労働時間の把握方法は?労働時間を丸ごと解説!

企業が把握すべき「労働時間」とは?

そもそも、企業が把握すべき「労働時間」とは、何でしょうか。
労働基準法上、「労働時間」とは、使用者の指揮命令下に置かれている時間とされています(平成12年3月9日最高裁第一小法廷判決 三菱重工長崎造船所事件)。そして、ここでいう労働時間に該当するか否かは、労働契約や就業規則などの定めによって決められるものではなく、客観的に見て、労働者の行為が使用者から義務付けられたものといえるか否か等によって判断されます。
例えば、下記(1)~(3)のような時間は労働時間に該当するとされています。
(1)使用者の指示により、就業を命じられた業務に必要な準備行為(着用を義務付けられた所定の服装への着替え等)や業務終了後の業務に関連した後始末(清掃等)を事業場内において行った時間
(2)使用者の指示があった場合には即時に業務に従事することを求められており、労働から離れることが保障されていない状態で待機等している時間(いわゆる「手待時間」)
(3)参加することが業務上義務づけられている研修・教育訓練の受講や、使用者の指示により業務に必要な学習等を行っていた時間

現行の労働時間の把握方法について

厚生労働省が平成29年1月20日に策定した「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン(以下、「ガイドライン」といいます。)」によると、使用者は、労働時間を適正に把握するなど労働時間を適切に管理する責務を有しているとされています。
そして、使用者の労働時間の把握方法については、原則として次のいずれかの方法によることされています。

1)使用者が、自ら現認することにより確認し、記録すること
2)タイムカード、ICカード等の客観的な記録を基礎として確認し、記録すること
さらに例外として、
3)自己申告制により始業・終業時刻の確認し、記録すること
も認められていますが、これには追加の措置が必要になる点に注意が必要です。

中小企業等では、労働時間について、労働者からの自己申告制にしているところも多いのではないでしょうか。
上記例外に記載の通り、労働者からの自己申告による労働時間の把握が全く認められないわけではありません。しかしながら、労働者本人の自己申告による労働時間の把握だけでは、あいまいな労働時間管理となりがちです。そのため、やむを得ず自己申告制により始業時刻や終業時刻を把握する場合については、以下の5つの措置を講ずる必要があるとされています。

(1)自己申告制の対象となる労働者に対して、ガイドラインを踏まえ、労働時間の実態を正しく記録し、適正に自己申告を行うことについて十分な説明をすること

(2)実際に労働時間を管理する者に対して、自己申告制の適正な運用を含め、ガイドラインに従い講ずべき措置について十分な説明を行うこと

(3)自己申告により把握した労働時間が実際の労働時間と合致しているか否かについて、必要に応じて実態調査を実施し、所要の労働時間の補正をすること。特に、入退場記録やパソコンの使用時間の記録など、事業場内にいた時間の分かるデータを有している場合に、労働者からの自己申告により把握した労働時間と、当該データで分かった事業場内にいた時間との間に、著しい乖離が生じているときには、実態調査を実施し、所要の労働時間の補正をすること

(4)自己申告した労働時間を超えて事業場内にいる時間について、その理由等を労働者に報告させる場合には、当該報告が適正に行われているかについて確認すること。その際、休憩や自主的な研修、教育訓練、学習等であるため労働時間ではないと報告されていても、実際には、使用者の指示により業務に従事しているなど、使用者の指揮命令下に置かれていたと認められる時間については、労働時間として扱わなければならないこと

(5)自己申告制は、労働者による適正な申告を前提として成り立つものであるため、使用者は、労働者が自己申告できる時間外労働の時間数に上限を設け、上限を超える申告を認めない等、労働者による労働時間の適正な申告を阻害する措置を講じてはならないこと。また、時間外労働時間の削減のための社内通達や時間外労働手当の定額払等労働時間に係る事業場の措置が、労働者の労働時間の適正な申告を阻害する要因となっていないかについて確認するとともに、当該要因となっている場合においては、改善のための措置を講ずること。労働基準法の定める法定労働時間や時間外労働に関する労使協定(いわゆる36協定)により延長することができる時間数を遵守することは当然であるが、実際には延長することができる時間数を超えて労働しているにもかかわらず、記録上これを守っているようにすることが、実際に労働時間を管理する者や労働者等において、慣習的に行われていないかについても確認すること

いかがでしょうか。これらの措置を漏れなく適切に行うというのは、なかなかハードルが高いことがお分かりいただけるかと思います。

今後の労働時間把握方法について

ガイドライン策定時点では労働時間把握は「責務」という扱いになっていますが、働き方改革に関連する安全衛生法の改正では、労働時間把握の「義務化」が予定されています。
今後予定されている時間外労働の上限規制が開始された際に、適正な労働時間把握がなされていないと、企業が把握していた時間と、実際の労働時間との間に差異が生じ、予期せぬ形で時間外労働の上限を超え、法律違反となる可能性や、未払い残業代が発生してしまう可能性も否定できません。今後は、現行のガイドラインに沿った形での労働時間把握がより一層求められることになりそうです。

労働時間把握にあたり有効な助成金

労働時間の適正な把握を進めていくにあたり有効な助成金としては、「時間外労働等改善助成金」があげられます。
この助成金は、労働時間把握に取り組むことで直接的に助成が受けられるものではないですが、時間外労働の上限設定に取り組む中小企業・小規模事業者を助成するもので、長時間労働の見直しのため、労働時間の縮減を目的としています。労務管理用ソフトウェアや労務管理用機器の導入・更新に要した費用の一部を助成するものですので、労働時間の把握・長時間労働の是正にこの助成金を活用することができるかと思います。
詳細は、厚生労働省のホームページ等をご覧ください。

今後企業に求められる労働時間の把握方法についての対応策について

上述の通り、今後企業における労働時間把握が義務となります。
労働時間の把握方法として、使用者が、毎日自ら現認することにより確認し、記録することや自己申告に対応する五つの措置を行うことは現実的には難しく、タイムカード、IC カード等の客観的な記録を基礎として確認し、記録することが実務的には妥当だと考えます。
客観的な記録を残すための機械(タイムカード等)を導入するには、コストがかかりますが、本文内でご紹介した助成金などを活用し、労働時間の適正な把握へ向け、早めに対応していくと良いでしょう。

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【監修】金田朋子(かねだ ともこ) 社会保険労務士

社労士事務所にて給与計算、各種社会保険事務、就業規則の作成・改定、行政機関調査対応等に関する社会保険・労務コンサルティング業務に従事後、現在はベンチャー企業内の社内社労士として勤務。
社労士事務所での外部コンサルタント、ベンチャー企業内での労務担当者としての経験を生かし、ベンチャー・中小企業に強い社労士として社会保険・労務コンサルティングを行っている。
Twitter : @tok0moco

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