- 更新日 : 2024年8月8日
支払った給料の勘定科目は？仕訳の方法をわかりやすく解説
多くの会社では、毎月1回の給料日に、従業員や役員に対して労働の対価を支払います。一般的にはこの労働の対価を「給料」として受け取りますが、厳密には給与であり、給料を受け取っているとは限りません。給料と給与にはどのような違いがあり、支払いの内容はどのように会計処理を行えばよいのでしょうか。この記事では、給料と給与の違いから、給与を支払ったときの勘定科目の説明や仕訳、個人事業主の確定申告における給与の取り扱いについて詳しく解説していきます。
目次
給与とは？給料との違いも
給料に似た言葉に、「給与」があります。同じような意味で使われることもありますが、給料と給与の定義は明確に異なりますので注意が必要です。
まず、給与は労働の対価だけでなく、各種手当や交通費など、すべての報酬を表します。給与に似た言葉に「賃金」がありますが、賃金は給与だけでなく、現物支給の定期券、事業主が負担した労働者分の社会保険料等、賞与、前払い退職金など、会社が従業員に支払うすべてが対象です。賃金は、給与よりももっと広い意味を持ちます。
一方、給料が表すのは、労働に対する対価のうち、変動のない部分です。基本給が給料にあたり、同じ労働の対価であっても、残業手当など変動するものは給料には含まれません。
ただし、上記のようにそれぞれの単語は異なる定義がされていますが、一般的な会話においては給与・賃金・給料は区別されず、すべて給料と表現される傾向があります。
給与の勘定科目
法人においては、従業員に支払う給与は経費になります。正社員に給与を支給したとき、役員に給与を支給したとき、アルバイトやパートに給与を支給したとき、派遣社員に給与を支給したときに分けて、使用する勘定科目を確認していきましょう。
正社員
正社員に給与を支給したときは、給料や各種手当の合計額を「給料賃金」「給与手当」または「給与」などの勘定科目を使って仕訳をします。
原価計算が必要な製造業などでは、製造原価に含める給与と製造原価に含めない給与を分けるために、製造原価に含める工場従業員などに支払った給与は「賃金」、製造原価に含めない事務員などに支払った給与は「給与」などにして区分するのが一般的です。
なお、従業員に交通費を支給したときは、「給与」の額に含めず、交通費の支給額を「旅費交通費」として処理します。
役員
役員とは、取締役、監査役、執行役、会計参与など、会社の経営や取締役の監査にかかわる会社法上の職務をいいます。役員に支給する給与は、不当に過大な損金算入を防ぐために法人税法上厳しいルールが設けられていること、従業員とは異なり株主総会により報酬の決定が行われることから、従業員とは勘定科目を別にします。役員に給与を支給するときに使われる勘定科目は、「役員報酬」、賞与と分けて仕訳をするときは「役員給与」です。
役員報酬の決め方や相場は、こちらの記事を参照ください。
アルバイト・パート
正社員に支給する給与と、臨時で雇用するアルバイトやパートの給与を分けて仕訳をするときは、「雑給」の勘定科目を使います。分ける必要がないときは、正社員と同じように「給与」などの勘定科目にまとめて計上することもできます。
雑給の定義や仕訳例は、こちらの記事も参照ください。
派遣社員
派遣社員は、派遣会社から派遣される社員で、正社員やアルバイトなどのように会社と雇用契約は結びません。また、派遣社員個人ではなく、派遣会社に派遣に対する対価を支払い、派遣会社から派遣社員へ給与が支払われるため、自社で雇用している社員に支払う給与とは分けて考える必要があります。そのため、給与の勘定科目ではなく、「外注費」、「支払手数料」、あるいは「人材派遣料」などの勘定科目を使って仕訳をします。
給与の仕訳例
給与支払いを行ったときは、どのように仕訳を行うのでしょうか。具体例を交えて、給与の支払時、未払給与計上時、給与の前貸しをしたとき、のケース別に仕訳を説明します。
給与の支払時
従業員に給与を支払ったときは、以下のような仕訳を行います。
（仕訳例）毎月の給与支給日が到来し、従業員に給与の支給を行った。なお、従業員全員に支給した給与の合計額は5,000万円、通勤手当の合計額は500万円、従業員から給与天引きした社会保険料などの合計は1,000万円、雇用保険料は50万円であった。残額は普通預金より支払っている。
※仕訳の説明上、預り金や立替金は実際の金額でなくわかりやすい金額にしています。
まず借方の項目について、給与（給料賃金）に含まれるものと、旅費交通費に含まれるものに区別します。旅費交通費に計上するのは、給与支払時に従業員に支給する通勤手当のみです。基本給のほか、残業手当や家族手当、住宅手当などの交通費に該当しないものは、すべて給料賃金に含めて仕訳をします。
貸方項目については、従業員に実際に支払った額、従業員の給与から天引きした額に分けて仕訳をします。従業員の給与から天引きした額とは、健康保険料や厚生年金保険料、介護保険料、雇用保険料、源泉所得税、住民税のことです。従業員の給与から天引きして後日支払うものは「預り金」、先払いをして会社が立て替えているものは「立替金」で処理します。支払いを管理するために、補助科目で細かく分けて仕訳することもあります。
健康保険料や厚生年金保険料などは、労使折半で会社が半分負担しなければならないため、預り金でなく「法定福利費」の貸方項目とすることも可能です。この場合は、支払時に、法定福利費を費用計上して相殺します。
法定福利費の詳しい説明は、こちらをご覧ください。
未払給与の計上
給与の締め日毎月末日、給与支給日20日などのように、給与計算の時期が給与支給日の時期と異なるケースも多いかと思います。
例えば、11月30日で給与計算を締めて、12月20日に給与を支給した場合、何の処理も行わないと、12月末時点で、12月1日から12月31日までに発生した給与は費用として認識されません。12月20日に支給した給与は、あくまで11月1日から11月30日までに発生した給与です。発生主義の原則に従うと、まだ支給していない12月分の給与を費用として認識する必要があります。
（仕訳例）12月末時点で未支給（12月1日～12月31日分）の従業員給与4,500万円を費用に認識した。
しかし、上の仕訳のように、未払分の費用認識をすると、12月に支給した11月分の給与と合わせて費用に二重計上されてしまいます。そのため、前月、11月分に未払計上した給与を取り崩す必要があります。
（仕訳例）前月11月に費用認識した従業員給与4,200万円を取り崩した。
給与の前貸しや前払いを行ったとき
従業員に対して給与の前貸しを行ったときは、給与を支払ったのではなくて、一次的に会社が金銭を立て替えたと考えます。そのため、前貸ししたときは「立替金」の勘定科目を使って処理し、給与支払いのときに立替金を貸方に仕訳して、前貸しした分を控除して給与を支払いの仕訳を行います。
（仕訳例）従業員に給与5万円を現金で前貸しした。
給与から天引きされるものの仕訳例
従業員に給与を支給するときは、総支給額から、社会保険料（健康保険料、厚生年金保険料、介護保険料）、労働保険料（雇用保険料、労災保険料）、源泉所得税、住民税を天引きします。これらの天引きされる分について、給与との関係はどうなっているのか、仕訳例を用いながら解説していきます。
社会保険料の発生時
社会保険料とは、健康保険料、厚生年金保険料、介護保険料のことです。いずれも労使折半のため、半分は従業員が負担し、半分は会社が負担します。
なお、社会保険料は、従業員からの天引き分と会社負担分との合計額を、翌月末までに支払わなければなりません。
ここで、11月末締めで12月20日に給与支給を行った場合を考えてみましょう。12月20日の給与支給時に従業員から徴収した分は11月分の社会保険料になります。従業員から天引きする分は預り金で処理するため問題ありませんが、残り半分の会社が負担する分については、何の処理も行わないと、12月末時点で12月分の社会保険料が発生しているにもかかわらず、費用に計上されないことになります。
費用は発生主義に基づき認識しますので、12月には、12月中に発生した社会保険料を認識しなければなりません。発生主義に基づき、以下のように仕訳を行います。
（仕訳例）12月末日に12月分の社会保険料のうち、会社負担分500万円を費用に計上した。
※仕訳の説明上、わかりやすい金額にしています。
社会保険料の納付時
社会保険料の納付時には、従業員から天引きした分と、すでに費用として認識している会社負担分の合計を支払うため、以下のように仕訳を行います。
（仕訳例）11月分の社会保険料（従業員天引き分500万円、会社負担分500万円）について、12月末に普通預金より支払いを行った。
※仕訳の説明上、わかりやすい金額にしています。
労働保険料の納付時
労働保険とは、労災保険と雇用保険の総称をいいます。労働保険料については、年度初め（例年6月1日から7月10日までの間）に概算で申告を行い、概算分を納付することとなっています。実際との差額は、翌年に申告を行い精算する仕組みです。
労働保険料の納付時というのは、概算額を申告して年間の労働保険料を納付したときになるため、以下のように仕訳を行います。
（仕訳例）年度初めに労働保険の概算を申告し、会社負担分の労災保険と雇用保険の合計額100万円と、従業員負担分の雇用保険50万円の合計を普通預金から支払った。
※仕訳の説明上、わかりやすい金額にしています。
労働保険料は、概算額を先払いすることになりますので、会社負担分を「前払費用」、従業員負担分で後日給与から天引きする分を「立替金」で処理します。
なお、労働保険料の納付は概算になりますので、次の申告のときに精算が必要です。概算で支払った保険料が実際より過大なときは、次の概算保険料に充当することになるため、仕訳は必要ありませんが、実際の保険料の方が多く納付済みの保険料に不足があったときは、以下のように不足分の仕訳を行います。
（仕訳例）労働保険料の申告にあたり、昨年度の概算額と実際の労働保険料の差額で概算より不足している分を普通預金より支払った。内訳は、会社負担分が4万円、従業員負担分が1万円である。
※仕訳の説明上、わかりやすい金額にしています。
以下、労働保険料の概算納付の取り崩しでも説明しますが、本来取り崩すはずの前払費用が不足したときは、実際の労働保険料の方が多いということですので、未払費用を計上します。従業員負担分についても同様で、立替金で不足した部分は預り金で処理しますので、上のように未払金と預り金を借方に計上して不足分を相殺します。
労働保険料の概算納付の取り崩し
給与支払時の仕訳でも取り上げたように、従業員から労働保険料のうち雇用保険料を給与から天引きするときは、「立替金」で処理します。先述したように、労働保険料は概算で先払いしており、会社がすでに従業員負担分を立て替えているためです。
このように、従業員負担分の処理は給与支払時に行われますが、会社負担分で計上した前払費用もありますので、給与支払いにより雇用保険料や労災保険料の実際額が確定した時点で取り崩しの処理を行わなくてはなりません。概算納付の取り崩しは、以下のように仕訳をします。
（仕訳例）給与計算にあたり労働保険料の実際額が確定したため、概算で計上した労働保険料（前払費用）20万円の取り崩しを行った。
※仕訳の説明上、わかりやすい金額にしています。
源泉所得税の納付時
従業員などから源泉徴収した所得税（及び復興特別所得税）は、原則、給与支払日の翌月10日までに納付しなくてはなりません。従業員の給与から天引きした源泉所得税額分（通常は預り金で処理）をそのまま納付するイメージですので、源泉所得税納付時には、以下のように仕訳をします。
（仕訳例）従業員の給与から天引きした源泉所得税額100万円を普通預金より支払った。
※仕訳の説明上、わかりやすい金額にしています。
住民税の納付時
特定の要件にあてはまるパートやアルバイトを含め、従業員の住民税は特別徴収により会社が従業員の給与から天引きすることになっています。
特別徴収を行うために、会社は毎月1月末までに給与支払い報告書を市区町村に提出しなければなりません。その後5月末までに、6月から翌年5月までの各従業員の住民税額が記載された特別徴収税額決定通知書が市区町村より送付されます。
会社は、この特別徴収税額決定通知書に記載の額に従って、住民税を従業員の給与から控除し、給与支払日の翌月10日までに従業員に代わって納付しなければなりません。従業員から預かった金銭を代わりに納付するだけなので、仕訳の考え方は、源泉所得税と同じです。
（仕訳例）従業員の給与から天引きした住民税額100万円を普通預金より支払った。
※仕訳の説明上、わかりやすい金額にしています。
個人事業主の場合
個人事業主の確定申告上の給与の扱いはどうなるのか。個人事業主自身の扱い、生計を一にする親族に給与を支払ったとき、生計を一にする親族以外の従業員に給与を支払ったときの扱いをそれぞれ解説していきます。
個人事業主自身の給与の扱い
法人の場合、代表取締役（社長）などの役員に支払う給与は「役員報酬」などとして費用に計上できます。しかし、個人事業主は、事業主自身の給与を必要経費に計上できません。
所得税の計算上、収入金額から必要経費を差し引いた全額を、事業主個人の所得として扱うことになっているためです。
個人事業主が、生活費などプライベートで使用するために、預金から引き出しを行ったり、事業用の現金から使用したりした場合は、給与の代わりに「事業主貸」の勘定科目を使用します。「事業主貸」は資産科目になるため、確定申告時の青色申告決算書や収支内訳書では、貸借対照表の資産科目として、事業主が私的に使用した合計額が表示されます。
生計を一にする配偶者や親族に対する給与の扱い
個人事業主と生計を一にする配偶者や親族に対して給与を支給するときは、支給する給与を、原則必要経費に計上できません。しかし、一定の要件を満たせば必要経費としてみなすことができます。
「事業専従者控除」は、白色申告者に認められる特例です。生計を一にする親族が、その年の12月31日時点で15歳以上、6ヶ月を超えて専従者として働くときは、配偶者なら86万円まで、配偶者以外なら1人50万円までを所得から控除できます。
「青色事業者専従者給与」は、青色申告の届出を行った事業者に認められる特例です。年齢や専従者などの条件は白色申告と同じですが、不当に過大でなければ、親族に支払った給与の全額を必要経費にできます。
事業専従者控除と青色事業者専従者給与の詳細は、こちらの記事を参照ください。
従業員の給与の扱い
生計を一にする配偶者や親族以外の従業員に給与を支払ったときは、個人事業主であっても、その全額を必要経費に算入できます。勘定科目は、法人のケースと同じで、「給料賃金」「給与」などを使います。
源泉所得税の納期の特例
従業員が確定申告で所得税を申告する代わりに、事業主が給与から天引きした源泉所得税は、原則、給与支払日の翌月10日までに事業主が納付しなければなりません。従業員を常時雇用している場合は、毎月手続きが発生することになります。
そこで、従業員などの給与を受け取る者が10人未満の会社、個人事業主については、源泉所得税の納期の特例が認められます。これは、毎月納付が必要な前線所得税の納付を、年2回にまとめて納付できる特例です。
特例の対象になる所得や適用時期は、こちらの記事を参照ください。
源泉所得税の納期の特例を適用するには、「源泉所得税の納期の特例の承認に関する申請書」を所轄の税務署長に提出する必要があります。
申告書の書き方は、こちらの記事が参考になります。
誰に対する給与か、天引き部分はどうするか、ポイントを押さえよう！
給料（基本給）や各種手当を含めた給与は、誰に対して支給するかで勘定科目が変わってきます。従業員の給与から天引きする部分については、項目によって預り金で仕訳するものと、立替金で仕訳するものとに分かれますので、あわせて確認しておきましょう。
また、個人事業主自身の給与や生計を一にする親族の給与は、法人とは扱いが異なります。特に、事業主自身については、給与として必要経費に計上できない点に注意しましょう。
よくある質問
給料とは？
労働の対価のうち変動しない基本給の部分を給料といいます。詳しくはこちらをご覧ください。
給与の勘定科目は？
従業員に支給するときは「給料賃金」や「給与」、役員に支給するときは「役員報酬」や「役員給与」、など支給する対象によって勘定科目が異なります。詳しくはこちらをご覧ください。
※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。
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