送付状とはどのような書類？

法人や個人事業主などの事業者間で請求書や契約書などを送付する際に、送付状を同封するケースがあります。送付状とは「今回は〇〇をお送りしました」と、送付した書類などの内容を知らせる書類を指します。

書類を郵送・FAX送信する際に、受け取った側としては「何が送られてきたか」を正確に把握したいでしょう。また、送った側としても、相手に確認してもらいたい書類がすべて届いているか、正確に伝えたいところです。そこで、送付状を同封するのがビジネスマナーとされています。

送付状は「添え状」「カバーレター」とも呼ばれており、履歴書、請求書など送付した目的をきちんと知らせたい時に同封します。

特に履歴書など応募書類を送る時には送付状で挨拶と内容・目的を知らせることによって、応募企業に良い印象を与えることもあるため、送付状は意外にも大きな役割を持っていると言えるでしょう。もちろん送付状がなくとも「無礼」とみなされることはありませんが、読み手により丁寧な印象を与えるためにも、できるだけ送付状を同封した方が親切です。

送付状を作成する際にはテンプレートを使用することが多いと思いますが、書式に決まりはなく、自由なフォーマットで作成して構いません。

送付状の目的や作成方法など詳しい内容は下記記事を参照ください。
請求書に添える送付状の書き方をテンプレートつきで解説

送付状に記載が必要な事項

送付状の役割や目的についてご説明しましたが、具体的にはどのような事項を記載する必要があるのでしょうか。送付状を作成、印刷する時の書式や書き方について詳しく知っておけば、送付状でトラブルが起こることはなく、スムーズにコミュニケーションを取ることができるでしょう。

送付状に記載すべき事項は以下の通りです。

• 送付年月日
• 送付先・差出人の氏名
• 挨拶
• 送付内容
• 記・以上

一つずつ詳しく見ていきましょう。

送付年月日

まずは送付年月日についてです。送付状の右上にいつその書類を送ったかを記載しましょう。

ここで注意したいのが、書類を作成した日付ではなく、発送した日付を記載する点です。また、日付を記載する際には「/」などを使わずに、「2023年1月1日」や「令和5年1月1日」など西暦や和暦で正確に記載するようにしましょう。

送付先・差出人の氏名

送付先や差出人の氏名は送付年月日よりも少し下の左上に、会社名、部署名、担当者名などを省略せずに記載してください。

担当者がわかっている場合には「様」を、わからない場合には「会社名＋御中」が望ましいです。

差出人は右上に記載した送付年月日の下に記載し、住所と氏名、可能であれば電話番号やメールアドレスなど手軽に連絡が取れる手段も載せておくとより親切です。

挨拶

挨拶はまず書類内容がわかるよう、「◯◯の請求書の送付につきまして」など件名を入れます。

ビジネスシーンの挨拶は「貴社ますますご盛栄のこととお慶び申し上げます」といった挨拶文を用いて、「拝啓」から始まり、「敬具」で終わるようにしましょう。

送付内容

送付内容は「◯◯の書類を送付しますのでご査収ください」といった内容が書かれていれば良いですね。

記・以上

最後に「記」や「以上」といった言葉を用いて、送付状を締めくくります。

ワードで送付状を作る際に気をつけること

昨今は手書きの送付状を作成する機会が減り、ほとんどの企業がワードやエクセルなどデジタルな方法で送付状を作成いているのではないでしょうか。ワードなどで送付状を作成する方が手書きよりも手間がかからず、字の綺麗さなども気にする必要がありません。

しかし、便利なツールだからこそミスが起こってしまうこともるので、ワードなどで送付状を作る際の注意点も押さえておきましょう。

まず、ワードのテンプレートなどを利用する際は必要事項を記載する欄がきちんと載っているか確認します。先ほどご紹介した「送付状に記載が必要な事項」が確実に載っているかを確認してからテンプレートを使用するようにしてください。

また、送付状をワードなどで作成し印刷する際には用紙のサイズにも注意が必要です。あまりにも小さく印刷してしまうと相手が「読みづらい」と感じたり、他の書類とのバランスが悪くなったりする可能性があります。

ビジネス書類は送付状に限らずA4が基本であることから、送付状も印刷時にA4に設定するようにしましょう。

そして、作成方法を問わず覚えておきたいのが「送付状は簡潔にまとめる」点です。送付先の会社や担当者に向けて良い印象を与えるため、つい過剰な挨拶や自社のアピールなどを書いてしまいがちですが、送付状はあくまでも「簡単な挨拶」と「内容物を知らせる書類」の目的で同封するものです。必要最低限の事項だけを記載したシンプルな書類であることが好ましいでしょう。

一見、単純な書類に見える送付状ですが、目的や記載事項を間違えると意味のないものとなってしまいますので、注意して作成するようにしてください。