- 作成日 : 2024年11月5日
経費精算を楽にする方法は？経費精算システムのメリットや選び方も解説
経費精算を楽にするためには、経費精算システムを導入することが不可欠です。「どんな経費精算システムを導入すればよいかがわからない」「経費精算システム導入のメリットは？」という悩みを持つ方も多いでしょう。本記事では、経費精算システムを導入するメリットやシステムを選ぶポイントについて確認します。
目次
経費精算とは
経費精算は、従業員が一時的に立て替えた費用を後日会社から従業員へ払い戻す作業です。会社では、取引先への交通費や消耗品の購入費用、交際費などのさまざまな経費が発生します。
多くの企業では事業の費用が必要になった時に、従業員が一時的に立替払いします。そして、領収書や経費精算書等の必要書類を会社に提出して、業務上の経費を会社から払い戻す作業までが経費精算の流れです。
経費精算の種類は、以下の3種類に分かれます。
- 交通費精算
- 小口精算
- 旅費精算
交通費精算
交通費精算は、営業先への訪問などの業務で発生した交通費を精算する作業です。交通費精算の例としては、業務で発生した電車代やバス代、タクシー代等の精算が当てはまります。
小口精算
小口精算は、会議費や消耗品費、交通費を始めとした少額で頻繁に支出する経費を小口現金で精算することです。現金の出入りは現金出納帳で管理します。
旅費精算
旅費精算は、遠方への出張でかかった費用を精算する作業です。宿泊費や出張日当や出張に伴う交通費なども該当します。
経費精算の課題
経費精算は経理業務の中でも高い頻度で発生する作業のため、問題点や改善点も多い業務です。しかし、経費精算は利益に直接繋がらないため軽視されることが多いですが、軽視すると業務の効率が下がって事業に悪影響を及ぼす恐れもあります。
経費精算の課題は、以下の3つです。
- 申請や承認の不備により、差し戻しが発生しやすい
- 経理担当者のチェック作業の負担が大きい
- 不正請求が発生する可能性がある
申請や承認の不備により、差し戻しが発生しやすい
経費精算では、従業員が提出した申請書類の漏れや、従業員への内容確認が必要な場合は再提出が必要です。経費精算をする時は、従業員が立て替えたレシートや領収書を経費申請書に添付して提出します。
提出された申請書類は、必要書類が整備されているかどうか、社内規定に違反していないかなどを経理担当者が確認するため、業務の負担が大きいです。
経理担当者のチェック作業の負担が大きい
経費精算が多い企業は、経理担当者の作業量が膨大になっています。基本的には、一連の経費精算の流れを目視確認や手作業で実施するため、多くの時間と手間がかかるでしょう。
あまりにも作業量が多い場合には、経理担当者が経費精算に多くの時間を使うことになるため、生産性の低下にも繋がります。
不正請求が発生する可能性がある
経費精算では、故意やミスによる不正が発生する可能性があります。社内のチェック体制や承認体制が整備されていない場合は、不正に気づきにくい環境と考えられるでしょう。また、従業員が申請する金額を間違えてしまうような人為的ミスも考えられます。
経費精算の不正は経理担当者が気づくこともありますが、すべての不正を担当者が未然に防ぐことは難しいです。
経費精算業務を楽にする方法
経費精算を効率化することで、経理担当者の負担を減らし経費申請の手間を減らせます。
経費精算業務を楽にする方法は、以下の3つです。
- 経費精算システムを導入する
- 経費精算業務を外部委託する
- 経費精算のルールや手続き方法を周知徹底する
経費精算システムを導入する
経費精算システムを導入することで、経費の支払いデータと自動連携が可能です。システムの導入によって、経理担当者の入力作業の手間を削減できます。
また、経費申請をする時は、スマートフォンでレシートや領収書を撮影すれば申請は完了です。紙の提出が不要となるためペーパーレス化になり、書類保管の手間を削減できるでしょう。
経費精算業務を外部委託する
経費精算業務を外部委託することで、人手不足や人的リソースの確保に繋がります。外部委託は第三者が介入してくれるため、経費精算の不正を防止することも可能です。更に、外部委託は経理業務の専門家が対応することで、法改正にも柔軟に対応してくれます。
しかし、外部委託をすると人材育成ができないデメリットもあります。外部委託のメリットとデメリットを把握して、外部委託を利用するのが最適かどうか検討しましょう。
経費精算のルールや手続き方法を周知徹底する
経費精算のルールをマニュアル化することで、従業員が迷わずに経費を申請できます。経費精算の差し戻しを少なくできるため、月末等の締切日に経理担当者が多くの作業に追われることが少なくなるでしょう。
経理業務についても複数の担当者で行う場合は、経理処理の方法を統一させるためにルール作りが重要です。会計処理が統一されていないと、信頼性や正確性が損なわれる可能性があります。
経費精算システムの導入で業務が楽になる理由
経費精算システムは、経費を精算する際に生じる申請や承認等の業務を効率化するシステムです。経費精算システムの精算対象は、交際費や消耗品購入などの経費精算の他にも、交通費や出張精算も含まれます。
経費精算システムの導入で楽になるメリットについては、以下の担当者の立場で変わります。
- 経費を申請する社員のメリット
- 経費申請を承認する社員のメリット
- 経理担当者のメリット
経費を申請する社員のメリット
経費を申請する社員は、紙の申請書の記入や領収書の管理と提出の手間がかかるため、システムの導入は手間の削減に繋がります。また、承認者が社内に複数いる場合は、コミュニケーションが増えてしまうことがありますが、システムを使うことでその手間も軽減されることはメリットです。
経費申請を承認する社員のメリット
経費申請を承認する社員は、外出先からも承認できるのがメリットです。経費申請の承認を担当する上長は、多忙なことが多い立場でしょう。そのため、経費精算システムを導入して承認や差し戻し作業がボタン1つで可能になると、効率的に作業を行えます。
経費精算システムを導入することで、経費申請の承認対応漏れや承認する流れのコミュニケーションを省略して、効率的に作業を進めやすくなるでしょう。
経理担当者のメリット
経理担当者は精算された経費の計算や仕訳の自動化による作業付加の軽減や、ヒューマンエラーの防止効果が期待できます。経費精算のシステムによっては、アラート機能が備わっているため、経費精算の不正を事前に察知できるのもメリットです。
経費精算を楽にする経費精算システムの選び方
経費精算システムを選ぶ際のポイントは、自社の課題を把握することです。現状の経費精算作業にどんな問題点があるのかを、経理担当・申請者・承認者の各立場で聞き取りする必要があります。
経費精算システムを選ぶ際のポイントは以下の4つです。
- IT技術が活用され、入力作業などが自動化されているか
- 製品ターゲットが自社の内情に合っているか
- 自社の最適なシステムにカスタマイズできるかどうか
- 多くの企業にとって評価されているか
IT技術が活用され、入力作業などが自動化されているか
IT技術が活用されていないシステムを導入した場合は、経費の合計金額はコンピュータが集計できたとしても、明細や金額などは経理担当者が入力しなければいけないこともあります。
クラウド型の経費精算システムでは、機能の拡張性が高く増税や運賃改定にも対応されていることが多いです。サーバーにソフトをインストールするタイプの製品は、法令改正やシステム改善の度に更新が必要になるため、管理に手間がかかることに注意しておきましょう。
製品ターゲットが自社の内情に合っているか
経費精算システムを導入した場合にターゲットに合っていないと、システムに人間が振り回されてしまうこともあります。従業員規模や会社規模によってシステムのターゲットが異なるため、検討の段階で製品のターゲットが自社に合っているか確認しましょう。
従業員が少ない小規模企業をターゲットにした製品は、「簡単」をコンセプトに製作されているものが多く、導入しやすい価格設定になっています。しかし、低価格のシステムは必要な機能が不足していることもあるため、自社の経理担当者の求める機能が付いているかを確認する必要があります。
自社の最適なシステムにカスタマイズできるかどうか
システムのカスタマイズ性が低いシステムは、申請のフォーマットや項目を編集できないものもあるため注意が必要です。これまで紙で運用していたものからシステムに移行した際に、フォーマットや項目が少し違うだけでも社内が混乱するため、自社に合ったカスタマイズができるとスムーズに運用ができます。
金額によって承認経路を自動で振り分けることや、社員ごとの定期区間を登録して経路を検索した時に自動で交通費を検索できるなど、理想の経費精算ソフトにカスタマイズできるものを選びましょう。
多くの企業にとって評価されているか
経費精算システムが使いやすいかどうかは、ユーザー目線で作られている製品を選ぶべきです。営業社員などの交通費を多く使う申請者を始めとして、申請された内容を処理する経理担当者の目線も考慮された製品を選ぶ必要があります。
製品の特徴を比較して、経費精算業務に関わるすべての担当者にとって使いやすい機能が備わっているか確認しておきましょう。
経費精算を楽にしたいならマネーフォワード クラウド経費の導入がおすすめ！
経費精算を楽にしたい人には、マネーフォワード クラウド経費の導入がおすすめとなります。
マネーフォワード クラウド経費が選ばれる理由は、以下の3つです。
- 入力自動化、オートメーション機能の充実
- 効率的なペーパーレス運用を実現
- 従業員への支払い、経理処理まで一気通貫で効率化
入力自動化、オートメーション機能の充実
交通系ICカードやクレジットカードなど各種サービスと連携可能で、明細データの自動取得ができます。対象の明細を選択するだけで経費登録が完了したり、一部サービスでは領収書画像も取得できたりと便利な機能が充実しているでしょう。
効率的なペーパーレス運用を実現
経費精算はスマートフォンのアプリで対応可能なため、スキマ時間に作業して申請から承認までの時間を短縮できます。また、経費申請で添付された領収書の画像と明細データを1つの画面で確認と編集が可能です。
従業員への支払い、経理処理まで一気通貫で効率化
マネーフォワード独自の振込API機能を搭載しているため、振込依頼をワンクリックで完了します。データ処理の手間を削減して、セキュリティリスクを低減することが可能です。
マネーフォワードビジネスカードをマネーフォワード クラウド経費と併用することで、リアルタイムで購買データが反映されて、申請漏れを防いで月次決算の早期化にも効果的です。
経費精算システムを導入し生産性向上を実現しよう
経費精算システムを導入するメリットは、下記の3つです。
- 経費を申請する社員が、申請書の記入と書類管理の手間を削減できる
- 経費申請を承認する社員が、外出先から申請を承認できる
- 経理担当者が、精算された経費の計算や仕訳の手間を軽減できる
経費精算システムの導入は、申請者だけでなく承認する社員や経理担当者にもメリットが大きいです。まずは、今回紹介したメリットやシステム導入の注意点を確認して、自社に合ったシステム選びから始めてみましょう。
※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。
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