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  3. 打刻のペーパーレス化で勤怠管理を効率化
  • 更新日 : 2024年12月25日

打刻のペーパーレス化で勤怠管理を効率化｜ペーパーレスのメリットも

勤怠管理のペーパーレス化を行うことで、企業の業務効率化や正確な労働時間管理を実現できます。ペーパーレス化に伴って勤怠管理システムを導入すると、従業員の労働状況をリアルタイムで把握でき、残業時間や休暇取得状況も簡単に確認できます。また、リモートワークや出張先からでも打刻が行え、多様な働き方に対応できる点もメリットです。

当記事では、勤怠管理のペーパーレス化による具体的なメリットと、導入時の注意点について解説します。

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打刻をペーパーレスで行うメリットは？

打刻をタイムカードで行っている企業もあるものの、ペーパーレスに移行した企業は少なくありません。勤怠管理をペーパーレスで行うことで、次で紹介する3つのメリットを得られます。

業務効率化ができる

従来のタイムカードを使った勤怠管理では、申請された休暇情報の確認や残業時間の集計業務などを手作業で行う必要がありました。しかし、手作業での勤怠管理には確認漏れや集計ミスといったヒューマンエラーが起こりやすいデメリットがあります。

一方、打刻をペーパーレスにすれば、ICカードやスマートフォンなどから打刻された勤怠情報を元に、従業員の労働時間や残業時間を自動集計することも可能です。従来の勤怠管理で必須だった、紙のタイムカードを集め、1枚ずつ集計作業を行う必要がなくなるため、業務効率化につながる点が大きなメリットです。勤怠管理システムと給与計算ソフトなどを連携させれば、さらなる業務効率化も期待できるでしょう。

社外からでも打刻できる

打刻をペーパーレスで行うシステムを導入すれば、場所を問わずどこからでも打刻できるようになります。客先や出張先に直接向かう場合や、自宅でリモートワークをする従業員でも、スマホなどの端末とインターネット環境さえあれば打刻できる点がメリットです。

ただし、社外で打刻を実施する際には管理側の目が行き届きにくく、実際には勤務をしていないのに打刻を行うケースも考えられます。不正打刻や虚偽報告をいかに防止するかを考えることが大切です。例えば、GPS機能を利用した勤怠管理システムを利用すれば、打刻の時間と合わせて位置情報を確認でき、誰がどこで打刻したかを正確に把握できます。

労働状況を正しく把握できる

国が推進する「働き方改革」では、従業員に対して残業時間の上限が定められているほか、年次有給休暇取得も義務化されています。そのため、企業側が従業員の労働状況を正しく把握・管理することが欠かせません。

タイムカードを電子化すれば、従業員の労働状況をリアルタイムで確認できます。一部の従業員に負担が偏っていないか、残業時間が増加している部署がないかなどを把握でき、労働環境改善につなげやすくなる点が大きなメリットです。

使用する勤怠管理システムによっては、残業時間が一定のラインを超えると通知が届くよう設定できる場合もあります。勤怠管理システムを活用し、労働状況を把握することは、従業員のワークライフバランスを保つことにもつながるでしょう。

打刻をペーパーレス化する方法は？

打刻のペーパーレス化を進めるためには、勤怠管理システムを導入するのがおすすめです。勤怠管理システムの特徴はシステムごとに異なりますが、おおむね以下のような機能を備えています。

  • 打刻
  • 勤怠の自動集計
  • 長時間労働が発生した際のアラート発信
  • 年次有給休暇や休日出勤などの申請・承認
  • 年次有給休暇の管理
  • シフト管理
  • 給与計算システムなどとの連携
  • 出勤簿の出力

勤怠管理システムでは、従業員が持つICカードやスマートフォン、パソコンなどを使って打刻を行うやり方が一般的です。打刻・申請された勤怠データを元に労働時間や残業時間などが自動集計されるため、打刻のペーパーレス化と同時に業務効率化も実現できます。

打刻のペーパーレス化を検討するべき企業

以下のような課題を抱えている企業は、打刻のペーパーレス化を進めるべきタイミングにあると言えるでしょう。

  • 残業がある

残業代の割増率は、通常の残業や深夜残業、休日出勤などによってそれぞれ異なります。そのため、残業代を算出する際にはそれぞれの残業の区分を把握した上で計算しなければなりません。また、労働基準法によって原則的に残業時間の上限が定められていますが、勤怠状況をリアルタイムで確認できない場合、気づかない間に上限を超えてしまう可能性があります。勤怠管理システムを導入すれば、残業時間をリアルタイムで把握できるほか、残業時間が上限を超えそうになった際のアラートを設定することも可能です。

  • リモートワークを取り入れている

勤怠管理システムを使えば出社しなくても打刻できるため、リモートワークを取り入れている企業は導入を検討すべきと言えます。工事現場や営業先に直行直帰する機会が多い業種も、勤怠管理システムを導入するのがおすすめです。

  • 拠点が複数ある

勤怠管理システムを導入すれば、支店や営業所などのタイムカードを取りまとめて本社に送る必要もなく、勤怠管理を一元化できます。

  • 勤怠管理業務の負担が大きい

従業員全員分のタイムカードの準備から日々の勤怠状況のチェック、タイムレコーダーのメンテナンスなど、勤怠管理業務の内容は多岐にわたります。勤怠管理システムの導入によって、タイムカードで管理する場合に行っていたさまざまな業務負担を軽減することが可能です。

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打刻のペーパーレス化を行う際の注意点

打刻のペーパーレス化によって、勤怠管理に関する業務効率や勤怠管理の正確性の向上が期待できます。しかし、適切な準備をせずに打刻のペーパーレス化を行った場合、狙った効果が得られない可能性があるため注意が必要です。

打刻のペーパーレス化は、以下で紹介する3つのポイントに気をつけながら進めるとよいでしょう。

導入目的を明確にしておく

勤怠管理システムにはさまざまな種類があり、システムによって機能や特徴、強みなどが異なります。導入目的に適さない勤怠管理システムを選んだ場合、必要な効果が得られない可能性があるため注意が必要です。勤怠管理システムを選ぶ際には、まず導入目的と自社の課題を明確化しておきましょう。

勤怠管理システムの導入目的としては、以下のような内容が考えられます。

  • テレワークなどの多様な働き方に対応したい
  • 勤怠管理の業務効率を向上させたい
  • 従業員の勤怠報告の手間を減らしたい
  • 打刻ミスや不正を防止したい
  • 勤怠管理の精度を上げたい

導入目的は必ずしも1つに絞る必要はありません。勤怠管理に関する解決すべき課題を洗い出し、優先順位をつけてシステム選びの基準にするとよいでしょう。

自社に合ったシステムを選ぶ

最近では働き方が多様化しており、固定時間制やフレックスタイム制、シフト勤務など、さまざまな働き方に対応している企業も少なくありません。また、従業員の雇用形態や勤務形態は職場によって異なります。そのため、勤怠管理システムを選ぶ際には、自社で採用しているすべての雇用形態・勤務形態に対応しているかを確認することが重要です。もしくは、自社のルールに応じて柔軟にカスタマイズできる勤怠管理システムを選ぶとよいでしょう。

勤怠管理システムの導入にあたっては、自社の従業員にとって使いやすいシステムかどうかをチェックすることも重要です。体験版などがある場合は試験的に導入し、実際の使用感を確認した上で検討することをおすすめします。

社内の環境を整える

打刻のペーパーレス化に伴い、打刻方法の変更や新しいシステム・ツールの導入などが行われるため、慣れないうちは従業員に負担がかかります。勤怠管理システムを導入する際には、関係者へ周知するとともに、どのような目的でペーパーレス化するのかを説明し、理解を得ることが重要です。また、サポート体制が整ったシステムを利用するなどして、勤怠管理の担当者へのフォローも行うとよいでしょう。

新しいシステムを導入する際には、あらかじめ社内ルールを決めておくことでトラブルを予防できる可能性があります。フォルダの分け方やファイル名の付け方、誰に編集権限を与えるかなど、必要に応じてルールを整備することで、スムーズな運用が可能です。

打刻のペーパーレス化で効率的な勤怠管理を

打刻のペーパーレス化は、業務の効率化だけでなく、労働環境の改善や従業員のワークライフバランスの向上にも大きく関係します。勤怠管理のペーパーレス化を進める際には、企業の課題に応じたシステムの選定や、従業員への周知・教育を徹底しましょう。今後も多様化する働き方に対応するために、ペーパーレス化は企業が検討すべき重要な課題の1つとなるでしょう。


※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。

  • 【監修】マネーフォワード クラウド勤怠

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