1. クラウド会計ソフト「マネーフォワード クラウド会計」
  2. 会計の基礎知識
  3. 小口現金出納帳とは?書き方・記入例、現金出納帳との違いをわかりやすく解説
  • 更新日 : 2021年6月1日

小口現金出納帳とは?書き方・記入例、現金出納帳との違いをわかりやすく解説

小口現金出納帳とは?書き方・記入例、現金出納帳との違いをわかりやすく解説

日常的に現金出納帳を利用している方でも「小口現金出納帳」は利用したことがない方も多いでしょう。どちらも決算書類として利用するための重要度の高い帳簿です。

小口現金出納帳を作成する目的は、手元に残る小口現金と帳簿上の残高を一致させることです。そこで本記事では、小口現金出納帳の概要や書き方、記入例、摘要欄について解説します。

小口現金出納帳とは?

小口現金出納帳とは、小口現金の補給や支払いに関する情報を記録するための帳簿です。ここでの「小口現金」とは、日々発生する経費精算のために手元で管理する現金を指します。

現金出納帳とは別の帳簿になるため、それぞれ記帳する必要があります。そこで、小口現金出納帳の目的と、現金出納帳の違いについても確認しておきましょう。

小口現金出納帳の目的

小口現金出納帳の目的は、経費精算の手間を省きお金の出入りを可視化し、不正などのトラブルを未然に防止することにあります。

例えば、社内に複数の部署がある場合、個人ごとに仮払などを行うと経理業務が膨大になります。しかし、各部署や個人に対して小口現金出納帳を設けることで、都度の精算とチェックが省略できますが、大金を各部署や個人に渡せば、不正や盗難などのリスクが高まります。

そこで、小口現金出納帳を活用することで、支払や補給金額を明らかにし日々残りの現金と帳簿上の残高を一致させることができるため、不正防止に繋がります。

小口現金出納帳と現金出納帳の違いとは?

小口現金出納帳と現金出納帳の最大の違いは「金額」です。現金出納帳については、特に金額の制限はありません。

一方、小口現金出納帳では少額の現金のみを扱い、記帳します。その用途は切手やコピー代、駐車料金、タクシー代、お茶代、消耗品など少額のものがメインです。

また、管理する担当においても。小口現金出納帳は各部署で管理し、現金出納帳は経理担当が管理するというケースが多くみられます。

小口現金出納帳の書き方・記入例

小口現金出納帳

ここからは小口現金出納帳の書き方や記入例を1〜6の手順に分けて解説します。6つの手順ごとにその特徴を確認していきましょう。

手順1. 小口現金出納帳の項目に記入

まず小口現金出納帳の項目から記入します。記入する項目は次の通りです。

  • 受入金額
  • 日付
  • 摘要
  • 支払金額
  • 支払内訳

小口現金出納帳の最大の目的は「支払金額」「手元の残っている残高合計」と「受入金額の合計」の3つを一致させることです。

手順2. 1行目に受け取った金額を記入

小口出納帳の1行目には、経理担当などから受け取る金額を記入します。

  • 受入金額:受け取った小口現金の額
  • 日付欄:受け取った日の日付
  • 摘要欄:受取

手順3. 現金出し入れの処理

実際に小口現金を利用した際の処理です。

  • 日付欄:使用日
  • 摘要欄:使用用途
  • 支払金額:支払った金額

上記のように記載してください。支払内訳欄の該当項目に金額を記入すれば、完了となります。ただし、支払内訳欄のどれに分類されるかは、本人にしか判断できない場合もあるので注意しましょう

手順4. 次月への繰越作業

次は繰越作業です。毎月の「締め作業」と呼んだほうが馴染みがあるかもしれません。

締め作業で最初に行うのが「次月繰越」です。一般的に毎月行う締め作業では、締めたタイミングで残高を次月へ繰越す処理が必要となります。

最下段となる空白の行に以下のように記載します。

  • 締日までの支払金額:合計値
  • 締日までの支払内訳:合計値

次の行には

  • 日付欄:締めた日
  • 摘要欄:次月繰越

このように記載してください。この時「受入金額」と「支払金額と次月繰越残高」の合計が一致すれば正しく記帳できたと判断できます。

手順5. 前月の繰越作業

「前月の繰越作業」は、次月繰越を行った翌月初日に行います。

  • 受入金額:次月繰越した金額
  • 日付欄:次月繰越を行った翌日の日付
  • 摘要欄:前月繰越

と記入してください。次月繰越の作業を行う際に、この前月の繰越作業を行っておくことをおすすめします。

手順6. 小口現金出納帳特有の補給処理

最後は小口現金出納帳特有ともいえる「補給処理」です。小口現金だけしか扱わないという特徴からも、どこかの時点で現金が不足してきます。その際には再度、小口現金の補給処理が必要です。

補給を受けたら以下のように記載してください。

  • 受入金額:補給金額
  • 日付欄:受入日
  • 摘要欄:本日補給

小口現金出納帳の支払内訳・摘要欄まとめ

小口現金で用いられる勘定科目は多く存在します。中でも頻繁に用いられる勘定科目は、次のとおりです。

ただし、企業ごとに小口現金の勘定科目は異なります。企業や業種などそれぞれのルールにあわせた仕訳が必要です。

小口現金出納帳作成にはエクセル・会計ソフトがおすすめ

小口現金出納帳作成は手書きでなく、エクセルや会計ソフトなどのツール利用をおすすめします。そこで手書きがおすすめできない理由やツール利用のメリット、デメリットについて確認しましょう。

手書きがおすすめできない理由

手書きによる小口現金出納帳の作成はおすすめできません。理由は、手書きの場合手間がかかるうえに正確性にも欠けるためです。

手書きでは、ノートに縦線を引いたり必要項目を書いたりするなど、アナログな作業が多く発生します。特に現金取引が多い場合は、すべてを手書きで記帳するのは現実的ではありません。

また、記入漏れやミスも発生しやすく、その結果として現金出納帳の残高が実際の現金残高と一致しないという状態にもなりかねません。

エクセルを使う際のメリットとポイント

エクセルを使う際のメリットとポイント

エクセルを利用することで容易に小口現金出納帳のテンプレートを利用できます。

インターネット上には無料でダウンロードできるテンプレートも多く存在します。手書きに比べ、手間を大きく軽減できる点はメリットです。

一方、デメリットはパソコンやスマホ、エクセル自体への知識やスキルがある程度は必要になることが挙げられます。さらに、効率化を求める場合には、書式作成や関数計算も覚える必要があるでしょう。記帳ミスがあった時にはすぐに修正できたり、勘定科目をコードで管理できたりするなど、手書きに比べ多くのメリットがあります。

会計ソフトを使う際のメリットとポイント

現金出納帳の作成を会計ソフトで行うメリットは、常に最新のテンプレートが用意されており、誰でも操作しやすいという点です。日々の入力は仕訳帳総勘定元帳などと自動連携されており、転記の手間を大幅に省略できます。

一方、デメリットはコストがかかる点です。手書きやエクセルにように無料で行える範囲は、会計ソフトごとに異なります。

会社で利用する場合には、有料機能が必要となることが多いでしょう。それでも手書きやエクセルに比べると大きく効率化できる可能性が高く、コストや手間、時間などと比較し判断してみてください。

小口現金出納帳をこまめにつけよう

今回は、小口現金出納帳の概要や書き方、記入例、摘要欄のまとめについて解説しました。小口現金出納帳を活用することで、経理担当の手間を削減し、不正などのトラブル防止に効果的です。

現金出納帳と同様に小口現金出納帳は重要な書類だからこそ、手書きやエクセルではなく正確性の高い会計ソフトの利用をおすすめします。

日々の入力も簡単な会計ソフトであれば、ストレスを感じることなく細かく記帳することが可能です。会計ソフトを有効活用し、小口現金出納帳をこまめにつけることで、経営に関する情報がより正確に手に入れられるでしょう。

よくある質問

小口現金出納帳とは何ですか?

小口現金の補給や支払いに関する情報を記録するための帳簿を小口現金出納帳といいます。ここでの「小口現金」とは、日々発生する経費精算のために手元で管理する現金を指します。詳しくはこちらをご覧ください。

小口現金出納帳は何のために使うのですか?

使用することで経費精算の手間を省きお金の出入りを可視化し、不正などのトラブルを未然に防止することができます。詳しくはこちらをご覧ください。

小口現金出納帳を電子化するメリットは何ですか?

電子化することで、手間が削減できより正確な管理が可能になります。エクセルでの一括管理がおすすめです。詳しくはこちらをご覧ください。


※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。

経理初心者も使いやすい会計ソフトなら

【監修】マネーフォワード クラウド会計

会計・経理業務に関するお役立ち情報をマネーフォワード クラウド会計が提供します。
取引入力と仕訳の作業時間を削減、中小企業・法人の帳簿作成や決算書を自動化できる会計ソフトならマネーフォワード クラウド会計。経営者から経理担当者まで、会計業務にかかわる全ての人の強い味方です。