- 更新日 : 2024年8月15日
経費精算システム一覧！比較項目や無料製品の特徴、メリットも解説
経費精算システムとは、経費申請や承認作業、経費精算の会計処理などを効率化するシステムです。経費精算システムを導入することで、業務効率化やコスト削減につながるだけでなく、内部統制やコンプライアンスの強化の面でもメリットがあります。
特に、「経費発生から振込までに時間がかかってしまう」「経費精算のミスで給与支払時に精算できなかった」「申請書提出・承認のために出社が必要」といった課題感をお持ちの企業には、経費精算システムの導入が向いているでしょう。
この記事では、日本の代表的な経費精算システムの種類や、経費精算システムの選び方、導入前に知っておきたい経費精算システム導入のメリット・デメリットについて解説します。
目次
経費精算システムの主な機能とは？
DXの推進に伴い、多くの企業でクラウド型の経費精算システムの導入が進んでいます。
経費精算システム機能は、製品によって多少異なりますが、主な機能は「経費入力」「経費申請・承認」「経理業務効率化」に大別されます。
以下では、マネーフォワード クラウド経費の機能例をもとにご紹介します。
| 申請者・承認者が使う機能 |
|---|
| 経理担当者が使う機能 |
|---|
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経費精算システムの機能は各社で異なり、たとえばマネーフォワード クラウド経費では、マネーフォワード クラウド経費からのメール通知の内容をチャットサービスの「Slack」および「Chatwork」でも受け取ることができる「チャットサービス連携」といった機能もあります。
自社でどういった機能が最低限必要なのかを確認した上で、経費精算システムを比較検討することが大切です。
代表的な経費精算システム一覧
| 【経費精算システム】代表的な製品一覧 |
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|
上記のように、日本には多くの経費精算システムがあることがわかります。
全てを比較検討するのは、時間と労力の都合上現実的ではないので、自社の規模や予算に合った製品をいくつか絞って確認するのがよいでしょう。
マネーフォワード クラウド経費の特徴
マネーフォワード クラウド経費は、申請から経理処理まで効率化できる経費精算システムです。
中小企業から、IPO準備・中堅〜上場企業まで、多くの企業様にご利用いただいており、1ヶ月無料トライアルで、実際の画面を今すぐお試しいただくことも可能です。
無料の経費精算システムと有料の経費精算システムの違い
無料の経費精算システムのメリットは、言うまでもなく費用負担がないことです。一方で無料の経費精算システムには、下記のような機能制限や注意点もあります。
| 無料の経費精算システムの注意点 |
|---|
※あくまで一例であり、すべての無料経費精算システムが上記に当てはまるわけではありません |
経費精算の件数が少ない企業や、最低限の基本機能だけで十分な企業は、無料の経費精算システムを試してみるのもよいでしょう。
本格的にビジネスを展開していく場合は、やはり有料の経費精算システムを導入したほうが、業務効率化の観点からもおすすめです。有料の経費精算システムでも、無料トライアルを行っているケースが多いので、お試しで始めてみるのも一案です。
経費精算システムを比較する際のポイント
経費精算システムを導入するとなった場合、どのような点に注目するとよいのでしょうか。経費精算システムの選び方のポイントを7つ紹介します。
経費入力のしやすさ
分かりやすいUIで、従業員が見た目で操作しやすい経費精算システムかどうかをチェックしましょう。
経費精算システムの導入にあたり、煩雑なマニュアルが必要だと、社内浸透やレクチャーに時間がかかり、かえって工数がかかってしまいます。
ほかにも、経費明細を自動取得機能や領収書画像データの自動取得機能があると、手間が削減されるだけでなく、入力ミスや不正防止にも効果があります。
会計ソフトなどへの連携面
会計ソフトと経費精算システムが連携が可能だと、従業員が経費精算システムで入力した経費を、会計ソフトの仕訳データに自動反映できるため、ミスや作業工数を格段に減らすことができます。
「従業員に会計科目を選択して経費申請してもらうのが難しいのでは？」といった懸念があるかもしれませんが、たとえばマネーフォワード クラウド経費では、経費科目をあらかじめ設定しておくことができます。
導入する経費精算システムと同じ会社の会計ソフトを利用できない場合は、他社の会計ソフトともシームレスに連携できる経費精算システムを検討することがおすすめです。
既存の社内ワークフローを変えずに導入可能か
現在導入しているサービスやワークフローを変えずに、経費精算システムを変更・導入できるほうが、社内の負担も減ります。厳しい内部統制が求められる大手企業などでは、経費精算システムが自社の規定に合っていたり、承認ルートをカスタマイズできるのかを確認しておくことも大切です、
ほかにも、他社会計システムへのCSV連携・API連携などにも対応できるかを確認しておくとよいでしょう。
「マネーフォワード クラウド経費」は極力現状のフローを変えずに、他社サービスとも連携しながら効率化に繋がる様々な機能をお使いいただけます。
クラウド型かインストール型か
経費精算システムには、クラウド型とインストール型（オンプレミス型）があります。クラウド型はインターネットを介してサーバーやシステムなどを提供するタイプです。インストール型は、自社でサーバーやネットワークなどを準備し、ソフトウェアをインストールして利用します。
クラウド型の特徴は、導入準備が不要ですぐに利用を開始しやすいことと、インターネットを介して外出先からもシステムにアクセスできることです。一方のインストール型は、利用環境を社内に限定することで、外部から侵入しにくい高いセキュリティ性と、利用時間をクラウド提供会社のメンテナンスなどに左右されない安定性が特徴です。
クラウド型とインストール型にはそれぞれ異なるメリットがありますので、経費精算のフロー、利便性やセキュリティ面など、重視したい要素を比較して選定することをおすすめします。
サポートが充実しているか
経費精算システムは、経理担当者だけでなく、経費精算を申請する申請者、申請を承認する管理者など、多くの人が利用する想定のシステムです。導入したものの使い方がわかりにくかったり、せっかくある機能を使いこなせなかったりすると、多くの利用者が不便に感じてしまいます。場合によっては、せっかく導入しても使われなくなってしまうこともあるでしょう。
このような状況を防ぐには、システムサポートの内容を確認しておくことが大切です。例えば、導入時に利用方法のサポートがあるか、インターネット上などで利用方法を簡単に調べられるか、管理者向けに設定方法のガイドがあるか、困ったときの相談窓口があるかなど、あらかじめサポートを受けられる範囲を確認しておくとよいでしょう。
たとえば、マネーフォワード クラウド経費では、サポートサイトやマネーフォワード クラウドについて学べるEラーニングも充実しています。
自社に必要な機能を備えているか
経費精算の細かな機能はシステムごとに異なります。経費精算システムの導入で解決したい課題を洗い出し、その課題に対処できる機能を備えているシステム選びを進めていきましょう。
例えば、交通系ICカードを利用した経費精算が多い会社なら交通系ICカードと連携できる機能、出張や移動が多い会社ならスマートフォンアプリで簡単に申請や承認ができる機能、経理処理漏れが多発しているなら会計ソフトと連携できる機能があると便利です。
電子帳簿保存法など、最新の法令に対応しているか
システムの導入後最新の法令に対応するアップデートを行えるかも確認しておきたい要素です。
直近だと、電子帳簿保存法への対応が例として挙げられます。2024年1月1日より、電子取引（電子メールなど）により受領したデータの電子保存が完全に義務化されるためです。現在は宥恕（ゆうじょ）措置として、やむを得ない事情があれば2023年12月31日までは書面に出力して保存できますが、2024年以降は会社の規模や法人・個人事業者を問わず、すべての事業者が電子取引データの電子保存に対応しなければなりません。
電子帳簿保存法への対応も含め、法令に対応したシステムかどうか、法令に対応したアップデートが行われるかどうかも見て経費精算システムを選択しましょう。
電子帳簿保存法については、国税庁の電子帳簿等保存制度特設サイトや、下記の記事でもわかりやすく解説しています。
中小企業におすすめな経費精算システムの特徴
中小企業向けの経費精算システムを選ぶ際は、下記のポイントをチェックするとよいでしょう。
| 中小企業向け経費精算システムのチェック項目 |
|---|
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より詳しく知りたい方は、下記の記事もご参考ください。
特に、中小企業の場合は経費精算を紙ベースで行っている場合も多いです。
そうなると、人的ミスの発生や、承認者も領収書原本を確認して決裁しないといけないことによる承認プロセスの遅れ、会計ソフトと連携してないことによる営業担当者と経理担当者が同じ内容を二重で入力するような作業…といった課題が発生しやすいでしょう。
そうした中小企業ならではの課題や予算感に合わせた経費精算システムを提供しており、かつ導入実績も豊富な企業の製品を選ぶと安心です。
経費精算システムのメリット
経費精算システムを導入した場合の、申請者、管理者、経理担当者のそれぞれの立場から見たメリットを紹介します。
申請者のメリット
経費精算システムによって機能は異なりますが、以下のように領収書やレシートの読み込み、自動取得の機能があるシステムもあります。
- サービスとの連携で領収書データを自動で取得できる
- スマートフォンで撮影した領収書をデータ化できる
- 交通系ICカードからデータを読み取れる
- 経費検索で交通費が自動計算できる 等
データの自動取得や自動計算の機能がある経費精算システムであれば、申請者は交通費を調べるための経路検索や、交通費の手動計算といった手間が省けます。金額の入力ミスといったトラブルも防止できるため、申請の差し戻しによる再提出の手間も減るでしょう。
また、スマートフォンアプリで申請ができるシステムであれば、外出先から申請できるため、出張や移動が多い申請者も速やかに経費精算を申請できるようになります。
管理者のメリット
管理者側のメリットは、経費精算システム上の申請に対し、内容の確認から承認・却下までのアクションを即座に起こせる迅速性にあります。書類の書式や領収書の有無といった確認作業が不要となるため、経費精算にかかる時間が大幅に削減可能です。スマートフォンアプリに対応した経費精算システムなら、管理者も外出先から承認できるのもメリットです。経費精算の手続きに追われることなく、コアな業務に集中できるでしょう。
また、電子帳簿保存法に対応した経費精算システムであれば、社内のペーパーレス化にも対応できます。電子帳簿保存法では、必要なときに必要な電子取引データをすぐに取り出せる「検索機能の確保」がシステム側に求められます。この機能を利用してデータを素早くチェックできますので、書類探しの時間削減も期待できるでしょう。
近年ではキャッシュレス決済での立て替えが増え、電子上で受領した領収書が経費精算時に提出されることも増えました。2024年1月1日からは電子メールなどで受領した電子取引データの電子保存が完全に義務化されるため、電子取引データを適切に管理するという意味でも、電子帳簿保存法に対応した経費精算システムの導入にはメリットがあります。
経理担当のメリット
経費精算システムを導入すれば、経費精算申請が何件行われているか、承認の段階でストップしていないかなど、それぞれの経費申請の処理状況が把握しやすくなります。問題があれば対象者に連絡を入れるなど、経理担当者は必要に応じた対処をしやすくなるでしょう。
また、サービスとの連携やデータの自動取得に対応した経費精算システムであれば、領収書やレシートの原本が届くのを待つことなく、その内容をオンライン上でチェックできます。アップロードされた書類に不備があれば、早い段階で差し戻しの処理もできるでしょう。確認から集計、振込対応までのフローがスムーズに進むため、経理担当者の負担削減にもつながります。
さらに、会計システムと連携できる経費精算システムであれば、経費精算に関わる会計処理の漏れや入力のミスも防止できます。経費精算の遅れによって、経費を計上すべき時期がずれてしまうこともありませんので、経費精算業務だけでなく会計処理業務においても経費精算システムのメリットは非常に大きいといえるでしょう。
経費精算システムのデメリット
経費精算システムの導入にはメリットの大きさが目立つ一方、導入コストや運用コストといったコストの面でデメリットがあります。
導入コストがかかる
導入コストとは、システム本体費用のほかにシステムの初期設定や利用ユーザー登録など、導入初期にかかるコストを指します。クラウド型のシステムに比べて、サーバーを用意する必要があるインストール型（オンプレミス型）は高額の導入コストがかかる傾向があります。クラウド型の経費精算システムの中には導入コストを0円や少額に設定したものもありますので、導入コストが気になるようなら定額のシステムを選ぶことで初期費用の問題を解決できます。
運用コストがかかる
運用コストは、月額利用料など経費精算システムの利用に対し定期的に発生するコストを指します。クラウド型で運用する経費精算システムの多くは利用する人数に応じて料金が決まるため、事業規模の大きな会社ほど運用コストが高くなる傾向にあります。
利用料金は、利用人数×月額利用料、または利用人数×月額利用料＋基本料金といった設定が一般的です。利用人数が増えるほど運用コストも上がるため、1人あたりの月額利用料が安いシステムほど運用コストを抑えられるでしょう。
経費精算システムはメリット・デメリットのほか法令の対応も確認しよう！
経費精算システムは、申請者、管理者、経理担当者、それぞれにメリットがあります。しかし、導入するシステムによっては初期費用や運用コストが多額にかかってしまうなど、コスト面での不安も残ります。
経費精算システムの導入を検討する際は、料金形態や利用料金を確認するほか、経費精算システムのタイプ（クラウド型かインストール型か）、サポート体制、機能、法令への対応も確認して、自社に合ったシステムを選択するようにしましょう。
よくある質問
経費精算システムのメリットとは？
システム上で申請や承認の手続きができること、サービスとの連携でデータを自動取得できること、オンライン上で申請内容や領収書などを確認できること、システムによっては会計ソフトと連携できること、などが経費精算システムのメリットです。 詳しくはこちらをご覧ください。
経費精算システムのデメリットとは？
月々の運用コストがかかるほか、システムによっては導入コストも必要になるため、コスト面でのデメリットがあります。詳しくはこちらをご覧ください。
※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。
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