出張や社員旅行の際など社用でレンタカーを利用したときは、レンタカー代を経費計上できる場合があります。目的によって勘定科目がどう変わるのか。また、具体的な仕訳の例を紹介するのでぜひ参考にしてください。また、レンタカーを利用する際には、ガソリン代や保険料も発生します。それぞれどのような勘定科目で経費処理できるのか、どう仕訳できるのかについても見ていきましょう。
目次
レンタカー代を仕訳する場合の勘定科目
レンタカーの勘定科目は、特に決まっていません。一般的に用いられる勘定科目としては、「旅費交通費」や「車両費」「賃借料」などがあります。具体的にはどのように仕訳ができるのか、それぞれの勘定科目において仕訳例を見ていきましょう。
旅費交通費
出張時や普段の移動にレンタカーを用いる際には、旅費交通費で仕訳ができます。例えば、出張の際にレンタカーを19,800円で借りて現金で支払ったときには、以下のように仕訳ができるでしょう。
レンタカー代をクレジットカードで支払ったときは、貸方科目を「未払金」として以下のように仕訳をします。
クレジットカードの利用料金が口座から引き落とされたときには、借方科目を「未払金」、貸方科目を「預金」として次のように仕訳ができます。現金でレンタカー代を支払った場合と異なり、2回にわたって仕訳をするため忘れないようにしましょう。
車両費
車を借りた目的で仕訳するならば、出張などの場合には「旅費交通費」、社員旅行の場合には「福利厚生費」など、勘定科目がさまざまに変わることがあります。頻繁にレンタカーを利用するときには、いささか分かりにくいと感じるかもしれません。
借りた目的ではなく車を使ったということに注目して、勘定科目を「車両費」とすると、帳簿が見やすくまとまることがあります。現金でレンタカー代を支払ったときは、以下のように仕訳ができるでしょう。
なお、クレジットカードで支払うときは、先例のように2回に分けて仕訳をします。
賃借料
借りたということに注目して、「賃借料」として仕訳もできます。コピー機やマットなどの他の賃借物に対しても同じ勘定科目を適用できるため、借りるものがいくつかあるときには、帳簿がすっきりとまとまるでしょう。
ガソリン代の仕訳はどうする？
ガソリン代の勘定科目は「旅費交通費」「車両関係費」「車両費」「燃料費」など、どれでも問題はありません。出張や取引先に出向いたときなど、車を使った目的に注目するのであれば旅費交通費が妥当だといえます。しかし、ガソリン代だけでなくレンタカー代や車検代などの車関係の費用としてまとめる場合は、車両関係費や車両費のほうが適しているでしょう。
また、灯油ストーブを使っているなど、ガソリン以外の燃料を購入した場合は、勘定科目を燃料費としてまとめられます。ガソリン代を旅費交通費として現金で支払った場合は、以下のように仕訳をしましょう。
勘定科目は統一しよう
ガソリン代について一度決めた勘定科目は、統一して使用しましょう。例えば、旅費交通費としてガソリン代を仕訳したときは、今後もガソリン代については旅費交通費で仕訳をします。勘定科目を1つにまとめることで、帳簿も見やすくなるでしょう。
保険料の仕訳はどうする？
レンタカーを利用するときに、日数分の自動車保険に加入するケースがあります。その場合は「損害保険料」や「車両費」として仕訳ができるでしょう。いくつか損害保険に加入している場合は、勘定科目を損害保険料とすると帳簿が分かりやすくなります。
また、レンタカーなどの車関係の費用をまとめて仕訳したい場合は、車両費や車両関係費が適切かもしれません。勘定科目を車両費とし、自動車保険料1,800円を現金で支払った場合は、以下のように仕訳できます。
レンタカー代が経費にできないのはどんなとき？
業務を遂行していくうえで、レンタカーを借りる必要があったときには、レンタカー代や自動車保険料、ガソリン代などを経費として算入できます。しかし、仕事とは関係のないレンタカーの利用に関しては、経費算入はできません。
例えば、取引先や顧客と商談で会うときにレンタカーを利用した場合は、経費にできることが多いです。しかし、個人的な目的で休日に旅行に出かけるためにレンタカーを借りた場合は、経費にはできません。
また、レンタカーを借りる合理的な理由がない場合は、レンタカー代を経費に算入できないことがあります。電車や地下鉄などの公共交通で行きやすい場所にもかかわらずレンタカーを借りる場合であれば、取引先に渡すものが多い、受け取るものが多いといった合理的な理由がなければ、経費算入は難しいでしょう。
レンタカー関係の勘定科目の指針を立てておこう
レンタカーを利用する際には、レンタカー代やガソリン代、自動車保険料などの費用が発生します。利用の度に勘定科目を考えていると、統合性が取れず、帳簿が見づらくなる可能性があるでしょう。レンタカーをときどき利用する場合には、最初から勘定科目の指針を立てておくと、迷わずに仕訳ができて帳簿が付けやすくなります。
よくある質問
レンタカー代を仕訳する場合の勘定科目は？
レンタカーを借りる目的に注目するときは旅費交通費など、車関係をまとめるときは車両費、レンタル関係をまとめるときは賃借料などを使うことが一般的。詳しくはこちらをご覧ください。
ガソリン代の仕訳はどうする？
燃料費や車両費、車両関係費、旅費交通費などを使うことが一般的で、一度仕訳をしたら、次回以降も同じ勘定科目を用いる。詳しくはこちらをご覧ください。
保険料の仕訳はどうする？
損害保険料や車両費などを用いることが一般的。一度仕訳をしたら、次回以降も同じ勘定科目を用いること。詳しくはこちらをご覧ください。
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