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  • 更新日 : 2025年6月23日

タイムカードとは？仕組みや押すタイミング、注意点を解説

出退勤時刻を把握しなければ、正確な労働時間は計算できません。正確な賃金計算も望めないため、出退勤時刻の把握は勤怠管理に不可欠です。当記事では、タイムカードについて解説します。適切な設置場所や勤怠管理システムとの比較なども紹介しますので、ぜひ参考にしてください。

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目次

タイムカードとは

「タイムカード」とは、従業員の出退勤時刻を把握するための方法のひとつです。本項では、タイムカードとは何かについて解説します。

利用目的

タイムカードは、会社が雇用する従業員の勤怠管理に広く使用されている方法です。出退勤の時刻を記録することで、従業員の1日における労働時間を把握し、労働時間を基にした賃金計算を行うために利用されます。

仕組み

タイムカードは、セットとなる機器の「タイムレコーダー」と併せて運用されます。タイムレコーダーに、紙でできたタイムカードを差し込むことで、時刻を印字するタイプが広く利用されています。

メリット

タイムカードのメリットは、従業員が直感的に使いやすい点です。レコーダーに差し込むだけで使用できるため、特別な教育なども不要です。また、紙タイプのタイムカードであれば、費用も抑えられるため、コスト面でもメリットが存在します。

タイムカードの種類

タイムカードやタイムレコーダーには、複数の種類が存在します。それぞれ異なった特徴を持つため、自社に合ったものを選択することが重要です。

紙のタイムカード

従来型である紙製のタイムカードは、現在でも多くの企業で利用されています。使用方法が簡便で、コストがかからない点がメリットです。ただし、誰でも打刻可能なため、代理打刻や不正打刻を生みやすいのがデメリットです。また、打刻漏れの恐れや紛失するリスクも少なくありません。

ICカード方式

ICカードを搭載したタイムカードによって打刻を行う方式も存在します。専用のICカードを使用する場合と、Suica等のすでに発行されたICカードを用いる場合があります。すでに従業員が保有しているICカードを用いれば、追加の発行コストはかかりません。

ICカード方式は、カードをかざすだけで利用できる非接触型のものが多く、出勤ラッシュに伴う混雑時の時短につながります。発行済みのICカードを利用すれば、会社側がタイムカードの作成や管理をする必要がなくなり、効率化も図れるでしょう。しかし、打刻漏れや代理打刻、紛失のリスクは紙製と同様に存在します。

また、ICカードリーダーを備えたタイムレコーダーが必要であり、紙製のタイムカードと比較すると導入のコストが高くなってしまいます。

生体認証方式

従業員の指紋などを用いた生体認証方式のタイムレコーダーも存在します。この方式では、本人以外は打刻不可能なため、代理打刻などの不正打刻をなくすことが可能です。ただし、汗や怪我などによって、認証しづらくなる場合もあり、出勤ラッシュの混雑時に何度もやり直しが起きる可能性もあります。

また、高額の専用機器が必要であるため、紙製はもちろんのこと、ICカード方式より導入コストが高くなる点にも注意が必要です。

紙のタイムカードの使い方【従業員向け】

紙のタイムカードは長年多くの企業で活用されてきた勤怠管理手段であり、今でも根強く利用されています。初めて紙のタイムカードを使用する方に向けて、打刻手順や確認ポイントについて丁寧に解説していきます。

(1)打刻ボタンの選択を確認する

タイムレコーダーには「出勤」「退勤」などのボタンがついていることがあります。自分が押すべきタイミングに応じて、正しいボタンを選ぶことが最初のステップです。たとえば、出勤時には「出勤」、業務終了時には「退勤」を押してからカードを差し込みます。操作に迷った際は、職場の担当者にあらかじめ確認しておくと安心です。

(2)タイムカードの向きと面を意識する

タイムカードは上下の向きや表裏を間違えると、機械がうまく読み取れず、正しい位置に印字されない場合があります。特に、月の前半と後半でカードの面を切り替えるタイプでは注意が必要です。表面が1日〜15日、裏面が16日〜月末というように使い分けられていることが多いため、出勤日がどちらに該当するのかをよく確認したうえで挿入するようにしましょう。

(3)正確にカードを差し込み打刻する

操作に入る際は、タイムカードを機械にまっすぐ差し込むことが基本です。斜めに差し込んだり、勢いよく押し込むとエラーが発生し、記録が残らないこともあります。打刻が成功すると、タイムレコーダーから音が鳴る仕組みになっている場合が多いため、その音を確認してからカードを取り出すとよいでしょう。特に急いでいるときでも、焦らず丁寧に操作することが大切です。

(4)印字された内容をその場で確認する

タイムカードを打刻した後は、必ずその場で印字内容を確認しましょう。表示されている時刻が自分の実際の出勤時刻または退勤時刻と大きく異なっていないか、また印字の位置が日付の欄とずれていないかを確認することが必要です。もし記録が思わぬ場所に印字されていたり、印字そのものがされていなかった場合は、速やかに上司や人事担当者に報告することが求められます。

打刻ミスや漏れが発生した場合の対応

うっかり打刻を忘れてしまったり、誤って出勤時に「退勤」ボタンを押してしまうなどのミスは、誰にでも起こりうることです。そのような場合には、自己判断で修正するのではなく、決められた方法で訂正の手続きを行います。一般的には、実際の時刻を手書きで記入し、その内容について上司の確認印やサインをもらう形で修正します。記録を二重線で訂正し、修正内容が明確に分かるように記入することが基本となります。

タイムカードはいつ押す？

タイムカードは押すべきタイミングで押さなければ、正確な出退勤記録となりません。タイムカードを押すタイミングについて解説します。

タイムカードは出社時と退社時に押す

タイムカードは、出社時と退社時に押すことが必要です。出社と退社の時刻を記録することで、労働時間を計算しますが、なかにはタイムカードを押した後でも仕事を続ける「隠れ残業」などが行われている場合もあります。正確な打刻を行うべきことを周知し、正確な勤怠管理につなげましょう。

休憩時間の打刻は不要

労働時間とは、始業から終業までの合計時間から、休憩時間を控除した時間を指します。そのため、休憩時間の打刻は不要です。休憩時間は労働時間が6時間を超える場合に45分以上の付与が必要となり、8時間を超える場合には1時間の付与が必要となります。これは、労働基準法第34条の規定によるものであるため、下回ることは許されません。

参考：労働基準法｜e-Gov法令検索

タイムカードの設置場所

タイムレコーダーは、従業員用の通用口や、オフィスの入り口に設置することが推奨されます。このような場所に設置すれば、出退勤時に自ずと目に入るため、打刻漏れを防ぎ、正確な労働時間の集計につなげることが可能です。人の出入りがある場所であれば、人の目を気にして、不正打刻も行いづらくなります。ただし、あまり人通りが多い場所に設置してしまうと通行の邪魔になるため、注意しましょう。

通行の邪魔にならないようにと、人通りの少ないオフィスから離れた場所に設置してしまうこともあるかも知れません。しかし、このような場所に設置してしまうと、移動のための時間が多くかかってしまい、打刻時刻と本来の労働時間にずれが生じてしまいます。また、不正打刻も起こりやすくなります。通行の邪魔にならず、かつ勤務するオフィスから近い場所に設置しましょう。

タイムカードの保管期間

タイムカードは、労働基準法第109条に規定する労働関係に関する重要な書類に該当するため、5年間の保存が義務付けられています。民法の改正を受けた2020年の改正労働基準法施行によるもので、従来の保存期間は3年間でした。出勤簿や労使協定書なども同様の保存期間です。ただし、当面の間は経過措置によって、3年間の保存で足りるとされています。

保存期間は、最後の記録をした日から5年（3年）です。しかし、記録に基づく賃金の支払期日が最後の記録の日より遅い場合には、当該支払期日から5年（3年）が保存期間となります。経過措置により、当面の間は3年の保存期間で足りるとされていますが、いつ5年となってもよいように、余裕をもって保存しておきましょう。

参考：労働基準法｜e-Gov法令検索

タイムカード利用に関するよくある疑問

タイムカードの使い方について、よく寄せられる疑問をQ&A形式で解消します。

タイムカードの打刻時間は何分単位で記録すればよい？

打刻は実際の時刻どおり、1分単位で記録するのが原則です。労働時間管理は実労働に基づき1分単位で行うことが労働基準法で求められており、15分刻み・30分刻みなど恣意的な切り捨てや切り上げを行う「丸め」は違法とされています。そのため、たとえば9時05分に出社した場合はタイムカードでも9:05と記録しなければなりません。打刻機に丸め設定を入れるのではなく、実労働時間を正確に記録しましょう。

代理でタイムカードを打刻しても問題ない？

タイムカードは、従業員本人の出退勤時刻を正確に記録するためのものであり、原則として代理打刻は認められていません。たとえ本人の了承があったとしても、他人による打刻は事実と異なる記録を残すことになり、勤怠不正や労働時間の改ざんとみなされる可能性があります。また、就業規則で「打刻は本人が行う」と明記されている企業も多く、これに違反した場合は懲戒の対象となるケースもあります。正しい勤怠管理を行うためには、必ず従業員自身が出社・退社のタイミングで打刻を行うことが求められます。

タイムカードの打刻時間と実際の勤務時間にずれがある場合はどうする？

タイムカードの打刻時間と実際に働いていた時間に差がある場合は、そのまま放置せず、速やかに上司や人事担当者に申し出て状況を説明することが適切です。たとえば、タイムカードを押した後に急な業務対応が発生した場合や、打刻を忘れてしまった際などに実際の労働時間との乖離が起こることがあります。こうしたケースでは、申請書や勤怠修正届などを提出し、勤務実績を正しく修正してもらう対応が一般的です。

企業によっては、上長の確認印を添えることで客観的な証明を担保する仕組みを設けている場合もあります。打刻時間と実働時間が一致しない状態を放置すると、給与計算や労働時間管理に誤差が生じるため、正確な申告を早めに行いましょう。

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自社に合ったタイムカード方式の選び方

勤怠管理の精度を高めるためには、自社の業務形態や従業員の働き方に適したタイムカード方式を選定することが重要です。それぞれの方式に特徴があり、導入時には自社の状況と照らし合わせて検討する必要があります。

従業員数や拠点数に合わせる

タイムカードの方式は、従業員数が少なく1つの拠点でのみ業務を行う小規模事業所であれば、紙のタイムカードでも十分に対応できます。しかし、複数の拠点を持つ企業や、従業員がテレワークや外回りを行うような場合には、クラウド型勤怠システムのような柔軟な管理が可能な方式が適しています。クラウド型であれば、どこからでも打刻ができ、全社員の勤怠情報を一元的に把握することが可能となります。

運用コストと管理の手間を比較する

導入時にはコスト面も重要な判断材料となります。紙のタイムカードやICカード型は導入費用が比較的抑えられる一方で、打刻内容を手動で集計する必要があり、集計や確認作業に一定の手間がかかります。対してクラウド型システムでは、月額利用料などのランニングコストが発生しますが、勤怠データがリアルタイムで集計されるため、管理者の負担が軽減され、ヒューマンエラーのリスクも減少します。

社員のITリテラシーと操作性を考慮する

どの方式を採用するかを決める際には、従業員のITスキルや職場の環境も無視できません。PCやスマートフォンの操作に慣れていない従業員が多い職場では、従来の紙やICカードによる打刻のほうがスムーズに運用できる可能性があります。一方で、若年層が多くスマートデバイスの活用に慣れている職場では、アプリを活用したクラウド打刻の導入が自然に定着しやすいでしょう。

タイムカードで勤怠管理を行う注意点

タイムカードを用いて、勤怠管理を行う際には、その特徴に応じた注意しなければならない点が存在します。注意点ごとに見ていきましょう。

打刻漏れやミスを発生させない工夫を行う

タイムカードによる打刻では、どうしても打刻漏れのリスクが付いて回ります。打刻漏れがあった部分を後日、自己申告させるなどの方法を取った場合には、客観的な証拠のない不正確な勤怠データになってしまう恐れがあります。

2019年4月からは、高度プロフェッショナル制度対象者を除く全ての従業員に対して、労働時間の客観的把握が義務付けられています。会社はタイムカードやPCのログイン記録など、客観的な方法により従業員の労働時間を把握しなければなりません。義務に違反しないように、「タイムカードの設置場所」の項を参考として、打刻漏れを生じさせないような体制作りが必要です。従業員に対して、正確な労働時間把握の必要性を説明し、意識を向上させることも有効な手段となるでしょう。

参考：客観的な記録による労働時間の把握が法的義務になりました｜厚生労働省

労働時間の集計作業を効率化する

紙製のタイムカードを利用している場合には、労働時間の集計も手作業であることが少なくありません。しかし、紙ベースでの集計作業は非効率的であり、時間も多くかかります。自動で出退勤の記録が保存される方式などに切り替えることで、集計作業を効率化させることが必要です。労力も少なく済むようになるため、より自社のコア業務に注力することが可能となります。

不正や改ざんの防止策を確立する

タイムカードによる勤怠管理には、代理打刻など不正打刻の問題が常に付いて回ります。不正な打刻を許してしまえば、残業代を水増しするためにあえて遅い時刻を打刻するような従業員も出てきてしまうでしょう。生体認証方式を導入するなどして、本人以外が打刻できないようにすることはもちろん、代理打刻は許されないことであると周知して、従業員の意識を高めてください。

タイムカードと勤怠管理システムの違い

勤怠管理システムとは、従業員の出退勤時刻の記録をはじめとした勤怠管理を行うためのシステムです。従業員の勤怠データをリアルタイムで確認できるだけでなく、給与計算ソフトとの連携によって、自動で賃金計算を行えるシステムも存在します。タイムカードのような出社しての打刻だけでなく、スマートフォンやタブレットなど、モバイル端末を用いた打刻が可能な場合もあり、柔軟な打刻方法の提示による打刻漏れの予防も可能です。

勤怠管理システムは、自社のサーバーにインストールするオンプレミス型と、クラウド上にあるベンダーのシステムにアクセスするクラウド型に大きく分けられます。オンプレミス型は初期費用が非常に高額になることもあり、導入コストが高いですが、クラウド型であれば比較的低コストで導入可能であり、こちらのほうが多く利用されています。しかし、クラウド型のサービスを利用する場合には、毎月の利用料がランニングコストとしてかかります。オンプレミス型であれば、保守運用を行う専門的知識を持った人員も必要です。また、操作に不慣れな従業員に対しては、操作方法などについて教育しなければならない場合もあります。

勤怠管理システムに対して、タイムカードによる勤怠管理は、一般的に初期の導入コストが低くなっています。また、直感的に使えるうえに一度導入してしまえば、その後のランニングコストもほぼかかりません。一方で、タイムカードによる勤怠管理は、それがどのような方式であれ、レコーダーが設置してある場所に赴くことが必要です。そのため、打刻方法の柔軟性に乏しく、利便性も低くなっています。タイムカード方式は、リモートワーク等には不向きであり、リモートワークを行う場合には、勤怠管理システムのほうが向いているといえるでしょう。

タイムカードと勤怠管理システムの比較をまとめると以下のようになります。

タイムカード勤怠管理システム
利便性打刻方法に柔軟性がなく、利便性は低い出社による打刻だけでなく、モバイル端末なども利用可能なため、利便性は高い
リアルタイムでの管理原則として手作業による集計が必要でありリアルタイムでの管理は不可能リアルタイムで労働時間等のデータを閲覧可能
効率性手作業による集計のため効率性は低い自動で収集し計算するため効率性は高い
初期コスト生体認証方式などを除き、一般的に初期コストは低いオンプレミス型であれば初期コストは高いが、クラウド型であれば低い
ランニングコスト導入後はほぼ不要オンプレミス型では保守人員が必要であり、クラウド型では利用料が必要
使用方法の教育直感的に使えるため不要操作方法を教育する必要がある
外部との連携不可給与計算ソフトなどと連携可能

タイムカードと勤怠管理システム双方の特徴を理解し、自社に合った方式を選択してください。

テレワークのタイムカードはどう運用する？

在宅勤務やモバイルワークが一般化する中で、オフィスに設置されたタイムレコーダーを用いる従来の勤怠管理方法だけでは対応しきれなくなってきました。ここでは、テレワークにおけるタイムカード運用の工夫や、従業員の自己管理と企業側の労務管理の両立に焦点を当てて解説します。

クラウド型勤怠管理システムでの勤怠記録

テレワークでは、クラウド型勤怠管理システムの利用が主流になっています。パソコンやスマートフォンを使って、インターネット経由で出勤・退勤を打刻できる仕組みは、物理的な出社を伴わない働き方に適しています。管理画面上で従業員の打刻状況を確認できるため、管理者にとっても勤怠把握がしやすくなり、リアルタイムでの管理が可能になります。

また、多くのクラウド型システムにはGPS連携機能やIPアドレス制限などが搭載されており、不適切な打刻を防ぐ手段として活用されています。こうした機能により、在宅勤務中でも勤務の実態に沿った記録を残すことができるようになります。

モバイルアプリの利用

スマートフォンのアプリを利用すれば、外出先や移動中でも簡単に打刻ができ、勤務開始・終了の記録が抜けるリスクを減らすことができます。営業職や現場作業者など、移動が多い職種にとっては、パソコンよりもスマートフォンのほうが適している場面も多く見られます。

モバイルアプリの操作は直感的で、使用方法を短時間で習得できる点も利点といえます。打刻時にメモ機能を活用することで、勤務内容の簡易記録も可能になり、後から業務内容を把握するうえでの参考資料にもなります。従業員にとっても、勤務状況を自身で可視化しやすくなり、働き方の振り返りにも役立ちます。

勤怠管理ルールの整備と周知

テレワーク環境下では、従業員が個々の場所で業務を行うため、統一された運用ルールが必要です。打刻のタイミングや方法、勤務中の中断時の扱いなどを明文化し、社内全体に共有しましょう。

出勤と退勤の打刻以外にも、業務の中断や休憩をどのように記録するか、終業後の業務連絡の扱いをどうするかといった細かい部分まで整備しておくと、混乱や誤解を防げます。ルールの周知には、マニュアル作成や研修、定期的な見直しの機会を設けることが有効です。

テレワークでは、自律的な勤務姿勢と正確な勤怠記録を両立する仕組みが求められます。適切なツールの導入と運用ルールの整備により、働く場所が多様化する中でも、組織全体の勤怠管理が維持される状態を目指しましょう。

タイムカードによる勤怠管理の特徴を理解しよう

タイムカードは、導入が容易でコストも低いため、多くの企業で採用されています。しかし、効率性や打刻の柔軟性などには欠ける面もあり、勤怠管理システムなど、他の勤怠管理方法と比較のうえで、導入しなければなりません。

当記事で紹介した比較を参考にし、自社に合う勤怠管理方法を導入することで、正確な労働時間の把握、引いては正確な賃金計算に役立ててください。


※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。

  • 【監修】マネーフォワード クラウド勤怠

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