- 更新日 : 2025年3月4日
採用通知書とは？内定通知書との違いや書き方、テンプレートを紹介！
選考過程を経て、企業が採用を決定した場合には、採用通知書が送付されることが一般的です。では、採用通知書とは一体どのような書類なのでしょうか。
当記事では、採用通知書の概要や内定通知書との違いなどについて解説します。また、採用通知書の記載事項や便利なテンプレートなども紹介しているので、ぜひ参考にしてください。
目次
採用通知書とは
企業の採用フローでは、書類選考や筆記試験、面接など複数の過程を経たうえで、採用の可否が決定されます。求人への応募者が自社にとって相応しい人材であると判断されれば、晴れて採用となります。
企業が採用を決定した場合には、応募者への通知が必要です。その際に応募者へ送付される書類が「採用通知書」となります。
内定通知書との違い
採用通知書と同様に企業の採用フローで送付される書類として、「内定通知書」が存在します。採用通知書と内定通知書は、どのような点で異なるのでしょうか。
採用通知書と内定通知書のいずれも法律の規定に基づく書類ではありません。そのため、両者とも企業に作成や送付の義務はないことになります。任意の書類であるという点で、両者は共通しているといえるでしょう。
詳細は後述しますが、採用通知書に法的効力は原則としてありません。これに対して、内定には入社日を始期とする解約権留保付労働契約として、企業と応募者の双方を拘束する法的効力があります。つまり、内定に至ったのであれば、その段階ですでに労働契約が成立していることになります。労働契約を成立させる効果を持った内定を通知する書面と採用通知書では、その法的性質が大きく異なるといえるでしょう。
採用通知書と内定通知書は、採用が決定された応募者に対して送付される任意の書類である点は共通しています。ただし、その法的性質は大きく異なるため、混同しないように注意しましょう。
労働条件通知書との違い
採用フローにおいて送付される書類としては、「労働条件通知書」も存在します。労働条件通知書は、その名の通り労働契約における条件を記載した書類です。また、労働条件通知書は労働契約書と一体の書類として作成される場合も多くなっています。このような場合には、「労働契約書兼労働条件通知書」などと表記されます。
労働契約を締結する際には、賃金や労働時間などの労働条件を明示することが必要です。その労働条件明示を行う書類として、労働条件通知書が作成されます。労働契約締結に際して必要になるという点で、契約締結前の採用決定のみを伝える採用通知書とは異なった書類といえるでしょう。
明示すべき労働条件には、賃金や労働時間、就業の場所などをはじめとする「絶対的明示事項」と、退職手当や休職など定めがある場合に明示が必要となる「相対的明示事項」の2種類が存在します。なお、2024年4月からは、明示すべき労働条件に就業の場所や業務の変更範囲などが追加されるため、作成の際には注意してください。
採用通知書の法的効力
採用通知書は、選考の結果として企業が応募者の採用を決定したという事実を伝える書類です。単純な事実を伝える書類のため、採用通知書が応募者に送付されたとしても、通常何らの法的効力は生じません。採用通知書の送付は、企業による労働契約の申込みではなく、応募者の申込みへの承諾を問うものでもないためです。この点において、労働契約が成立する内定とは異なります。
ただし、求職者の求人への応募が労働契約の申込み、採用通知書の発送をもって企業の申込みに対する承諾と解する余地もあります。そのような場合には、採用通知書により労働契約が成立すると考えることも可能です。仮に採用通知書によって、労働契約が成立したと解されるのであれば、その取消しは内定取消しと同様に労働契約の解除となります。
内定取消しは解雇と同視されます。そのため、客観的に合理的な理由を欠き、社会通念上相当であると認められない場合には解雇権の濫用となり、その取消しは無効とされます。採用通知書が法的効力を持つ場合もあり得るという点には、注意が必要となるでしょう。
採用通知書の書き方・記載事項
すでに述べた通り、採用通知書は法定の書類ではありません。そのため、その書き方や記載事項にも法的な決まりは存在しません。ただし、一般的には以下のような内容を記載します。
- 採用通知書である旨
- 採用通知書の発行日
- 宛名
- 社名と担当部署もしくは代表取締役の氏名
- 応募へのお礼及び採用が決定された旨
- 提出書類及び提出期限
- 採用担当者および連絡先
上記のような事項が記載されていれば、文体にも制限はありません。しかし、ビジネス文書であるため、あまり砕けた文体とはしないほうが良いでしょう。そのような採用通知書は、応募者の企業への不信を買うことにもつながりかねません。もし、採用通知書の作成に不安がある場合には、次項で紹介するテンプレートの利用を検討してください。
採用通知書のテンプレート
決まった様式のない採用通知書ですが、ある程度は記載事項や内容が決まっています。そのため、採用通知書のテンプレートが提供されている場合もあります。採用通知書の作成が初めてであったり、作成した内容に不安があったりする場合には、テンプレートの利用も選択肢のひとつです。
以下は、マネーフォワードクラウド給与が提供する無料で利用可能な採用通知書のテンプレートです。ビジネスで日常的に利用することの多いWordとExcelの形式で提供しているため、どのような企業でも使いやすいテンプレートとなっています。このテンプレートを利用すれば、初めての方でもポイントを押さえた採用通知書が作成できるでしょう。
採用通知書の同封書類
採用通知書は、通常それ単体で送付されることはありません。法定の書類ではないため、明確な決まりはありませんが、次のような書類が同封されることが一般的です。各書類を簡単な解説とともに紹介します。
入社承諾書
応募者の入社意志を確認するための書類です。内定承諾書と呼ばれる場合もありますが、内容として異なる点はありません。採用通知書とは別に送付されることもありますが、双方の手間を省くために同封される場合が多くなっています。
労働契約書
企業との間で労働契約を締結するための書類です。労働条件通知書と一体として作成されている場合が多くなっています。この書類は、同封されず別に送付されることもあります。しかし、入社承諾書と同様に双方の手間を省くために同封されることが多いでしょう。
添え状
送付する書類の種類や内容、通数などを記載した添え状を同封することが一般的です。添え状が同封されないことにより、何か企業に不利益があるわけではありません。しかし、添え状の同封はビジネスにおける一般的なマナーのため、忘れずに作成し同封しましょう。
返信用封筒
同封した書類は、必要事項を記入し署名捺印のうえで返信してもらう必要があります。返信に必要となる封筒を同封しておくことがビジネスマナー上、好ましいでしょう。また、返信用封筒にあらかじめ切手を貼り、宛名を記入しておけば誤配などの無用な郵送トラブルを避けることが可能です。
採用通知書を送付する時の注意点
原則として法的な効力が発生しない採用通知書であっても、企業が送付する重要書類であることに違いはありません。いくつか送付時に注意しなければならない点があるため、紹介します。
書留での送付
採用通知書を送付する際には、書留や簡易書留とすることが推奨されます。採用通知書は、原則として法的効力がないとはいえ、採用の決定という重要事項を伝える書類です。そのため、確実に相手に届け、内容を確認してもらう必要があります。
しかし、普通郵便では届いたことに気づかず放置されてしまう恐れも出てきます。書留で送付すれば、他の郵便物に紛れて見落とされることもなくなるでしょう。
採用決定後の速やかな送付
採用通知書の送付時期に決まりはありません。しかし、可能な限り速やかに送付した方ほう良いでしょう。応募者が複数の企業から採用決定通知を受けていることも想定され、送付が遅れれば先に届いた企業へ入社意向が傾く可能性もあります。
また、入社においては引っ越しをはじめとする準備が必要になる場合もあります。準備期間に余裕を持たせる意味でも早期の送付が望ましいでしょう。
正しい宛先と誤字脱字の確認
普通郵便と書留のいずれで送るとしても、宛先が正しくなければ、相手に届くことはありません。宛先の誤りなどは、極めて単純かつ初歩的なミスですが、見落とされる場合も少なくありません。
また、採用通知書の文面に誤字脱字がないかも入念にチェックしましょう。誤字脱字の多い文章を送付する企業では、応募者の信頼を得ることはできません。宛先の間違いや、誤字脱字で貴重な人材を逃すことがないように、注意しましょう。
メールでの送付も可能
採用通知書に様式の定めはなく、送付形式も限定されていません。そのため、郵送によらない方法を取ることも可能です。昨今はSDGsなどへの注目の高まりにより、企業業務におけるペーパーレス化が進んでいます。その一環として、採用通知書をメールで送付することもひとつの選択肢となります。
ただし、メールで送付する場合には、確実に相手に届くように迷惑メールとされないような対策を施しましょう。また、応募者に対してメールで送付する旨を事前に伝えておくことも必要です。
採用通知書を正しく理解しよう
採用通知書は原則として法的な効力がない書類であるものの、入社の決定という大事を伝える重要書類であることに変わりはありません。当記事の解説を参考に、正しく採用通知書を理解し適切な内容とタイミングで送付してください。
※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。
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