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  • 作成日 : 2019年10月17日
  • 更新日 : 2020年11月26日

現金出納帳とは?書き方の基礎知識をわかりやすく解説

現金取引はほぼ毎日のように行われるため、現金の管理が重要になってきます。
現金出納帳は、家計簿のようにカンタンに作成することができ、現金の管理に非常に役立ちます。

そこでこの記事では、経理の方や事業者の方向けに、現金出納帳についてわかりやすく説明しましょう。
現金出納帳の基本や具体的な記入例をご紹介し、最後に実務としてどのように作成するかを解説します。

現金出納帳とは

現金出納帳(げんきんすいとうちょう)とは、会社の現金を管理する帳簿(現金帳簿)で、入金または出金があるたびに取引内容を記録します。現金出納帳は金銭出納帳(きんせんすいとうちょう)と呼ばれることもあります。

また、現金出納帳は補助簿に分類される帳簿であるため、作成するかどうかは事業者が任意で選択できます。しかし、キャッシュレス決済が普及した現在でも現金取引はなくならず、手元の現金をゼロにはできません。
現金出納帳は、そのような場合に現金を管理するための重要な帳簿です。

現金出納帳における2つの必要性

自分のお財布を見た時に、「思っていたより現金がない」「お金を何に使ったか思い出せない」と感じたことはありませんか?

個人であれば問題ないかもしれませんが、会社のお金でこのようなことがあってはいけません。
現金出納帳が必要な理由は、まさにこのためです。
このような問題は、現金出納帳を作成し、入出金を記録することで解決できます。

お金の流れを可視化できる

現金出納帳に入出金を記録することで、「思っていたより現金がない」「お金を何に使ったか思い出せない」といった問題がなくなります。
同時に、会社が毎月どんなことに現金を使うのか、どんな現金収入があるかなど、お金の流れを正確に把握することができます。

特に現金取引が多い場合は、現金出納帳を作成し、お金の流れを可視化することが大切になってきます。

社内の不正防止に役立つ

どんなに注意していても、社員による不正の可能性をゼロにすることはできません。会社の現金に関する不正でもっとも多いものは「横領」です。
現金出納帳を作成していない場合は、横領に気がつくことが難しくなるでしょう。

横領を防ぐためには、現金出納帳を作成し、帳簿上の現金残高と現実の現金残高を毎日確認することが大切です。このようにきちんと確認できている状態で横領が起きると、帳簿の残高と現実の残高が一致しなくなり、不正の発見に役立ちます。

さらに、現金出納帳を記録する人と現金の金庫を管理する人を別々にすることで、社内不正を行うことが難しくなります。

現金出納帳の書き方・手順とは?記入例付きで解説

では、実際に現金出納帳をどう記入していくか、見本を示しながら説明します。
4月7日に売掛金回収による入金があった場合と、4月10日に電気代を現金で支払った場合を例としましょう。

(1)日付

日付の欄には、入金があった日、出金した日を記載します。
例えば、4月7日に売掛金を現金で回収した場合は、7日の日付を記入します。画像のような形式であれば、「4月」は上段に記載されているため省略します。

また、4月10日に電気代を現金で支払った場合は、10日の日付を記入します。
仮に領収書の日付が4月10日ではない場合でも、現金出納帳には領収書の日付ではなく、現金を実際に支払った日を記入します。つまり、現金出納帳で管理している現金が動いた日付を記入するということです。

(2)勘定科目

勘定科目の欄には、現金の相手勘定科目を記入します。

例えば、4月7日に売掛金を現金で回収した場合の仕訳は以下の通りです。

借方科目借方金額貸方科目貸方金額
現金15,000売掛金15,000

上記の仕訳では、現金の相手勘定科目は売掛金となるため、現金出納帳の勘定科目の欄に「売掛金」と記入します。

また、4月10日に電気代を現金で支払った場合は、以下の仕訳になります。

借方科目借方金額貸方科目貸方金額
水道光熱費6,000現金6,000

上記の仕訳では、現金の相手勘定科目は水道光熱費となるため、現金出納帳の勘定科目の欄に「水道光熱費」と記入します。

(3)摘要

摘要欄には、取引の内容を記入します。
書き方には特にルールがないため、事業者が自分で見返した時にわかる程度であれば問題ありません。

摘要欄は以下を参考に記入すると、後から見てもわかりやすいでしょう。

ポイント記載例
勘定科目をさらに具体化する「ボールペン10本」や「トイレットペーパー」など
(※消耗品費だけではわからないため)
取引先を記入する「○○社」や「××銀行」など
軽減税率の旨を記載する「お弁当(8%)」「会議用の飲料(軽減税率)」など
注意すべきことを記載する「領収書の日付と現金出納帳の日付が違う」など

(4)入金


現金で入金があった時は、入金額の欄に金額を記入します。
その際は消費税込みで記入してください。

4月7日に売掛金15,000円を現金で回収した場合は、入金額の欄に「15,000」と記入します。

(5)出金

現金を出金した時は、出金額の欄に支払った金額を記入します。
入金の場合と同様に税込みで記入しましょう。

4月10日に電気代6,000円を現金で支払った場合は、出金額の欄に「6,000」と記入します。

(6)残高

残高の欄には、取引直前の残高に、入出金を加減算した金額を記入します。
端的に言うと、銀行の通帳と同じ計算です。

4月7日に売掛金15,000円を現金で回収した場合は、直前の残高150,000円に売掛金の入金分15,000円を加えた金額「165,000」を残高の欄に記入します。

4月10日に電気代6,000円を現金で支払った場合は、直前の残高165,000円から電気代6,000円を差し引いた金額「159,000」を残高の欄に記入します。

(7)期首期末の締め方・ページの最初・最後の繰り越し方

月ごとに現金出納帳を締める際は、まず画像のように、摘要欄に「合計」と記入します。
さらに、入金額の欄の数値をタテに合計し、合計金額を記入します。
出金額についても同様に合計金額を記入します。

次に、先ほど記載した摘要欄の合計の下に「次月繰越」と記入します。
さらに、締める直前の残高を出金額の欄に記入します。

最後に、画像の赤枠部分をそれぞれタテに合計します。入金額はそのまま「255,000」、出金額は107,000+148,000で「255,000」となり、入金額と出金額が必ず一致します。
この金額が一致しない場合は、現金出納帳のどこかに計算ミスがあるということです。

次月に繰り越した額については、繰越先にしたいページの摘要欄に「前月繰越」と記入します。さらに、実際に入金された訳ではありませんが、繰り越した金額を入金額の欄にそのまま記入してください。
最後に、残高欄にも忘れずに同じ金額を記入します。

補足として、月末の締め作業ではなくページがいっぱいになった場合は、「前月繰越」ではなく「前頁から繰越」などと摘要欄に記入します。

残高が合わない場合はどうすればいいの?

実際に現金出納帳を作成すると、帳簿上の現金残高と現実の現金残高が合わないことが多くあります。
しかし、面倒だからとポケットマネーを使って補填してはいけません。まずは以下のような調査を行い、原因を突き止めることが大切です。

  • 現実の現金残高をカウントする
  • 帳簿上の現金残高と現実の現金残高の差額を計算する
  • 現金出納帳に記入した入金額・出金額に間違いがないかどうか確認する
  • 現金出納帳の残高欄の計算に間違いがないかどうか確認する
  • 現金出納帳に記入していない取引(領収書・請求書など)がないかどうか確認する

以上のことを行っても残高が一致しない場合は、「現金化不足」という勘定科目で調整して処理します。
調整は、帳簿上の現金残高を現実の現金残高に合わせるように行ってください。
「現金化不足」勘定は、原因が分かり次第取り消します。決算時に「現金化不足」勘定が残っている場合は、「雑損失」または「雑収入」に振り替えます。

簡単に現金出納帳を作成する方法

現金出納帳は、ノートなどに手書きで作成すると手軽に始められます。
しかし、現在ではスマホアプリでもカンタンに始めることができます。無料にこだわるのであれば、PC上でエクセルを使って作成しても問題ありません。

以下では、手間がかからずカンタンに現金出納帳を作成する方法を、おすすめ順に紹介していきます。

無料で試せる会計ソフトを使う

カンタンかつラクに現金出納帳を作成したい方には、マネーフォワードのクラウド会計の利用がおすすめです。
クラウド型の会計ソフトのため、スマホ、タブレット、PCなど、さまざまなデバイスからログインできます。出掛けた時に現金で買い物をして、すぐにスマホで入力するという使い方も可能です。

ただし、無料のお試し期間が終わると月額制の有料になってしまうというデメリットがあります。
しかし、手書きに比べると圧倒的にミスが減り、手間と時間の削減につながるでしょう。

個人事業主のおすすめはアプリのクラウド確定申告

現金出納帳作成や確定申告のために、わざわざPCや会計ソフトにお金をかけたくない!という方には、「マネーフォワード クラウド確定申告」というアプリがおすすめです。

このアプリを利用すると、スマホで手軽に確定申告を行うことができ、わざわざPCや会計ソフトを準備する必要はありません。
さらに「マネーフォワードME」との連携が予定されており、入力作業もかなり削減されるでしょう。
マネーフォワードMEは、ネットバンキングやクレジットカードのWEB明細と連携して自動で入出金額を取り込み、収支を計算できる機能を持つ家計簿アプリです。

ただし、「マネーフォワード クラウド確定申告」で決算書を出力するためには、iOS版では有料プランの加入が必要となります。Android版でも、2021年1月頃に有料プランを提供予定となっています。

個人事業主の方や副業をしている方で、確定申告をスマホで終わらせたい方に向いているアプリと言えるでしょう。

エクセルテンプレートを無料でダウンロードして使う

エクセルのテンプレートを利用して作成するのも一つの方法です。
現在ではさまざまな現金出納帳のテンプレートがあり、事業者によって向き不向きがあります。
そんな現金出納帳のテンプレートでも、特にクセがなく使いやすいテンプレートは以下のものになります。

エクセルのテンプレートダウンロードはこちら

もちろん、ダウンロード後に自分が使いやすいように加工しても問題ありません。
エクセルを使い慣れている方であれば、ミスも起こりにくいと言えます。

しかし、エクセルをデバイス間で共有できる状態でなければ、入力のたびにPCを起動することが必須となります。そのため、エクセルの他にスマホ用の表計算ソフトで代用することもおすすめです。

会計用のノートに手書きで記載

現金出納帳をノートに手書きで作成する方法は、簡単で始めやすいというメリットがあります。
ただし、記入のたびに電卓で計算し、ミスがないかどうかを確認する必要があるでしょう。
デジタルではない分、ミスが起こった場合の訂正の仕方としては書き直すしかなく、手間がかかってしまうというデメリットもあります。

現金出納帳をノートに手書きする方法は、現金取引が少ない方に向いている方法と言えます。

まとめ

現金出納帳は、仕事上の現金の入出金を記録するための帳簿で、事業者の任意で作成することができます。

現金出納帳を作成すると、現金の流れを可視化できる他、お金の動きが記録として残るため社内の不正防止に役立ちます。

作成する際は、日付や勘定科目などを一つひとつ記入していくことが大切です。現在では表計算ソフトや会計ソフトも多くあるため、素早くカンタンに現金出納帳を作成できます。

会計ソフトを使い、手軽にミスなく現金出納帳を作成してみましょう。

※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。

【監修】マネーフォワード クラウド会計

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