- 更新日 : 2024年10月30日
採用稟議書とは？承認される書き方やポイントを例文つきで解説
企業では、担当部署の人員が不足したからといって責任者が勝手に募集・採用することはできません。通常、採用稟議書を作成し、決裁者の承認を受ける必要があります。
この記事では、現場で人材が必要となった場合に起案が必要となる採用稟議書について、基礎知識のほか、承認される書き方やポイントを解説していきます。
目次
採用稟議書とは？
まず、採用稟議書の基礎知識として、その定義を確認していきましょう。採用稟議書とは、採用活動を進めていく上で必要な社内決裁を得るための書類のことです。
企業活動における「稟議」とは、担当者（起案者）の権限だけでは決定できない事柄に対して、決裁権を持つ関係部門や上長の承認を得ることです。稟議書は会社によって起案書や提案書とも呼ばれています。
採用稟議書については、その目的は採用開始時に求人募集の内容や予算、採用計画などを明確にすることで、採用活動の方針や目標を社内で共有し、効率的かつ効果的な採用施策を実施することにあります。
入社決定時には、採用候補者の情報や評価、入社条件などを提示することで、採用判断の根拠や合意形成を図り、入社後の人事管理や教育・研修などにつなげるという役割もあります。
採用稟議書が必要なケース
採用稟議書は、具体的にどのような場合に必要になるのか、2つのケースについてみていきましょう。
新たに人員を増やす場合（求人募集開始時）
現場で人材が不足し、新たに人員を増やす必要が生じた場合、採用稟議書を起案します。この場合、稟議書には採用する人数や職種、採用予算やスケジュールなどを明記します。
そして、採用活動を開始する前に、社内の関係者と情報を共有し、決裁を得るための承認を得ます。この過程で採用活動の妥当性や必要性を検討できることや、採用について全社で認識を統一できるというメリットがあります。
人材を採用した場合（採用決定時）
採用決定時には、その人材の氏名や職歴、保有資格、採用に至った理由、年収、入社日などを明記した稟議書を作成し、社内の関係者に情報を共有し、承認を得ます。
採用決定した人材の適性や条件を共有するだけでなく、採用後のフォロー体制や教育計画を整備する上でも重要な役割があります。採用決定後の稟議書で重要なことは、募集時の稟議書との整合性です。
採用稟議書の書き方
では、上記の2種類の採用稟議書について、本文の例文と共に書き方のポイントを確認していきましょう。
求人募集開始時
求人募集開始時の採用稟議書では、採用活動開始時の稟議書では、採用する人材の必要性や募集要項を明確にすることが重要です。
記載事項としては、採用予定人数、雇用形態、募集職種・業種、採用に至った背景や目的、募集要項、選考方法、採用予算、給与体系などを挙げることができます。
以下、例文を紹介しておきます。
件名：〇〇部門への中途採用について
本文：
〇〇部門への中途採用を行うことを申し上げます。
1．採用予定人数、雇用形態、募集職種/業種
・採用予定人数：1名
・雇用形態：正社員
・募集職種/業種：営業職（○○事業）
2．採用に至った背景や目的
・当社は、今後、○○事業を拡大することを目指しております。しかし、現在の営業メンバーは、既存の顧客対応や新規開拓に追われており、○○事業に専念できる人材が不足しています。
・そこで、○○事業に関する知識や経験を持ち、新規市場の開拓や既存顧客のフォローができる営業職を中途採用することで、○○事業の売上拡大に貢献してもらうことを目的としています。
3．募集要項や選考方法
・募集要項
– 学歴：不問
– 経験：○○事業に関する営業経験3年以上
– 資格：普通自動車免許（AT限定可）
– その他：コミュニケーション能力や交渉力が高いこと、PCスキル（Word、Excel、PowerPoint）があること
・選考方法
– 書類選考：履歴書、職務経歴書
– 一次面接：人事部長、〇〇部門長
– 二次面接：社長
４．採用予算や給与体系
・採用予算：〇〇万円（求人広告費、面接交通費等）
・給与体系：月給〇〇万円～〇〇万円（固定残業代含む）、賞与年2回、各種手当（通勤手当、家族手当等）
採用決定時
採用決定時の稟議書では、採用したい人材の適性や強みを具体的に示すことがポイントになります。採用活動開始時と決定時の稟議書では、募集要項や採用条件などが一致していることが必要です。
記載事項としては、採用者の氏名、職歴、保有資格、採用に至った理由や決め手、採用条件や入社日などを挙げることができます。
次に例文を紹介しておきます。
件名：〇〇部門への中途採用者決定について本文：
〇〇部門への中途採用者を決定しましたので、ご報告いたします。
1．採用者の名前や職歴、保有資格など
・名前：山田太郎
・職歴：株式会社△△にて営業職として5年間勤務。○○事業に関する営業実績が豊富。
・保有資格：普通自動車免許（AT限定）、TOEIC800点
2．採用に至った理由や決め手
・面接では、山田さんは、○○事業に関する知識や経験を詳しく説明し、自信と熱意を感じさせました。また、コミュニケーション能力や交渉力が高く、顧客との信頼関係を築くことができると思われました。
・書類選考では、他の応募者よりも優れた営業実績や成果を示しており、当社の○○事業に貢献できると判断しました。
・採用決定時の稟議書では、採用活動開始時の稟議書と同じ募集要項や採用条件を満たしていることを確認しました。
3．採用条件や入社日など
・採用条件：正社員、月給〇〇万円（固定残業代含む）、賞与年2回、各種手当（通勤手当、家族手当等）
・入社日：令和〇年〇月〇日
採用稟議書のテンプレート・ひな形
採用稟議書の作成にはテンプレートの活用が便利です。実務に活用できる項目が揃っていますので、内容を書き換えるだけでかんたんに作成できます。
採用稟議書のテンプレートは下記ページからダウンロードが可能です。
ぜひご活用ください。
採用稟議書が承認されない時のポイント
採用稟議書を起案しても必ずしも承認されるとは限りません。どのような点に注意して作成すればよいのでしょうか。
採用の必要性を決裁者の視点で書く
採用稟議書は、採用することで会社にどのようなメリットがあるか、どのようなリスクがあるか、どのように対処するかなどを明確に示す必要があります。
決裁者は、採用にかかるコストや人事調整などの負担を考えて、採用する必要性や優先度を判断します。そのため、採用稟議書では、決裁者の視点で採用の必要性を書くことが重要です。具体的には、以下のようなことがポイントになります。
- 採用する部署や業務の現状や課題
- 採用する人材のスキルや経験、役割
- 採用することで期待される成果や効果
- 採用しない場合のデメリットやリスク
- 採用にかかる予算や期間、人員配置など
必要な情報を過不足なく記入する
採用稟議書は、社内での合意形成や情報共有のために作成するものです。そのため、必要な情報を過不足なく記入することが大切です。記入する情報には、以下のようなものがあります。
- 件名：何についての稟議か簡潔に記載します。
- 申請内容：先に結論を記載し、内容を箇条書きにするとわかりやすくなります。
- 申請理由：採用する理由や根拠を具体的に示します。
- 申請者：稟議を提出する部署や担当者を記載します。
- 承認者：稟議を承認する部署や担当者を記載します。
- 添付資料：応募者の履歴書や職務経歴書、見積書などを添付します。
承認される採用稟議書の書き方を知っておこう！
採用稟議書について、基礎知識のほか、承認される書き方やポイントを解説してきました。
現場で人材が必要となった場合、責任者としては、一刻も早く増員してほしいものです。紹介した例文も参考に効果的な採用稟議書の書き方を習得してください。
よくある質問
採用稟議書とは何ですか？
採用活動を進めていく上で必要な社内決裁を得るための書類のことです。詳しくはこちらをご覧ください。
採用稟議書はどういう場合に必要ですか？
新たに人員を増やす場合と人材を採用した場合です。 詳しくはこちらをご覧ください。
※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。
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