- 更新日 : 2024年12月24日
賞与支給通知書とは？通知義務や方法を解説！例文も紹介
賞与支給通知書は、従業員に賞与額や支給条件を明確に伝えるための重要な書類です。
また、法令遵守や労務トラブルの回避においても重要な役割を持っています。
そこで本記事では、賞与支給通知書を作成する場面や発行タイミングなど、例文を交えてわかりやすく解説します。
賞与の不支給や減額時の対応方法についても触れているため、ぜひ最後までご覧ください。
目次
賞与支給通知書とは
賞与支給通知書とは、従業員に対して賞与を支給する旨を通知するための書面で、基本的な支給金額のほか、支給日や控除額などを記載します。
特に、決算賞与のように年間の業績に基づいて支給される賞与の場合には、支給金額の根拠や計算方法などを明確に記載しましょう。
詳細な賞与支給通知書を作成すれば、従業員への情報伝達がスムーズになり、誤解やトラブルを防げます。
次項で、賞与支給通知書を作成する具体的な場面や、発行タイミングについて詳しく解説します。
作成する場面
賞与支給通知書は、定期的な賞与支給や特別な決算賞与が発生する際に作成します。
たとえば、年2回の賞与を支給する企業では、そのたびに通知書を発行するのが一般的です。
また、業績連動型の決算賞与や臨時の特別手当として賞与を支給する場合にも作成します。
発行するタイミング
賞与支給通知書は、賞与の振り込み日または支給日に先立って発行するのが一般的です。
具体的には、賞与計算が完了した後、従業員に通知するとよいでしょう。
早めに通知すれば、従業員は賞与の支給内容を事前に確認でき、不明点がある場合には問い合わせの時間が確保できます。
賞与支給通知書の例文
賞与支給通知書の例文をいくつか紹介します。
【例文1：基本的な賞与支給通知書】 タイトル：賞与支給通知書 通知日：令和〇〇年〇〇月〇〇日 会社名：〇〇株式会社 代表取締役：山田 太郎 従業員氏名：佐藤 〇〇様 拝啓 平素より大変お世話になっております。 下記のとおり、賞与を支給させていただきますのでご確認ください。 記 支給額：〇〇円 支給日：令和〇〇年〇〇月〇〇日 以上 なお、詳細についてご不明点がございましたら、下記の連絡先までお問い合わせください。 担当者：人事部〇〇 TEL：03-1234-5678 敬具 |
【例文2：賞与の算出根拠を明記した例】 タイトル：賞与支給通知書 通知日：令和〇〇年〇〇月〇〇日 会社名：〇〇株式会社 代表取締役：山田 太郎 従業員氏名：佐藤 〇〇様 拝啓 平素より大変お世話になっております。 会社の業績、個人の評価などを総合的に考慮し、下記の賞与を支給させていただきますのでご確認ください。 記 支給総額：700,000円 内訳 基本賞与額：600,000円 業績加算額（個人評価も含む）：100,000円 控除額 社会保険料：35,000円 所得税：25,000円 差引支給額：640,000円 支給日：令和〇〇年〇〇月〇〇日 以上 なお、詳細についてご不明点がございましたら、下記の連絡先までお問い合わせください。 担当者：人事部〇〇 TEL：03-1234-5678 敬具 |
賞与支給通知書は、従業員にとって重要な給与情報を含むため、金額や計算に誤りがないように作成しましょう。
なお、賞与支給通知書には個人情報を含むため、厳重な取り扱いが必要です。
上記の例文を参考に、自社の状況に合わせて適切な賞与支給通知書を作成してみてください。
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賞与の不支給や減額する場合に通知義務はある？
賞与を不支給または減額する場合、従業員への通知義務は法律では規定されていません。
ただし、労働契約や就業規則で賞与の支給条件が明示されている場合、その条件に基づいて適切な対応を行う必要があります。
また、労働契約法でも、従業員に不利益な変更が発生する場合、原則として従業員から個別の同意を得ることが必要とされています。
そのため、労働者保護の観点から、賞与を不支給・減額する場合は理由を明確にし、通知書や面談を通じて従業員へ丁寧に説明したうえで同意を得ることがおすすめです。
不透明な対応は、従業員の不信感を招き、職場の士気低下や離職につながる可能性があります。
通知には、具体的な理由や経緯を記載し、従業員に配慮した言葉選びを心掛けましょう。
決算賞与の支給通知は書面で行う
決算賞与を支給する場合、通知は書面で行いましょう。
書面での通知は、単に賞与の金額や支給日などを伝えるためだけでなく、税務上の観点からも重要な意味があります。
決算賞与をその期の損金として計上するためには、客観的な証拠が必要です。
メールや口頭での通知では、いつ、どのような内容で通知が行われたのかを後から証明するのが難しく、税務調査の際に問題となる可能性があります。
しかし、書面であれば、いつ、誰から、誰に対して、どのような内容の通知が行われたかが明確に記録されるため、会社が正当に賞与を支給したことを証明できます。
さらに、書面での通知は、従業員との間で賞与に関する誤解やトラブルを防ぐためにも効果的です。
なお、通知書を作成する際は、支給額や支給日を明確に記載し、従業員からサインや確認印をもらったうえで、大切に保管しておきましょう。
賞与支給通知書で正確な情報共有と労務管理を徹底しよう！
賞与支給通知書は、企業が従業員に対して賞与額や支給条件を正確に伝えるための重要な書類です。
賞与支給通知書を適切に作成・発行すれば、法令遵守や労務トラブルの防止になり、従業員の信頼を得ることにもつながります。
特に、賞与の不支給や減額といったデリケートなケースでは、通知内容が労使間の誤解を防ぐ役割を果たします。
また、決算賞与を当期の損金として計上する場合には、書面で通知することが望ましいです。
企業は、これらのルールを正しく理解し、効果的な労務管理を実現しましょう。
※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。
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