように中央に記載します。添え状の目的がわかるタイトルにしましょう。内定承諾書を送る場合は「内定承諾書送付のお知らせ」と書きます。
■差出人の記載例
本文（挨拶）
本文は、「頭語と結語」「時候の挨拶」「要件」の構成に沿って記載するのがビジネス文書の基本です。頭語とは最初の挨拶にあたるもので、「結語」は結びの挨拶です。
「拝啓」には「敬具」、「謹啓」には「謹白 」など、決まった組み合わせがあります。添え状には一般的な「拝啓・敬具」を使いましょう。
時候の挨拶とは本題で最初に書く文章で、3月なら「早春の候」のように、季節に合わせた挨拶のことです。
時候の挨拶に続いて、内定をもらったことへのお礼や今後の抱負などを記載しましょう。
■本文の記載例
拝啓
初秋の候、貴社におかれましてはますますご清栄のほどお慶び申し上げます。この度は内定の通知をいただきまして、誠にありがとうございました。
貴社からの内定を謹んでお受けさせていただきます。
入社後は、一日も早く貴社に貢献できるよう、精進していく所存です。今後ともどうぞよろしくお願いいたします。
つきましては、ご指示いただきました下記書類を送付いたします。ご査収のほど、よろしくお願い申し上げます。
同封書類名と部数
挨拶とお礼のあとに、同封する書類の内容とその部数を中央に記載します。まず「記」と書き、その下に箇条書きで同封書類名と部数を記載しましょう。書類の一覧のあとは、「以上」と記載してください。
■同封書類と部数の記載例
記
内定承諾書 1部
内定承諾書と添え状を郵送する際の注意点
内定承諾書と添え状は、送り方にも注意が必要です。封筒は、書類が折らずに入る白い封筒を選びます。A4サイズの書類であれば、角形2号の封筒が適切です。内定承諾書が3つ折りで届いた場合は、そのまま折って返信してかまいません。
企業側から返信用封筒を用意された場合は、そちらを使いましょう。
書類を入れる順番は、1番上に添え状、その次に「記書き」で書いた順番に入れてください。
封筒には、表・裏面それぞれに下記の内容を記入します。
- 表：企業の住所・送付先の宛名
- 裏：投函日（添え状と同じ）自分の郵便番号・住所・氏名
表書きには、左端に「内定承諾書在中」と赤字で記入してください。
内定承諾書が確実に配送されたかを確認できるよう、郵便物を追跡できる簡易書留や特定記録郵便で送りましょう。
内定承諾書を送るときは必ず添え状をつけよう
内定承諾書を送るときは、必ず添え状を同封しましょう。書き方がわからないときはテンプレートを使用し、ビジネスマナーに沿った添え状を作成してください。
封筒や入れ方、郵送方法などにも注意が必要です。正しい添え状を同封して送ることで、社会人としてのマナーを心得ている人という印象を与えることができるでしょう。
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