出納簿ってどんなもの？帳簿の役割と書き方まとめ

出納簿とは事業活動で発生した取引について、勘定科目ごとに記録した帳簿のことです。科目ごとに帳簿が異なり、「現金出納帳」「預金出納帳」「売掛帳」「買掛帳」などがあります。

それぞれの帳簿の役割と書き方をご説明しましょう。

   

帳簿の重要性

たくさんの帳簿記入は、慣れないうちは大変かと思います。まずは、モチベーションを保つために簿記の重要性についてふれておきたいと思います。

事業の発展に不可欠

事業をするうえでは、取引を記録するのは当たり前のことです。もし、帳簿がなく、取引先からの問い合わせに答えられないなら、信用をなくしてしまいます。

また、経費削減をするにしても、帳簿がなければどの費用がいくらあるか把握ができないため削減しようがありません。

円滑に経営をするための要(かなめ)

税金計算の際、さらには、事業を大きくするために銀行から借り入れをする際に必要な決算書のもととなるのが、出納簿等の帳簿です。

毎日の記録を積み重ねて作り上げられる「貸借対照表」や「損益計算書」は、経営の成績表とも言える重要なもので、その成績表である決算書をもとに法人税や所得税を計算します。

また、融資の際には、「ここは信用できるかな？　お金を貸しても大丈夫かな？」と考える際の判断材料ともなるのです。

帳簿の流れ

何らかの取引があれば、「仕訳帳」→「出納簿」→「総勘定元帳」という流れで記帳します。(出納簿への記帳が先の場合もあります)

なお、仕訳帳と総勘定元帳は「主要簿」、出納簿は「補助簿」といいます。

仕訳帳

すべての取引を、起こった順に記録します。取引に関するすべての情報が記載されていますが、科目ごとの情報を調べるのには向きません。特定の日の取引を調べるのに便利な帳簿です。

出納簿

取引を、現金・売掛金・買掛金など、科目ごとに分けて記録します。科目ごとに分けられているので、ある科目をピンポイントで調べたいときに便利です。例えば、「現金を使い過ぎている」と思うときは、現金出納帳で原因を調べ、対策を考えることができます。

総勘定元帳

すべての記録が科目ごとに明記され、一冊にまとめられたものです。取引したすべての情報が科目ごとに明記されています。

各出納簿の内容

現金出納帳

現金の出入りを記録する帳簿です。現金で何かを支払った際には出金（貸方）に、売上などを現金で受け取った際には入金（貸方）に記録します。

また、現金の動きが外(取引先・購入先)ではなく中だったとしても、記帳しなければなりません。例えば、現金を預金した時支払はなくとも、現金として手元に残っていないので、出金として記録します。

預金出納帳

預金には、「当座預金」「普通預金」「定期預金」などの種類がありますが、銀行口座別に口座引き落としや銀行口座への預け入れ入金といった情報を記載するのが預金出納帳です。公共料金の引き落とし口座は1カ所にしておくと毎月の取引を把握しやすく便利です。

売掛帳

売掛の帳簿です。取引先ごとに分けて残高を記録するため、「どの取引先にいくら支払ってもらうべきか」が明確になります。また、売掛金は「いずれ支払ってもらえるお金」であるため、資産として扱われます。

買掛帳

買掛の帳簿です。それぞれの仕入先に分けて残高を記録するため、「どの仕入れ先にいくら支払うべきか」がわかりやすくなっています。商品を仕入れたときの科目を買掛金といい、そのほかは未払金として別の処理をします。

その他

仕入帳・売上帳・商品有高帳・支払（受取）手形記入帳などがあります。その取引があったら必ず帳簿を作成するわけではありません。手間も考慮し、その取引を把握するのに必要ならば作成しましょう。

総勘定元帳への転記方法

総勘定元帳には、標準式と残高式があります。実務では残高式を使うことが多いのですが、残高式は出納簿と書き方があまり変わらないので、ここでは転記が難しい標準式について解説します。

出納簿からの転記例

現金出納帳を例に転記してみましょう。

6月2日の取引は、現金が減っているので貸方へ、6月3日の取引は、現金が増えているので借方へ転記します。

ひとつの取引を出納簿・総勘定元帳と2回も記帳をするのは面倒なように思えますが、分ける利点があることを知っておいてください。現金出納帳では残高が、総勘定元帳では現金の出入りが確認できます。

また、総勘定元帳への記載前に借方貸方を分けて記帳することで、清算表を作成するときのミスが少なくなる利点もあります。

まとめ

出納簿と総勘定元帳のもつ役割と特色をご紹介してきました。

同じような記帳を2回繰り返すことによるメリットはお分かりいただけたでしょうか。帳簿をつけることの重要性についても触れました。

1年単位の帳簿は先が長く、途中でくじけそうになることもあるかもしれません。しかし、1年後のゴールを目指し、正確で細やかな記帳を心がけていきましょう。

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