テレワーク対応や業務効率化の観点で「近いうちに労務のペーパレス化を行いたい」と考えている担当者、責任者の方は多くいらっしゃるのではないでしょうか。電子申請ができる手続きは今後拡大傾向であり、ペーパレス化の手段も数多く存在しています。その中でも最初に着手しやすい「年末調整のペーパレス化」のポイントをご紹介します。
目次
「労務のペーパレス化」は何から、いつまでに、どこまでやるのか？
労務をペーパレスにしたい担当者や、上司にペーパレス化に取り組んでほしいと言われた担当者の方には、日々多くの業務に追われる中、「いったい何から着手すればよいのか……」とお悩みの方も少なくありません。
理想は業務すべてがペーパレス化されることかもしれませんが、業務毎にその難易度は異なり、ペーパレス化にかかる時間・コストもバラバラです。さらに、既存業務を短い時間で大きく変えるのはリスクが高く、あまり望ましいやり方ではありません。いつまでにどこまでペーパレス対応するのか決めずになんとなくはじめてしまうと、後からが大変です。
そこで、まず小さくペーパレス化を始めるのに適した業務が年末調整になります。2020年は10月より控除証明書を電子データで取得可能となり、完全ペーパレスが実現できるタイミングでもあります。夏から検討を始めれば今年の年末調整から対応することも可能なので、ぜひ検討を進めていただきたいです。
申告書の配布・回収は対応ソフトでペーパレス化が可能
（申告書配布・回収のぺーパレス化イメージ）
年末調整作業といえば、紙の申告書を大量に印刷し配布、従業員からの似たような問い合わせに答え、何度も確認しながら税額の計算をし、法定調書を作成・整理して提出……と、かなり大変な一大イベントになります。
これが年末調整に対応した労務管理ソフトや給与計算ソフトを利用することで一つ一つの作業を効率化していくことができます。
まず、紙を大量に印刷し配布・回収するという作業は、Web上で依頼・回収を行います。入力方法はソフトによって異なりますが、アンケートに答えていけば必要事項を埋めてくれるなど、専門知識がなくても従業員側の作業をかんたんに進められる機能のソフトなら、問い合わせも減り、入力ミスも少なく済みます。
また、申告書提出の進捗確認と何度も催促をする作業に気が滅入る……という担当者も多いと思いますが、それもシステム上で確認・リマインドを行えますし、申告書の回収後は税額計算や法定調書作成も自動で完了します。
2020年10月から控除証明書などの電子データ取得が可能に
加えて2020年10月から、従業員の控除証明書などの電子データを取得し利用することができるようになります。
（年末調整手続の電子化に向けた取組について（令和２年分以降）より引用）
今までは、従業員が10月頃に各種金融機関から控除証明書をはがきなどで受け取り、内容を申告書に転記した上で、受け取ったはがきなどを証明書類として提出。提出された後、労務担当者が申告書と証明書類を照らし合わせて確認、というフローでした。
2020年10月からはマイナポータルもしくは各種金融機関から控除証明書などを電子データで取得できるようになります。取得後、国税庁の「年末調整控除申告書作成用ソフトウェア」を利用して控除証明書などの電子データをインポートし、年末調整申告書の電子データを作成。申告書電子データを労務担当者が給与システムにインポートし、年税額を計算します。
これにより、年末調整の完全ペーパレス化が可能となります。
ゴールは「ペーパレス化」ではなく「全社の業務効率化」
ここで考えていただきたいのが、「何のためにペーパレス化を行うのか」ということです。ペーパレス化はあくまで手段であり、目的は業務効率化のはずです。
申告書をWeb上で回収することは様々なソフトで行うことはできますが、Web上の申告書にキーボードで打ち込む形式だと、実はそれほど工数を減らすことができません。特に従業員の記入ミスや、従業員からの質問に個別に回答するといったコミュニケーション工数が減らない可能性が高いです。
アンケート形式になっているなど、従業員の工数が減り、記入ミスや問い合わせが起きにくい機能のソフトを導入した方が全社における業務効率化につながります。
年末調整の最新情報をチェックしておきましょう！
2020年（令和2年分）の年末調整は、書式の変更など他にも変更点があります。
変更を予定している年末調整関係書類（事前の情報提供）
国税庁のサイトおよび、社会保険労務士、人事労務系のソフトの提供企業などが行う情報発信を定期的にチェックされることをおすすめします。
※掲載している情報は記事更新時点のものです。
