- 更新日 : 2025年2月20日
Suicaで経費精算できる？交通費を精算する流れや注意点を解説
SuicaやPASMOといった交通系ICカードは、経費精算業務の効率化に有効です。複数の活用方法があるため、理解したうえで自社にあった方法を選択するといいでしょう。
今回は、経費精算業務におけるSuica活用の概要やメリット、精算する流れ、確認する方法、注意点、システムとの連携などを解説します。
目次
Suicaは経費精算業務に利用できる？
経費精算業務には、SuicaやPASMOといった交通系ICカードが利用できます。Suicaなどが利用できるのは、経費精算業務のうちの交通費精算です。
交通費精算とは、従業員が出張や外出の際に立て替えた交通費を精算する手続きのことを指します。Suicaなどの交通系ICカードを活用すれば、申請・精算処理の手間を削減可能です。
外回り営業などを行っていると、交通費の経費精算が煩雑になりがちで、業務に時間がかかってしまいかねません。Suicaなどの交通系ICカードをうまく活用し、効率化しましょう。
Suicaで交通費を精算するメリット
交通費精算業務でSuicaなどの交通系ICカードを利用することには、以下のとおりさまざまなメリットがあります。
- 経費申請する従業員の負担が減る
- 承認者の確認作業を効率化できる
- 経理担当者の工数を削減できる
- 不正を防止できる
また、Suicaなどの交通系ICカードは多くの公共交通機関で使用できるため、交通費の経費精算に活用しやすいこともメリットです。
経費申請する従業員の負担が減る
Suicaなどを経費精算に活用すれば、申請する従業員の負担を減らせます。
交通費の経費申請は対象となる件数が多いのが特徴です。交通経路や料金などの経費申請に必要となる情報を1件ずつ調べて記載していると、多くの手間と時間がかかってしまうでしょう。申請する件数が多いと、うっかりして精算し忘れてしまうこともありえます。
Suicaなどの交通系ICカードで交通費を精算すれば、それぞれの従業員が1件ずつ調べて記載しなくてもよくなります。そのため、従業員の業務負担が減り、交通費の経費申請にかかる作業時間も削減可能です。
承認者の確認作業を効率化できる
Suicaなどを経費精算に活用すれば、承認者の確認作業も効率化できます。
交通費精算は、承認者にとっても負担のかかる業務です。確認しなければならない項目が多く、経費申請される件数も多くあります。
1件ずつ目視によるチェックが必要なこともあって、時間を取られてしまいやすいです。さらに申請内容にミスがあれば、差し戻しの作業が発生します。
経費精算にSuicaなどを活用すると、ICチップに記録されているデータを元にした正確な申請書を提出してもらえます。そのため、承認者の確認作業が楽になるでしょう。
経理担当者の工数を削減できる
Suicaなどの交通系ICカードの活用によって、経理担当者の工数を削減できることもメリットです。
経理担当者も承認者と同様に、交通費精算業務は目視によるチェック作業や差し戻しなどで多くの時間と手間がかかってしまいます。さらに、申請ごとに経費を仕訳したり、経費精算に使用しているシステムへの転記作業を行ったりする必要があります。
交通系ICカードを経費精算に活用すると、経理担当者にとっても確認や差し戻しなどの工数を削減可能です。Suicaを経費精算システムと連携させれば、システムへの転記作業なども減らせてさらなる効率化につなげられます。
不正を防止できる
Suicaなどの交通系ICカードの活用により、経費申請の不正防止につながることもメリットです。
交通費精算は申請1件あたりの単価が安いのが特徴です。承認者や経理担当者が間違いに気づいても、差し戻し作業をいやがって「これくらいならいいか」と見逃してしまう恐れがあります。
また、すべてを手作業でやっていると、入力ミスや記載もれなどのヒューマンエラーが起こりやすいのも問題です。
交通系ICカードを経費精算に活用すれば、実際の交通費を元にした正確な申請書を作成できるようになるため、不正防止につながります。
Suicaで交通費を精算する流れ
Suicaなどの交通系ICカードで交通費を精算する際の基本的な流れは、以下のとおりです。
- 利用履歴の確認
- 交通費精算書類の作成
- 上長の承認
- 経理担当者の確認
- 交通費の振り込み
交通費を精算する際に必要となる、これらの業務の流れを確認しておきましょう。
利用履歴の確認
まずは経費として申請する内容を理解するために、Suicaなどの交通系ICカードの利用履歴を確認します。利用履歴を確認する方法は、券売機の履歴印字機能を使う・ICカードリーダーを使用するなどの複数の方法が利用可能です。
Suicaで利用履歴を確認する方法の詳細は、また後述します。
交通費精算書類の作成
次に、社内規定に沿った交通費精算申請の書類を作成します。交通費精算申請の書類に記載するのは、以下のような内容です。
- 申請者名
- 申請を行う日時
- 交通費の利用日時
- 利用交通機関
- 利用経路
- 運賃
- 利用目的
交通費の経費申請は、基本的に従業員本人が行います。
上長の承認
交通費精算申請の書類に必要事項を記載できたら、利用履歴や領収書などを添付して上長に提出し、交通費申請内容の承認を得ます。承認を得る相手は、上司などの担当部署の責任者です。
経理部門への提出前に上長の承認を必要とするかどうかは、企業によって異なります。
経理担当者の確認
その後経理担当者に提出して、経費精算を依頼します。経理担当者が確認する内容は、以下のとおりです。
- 経理部門で利用日時・利用目的などの再確認
- 最短経路での算出になっているか
- 定期券利用区間が除外されているか
交通費の振り込み
上記の流れを経て、申請内容が承認されれば、申請者に交通費が支給されます。一般的には、給与とともに振り込まれることが多いです。交通費として支給される金額が低ければ、小口現金を使用して交通費を手渡しされる場合もあります。
Suicaで利用履歴を確認する方法
Suicaで利用履歴を確認する方法は以下のとおりです。
- 利用履歴を印字する
- 領収書を発行する
- ICカードリーダーを利用する
- モバイルSuicaのアプリやWebサイトから確認する
それでは、これらの利用履歴の確認方法をそれぞれ解説します。
利用履歴を印字する
Suicaの場合、駅に設置されている自動券売機・チャージ専用機・多機能券売機で明細履歴を印字できます。
多機能券売機とは、定期券の購入などができる自動券売機のことです。JR東日本の一部の駅に設置されています。
これらの印字可能な機器で「利用履歴の印字」を選択すると、以下の内容が印字されます。
- 日付
- 種別
- 利用駅
- 残高
領収書を発行する
駅に設置されている自動券売機では、領収書の発行も可能です。Suicaに現金チャージをするときや切符を購入するときに領収書を発行できます。
領収書には、支払いが済んだかどうかまで確認されていないクレジットカード利用分も記載されます。そのため、企業によってはクレジットカードの利用明細も求められる場合があるようです。
ICカードリーダーを利用する
Suicaなどの交通系ICカードを読み取れる、ICカードリーダーを利用する方法もあります。
ICカードリーダーで情報の読み取りをする際は、対象機器に交通系ICカードを差し込む、かざすなどで利用可能です。ICカードリーダーを利用すれば、直接駅に行って印字しなくても利用履歴を確認できるため、確認の手間を省けるでしょう。
モバイルSuicaのアプリやWebサイトから確認する
モバイルSuicaのアプリやWebサイトから利用履歴を確認する方法もあります。モバイルSuicaとは、交通系ICカード機能が搭載されたアプリのことです。
また、スマートフォンやパソコンの会員サイトから「利用履歴表示」を選択すると、最大100件の利用履歴を確認できます。さらに領収書の印刷も可能です。
モバイルSuicaのアプリやWebサイトを利用すれば、ICカードリーダーと同じく駅に行かなくても利用履歴を確認できます。さらに、外出先でも履歴の確認が可能です。
パソコンでWebサイトから確認する場合は、以下の流れで確認します。
モバイルSuica会員メニューを開く ＞ Suicaご利用状況紹介 ＞ SF（電子マネー）利用履歴を選択 ＞ 表示したい日付を入力
Suicaで交通費を精算する際の注意点
Suicaで交通費を精算することにはメリットが多いですが、履歴の保存件数や期間に上限があることや出張時の対応など、注意すべきポイントもあります。注意点を確認しておきましょう。
履歴の保存件数や期間の上限
Suicaで印字できる利用履歴の件数は最大で100件です。利用履歴の保存期間にも上限があり、利用から26週間を超えた分は印字できません。とくに利用回数が多い方は、こまめに印字するように注意すべきでしょう。
また、1日のうちに21回以上利用していると、すべて印字できない場合があります。
ICカードリーダーの履歴保存件数の上限と出張時などの対応
ICカードリーダーで利用履歴を調べる場合も、最新100件、26週間以内のもののみを確認可能です。
また、ICカードリーダーが手元にないと利用できないため、外出先では確認できません。ただし、近年登場したスマートフォン用のICカードリーダー機能のアプリなどを利用した場合には、外出先でも情報を確認可能です。
モバイルSuicaの場合、対応端末か確認が必要
モバイルSuicaで利用履歴を調べる場合でも、最新100件、26週間以内の利用履歴が確認可能です。利用を検討する場合は、所有するスマートフォンがモバイルSuicaの対応端末かどうかを確認しましょう。
基本的には、近年販売されたスマートフォンであれば対応しています。
Suicaを経費精算システムと連携させよう
Suicaと経費精算システムを連携させることで、より業務の効率化が可能です。Suicaと経費精算システムを連携させると、以下のようなメリットがあります。
- 交通費精算書類を作成する工数が削減できる
- 運賃や経路が自動計算される
- 仕訳も行える
連携させる経費精算システムにもよりますが、オフィスに戻らなくてもオンライン上で申請・承認が完結できるため、場所や時間にとらわれないこともメリットです。
交通費精算書類を作成する工数が削減できる
Suicaなどの交通系ICカードと経費精算システムを連携させると、交通費精算業務の工数が削減できます。連携させたSuicaなどの交通系ICカードの履歴を自動で読み込めるようになるため、駅の自動券売機で印字する作業は不要です。
申請手続きが簡単になる分、こまめに精算申請をしてもらいやすくなることもメリットだといえるでしょう。こまめに精算申請をしてもらえれば、承認や経理業務が月末に集中してしまう状況を防げます。
運賃や経路が自動計算される
Suicaと経費精算システムを連携させると、運賃や経路を自動で計算してもらえます。申請者自身が計算する必要がないため、大幅に手間を省けるでしょう。
先述のとおり、交通費精算では入力ミスや運賃計算ミスが発生しやすいです。経費精算システムと連携すれば運賃や経路が自動計算されるため、これらのミスによる申請の差し戻しを防止でき、業務を効率的に進められます。さらに、経費精算システムに定期区間を登録していれば、申請された経路のうちの定期区間を自動で控除してくれます。
仕訳も行える
Suicaと経費精算システムの連携によって、仕訳作業や申請内容のチェックも自動化可能です。さらに、システム上で交通費精算に関する社内ルールを設定すれば、差し戻しを減らしたうえでルールに沿った運用が行えます。
このように、経費精算システムを活用すれば、経理におけるさまざまな業務の効率化につながるでしょう。
マネーフォワード クラウド経費は、Suicaと連携して交通費精算できる経費精算システム！
Suicaと連携して交通費精算できる経費精算システムを検討しているならば、マネーフォワード クラウド経費がおすすめです。
マネーフォワード クラウド経費ならば、経費精算の規定にあわせてエラーやアラートを設定できます。もしも申請者に確認したいことがあった場合には、内蔵されたチャット機能でやりとりが可能です。従来の差し戻し作業よりもスムーズに進めやすくなるでしょう。
さらに、インターネットバンキングとの自動連携により、振り込み依頼もワンクリックで完了できます。マネーフォワード クラウド経費では1ヶ月無料トライアルを実施しているため、ぜひ実際の画面でお試しください。
https://biz.moneyforward.com/support/expense/faq/accounts/mobile_suica_pasmo.html
経費精算はSuicaと連携できるシステムで効率化！
交通費の経費精算は、対象となる件数が多く、申請や承認などの処理が煩雑になりがちな業務です。そこでSuicaなどの交通系ICカードをうまく活用すれば、申請者や承認者、経理担当者の手間を削減でき、不正防止にもつながります。
さらに経費精算システムとSuicaなどの交通系ICカードを連携させると、交通費精算業務の工数が削減でき、仕訳作業や申請内容のチェックも自動化可能です。
Suicaや経費精算システムなどをうまく活用し、業務の効率化につなげましょう。
※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。
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