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• 更新日 : 2023年4月3日

総勘定元帳とは？作成する目的やエクセルでの作り方を解説

総勘定元帳とは、企業が行うすべての取引について勘定科目ごとに分けて管理するための帳簿です。

総勘定元帳とは何のためにあるのか、勘定ごとに記帳することで何がわかるのかなどを明らかにした上で、仕訳帳から転記して、総勘定元帳を作成する手順について説明します。

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総勘定元帳とは

総勘定元帳とは、すべての取引を勘定科目ごとに記録していく帳簿です。いっぽう、仕訳帳はすべての取引を日付順に記録する帳簿です。

複式簿記においては、「総勘定元帳」および「仕訳帳」はいずれも主要簿として位置づけられます。

勘定口座とは、各勘定科目の増減や発生の記録、計算などを行う帳簿上の場所のことです。勘定口座があることで、総勘定元帳が作成できます。

そして、期末にはこの総勘定元帳をもとに貸借対照表や損益計算書、キャッシュフロー計算書などの決算書を作成します。

勘定科目ごとに記帳することで何がわかるのか

総勘定元帳は、勘定科目ごとに記帳されているので、勘定科目ごとの発生原因や取引日、残高などが簡単にわかります。複式簿記は日々の取引を記録するだけでなく、会社の財務状態を把握するために作られるものです。日付順に記録する仕訳帳だけでは、その情報を得るのは容易ではありません。

例えば、現時点で「現金がどのぐらいあるのか」「借入金はどのぐらいあるのか」を知りたいとしても、日付順に記録してある取引のなかから「現金」「借入金」という勘定科目だけを集計するとしたら、膨大な時間がかかってしまいます。
勘定科目ごとに記録されている総勘定元帳があれば、そのような手間は必要ありません。「現金」「借入金」という勘定科目を見れば、すぐに残高を確認可能です。

そのため、「総勘定元帳」は事業を経営していく上では欠かせない重要な書類です。

総勘定元帳のテンプレート（エクセル）

「マネーフォワード クラウド会計」では、総勘定元帳のテンプレート（ひな形）をエクセル形式にて無料で提供しています。
以下のリンクからダウンロードできますので、ぜひご活用ください。

事例を使ってわかる！総勘定元帳の書き方・作り方

総勘定元帳とは、勘定科目ごとに作られた勘定口座に、仕訳帳に記入した内容を書き写すことで作られるものです。

それでは、具体的な例を用いて、仕訳を転記して総勘定元帳を作ってみましょう。

仕訳帳から総勘定元帳への転記方法

「3月5日に5,000円のメンズシューズが現金で売れた」というケースを考えてみます。このときの仕訳は、以下のようになります。

仕訳帳

このときに使用されている勘定科目は「現金」「売上」ですので、総勘定元帳の現金と売上の勘定口座を開き、取引の内容を記入していきます。
まず、現金の勘定口座では、日付、相手勘定科目、金額、摘要を転記します。

相手勘定科目とは、仕訳における借方勘定科目と貸方勘定科目のうち、いずれかに着目した場合のもう一方の勘定科目のことです。上記の仕訳帳では、「現金」から見た相手勘定科目は「売上」に、反対に「売上」の相手勘定科目は「現金」になります。

このとき、仕訳帳に記載されている金額が借方、貸方のどちらかを間違えないように注意する必要があります。勘定科目に合わせて金額を記載しましょう。
上記の例では、仕訳帳で「現金」は借方勘定科目なので、総勘定元帳＜現金＞の借方に金額を記載します。
最後に、残高を計算して記入します。

総勘定元帳　＜現金＞

次に、売上の勘定口座でも、同様に日付、摘要、相手勘定科目、金額を転記し、残高を計算します。仕訳帳で「売上」は貸方勘定科目なので、総勘定元帳＜売上＞の貸方に金額を記載します。

総勘定元帳　＜売上＞

相手勘定科目が複数にわたるときの転記方法

先月の売掛金15万円が手数料の525円を差し引かれて、4月3日、銀行の普通預金口座に149,475円が振込された」というケースでは、相手勘定科目が2つとなります。
このときの仕訳は、以下のようになります。仕訳帳では、「売掛金」に対して、「普通預金」「手数料」という2つの勘定科目を用いて、詳細に記載します。

仕訳帳

このように、借方や貸方において複数の勘定科目を使う仕訳を「複合仕訳」といいます。複合仕訳を総勘定元帳に転記するときには、「諸口」という勘定科目を用い、1行にまとめます。

総勘定元帳　＜売掛金＞

諸口の具体的な内容が知りたいときには、同日の仕訳帳に戻れば確認することができます。

まとめ

複式簿記の主要簿である総勘定元帳とは、日々の取引内容を記録するばかりでなく、会社の財務状況を把握するために重要な書類です。
総勘定元帳に間違いがあると、決算のときに困ることになります。仕訳帳から転記する総勘定元帳の作成手順について、正しい知識を身につけましょう。
総勘定元帳の保存方法については「e-文書法・電子帳簿保存法とは？徹底解説」にて電子的な保存方法を解説しています。

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金融口座の取引明細データが自動で取り込まれ、各取引の勘定科目も自動で仕訳される。以前はインストール型ソフトを利用していたので、それがクラウドに変わるとこれほど自動化されるものなのかと本当に驚きました。

株式会社久松農園 久松 達央 様

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よくある質問

総勘定元帳とは？

すべての取引を勘定科目ごとに記録していく帳簿です。詳しくはこちらをご覧ください。

記帳することで何が分かるのか？

勘定科目ごとの発生原因や取引日、残高などが簡単にわかります。詳しくはこちらをご覧ください。

総勘定元帳の書き方は？

勘定科目ごとに作られた勘定口座へ、仕訳帳に記入した内容を転記します。詳しくはこちらをご覧ください。

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