マイナンバー導入後の業務フローをシミュレーションしてみよう！

マイナンバー制度が実際に運用され始めたら、一体どのような業務フローになるのでしょうか？ここでは収集と利用、保管・廃棄の業務フローをシミュレーションするとともに、それぞれの注意点についても解説します。

マイナンバーの業務フローその1【収集】

マイナンバー収集時のシミュレーション

マイナンバー業務の担当者は税、社会保障などの提出書類にマイナンバーを記載するために、従業員のマイナンバーを収集します。どの従業員についても今回初めてマイナンバーの提出を求めるので、個人番号カード又は通知カードと免許証などの身元確認書類で本人確認を行います。従業員に対してだけでなく支払調書を作成する場合に、弁護士や税理士など業務委託先のマイナンバーも必要です。担当者はそれらのマイナンバーも漏れなく収集しなくてはなりません。

収集の前にまず洗い出しを

まず行うべきは「誰のマイナンバーが必要か」の洗い出しです。従業員には正社員だけでなく、役員やパート・アルバイトも含まれます。国民年金第3号被保険者の届け出、年末調整の各種書類などにもマイナンバーの記載が必要だからです。

また支払調書にも記載が必要ということは、弁護士や税理士などの業務委託先、株式の配当や株式譲渡の対価の支払先などにもマイナンバーの提供を求めなくてはなりません。

利用目的などの公表・通知も事前に

マイナンバーを収集する前には会社側がどのような目的でマイナンバーを利用するのかを可能な限り明確にし、従業員に対してアナウンスしておかなくてはいけません。

これらのような方法は厚生労働省「雇用管理分野における個人情報保護に関するガイドライン：事例集」で「『本人に通知』しているとはいえない例」として挙げられています。社内LANによる通知や書類などの提示、就業規則に明記するなどして、確実な公表と通知を行いましょう。

マイナンバーの業務フローその2【利用】

マイナンバー利用時のシミュレーション

マイナンバー業務の担当者がマイナンバーを利用する目的は主に税、社会保障関係書類への記載です。従業員から受け取ったマイナンバーを、あらかじめ公表・通知しておいた目的に利用していきます。

マイナンバー制度導入スケジュールの確認を

「いつまでにマイナンバーを収集し、いつ頃利用するか」の業務フローを明確にするためにはマイナンバー制度の導入スケジュールを確認しておかなくてはなりません。

平成27年5月現在発表されているスケジュールによると、税金関連、雇用保険関連などの書類への導入は平成28年（2016年）1月1日提出分からとなっています。対して健康保険・厚生年金保険関連書類への導入は平成29年（2017年）1月1日提出分からです。

各分野の主な届出書等の例

以下にマイナンバー制度の導入スケジュールと共に、税、雇用保険、健康保険・厚生年金保険の各分野でマイナンバーが必要になる書類の一例を挙げておきます。実際の業務フローをイメージするために役立ててください。

マイナンバーの業務フローその3【保管・廃棄】

マイナンバー保管・廃棄時のシミュレーション

マイナンバーを手続き書類に記載したマイナンバー業務担当者は、あらかじめ決めておいた鍵付きの棚にマイナンバーを保管します。

廃棄が決まったマイナンバーに関しては書類を焼却炉で燃やし、データとして保存してある分については専用のデータ削除ソフトウェアを使って消去。マイナンバー業務を行う取扱区域をナンバーキーで施錠し、担当者はマイナンバー業務を終えます。

マイナンバーが保管できる条件とは

マイナンバーが保管できるのは公表・通知しておいた利用目的に使う可能性がある時、もしくは所管法令において定められた保存期間については、マイナンバーが記載されていても保管しておいて良いことになっています。

保管する場合はシミュレーションのように鍵付きの棚や引き出しなどに収納しなくてはいけません。さらにマイナンバー業務を行う場合は特別に部屋や区画を設ける必要があります（取扱区域）。セキュリティの観点から、取扱区域はICカードやナンバーキーなどで入室管理を行いましょう。

マイナンバーを廃棄しなくてはならない場合とは

マイナンバーは利用目的に使う可能性がなくなった時点で廃棄しなくてはなりません。具体的にはマイナンバーの持ち主が退職したり、契約を終了した場合などです。廃棄の際はシミュレーションのように焼却するなどして、復元不可能または復元困難な方法をとる必要があります。

まとめ

マイナンバーの業務フローの基本は「収集」「利用」「保管・廃棄」で構成されています。それぞれの業務フローの注意点をよく理解し、実際にマイナンバー制度の運用が開始された時に滞りなく業務が行えるよう準備しておきましょう。