- 更新日 : 2024年8月13日
経費精算時に印鑑は必要なの？経費精算システムで効率化しよう
店側が店頭で発行する領収書には、多くの場合、会社印や担当印が押印されます。会社に経費精算を申請する場合、領収書には必ず印鑑が押されていなければならないのでしょうか。また、会社が従業員からの経費精算の申請を受けた際、印鑑のない領収書が添付されている場合であっても経費精算を認めてよいのでしょうか。
今回は、経費精算における領収書への印鑑の意味や経費精算システムでの取り扱いなどについて解説していきます。
経費精算の領収書に印鑑は必要？
税法上、経費計上の条件に領収書への印鑑の有無は明記されていません。領収書に必要な項目が記載されていれば、印鑑のない領収書を経費精算の対象にできます。
ただし、提出された領収書が持つ信頼性の観点から、架空の経費の精算を防ぐために、領収書の印鑑の有無について規定を置く会社もあります。押印された領収書のみを経費精算の対象とすると規定されている会社においては、印鑑のない領収書による経費精算は、社内規定を理由に認められません。
領収書に必要な項目とは
領収書は法人税法や所得税法上、一定期間保存する必要がある帳簿書類に含まれていますが、その記載項目について細かな規定はありません。
一方、消費税法に関しては、仕入税額控除（課税売上にかかる消費税額から控除できる仕入にかかる消費税額のこと）を受ける条件として、領収書を含む請求書等に一定の項目の記載が求められています。消費税の算出において仕入税額控除を受ける場合、支払先が作成した請求書等（領収書含む）で記載が必要な項目は以下のとおりです。
- 作成者の氏名や名称
- 取引年月日
- 取引内容
- 税率ごとに区分した税込対価の合計額
- 交付を受ける事業者の氏名や名称（※小売業、飲食店業、タクシー等の事業者が発行する場合は省略可）
領収書に印鑑を使用する理由
領収書への印鑑が求められる背景には、印鑑の文化が根付いている日本において、印鑑が持つ強い信用力があります。
取引書類に使用する印鑑のうち、役所に届出を出している実印は高い証拠能力を有します。実印は印鑑証明書により名義人本人の押印であるという証明がされるため、書類の信用力が高まるのです。
また、領収書には会社印のほか、領収書を作成した担当者印が押されることがあります。担当者印は書類の作成者を明確にし、信用力を高める役割を持っています。
経費精算システムを活用すればペーパーレス化が可能
立て替えた経費の精算は、必ず即座に行われるとは限りません。会社のルールや経費精算のフローによっては、数日から1か月程度の時間が必要とされる場合もあります。これは申請者が経費精算申請書と領収書を提出しても、上長による書類の確認や承認、経理担当者の確認など、経費精算までにいくつかのステップがあるためです。
申請内容が会社の規定に沿っていない場合には差し戻しが行われ、さらに経費精算に時間がかかってしまうでしょう。特にすべての手続きが紙の書類で行われている場合、申請書が経理担当者の元に届くまでに時間がかかり、差し戻しで申請者の元に戻ってくるまでにも時間がかかりがちです。
経費精算の頻度が高い職場ほど、申請や承認のステップが多い経費精算はシステム上で処理するのが効率的でしょう。
マネーフォワードクラウド経費は、サービスと連携することで領収書画像データの自動取得が可能です。2024年1月1日以降は、電子取引（電子メールなど）で受け取った書類の電子保存が完全に義務化されますので、電子取引のペーパーレス化に対応するのにもおすすめです。
また、マネーフォワードクラウド経費ならアプリ上で申請や承認を完結できるほか、経理担当者はオンライン上で領収書をチェックできるため、申請や確認の手続きをスピーディに進められます。会計システムのマネークラウド会計とも連携できますので、経費精算に関わる会計処理のミスや漏れの防止にも役立つでしょう。
経費精算システムで印鑑レスもペーパーレスも実現
紙で行われていた経費精算をシステムに移行すれば、社内での承認や確認に必要だった印鑑が必要なくなります。システムと連携したスマートフォンアプリで領収書をアップロードできれば、経費精算完了までのステップを大幅に簡略化できるでしょう。経費精算における印鑑レスとペーパーレス、効率化を同時に実現したいなら、経費精算システムの導入が効果的です。
よくある質問
経費精算の領収書に印鑑は必要？
税法上は領収書の印鑑は必須ではありませんが、領収書の印鑑について規定を置いている会社では経費精算申請に求められる場合があります。詳しくはこちらをご覧ください。
領収書に印鑑を使用する理由とは？
日本では印鑑の文化が根付いており、印鑑は信用力の現れとして捉えられているためです。領収書への押印も、支払いの証明としての役割を持っています。 詳しくはこちらをご覧ください。
※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。
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