オフィスに出社せず、在宅やサテライトオフィスで働くテレワーク。テレワークに向いている職種は意外と多いのはご存じでしょうか。例えばプログラマーやエンジニアといった職種では多くの方がテレワークを実践しています。テレワークにはオフィス代や交通費が削減されるだけでなく、生産性が高くなるというメリットもあります。今回はテレワークについて、経理業務にスポットを当てて解説します。
目次
テレワークとは
テレワークとは総務省が推進する働き方のひとつで、情報通信技術（ICT）を活用し、自宅（在宅）やサテライトオフィスなどの離れたところで仕事をする働き方です。テレワークを導入することで、オフィス代や事務用品、社員の交通費などを削減できる可能性があります。また通勤や人間関係のストレスが軽くなることで、社員のポテンシャルが引き出されることも考えられます。
経理業務をテレワーク化するために必要なこと
経理業務はオフィスでなくともできる作業が多いのではないでしょうか。そこでテレワークを経理業務に導入するために必要なことを3つ解説します。
領収書の電子化
領収書は「紙」です。テレワークは離れたところで作業をするため、領収書はスキャナを使って電子データにしなければいけません。一手間かかるように思えますが、膨大な量の領収書の現物をオフィスで抱えているより、経理業務では電子データを使い、現物領収書の管理は別途行うように切り分ける方が効率的とも考えられます。
各種帳票の電子化
経理業務ではさまざまな帳票を扱いますが、これらの帳票も電子データ化しなければいけません。理想的には経理業務をシステム化して、紙の帳票を使わないことです。実務では帳票を印刷して費目などをチェックすることが考えられますが、できる限り電子化することで、テレワークはスムーズに進みます。
また後述しますが、経理業務のシステム化、テレワークの導入にはクラウド会計ソフトがとても相性が良いと考えられます。
ICT環境の整備（PC、ネットワーク、執務環境、クラウド、勤怠管理など）
テレワークはICTを活用した働き方のため、パソコンやセキュアなネットワークなどが必須となります。必要とされる環境整備には、パソコン、ネットワーク、執務環境（机や椅子、サテライトオフィスなど）、テレワークの勤怠管理方法等が考えられます。
ICT環境の整備はテレワーク導入の障壁となりがちです。しかしながらテレワークを導入するための助成金などもありますので、うまく活用すればテレワーク導入にかかる経費を削減することができます。
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自前でファイルを管理するサーバーやネットワークを準備するのはとてもコストがかかります。そこでテレワークを導入する企業様にはクラウドサービスを活用するケースも少なくありません。
続いて、クラウドサービスについて解説します。
経理業務のテレワークはクラウドではかどる
クラウドサービスはあらかじめ用意されたサーバーやネットワークを借りて、自社専用のICT環境を整えるものです。まずはクラウドから解説しましょう。
クラウドとは何か
テレワーク導入のために自社でサーバーやネットワークを構築するのはコストだけでなく、ICTの専門家の知識も必須です。そこでサーバーやデータベース、ネットワークなどをレンタルする感覚で利用できるサービスが、クラウドサービスです。単にクラウドと呼ばれることもあります。
クラウドサービスではインターネット上に自社専用のICT環境を構築するため、アクセスが許可されている利用者だけが、ファイルサーバーやデータベース、ネットワークを利用することができます。
セキュリティに強く、安全性が高いクラウドサービスを利用することで、情報漏えいなどのリスクが大きく下がるでしょう。
経理用の専用サーバーを用意しなくても良い
クラウドを使えば、経理業務のテレワーク化をするために経理用のサーバーを用意する必要がありません。正確にはサーバーは使いますが、自社で実機を購入して、自社あるいはデータセンターなどの設置場所を用意する必要がなく、低コストで経理用のサーバーを構築できます。
中小企業ならクラウド会計ソフトで経理業務をテレワーク化可能
中小企業様であればクラウド会計ソフトで経理業務をテレワーク化することもできます。経理専用サーバーを用意しなくても、すでにクラウド化されている会計ソフトがあるため、自社内のインターネットにつなげられるパソコンであれば離れた場所からでもアクセスできます。テレワーク化も容易でしょう。
経理業務をテレワークで行うメリット
メリットについて2つ解説します。いずれもコストや手間の削減につながるもので、業務効率がアップします。
ペーパーレスの促進
例えばクラウド会計ソフトを使えば、経理に必要な帳票の大部分はクラウド会計ソフトが作成しますし、印刷しなくても画面上で帳票を見ることができます。
またクラウド会計ソフトは常に現金や預金、経費を自動で取り込み計算するため、導入することで経理業務がとてもはかどります。テレワーク導入とクラウド会計ソフトはとても相性が良いです。
社員の経費申請の手間が大きく削減できる
経費申請では、社員が紙を使った用紙に記入をし、上司の印鑑をもらうというように手間がかかります。テレワークでは領収書をスキャンし、上司に送って確認してもらうというワークフローで済むため、経費精算もスムーズに進むでしょう。
デメリットはセキュリティ
テレワークのデメリットはセキュリティです。セキュリティはしっかり対策することで対応できるため、テレワーク導入に際してはメリットが上回ると考えられます。
財務情報が会社外から閲覧できる環境
テレワークは離れたところで仕事をするため、自社のオフィス外からでも財務情報が閲覧できてしまいます。お金を扱う業務であることに加え、セキュリティ・情報漏えいなどに対して漠然とした不安を抱く方も多いのではないでしょうか。
経理業務に限らず、テレワークではセキュアなネットワークを使います。例えばVPN（仮想プライベートネットワーク）など、自社専用のネットワークを持つことで、ネットワークのセキュリティは保たれます。
そして会社でセキュリティポリシーを作成して、全社員が遵守することで、テレワークのセキュリティの懸念は払拭できると考えて良いでしょう。
業務がクラウドサービスへ依存しがち
クラウドサービスを利用するため、クラウドサービスの利用料金や提供されるサーバーのスペックなどがクラウドサービス提供会社に依存します。またクラウドサービスを提供する会社の倒産リスクも考えられます。
ただ経理業務を行う上では、コンピュータにそこまで負荷のかかる処理はさせないため、サーバーのスペックはあまり考える必要はありません。またデータバックアップは必須です。バックアップがあれば万が一クラウドサービス提供会社が倒産しても備えられます。
まとめ
経理業務をテレワーク化するメリットはとても大きいです。また、クラウド会計ソフトを導入して、自社内のワークフローを整えるだけで、テレワーク化できるケースも考えられます。これを機会にワークフローを見直し、経理担当者のテレワークを実現させてみましょう。
※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。
