更新日 : 2025年4月8日

社員管理システムとは？導入メリットや選び方をわかりやすく解説

社員管理システムは、企業が抱える人事・労務管理の課題を効率的に解決するための便利な仕組みです。しかし、多様なサービスがあり、何を基準に選ぶべきか迷うこともあるでしょう。

この記事では、社員管理システムでどのような情報が管理できるのか、導入することで得られる具体的なメリット、さらに自社に合ったシステムを選ぶポイントまで丁寧に解説しています。導入事例やよくある疑問にも触れているので、初めて導入を検討する担当者でも安心して理解を深めることができます。

社員管理システムとは
- 社員管理システムで管理できること
- 社員管理システムの種類
社員管理システムを導入するメリット
社員管理システムの選び方
社員管理システムの導入事例・成功例
社員管理システムに関してよくある質問
自社に最適な社員管理システムを見つけましょう

社員管理システムとは

社員管理システムとは、企業が従業員に関するさまざまな情報を一元的に管理し、人事・労務に関わる業務を効率化するためのシステムです。従業員が多くなるほど、社員情報や労務管理の業務は複雑化し、管理業務に手間がかかります。こうした業務負担を軽減し、正確な情報管理をサポートするのが社員管理システムの主な役割です。

多くのシステムではクラウド型が普及していますが、自社のサーバー内に導入するオンプレミス型もあります。それぞれに特徴があり、企業の規模や求める機能に応じて選ばれています。

社員管理システムで管理できること

社員管理システムは多様な機能を持っていますが、主に以下のような内容が管理できます。

従業員の基本情報
氏名、生年月日、住所、連絡先
入社日、職位・部署、経歴情報
勤怠管理（出退勤や休暇など）
勤務時間の記録や勤怠状況のリアルタイム管理
有給休暇や特別休暇など休暇管理
給与計算・明細管理
基本給や手当の計算、給与明細の作成と配布
人事評価・目標管理
従業員の評価や目標設定、達成度の記録・管理
社会保険・労務関連の手続き
入退社手続き、社会保険・税務手続きの自動化や効率化
組織管理や人材データ分析
組織図の作成や人材データを活用した分析・レポート作成

社員管理システムの種類

社員管理システムの導入方法には大きく分けて「クラウド型」と「オンプレミス型」の2種類があります。それぞれの特徴を以下にまとめました。

クラウド型

インターネット経由でシステムを利用
導入が比較的簡単で、場所や端末を問わずアクセス可能
初期費用が抑えられるが、月額利用料がかかる

オンプレミス型

自社のサーバーやPCにシステムをインストールして利用
セキュリティ面やシステムのカスタマイズに優れている
導入費用やメンテナンス費用が比較的高い

企業の規模や予算、運用方法に応じて、自社に合ったタイプを選ぶことが重要です。

社員管理システムを導入するメリット

社員管理システムを導入すると、企業の人事・労務業務において多くのメリットがあります。ここでは代表的なメリットについて詳しく解説します。

業務の効率化と負担軽減

社員管理システムを利用することで、社員情報の管理や勤怠、給与計算といった業務の効率化を実現できます。従来の紙やExcelなどを使った管理方法では、データの入力や集計、確認作業に多くの時間がかかりました。しかし、社員管理システムではデータが一元化され、自動的に処理されるため、担当者の業務負担が大幅に軽減されます。また、業務効率化によって、本来取り組むべき人材育成や戦略的な業務に集中することが可能になります。

データの正確性と安全性の向上

社員情報や給与・勤怠データの管理においては、正確性と安全性が非常に重要です。手作業で行う管理方法では、入力ミスや管理漏れが起こりやすく、誤った情報が人事・給与業務に悪影響を及ぼすリスクがあります。社員管理システムでは情報の入力・変更履歴などを正確に把握できるため、ミスを最小限に抑えることができます。また、権限管理によって情報アクセスを制限し、安全な情報管理も可能になります。

人材の状況をリアルタイムに把握できる

社員管理システムの導入により、勤怠状況や社員の目標達成度、人事評価結果などをリアルタイムで把握することができます。社員一人ひとりの勤務状況や業績をデータで客観的に把握できるため、迅速かつ的確な意思決定が可能になります。さらに、リアルタイムの情報に基づいた人材配置や評価制度の改善など、人事施策をより効果的に展開することができます。

法令遵守とコンプライアンスの強化

社員管理システムは、労働基準法や社会保険関連の法令への対応もサポートします。法令に準拠した労務管理や給与計算が容易になるため、法的リスクを低減することが可能です。具体的には、労働時間や残業時間の管理、有給休暇の取得状況などを適切に管理・記録し、企業のコンプライアンス体制を強化できます。これにより、労務トラブルの防止にもつながります。

社員満足度の向上につながる

社員管理システムによる業務効率化や透明性のある評価制度の構築は、従業員の満足度向上にもつながります。特に給与明細の確認や休暇申請、人事評価のフィードバックなどをスムーズに行えることで、社員が抱えるストレスを軽減できます。社員が働きやすい環境づくりに貢献し、結果として従業員の定着率向上やモチベーションアップにもつながります。

社員管理システムの選び方

社員管理システムを導入する際には、自社に最適なシステムを選ぶことが重要です。しかし、市場にはさまざまなサービスがあり、どれを選べば良いのか迷ってしまうこともあります。ここでは、社員管理システムの選定で失敗しないために、押さえておきたいポイントを4つに分けて紹介します。

自社の規模と業務に合った機能があるか確認する

社員管理システムには多くの機能がありますが、自社に必要な機能がすべて揃っているとは限りません。特に、自社の業務プロセスや規模に合わないシステムを選んでしまうと、使いにくかったり、逆に業務が煩雑になったりする可能性があります。そのため、自社で特に重要視したい機能を事前に整理し、その要件に最も適したシステムを選ぶことが必要です。また、将来的な事業拡大を考慮し、機能の拡張性や柔軟性についても確認しておきましょう。

操作性や使いやすさを事前に確認する

社員管理システムは多くの従業員が日常的に使うシステムです。そのため、操作性や使いやすさが非常に重要になります。複雑で操作が難しいシステムを導入すると、かえって従業員の負担が増えてしまい、十分な効果が得られない場合があります。できればトライアル版やデモ版を利用して、従業員が直感的に使えるかどうか、導入後にすぐに使い始められるかを検証することをおすすめします。

導入後も無理なく運用できるか確認する

社員管理システムを導入する場合、初期費用や月額料金以外にも追加費用が発生するケースがあります。特に追加機能やサポート費用、利用人数が増えた場合の費用体系が曖昧だと、予想外のコストが発生し、経済的な負担が増えてしまうリスクがあります。そのため、料金体系が明確でわかりやすく、導入後も自社の予算内で無理なく運用し続けられるか、事前に詳しく確認することが大切です。

サポート体制が充実しているか確認する

社員管理システムを運用する際、トラブルや操作の疑問が発生した場合に迅速かつ丁寧にサポートしてくれるかどうかは重要なポイントです。サポート体制が不十分だと、問題が起きた際に業務が停止したり、長期間にわたって不便を強いられたりする可能性があります。選定するシステム提供会社のサポート窓口の対応時間や対応方法（電話・メール・チャットなど）、トラブル解決のスピード感、サポートスタッフの専門性などを、事前にしっかりと確認することをおすすめします。

社員管理システムの導入事例・成功例

社員管理システムを導入した企業では、具体的にどのような成功事例があるのか、よくあるケースをもとに解説します。導入後のイメージを具体的に掴むためにも、ここで紹介する事例を参考にしてみてください。

勤怠管理の効率化により、管理工数を大幅に削減した事例

ある中規模の企業では、以前まで勤怠管理を紙ベースやExcelで管理していました。そのため、毎月末になると、社員の勤怠記録の収集・入力・確認に担当者が長時間を費やしていました。社員管理システムを導入することで、出勤・退勤情報や休暇の取得状況がリアルタイムに自動で集計されるようになり、これまで数日間かかっていた作業が数時間で終わるようになりました。業務負担が大幅に軽減されたことで、担当者はより重要な業務に時間を使えるようになり、社内全体の生産性も改善されました。

人事評価が明確になり、社員のモチベーションが向上した事例

人事評価制度が曖昧で、評価結果に不満を感じる社員が多かった企業での事例です。社員管理システムを導入し、目標設定や評価プロセスを透明化したところ、評価基準やプロセスが明確になり、社員が自身の目標や評価結果をいつでも確認できるようになりました。これにより社員の不満が減少し、評価の納得感が高まったことで社員のモチベーションが向上しました。さらに、評価制度の透明化が社員同士のコミュニケーションや人間関係にも良い影響を与える結果となりました。

社員情報の一元管理により、情報共有がスムーズになった事例

社員数が増加してきた企業では、社員情報が部署ごとに管理されており、部署間で情報の連携が難しくなっていました。特に異動や新規採用時に情報収集・共有の手間がかかり、業務効率の低下を招いていました。そこで、社員管理システムを導入し、社員の基本情報やキャリアデータを一元的に管理できるようにしたことで、部署間でリアルタイムな情報共有が実現しました。結果的に情報共有の手間が削減され、人事異動時の引継ぎや新規採用時の対応スピードが向上しました。

法令遵守が容易になり、労務トラブルを予防できた事例

労務管理が不十分だった企業では、残業時間の管理や有給休暇の取得管理が曖昧で、法令遵守に課題を抱えていました。社員管理システムを導入して、勤怠記録や残業時間、有給休暇の取得状況を可視化し、法令に沿った管理体制を整備したところ、労働基準法への対応が容易になりました。管理職が従業員の勤務状況を把握しやすくなり、労務トラブルを未然に防ぐことができるようになりました。さらに、労働環境の改善により社員の働きやすさも向上しました。

社員管理システムに関してよくある質問

ここでは、社員管理システムの導入を検討する際に多く寄せられる質問と、それに対するわかりやすい回答を紹介します。

社員管理システムを導入するまでにどれくらいの期間がかかる？

導入にかかる期間はシステムの種類や企業規模によって異なりますが、クラウド型のシステムであれば、一般的には数週間から1ヶ月程度で導入が可能です。オンプレミス型の場合は、自社内でのシステム設置やカスタマイズが必要になるため、数ヶ月かかることもあります。導入スケジュールを事前に確認し、自社の事情に合わせて計画的に進めることが重要です。

社員管理システムに既存の社員データを移行することは可能？

多くの社員管理システムでは、ExcelやCSVファイルなどを使って既存の社員情報を簡単に移行できます。システム提供会社によっては、データ移行をサポートしてくれるサービスを提供している場合もあります。ただし、データの項目やフォーマットが異なる場合もあるため、事前に提供会社に移行の可否や手順を確認しておくことをおすすめします。

クラウド型の社員管理システムはセキュリティ上問題はない？

クラウド型の社員管理システムは、高度なセキュリティ対策が行われているケースがほとんどです。例えば、通信の暗号化、アクセス権限の管理、不正アクセスの防止策など、多様な対策が施されています。特に重要なデータを扱う場合は、導入前に提供会社のセキュリティ体制や実績をしっかりと確認しておくと安心です。

操作が難しい場合、導入後にサポートはある？

ほとんどの社員管理システムでは、導入後のサポート体制が整っています。具体的には電話やメール、チャットによるサポート、定期的な勉強会やトレーニングなどが提供されています。ただし、サポート内容や費用は提供会社によって異なるため、事前に詳しく確認しておきましょう。

社員管理システムの導入後に費用が増える可能性がある？

社員管理システムによっては、利用人数の増加や機能の追加、サポートオプションの選択などで費用が増える可能性があります。導入時に料金体系をよく確認し、将来的な拡張や変更を見据えた予算計画を立てることが重要です。特に月額料金以外にかかる追加料金やオプション費用についても、あらかじめ把握しておくことをおすすめします。

自社に最適な社員管理システムを見つけましょう

社員管理システムは、社員情報の一元管理、勤怠や給与計算の効率化、人事評価の透明化など、企業経営にとって多くのメリットがあります。適切に選定して導入すれば、業務の負担軽減、情報共有の円滑化、さらには社員の満足度向上にもつながります。ただし、導入時には機能の充実度や操作性、コスト、サポート体制などを十分に比較・検討することが重要です。ぜひこの記事を参考に、自社に最適な社員管理システムを見つけ、業務効率化を実現してください。

※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。