勤怠管理をエクセルで行うやり方~便利な関数・労働時間の計算方法~

エクセルの勤怠管理はどうやるの?便利な関数を使おう

勤怠管理は従業員の給与に直結する重要な仕事です。勤怠管理の仕事には2つの重要なポイントがあります。1つ目は、勤怠管理は給与計算の根拠となるので、間違いが許されないということ。2つ目は、労働法や就業規則を順守しているかを勤怠管理担当者がチェックするということです。
重要な2つのポイントを外さずに勤怠管理を行うために、エクセルが活躍します。しかも基本的に使う関数はSUM、IF、IFERORRの3つです。勤怠管理で関数を使うやり方は次の通りです。

SUM関数

合計時間を計算できる関数です。勤怠の合計欄にSUM関数を入れておけば瞬時に計算してくれます。

IF関数

IF関数を使えば残業時間を計算することができます。勤怠管理をする上で割増賃金の計算は必須です。通常残業時間・休出時間・深夜時間の計算でIF関数は必須です。

IFERORR関数

エクセルを使えば勤怠管理に割く工数は減らせますが、人が入力するものなのでミスは発生してしまうものです。IFERORR関数を活用すればエラーであることが具体的にわかる文言を表示させたり、空白セルのままにすることができるので、ミスを防ぐために大切な関数と言えます。

また、関数だけでなくピボットテーブルを使うと集計ミスを大きく減らせます。勤怠で怖いのはミスにより給与計算に狂いが生じることです。ピボットテーブルなら自動集計してくれますからミスの可能性を小さくします。

エクセルの勤怠管理で深夜時間や夜勤を計算する方法

エクセルの勤怠管理で注意したいのが深夜時間や夜勤の計算ですね。

深夜時間のエクセル管理

勤怠管理担当者にとって、通常残業が125%、深夜残業が150%の割増賃金になるのは常識だと思います。深夜時間は午後10時~午前5時と法律で決まっていますから、勤怠管理をする時には深夜時間が反映されているように関数を作らないといけません。これを、誤って通常残業や休出の割増賃金のロジックで関数を作ると、給与計算がめちゃくちゃなことになります。
深夜時間の計算では、IFと共にTIME関数を組み合わせれば良いです。例えば出勤9:00退社23:00にしても、通常残業と深夜時間とでそれぞれ勤務時間を分けてくれます。

夜間のエクセル管理

夜勤は、例えば午後10時に出勤してあくる日の午前7時に退社するような勤務形態です。日をまたいだ勤務になっているので、IF関数を使って実際の労働時間と一致するような関数を作りましょう。単に出勤時間から退社時間を引く計算では、マイナス表示になってしまいますね。それを避けるためにIF関数を使って出勤と退社時間を入力するだけで、きちんと勤務時間が計算される仕組みを作りましょう。

エクセルで勤怠管理を行う時の2つのポイント

エクセルで勤怠管理を行うには、2つのチェックポイントがあります。
1つ目は、従業員が正しく入力しているかということをチェックします。つまりは、労働法や就業規則に沿って入力しているかということです。人事や勤怠管理担当者にとって、労働法や就業規則を順守して入力するのは当たり前ですが、従業員の中にはそういった知識がない人がいます。ですので、不正な入力をした場合は、エラーが表示されて入力が進まないようにするなどの対策をエクセルに盛り込む必要があります。

2つ目のポイントは、法改正時に対応することです。1つ目のポイントと連動していますが、正しい入力がなされるよう、法改正時には勤怠管理担当者がエクセルを改修しないといけません。2つ目のポイントは定例的に行うものではありませんが、一度起こると担当者にとって大きな負担となりますね。
これらは、勤怠管理担当者にとっては工数がかかるところですが、重要なチェックポイントだけに外せません。

エクセルの勤怠管理のデメリット

エクセルの勤怠管理は、関数やピボットテーブルを使用すれば、ある程度は管理ができることが分かったと思います。関数を間違いなく入力し、かつチェックポイントを押さえればエクセルでも対応できるでしょう。ただ、エクセルでの勤怠管理には次のデメリットがあることは、知っておいた方が良いと思います。

  1. エクセルにエラーが生じたり壊れたりすること
  2. 修正箇所を手作業で直していくこと
  3. 法改正時の対応が大変であること
  4. 勤怠は給与に直結するために不正が行われやすいこと

エクセルはフリーソフトではありませんが、勤怠管理をするに当たっては、会社の自己責任です。つまりエラーが生じたり壊れたりしても、自社の他に誰も補償してはくれないんですね。
また、修正箇所を手作業で直すのも勤怠管理担当者の工数を増やし、負担を高めます。この「手作業」がエクセルのエラーや破損に繋がることもあります。チェックポイントで書きましたが、法改正時の対応を勤怠管理担当者でやらなくてはならないことも、勤怠管理担当者の負担ですね。

勤怠は給与に直結しますから、勤怠に入力した数値がそのまま給与となります。エクセルは不正を防ぐようにはできていないので、不正が起こる可能性もあります。従業員の性善説を信じたいところですが、不正が起こりやすい勤怠管理を野放しにしておくのも問題です。人件費の増大を誘発しかねません。
エクセルの勤怠管理のデメリットを見ていくと、リスクが大きいと言わざるを得ません。夜勤が複雑化したり、会社の規模が大きくなったりすると担当者の工数が徒に大きくなるだけになってしまいます。

勤怠管理システムの導入も検討しよう

エクセルを使えば勤怠管理は便利です。使うと便利な関数としてはSUM、IF、IFERORRなどを紹介しました。勤怠管理上、気をつけなければならないチェックポイントは2つありました。それぞれ、従業員が法令・就業規則に遵守した入力をしているか、法改正時に対応した勤怠管理になっているかといった点です。
しかし、便利な関数を用いたりチェックポイントを網羅したとしても、エクセルでの勤怠管理には限界があります。4つのデメリットは、会社にとっての大きなリスクとなります。エクセルではカバーしきれないリスクも紹介しましたので、リスクを解決してくれる「勤怠管理システム」の導入も検討してみて下さい。システムというだけに費用はかかりますが、担当者の工数もぐっと減りますし、何よりも会社のリスクが小さくなるのがメリットだと思います。

<関連記事>
勤怠管理をエクセルで行うやり方~便利な関数・労働時間の計算方法~

【監修】マネーフォワード クラウド勤怠

勤怠管理・労務管理に関するお役立ち情報を提供します。
マネーフォワードクラウド勤怠は働き方改革に対応したい、労働環境を改善したい、勤怠の集計をラクにしたいという労務担当者の悩みを解決する勤怠管理システムです。

【おすすめ】働き方改革をサポートする勤怠管理システム

勤怠管理に時間をとられすぎていませんか?自動集計で時間とミスを0に! Money Forward クラウド勤怠