- 更新日 : 2024年12月20日
エクセル(Excel)の勤怠管理のメリットとデメリット
エクセルの勤怠管理で何ができる？
従業員の勤怠管理に紙のタイムカードを使用していませんか？勤怠管理はエクセル(EXCEL)を使うと非常に便利です。エクセルを使用することで
・勤務時間や残業時間を記録すること
・労働時間が計算できるため、そのままエクセル上で給与の計算もできる
といった勤怠管理の基本をまかなえます。エクセルに慣れてくると関数を駆使して時給労働者の給与計算も行うことができるため、単純に時間を記録するタイムカードとは一線を画しています。
従業員の労働時間管理は使用者の責務です。労働時間の管理が不十分だと労基署から調査が入る場合があるのでエクセルでデータ管理しておくことをおすすめします。
エクセルにおける勤怠管理のメリット
タイムカードと勤怠管理表を分けて管理されているなら従業員がタイムカードへ打刻し、勤怠管理担当者がエクセルに記録するフローに変更してみましょう。打刻漏れもすぐにチェックできるので便利です。実際にエクセルを利用した時のメリットが以下の様に挙げられます。
・勤怠管理用の無料のテンプレートがそろっているため、エクセルにテンプレートを落とし込めばすぐに使える
・WEB検索をするとエクセルでよく使うテクニック（絶対参照やショートカットキーなど）がピックアップされているため、自分でマニュアルを作る手間が省ける
・タイムカードの記録を勤怠管理担当者がエクセルに転記するだけなので、従業員の負担がほとんどない
・関数だけでなく様々な機能（区切り位置指定やVBA開発機能など）を組み合わせてカスタマイズできる
国が定める”労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置“において「タイムカード、ICカード、パソコンの使用時間の記録等の客観的な記録を基礎として確認し、適正に記録すること」が明記されています。
タイムカードを併用すれば国の定めた管理方法も維持できるため、導入しておくにこしたことはないでしょう。
エクセルにおける勤怠管理のデメリット
既にエクセルで勤怠管理をしている企業も多いと思いますが、デメリットもあります。導入前に下記のようなデメリットがあることをきちんと認識しておくといいでしょう。
・関数に頼るあまりヒューマンエラーが起きやすくなる
・法改正にのたびに、細かくフォーマットを修正する必要がある
・労務に精通した社員の確保が必要になることがある
・社労士や税理士を変更した際、別のフォーマットで提出を求められることがある
・担当者の労務経験が浅いとフォーマットの再修正が頻発する
・エクセルでの複雑な運用を誤って支払額が変わるなど従業員に不利益が生じ、訴訟リスクが増す
・エクセルファイルの保存場所が限定されてしまい、社内ネットワークからアクセスしないとファイルを確認できないことがある
・ファイルの使用方法マニュアルをあらかじめ部署内で共有しておかないと、勤怠管理は属人的タスクになりがち。
・ファイル内に従業員の氏名・住所・電話番号、役職、給与額などをまとめて記載したまま管理していると、意図せず個人情報の流出が起きてしまう可能性がある
・雇用形態によって事業主だけでなく従業員の社会保障費が変動するため、給与計算担当は厳密な知識と豊富な経験が求められるようになる
・結局単純な勤怠の記録だけで給与計算は完結できない
ないがしろにされがちな「データの保存場所」についてもピックアップしましたが、ローカルディスクに労働時間といった個人情報を保存するのはオススメできません。個人情報流出のリスクが増大するため、保護された共有データサーバー上に保存することが望ましいでしょう。
また、勤怠管理は労働者の収入に直結するだけに厳密に行う必要があります。何かミスが起こると社内外から経理に対する不信感を買うだけでなく、管理職の監督責任も問われることにもなりかねません。エクセルは非常に便利なソフトですが不便さも持ち合わせていることを頭に入れておきましょう。
クラウドサービスでの勤怠管理を選択肢に
近年、さまざまなデータをネット上で管理する「クラウドサービス」の利用が進んでいますが、勤怠管理もクラウドサービスを利用することができます。「勤怠管理をクラウド化」といってもピンとこないかもしれませんが、場合によってはエクセルでの管理よりも大きなメリットを得ることができます。
具体的にまとめてみましたので、ひとつずつ確認しておきましょう。
・勤怠データをCSV出力でき、一度に勤怠データをまとめて取得できる
・勤怠管理の煩雑さから開放されるため、大人数の社員を抱える企業ほど恩恵にあずかれる
・労働者本人が打刻したかどうかがわかり、打刻漏れなどの際に責任の所在を明確化できる
・操作マニュアルが完備されているうえ、問い合わせ窓口があるため安心感がある
・クラウド上でデータが管理されているため、労基署からの急な調査要請などにも対応可能となる
勤怠管理担当者を雇用するにも年間数百万のコストがかかります。管理を税理士に丸投げするのも選択肢の一つですが、ランニングコストが割高で敷居が高いことがネックです。その点クラウドサービスは特にコストカットと工数削減の点でメリットがあるので魅力的です。
エクセル管理に困ったら
エクセルで勤怠管理を行うメリットは確かにあります。しかし、手間・時間がかさみ、勤怠管理コストに悩んでいるのであればクラウドサービスの利用を検討することもお勧めします。
※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。
人事労務の知識をさらに深めるなら
※本サイトは、法律的またはその他のアドバイスの提供を目的としたものではありません。当社は本サイトの記載内容（テンプレートを含む）の正確性、妥当性の確保に努めておりますが、ご利用にあたっては、個別の事情を適宜専門家にご相談いただくなど、ご自身の判断でご利用ください。
関連記事
就業規則変更届の書き方・記入例・提出方法 – 様式についても解説！
就業規則変更届とは、就業規則を変更する際に労働基準監督署に提出しなければならない届出書です。厚生労働省から要件を満たした様式が提供されていますが、法令で規定された書式等はありません。この記事では軽微な修正でも届け出が必要なのか、逆に変更箇所…
詳しくみる残業時間管理表とは？テンプレートをもとに解説！
労働基準法の改正に伴い、時間外労働が厳しく制限されるようになりました。労使協定を締結することで残業を課すことは可能ですが、上限時間が定められているため厳格に管理しなければなりません。残業時間を管理するために用いられるのが、エクセルなどで作成…
詳しくみる有給休暇の権利を守るために知っておくべきポイントを徹底解説
有給休暇は労働者に与えられた正当な権利であり、企業側も適切な対応が求められます。 有給休暇の管理や取得拒否が違反となるケースを知らずにいると、法令違反に問われるリスクがあるため、注意が必要です。 本記事では、有給が付与される条件や違反となる…
詳しくみる有給休暇の消化は義務？取得日数や期限・罰則を解説！
有給休暇の消化率が低調なことを受け、2019年の労働基準法改正で有給休暇のうち5日の消化を義務化しました。この有給休暇消化の義務化により有給休暇の消化率は高まり、働き方改革が進んでいます。 この記事では有給休暇に関する労働基準法の規定内容、…
詳しくみる一年変形労働時間制とは？メリット・デメリットをわかりやすく解説
一年変形労働時間制は、年間を通じて労働時間を調整する働き方です。とくに業務の繁忙期と閑散期が明確な業種に最適です。労働時間に関する制度は、ほかにもいくつかの種類があり、それぞれのメリット・デメリットも存在します。 本記事では、一年変形労働時…
詳しくみる知っておけば安心！労基署調査の対処法
労基署の調査と役割とは？ 労働基準監督署（以下、労基署）は、厚生労働省の第一線機関であり全国に321署あります。いわゆる立ち入り調査を行う部署は「方面」（監督課）となり、労働基準法などの関係法令に関する各種届出の受付や、相談対応、監督指導を…
詳しくみる