作成日 : 2024年12月3日

電子取引の具体例は？保存対象書類について

電子帳簿保存法の施行により、電子取引上で交わされたデータは、原則データ上で保管することとなりました。しかしながら、具体的にどのような取引が電子保存の対象となるか、把握しきれていない方もいることでしょう。

本記事では、電子帳簿保存法の一分野である「電子取引」に関して、具体例や保存方法を解説します。保管時に守るべき要件や、よくある質問への回答も掲載しているので、ぜひ参考にしてみてください。

【電子帳簿保存法】対象となる電子取引の具体例
電子取引データを保存すべき書類3分野
電子取引データ保存に関してよくある質問
データ保存が必要な電子取引の具体例を押さえておこう

【電子帳簿保存法】対象となる電子取引の具体例

電子取引とは、「取引情報の授受を電磁的方式により行う取引（電子帳簿保存法第2条第5号による）」のことです。取引情報は、取引に関して受領・送付を行う注文書や、契約書・送り状・領収書などの書類を指します。

次に挙げる取引は、電子取引に該当する取引の一例です。保存の際に守るべきルール（保存要件）も併記します。

内容	保存要件
電子メールによるデータ受領・送信	データの訂正・削除を防ぐため、タイムスタンプの付与が必要。または、適切なデータの管理が必要。
ホームページからのダウンロード	データの訂正・削除を防ぐため、タイムスタンプの付与が必要。または、適切なデータの管理が必要。
電子請求書・領収書に係るクラウドサービス利用	改ざん防止のため、訂正・削除の記録が残るシステムの導入が求められる。または、訂正・削除が不可能なシステムを導入する必要がある。 ※タイムスタンプ・事務処理規定の導入による対応も可能
クレジットカード・ICカードによる決済
EDI取引・システムの利用
ペーパレス化されたFAX・複合機の利用	受領者側でデータの訂正・削除が可能であるため、タイムスタンプの付与が必要。不可能な場合は、事務処理規定に基づき適切にデータを管理する必要がある。
DVD等の記録媒体を通したデータ授受

電子取引データを保存すべき書類3分野

電子帳簿保存法において、電子データ形式での保存が必要になる書類は、3種類あります。

1．取引の開始・終点で交わされるもの

取引の開始前に交わされる契約書や、終わった後に作成する領収書は、電子保存の対象です。また、各種書類の写しも保存対象となります。

このような書類は、取引の内容を把握するうえで重要です。取引の中間過程で交わされる書類に対して、取引の真実性を確保する役割もあります。

2．取引の中間過程で作成されるもの

取引の過程で交わされる書類も、電子データ状で保存する必要があります。該当する書類の一例は、次の通りです。

請求書
納品書
送り状

上に挙げた書類は、資金や物の流れを証明する書類となります。取引開始・終点で交わされる書類よりも重要度は低いものの、所得金額の計算と直結・連動するため、適切な管理が必要です。

3．資金・物の流れに関わらないもの

検収書や注文書、見積書などの書類も、電子データ状で保存しましょう。資金や物の流れに直接関与しない「一般書類」も、電子データ上で取引・書類の授受を行った場合は、電子保存の対象になります。

電子取引データ保存に関してよくある質問

電子取引データを保存する際に、よくある質問をまとめました。3つの質問に回答していきます。

保存の際に守るべきルール（要件）は？

電子帳簿保存法には、電子データを保存する際に、守るべきルールを設けています。内容は、次の2つです。

要件	内容	具体例
真実性	取引情報が改ざんされていない事実・編集された事実を確認できる	タイムスタンプの付与訂正・削除を記録できるシステム、または訂正・削除ができないシステムの導入
可視性	保存した書類の内容をはっきりと閲覧できること必要な書類を速やかに探せること	保存したデータが閲覧できるディスプレイ・機器を備え付けるシステムの使い方がわかる説明書を備え付ける検索機能を確保する

上の要件を満たさないデータは、正規の書類として認められません。要件に沿ったシステムを導入するか、社内で事務処理規程を制定して対処しましょう。

今すぐに対応する必要がある？

電子帳簿保存法では、2024年1月に宥恕措置が終了し、すべての企業に対して電子取引データの保存が義務付けられました。電子データ保存要件を満たさない企業は、迅速な対応が必要です。

しかし、次の要件を両方満たした場合は「猶予措置」が適用されます。

所轄税務署長が「相当の理由」があると認める場合
税務調査等の際に、求めに応じて電子データをダウンロード・プリントアウトできる場合

参考：電子帳簿保存法の内容が改正されました | 〜令和５年度税制改正による電子帳簿等保存制度の見直しの概要〜

要件を満たさない状態でも電子データを保存できるため、電子保存の対応が間に合わない場合は、利用を検討しましょう。

データ保存にはシステムの導入が必須？

真実性・可視性要件を目視で確認し、手動でデータを管理することは、理論上可能です。事務処理規程を整備することで、ある程度対応できるでしょう。

しかし、電子帳簿保存法の保存要件は、今後改正される可能性もあります。変化する法律を都度確認し、規程に落とし込む作業には、専門家の協力が必要になるでしょう。また、繁忙期のように忙しくなる時期には、データ管理に割く工数を確保できない恐れもあります。

法改正に対応したり、データ管理の工数を削減したりしたい場合は、システムの導入がおすすめです。

電子帳簿保存法に対応したシステムをお探しの方は、『マネーフォワード　クラウド会計』の無料体験を検討してみてください。

データ保存が必要な電子取引の具体例を押さえておこう

2024年1月に、電子帳簿保存法の宥恕措置が終了し、すべての事業者に対して電子取引データの保存が義務付けられました。

電子保存が必要な取引の一例は、次の通りです。

電子メールによるデータ受領・送信
ホームページからのダウンロード
電子請求書・領収書に係るクラウドサービス利用
クレジットカード・ICカードによる決済
EDI取引・システムの利用
ペーパレス化されたFAX・複合機の利用
DVD等の記録媒体を通したデータ授受

電子データ形式で送信・受信した書類は、基本的に電子保存を行う必要があります。放置していると罰則を課される恐れもあるので、まだ対応していない場合は、速やかに対応を進めましょう。

※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。

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