• 更新日 : 2024年12月20日

エクセル(Excel)の勤怠管理のメリットとデメリット

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エクセルの勤怠管理で何ができる？

従業員の勤怠管理に紙のタイムカードを使用していませんか？勤怠管理はエクセル(EXCEL)を使うと非常に便利です。エクセルを使用することで

といった勤怠管理の基本をまかなえます。エクセルに慣れてくると関数を駆使して時給労働者の給与計算も行うことができるため、単純に時間を記録するタイムカードとは一線を画しています。
従業員の労働時間管理は使用者の責務です。労働時間の管理が不十分だと労基署から調査が入る場合があるのでエクセルでデータ管理しておくことをおすすめします。

エクセルにおける勤怠管理のメリット

タイムカードと勤怠管理表を分けて管理されているなら従業員がタイムカードへ打刻し、勤怠管理担当者がエクセルに記録するフローに変更してみましょう。打刻漏れもすぐにチェックできるので便利です。実際にエクセルを利用した時のメリットが以下の様に挙げられます。

国が定める”労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置“において「タイムカード、ICカード、パソコンの使用時間の記録等の客観的な記録を基礎として確認し、適正に記録すること」が明記されています。
タイムカードを併用すれば国の定めた管理方法も維持できるため、導入しておくにこしたことはないでしょう。

エクセルにおける勤怠管理のデメリット

既にエクセルで勤怠管理をしている企業も多いと思いますが、デメリットもあります。導入前に下記のようなデメリットがあることをきちんと認識しておくといいでしょう。

ないがしろにされがちな「データの保存場所」についてもピックアップしましたが、ローカルディスクに労働時間といった個人情報を保存するのはオススメできません。個人情報流出のリスクが増大するため、保護された共有データサーバー上に保存することが望ましいでしょう。
また、勤怠管理は労働者の収入に直結するだけに厳密に行う必要があります。何かミスが起こると社内外から経理に対する不信感を買うだけでなく、管理職の監督責任も問われることにもなりかねません。エクセルは非常に便利なソフトですが不便さも持ち合わせていることを頭に入れておきましょう。

クラウドサービスでの勤怠管理を選択肢に

近年、さまざまなデータをネット上で管理する「クラウドサービス」の利用が進んでいますが、勤怠管理もクラウドサービスを利用することができます。「勤怠管理をクラウド化」といってもピンとこないかもしれませんが、場合によってはエクセルでの管理よりも大きなメリットを得ることができます。
具体的にまとめてみましたので、ひとつずつ確認しておきましょう。

勤怠管理担当者を雇用するにも年間数百万のコストがかかります。管理を税理士に丸投げするのも選択肢の一つですが、ランニングコストが割高で敷居が高いことがネックです。その点クラウドサービスは特にコストカットと工数削減の点でメリットがあるので魅力的です。

エクセル管理に困ったら

エクセルで勤怠管理を行うメリットは確かにあります。しかし、手間・時間がかさみ、勤怠管理コストに悩んでいるのであればクラウドサービスの利用を検討することもお勧めします。

• 監修：マネーフォワード クラウド勤怠

  勤怠管理・労務管理に関するお役立ち情報を提供します。マネーフォワードクラウド勤怠は働き方改革に対応したい、労働環境を改善したい、勤怠の集計をラクにしたいという労務担当者の悩みを解決する勤怠管理システムです。