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  • 更新日 : 2025年3月4日

部下の退職報告書の書き方は？文例・無料テンプレートつき

家族の介護といった家庭の事情や、自身の健康問題などを理由として、やむを得ず退職を選ぶ従業員も存在します。上司は、部下から退職の相談を受けることもあるでしょう。また、退職が決まれば、職場への報告もしなければなりません。当記事では、そのような場合に必要となる退職報告書の書き方を解説します。

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部下に退職相談をされた場合の対応方法は？

上司として、部下から退職について相談を受けることもあります。そのようなときには、どのように対応すればよいのでしょうか。

慰留する

必要な人材であり、退職されて困る場合には、退職を思い留まってもらわなければなりません。そのためには、まず退職の理由が企業と本人のどちらにあるのかを判断しましょう。

給与や休日といった企業側の待遇等を原因とする退職の場合、より好待遇が望める環境を整備すれば、退職を思い留まるかもしれません。ただし、退職の原因が育児や介護といった家庭の事情、または本人の健康問題である場合には、対応が難しくなってしまいます。

退職を認める

引き止めることが不可能と判断したのであれば、快く送り出さなければなりません。退職する従業員だからといって、おざなりな対応をすれば、企業に対してよい印象を持てなくなってしまうでしょう。従業員との関係は、退職後も続く可能性があるため、良好な関係を続けられるようにするべきです。

部下の退職報告書を書く手順は？

部下の退職が決まった場合には、退職報告書を作成することになります。作成の手順は以下のとおりです。

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  • 退職者との面談

面談を行い、退職理由や担当業務など、報告書作成に必要な情報を聞き取ります。

  • 報告範囲の決定

企業全体や部署、チームなど、どの範囲まで報告が必要か判断し、決定します。

  • 退職報告書の作成

退職報告書を作成します。様式に法的な定めはありませんが、企業で定めている場合には、そちらに従いましょう。

  • 職場への報告

作成した退職報告書を配布するなどして、退職する旨を報告します。

部下の退職報告書に記載する内容は？

退職報告書の記載事項に定めはありませんが、以下のような事項を記載すれば、退職によるトラブルが起きづらくなります。

  • 目的

なぜ、このような文書を作成したのかを説明します。

  • 退職者の氏名

誰が退職するのかを明らかにするために記載します。

  • 退職日

いつ退職するのかを明らかにするために記載します。

  • 退職者の情報

退職者が、どのような業務を担当し、どのように貢献をしていたのかを記載します。

  • 引き継ぎ情報

退職者が担当していた業務をどのように引き継ぐのかを記載します。

  • 送別会等の情報

送別会等を開催する場合には、場所や日時などを記載する必要があります。

  • お礼

退職者に対する感謝の気持ちを表すことが必要です。

  • 作成者の氏名

作成者を記載し、誰が作成したのかを明らかにします。

部下の退職報告書の無料テンプレート

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退職報告書の作成が必要なものの、自信がない人も多いでしょう。そのような場合には、テンプレートの利用が便利です。以下から退職報告書の無料テンプレートをダウンロードできるため、ご活用ください。

参考：部下の退職報告書（ワード）｜マネーフォワード クラウド給与

参考：部下の退職報告書（エクセル）｜マネーフォワード クラウド給与

部下の退職報告書の文例は？

本項では、退職報告書の文例を紹介します。作成の際の参考としてください。

企業全体への報告

株式会社〇〇従業員の皆様

この度、人事部の〇〇さんが、〇〇に専念するため、〇〇年〇〇月〇〇日をもって退職する運びとなりましたのでお知らせします。〇〇月〇〇日以降、後任となる担当者が決まるまでは、〇〇さんまでお問い合わせください。

〇〇さんは、人事部において、余人をもって代えがたい存在として、活躍をしておりました。〇〇さんは部署内において、中心的となる役割を果たしてくれ、余人をもって代えがたい存在でした。

退職に伴い、〇〇さんの担当業務は以下のように引き継ぎを行います。

業務A：人事部〇〇

業務B：人事部〇〇

なお、〇〇さんの送別会を〇〇年〇〇月〇〇日に〇〇にて、行います。ぜひご参加ください。

最後に、〇〇さんのこれまでの尽力に感謝するとともに、これからのご活躍をお祈り申し上げます。

以上

人事部長〇〇

所属部署への報告

営業課の皆様

〇〇年〇〇月〇〇日をもって、〇〇さんが一身上の都合により、退職することになりました。

〇〇さんは、入社以来営業課に欠かすことのできない存在として、大きな貢献があっただけでなく、プロジェクトにおいては強いリーダーシップでメンバーを引っ張ってくれました。退職は誠に残念ですが、新しい旅立ちを営業課一同、応援したいと思っております。

退職に伴い、〇〇さんの担当顧客は、以下のように引き継ぎます。

顧客A：営業課〇〇

顧客B：営業課〇〇

〇〇さんの送別会は、〇〇年〇〇月〇〇日において、本社第2会議室にて行います。皆様のご参加をお待ちしております。

最後となりますが、〇〇さんのこれまでの尽力に深く感謝するとともに、これからのご活躍をお祈り申し上げます。

以上

営業課長〇〇

部下の退職報告書を書くポイントは？

退職報告書を書く際には、退職理由について配慮しなければなりません。家族の問題など、退職理由はセンシティブな場合も多く、そのまま書けないことも少なくありません。そのような場合には、一身上の都合としておくとよいでしょう。内容については、簡潔にしたうえで、引き継ぎ情報など、業務に必要な情報を漏らさず記載しなければなりません。

部下の退職報告書を書かず引き止めることはできる？

退職報告書は、退職が決まった後に、その旨を報告するために作成されます。そのため、引き止めたいのであれば、退職報告書を作成する前でなければなりません。退職報告書が作成され、部署等に報告された後では、退職を翻意した場合でも言い出せなくなってしまいます。

また、退職自体は、従業員の自由な権利であるため、無理な引き止めは止めましょう。後のトラブルにつながってしまいます。

退職報告書を正しく作成しよう

引き止めを行ったものの、退職の意思が変わらない場合には、退職報告書をもって、関係者にその旨を報告しなければなりません。退職報告書には、引き継ぎ情報なども記載されるため、正しく作成しなければ後のトラブルにもつながってしまいます。当記事を参考に正しく作成してください。


※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。

  • 監修：涌井 好文（社会保険労務士）

    平成26年より神奈川県で社会保険労務士として開業登録を行い、以後地域における企業の人事労務や給与計算のアドバイザーとして活動を行う。退職時におけるトラブル相談や、転職時のアドバイスなど、労働者側からの相談にも対応し、労使双方が円滑に働ける環境作りに努めている。また、近時は活動の場をWeb上にも広げ、記事執筆や監修などを通し、精力的に情報発信を行っている。

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