更新日 : 2025年4月9日

社員情報管理をExcel（エクセル）で行う方法は？無料テンプレートや関数・マクロの活用方法も解説

社員情報の管理をExcel（エクセル）で行う企業は多く、特に中小企業では導入の手軽さやコスト面のメリットから広く使われています。しかし一方で、セキュリティの脆弱性や管理の煩雑さなどの課題も指摘されています。本記事では、Excelで社員情報管理を行う際のメリット・デメリット、登録すべき基本項目、具体的な活用法やセキュリティ対策を徹底解説します。この記事を参考に、自社に最適な社員情報管理方法を見つけ、効率的で安全な業務体制を整えていきましょう。

社員情報管理をExcel（エクセル）で行うメリット
社員情報管理をExcel（エクセル）で行うデメリット
社員情報管理をExcel（エクセル）で行う場合に必要な項目
社員情報管理をExcel（エクセル）で効率化する方法
社員情報をExcel（エクセル）で管理する場合によくある質問と回答
Excel（エクセル）から人事管理システムへの移行も視野に入れましょう

社員情報管理をExcel（エクセル）で行うメリット

社員情報管理をExcel（エクセル）で行うことには、多くのメリットがあります。中小企業やベンチャー企業を中心にExcelで社員情報を管理しているケースは多く、その背景にはExcel特有の利便性や経済性が存在します。ここでは、Excelでの社員情報管理のメリットについて、具体的な視点から詳しく解説します。

コストを抑えられる

Excelは、多くの企業が既に導入済みの一般的な表計算ソフトです。そのため、新たなシステムの導入費用や月額料金などが発生せず、運用にかかるコストを大幅に抑えることができます。特に小規模な企業や、社員数がまだそれほど多くない企業においては、コスト効率性が非常に高く評価されます。

また、Excelは基本的なPC環境があればすぐに使用できるため、特別な設備投資を行う必要もありません。その結果、短期間での導入やコストを最小限に抑えた運用が可能です。

操作が簡単で誰でも使える

Excelの最大の強みのひとつは、利用者にとって馴染み深く、直感的に操作できる点にあります。多くの人はすでにExcelを使ったことがあり、特別なトレーニングを必要とせずにすぐに使い始めることが可能です。これにより、新しい人材が入社した場合や人事担当者が変わった場合でも、操作方法を一から教育する手間が省け、業務の引き継ぎもスムーズになります。

また、情報を入力したり編集したりする作業も単純であり、複雑な操作を覚えることなく直感的に管理できるため、人的ミスを軽減することにもつながります。

柔軟にカスタマイズできる

Excelのメリットの一つに、柔軟性の高さとカスタマイズ性があります。社員情報を管理する際、会社ごとに必要な項目や表示形式は異なりますが、Excelなら自社の状況や管理目的に応じて自由に項目を追加・削除したり、シート構成を変更したりと自由な設計が可能です。

特定のフォーマットに縛られず、部署や職位、資格情報、緊急連絡先など、自社独自のニーズに合わせた項目設定が簡単にできるため、現場のニーズに応じて柔軟に対応することができます。

データの活用・分析が簡単

Excelを用いた社員情報管理では、入力した情報をもとに簡単な分析が行えます。例えば、フィルターや並べ替えを用いて部署ごとの人数を集計したり、社員の勤続年数や年齢別のグループ分けを行ったりすることも手軽にできます。また、Excelに備わる基本的な関数（VLOOKUP、SUMIF、COUNTIF等）を利用して、勤怠状況の分析や社員の資格取得状況の管理、さらに人事評価の記録なども行うことが可能です。

こうした基本的なデータ分析が容易に行えることで、社員情報の蓄積だけにとどまらず、人事管理や経営戦略への活用にも幅広く役立てることができます。

他システムへデータを移行できる

Excelはデータを標準的なフォーマットで保存できるため、人事管理システムや給与計算システムなどへデータを移行する際にもスムーズに対応できます。多くの人事管理システムはExcel形式のファイルを簡単に取り込めるようになっているため、将来的にシステムをアップグレードすることを考えた場合でも、Excelでの管理が初期段階として最適な選択肢となります。

無料のテンプレートを活用できる

現在は、インターネット上で社員管理向けのExcelテンプレートが無料で提供されています。従業員名簿や勤怠管理シート、評価シートなど、幅広い用途に対応したテンプレートを活用することで、自社でゼロから作成する時間や労力を節約できます。さらに、これらのテンプレートを基に自由にカスタマイズすることも容易であり、自社の状況に最も適した形に調整しやすいという利便性があります。

こうしたテンプレートの存在によって、Excelでの社員情報管理を手間なく短期間で導入し、効率的に運用を開始することが可能です。

社員情報管理をExcel（エクセル）で行うデメリット

Excel（エクセル）による社員情報管理には多くの利便性がありますが、その一方でいくつかの重要なデメリットやリスクが存在します。ここではExcelを使用する際に気を付けるべきデメリットについて、具体的に解説します。

セキュリティリスクが高い

Excelは、人事管理システムに比べてセキュリティ面での脆弱性が指摘されています。Excelにはパスワード保護機能がありますが、人事管理システムが備えるような高度な暗号化や多要素認証などの仕組みは備わっていないため、万が一パスワードが漏洩した場合、情報漏洩のリスクが非常に高まります。

人的ミスが発生しやすい

Excelでは手入力が中心になるため、入力ミスやデータ処理ミスが起こりやすくなります。また、複雑な関数や数式を用いて管理する場合には、設定ミスや計算ミスも発生しやすく、データの信頼性を損なう恐れがあります。社員情報のように正確さが求められるデータを管理する上で、この点は無視できないリスクです。

機能が限定的

Excelは汎用的な表計算ソフトのため、人事管理に特化した専用システムと比較すると機能に大きな制限があります。例えば、高度な承認フローの設定、ワークフローの自動化、人事評価の詳細な分析機能などをExcel単体で実現することは難しく、運用が煩雑になりがちです。複雑で高度な管理が必要になる企業においては、Excelだけでの運用には限界があります。

アクセス権限の細かな管理が難しい

Excelでは、誰がどのデータを閲覧・編集できるかといった細かなアクセス権限の設定が困難です。ファイルやシート単位で閲覧や編集を制限することは可能ですが、個々のセルや項目ごとに閲覧権限を設定したり、細かくアクセスをコントロールしたりすることはできません。そのため、不必要に機密情報が閲覧可能になってしまうリスクが生じ、情報漏洩やプライバシー侵害につながる可能性があります。

データ整合性の確保が難しい

デスクトップ版のExcelを使って複数人が同時にデータ編集を行う場合、データの整合性が崩れる恐れがあります。例えば、担当者がそれぞれコピーを編集した場合、どちらが正しい情報か分からなくなるケースがあります。Microsoft 365やExcel Onlineを使用すればリアルタイムの共同編集が可能ですが、それでも高度な編集制御が難しく、整合性の維持には細心の注意が必要です。

拡張性が低い

社員数が少ないうちはExcelによる管理が容易ですが、社員数が増加するにつれてファイルが大きくなり、読み込み速度が低下したり、管理が煩雑になったりします。また、管理項目が増えるほどExcelのシート構成が複雑化し、全体の把握や管理業務が非効率になりがちです。組織規模が一定以上になると、Excelのみでの管理は限界を迎えます。

変更履歴の追跡が困難

Excelにも簡易的な変更履歴機能がありますが、「いつ」「誰が」「どの項目を変更したか」など詳細な履歴を正確に記録・管理することは困難です。重要な人事データの管理では、変更履歴が限定的であることがリスク要因となります。

バージョン管理が煩雑

複数の担当者がExcelファイルを管理・更新すると、どのファイルが最新か分からなくなるケースが頻繁に発生します。古い情報が最新のデータを上書きしてしまったり、必要なデータが紛失したりするリスクが生じます。結果として、バージョン管理に多くの手間や時間が割かれ、非効率な状況を生む原因となります。

社員情報管理をExcel（エクセル）で行う場合に必要な項目

Excelを活用して社員情報を管理する場合、どのような項目を登録する必要があるのでしょうか。ここでは、社員情報を管理する上で特に重要となる代表的な項目をリストアップしました。

基本項目	具体的な内容・記載例
氏名	漢字およびふりがな（カタカナ・ひらがな）
社員番号	英数字による固有番号例：A12345など
所属部署	部署名や課名例：営業部・総務課など
役職	課長、主任、一般社員など具体的な役職名
雇用形態	正社員、契約社員、パート、アルバイトなど
入社日	年月日例：2025年4月1日
連絡先	電話番号、メールアドレス、自宅住所
生年月日	年月日（年齢計算や勤続年数の把握に活用）
緊急連絡先	家族や近親者の氏名、続柄、電話番号

上記の項目は、業種や企業規模を問わず、社員情報管理において最低限必要な基本的項目です。業務内容や管理目的に応じて、資格取得状況、研修受講履歴、健康診断結果などの追加項目を設けることも検討しましょう。

社員情報管理をExcel（エクセル）で効率化する方法

Excelで社員情報を効果的に管理するには、「テンプレートの活用」「関数や機能の利用」「セキュリティ対策」の3つがポイントとなります。ここでは、これらを効率的に実践するための具体的な方法を詳しく解説します。

社員情報管理に役立つテンプレートを活用する

Excelで社員情報管理を始める際は、既存のテンプレートを利用することで、作業時間を大幅に削減できます。特に、従業員名簿や勤怠管理表、人事評価シート、採用管理表など、目的別に用意されたテンプレートを使うと効率的です。

これらのテンプレートはMicrosoft Officeの公式サイトなどから無料で入手可能であり、自社の業務内容に合わせてカスタマイズすることも可能です。項目の追加・削除や関数の設定変更を行い、運用ルールに最適な形に調整しましょう。

Excel関数やデータ入力規則を活用する

Excelの関数やデータ入力規則を活用すると、社員情報の入力作業がスムーズになり、データの整合性が保たれます。

データ入力を開始する前に、管理項目（氏名、社員番号、所属部署、役職、入社日など）を明確にし、列のヘッダーとして適切に設定します。さらに、入力ミス防止のためにドロップダウンリスト（入力規則）を設定したり、セルの書式設定（日付や数値など）を統一することで、情報が見やすく整理されます。

また、「Excelテーブル機能」や「入力フォーム」を使用すると、データの追加や更新が簡単になります。

社員情報を分析・集計する

Excelの強みは、入力した社員情報をさまざまな関数や分析ツールを使って効率的に活用できる点にあります。

たとえば、VLOOKUP関数を利用すれば、社員番号をキーにして別シートから氏名や部署を瞬時に取得できます。さらに、SUMIF関数やCOUNTIFS関数を使って、部署別の社員数や勤続年数の集計なども容易にできます。

また、条件付き書式を設定して契約期限や研修日程を色分けして表示したり、ピボットテーブルやグラフを活用してデータを視覚化することで、社員情報をより直感的に分析することができます。

Excelの数式やマクロ（VBA）で作業を自動化する

Excelで社員情報を管理する際、定期的な作業を自動化することで、業務効率は大幅に向上します。

社員の年齢や勤続年数など定型的な計算はExcelの数式で自動化できます。さらに、VBA（Visual Basic for Applications）を活用すれば、複雑な処理や繰り返し作業を自動化し、作業時間を削減すると同時に人的ミスを最小限に抑えることが可能です。

徹底したセキュリティ対策で個人情報を管理する

社員情報には、個人情報が含まれるため、Excelで管理する際には徹底したセキュリティ対策が必要です。

具体的には、ファイル自体にパスワードを設定して不正アクセスを防止し、シートの保護やセルのロック機能を使用して、誤編集やデータ削除を防ぐことが重要です。また、共有フォルダやクラウドストレージを使用する場合は、アクセス権限を厳密に設定し、特定の担当者のみ閲覧・編集可能にします。

さらに、データの破損や紛失に備えて定期的なバックアップを行うとともに、社員へのセキュリティ意識の教育を徹底することが非常に重要です。ただし、Excelは人事管理システムと比較するとセキュリティ面で限界があるため、組織規模が大きくなった場合には専用システムへの移行を検討しましょう。

社員情報をExcel（エクセル）で管理する場合によくある質問と回答

Excelを用いて社員情報を管理する際、多くの企業や担当者が共通して抱く疑問や不安があります。ここでは、特によくある質問について具体的な回答を詳しく解説します。

Excelで社員情報を管理する場合、セキュリティは本当に大丈夫か？

Excelにはファイルやシートにパスワードを設定する機能がありますが、人事管理システムほど高度なセキュリティ機能（強力な暗号化や多要素認証など）がないため、一定のリスクがあります。データ漏洩リスクを最小限に抑えるためには、パスワード保護、アクセス権限の厳格な管理、ファイルの定期的なバックアップ、そして社員のセキュリティ意識向上などの対策が必要です。より高いレベルの安全性を求める場合は、専用システムへの移行を検討することが推奨されます。

Excelで社員情報を管理する際の入力ミスを防ぐ方法は？

Excelでは、入力ミスを防ぐためにさまざまな工夫ができます。特に効果的なのは、データ入力規則を活用した方法です。ドロップダウンリストを設定することで入力できる選択肢を限定し、誤入力を防ぎます。また、事前に用意されたテンプレートを活用したり、入力ルールを社内で明確に統一したりすることで、入力ミスを大幅に削減できます。

大量の社員情報をExcelで効率的に管理する方法は？

Excelで多数の社員情報を効率よく管理するには、データをExcelテーブルとして整理すると便利です。テーブルを活用することで、フィルターや並べ替え機能を簡単に使え、データの検索・抽出がスムーズに行えます。また、VLOOKUP関数を利用して別シートから関連データを参照したり、ピボットテーブルでデータを効率的に分析したりすることも有効です。

Excelでは複数人が同時に作業できる？

通常のデスクトップ版Excelでは、複数人が同時にリアルタイムで編集することは難しく、データ整合性が崩れるリスクがあります。ただし、Microsoft 365のExcel Onlineや、OneDrive、SharePointなどのクラウドストレージを活用すると、複数人によるリアルタイムでの共同編集が可能になります。ただし、それでも細かな編集制御には限界があり、十分な注意が必要です。

Excelの社員情報管理で、個人情報保護法にはどのように対応する？

Excelで社員の個人情報を管理する場合、個人情報保護法に基づく適切な対策が求められます。具体的には、アクセス権限を厳格に設定して情報閲覧を制限すること、Excelファイルのパスワード保護を行うこと、また不要になった情報は確実に削除し、保存期間を明確に定めることが必要です。さらに、社員全体への個人情報保護に関する定期的な教育・周知を行うことで、社内の意識向上を図ることが重要です。

Excelの社員情報管理から移行を検討するタイミングは？

Excelでの社員情報管理に限界を感じる主なタイミングは、社員数が増加したとき、管理項目が複雑化してきたとき、情報漏洩やセキュリティリスクが高まったときです。特に、管理が煩雑になってきた、作業効率が低下した、またはセキュリティ上の不安が高まったと感じる場合は、人事管理システムへの移行を検討する適切なタイミングと考えられます。

Excelで利用可能な無料テンプレートはどこで入手できる？

社員情報管理に活用できる無料のExcelテンプレートは、Microsoft Officeの公式サイトをはじめ、様々なウェブサイトから入手できます。これらのサイトでは、従業員名簿や勤怠管理表、人事評価シート、採用管理シートなど目的に応じた豊富なテンプレートが用意されており、無料でダウンロードしてすぐに活用できます。

このように、Excelによる社員情報管理のさまざまな疑問や不安点に丁寧に対応することで、より安全かつ効率的な情報管理を実現することができます。

Excel（エクセル）から人事管理システムへの移行も視野に入れましょう

Excelでの社員情報管理は、コストを抑えつつ自由にカスタマイズできる点で多くの企業に選ばれていますが、セキュリティや操作ミスなどのリスクも伴います。そのため、テンプレートの活用、関数やマクロによる作業の効率化、セキュリティ対策などを適切に行うことが重要です。また、管理の煩雑さや情報漏洩のリスクが高まった場合には、人事管理システムへの移行も視野に入れ、自社の状況に応じた柔軟な対応を検討しましょう。

※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。