- 更新日 : 2023年8月23日
経費精算書の書き方を事例と一緒に解説します
在籍年数が長い従業員でも経費精算の方法について迷ってしまう場合があるのではないでしょうか。今回は経費精算の仕方に不安があるという方のために、経費精算書の書き方の例をご紹介します。
また、経費精算書にある項目や注意点についても解説します。あわせて経費処理の流れについてもご紹介しますので、この機会にしっかり確認しましょう。
経費精算書とは
経費精算書とは、従業員が業務に必要な物品、業務上必要だった移動の交通費などを立て替えて支払った場合に、その金額を会社が精算するために使う書類です。会社によっては経費精算書の書式が複数種あり、用途に応じて使い分ける場合もあります。主なものをご紹介します。
- 出張旅費精算書
宿泊を伴う出張、日帰り出張などで使った交通費、宿泊費を精算するための経費精算書です。近場の移動で使った交通費の精算も出張旅費精算書で行う会社もありますが、必要に応じて「交通費精算書」を別途作ってもよいでしょう。
- 仮払経費申請書
必要と思われる経費の概算金額を事前に従業員に渡すことを「仮払い」といいます。仮払経費精算書は、実際に支払った金額と仮払金額の差額を申請する書類です。
会社側が経費精算の社内ルールである経費精算規定を設ける際は「どの支払いが経費になるか」についてもしっかり決め、従業員がいつでも確認できるようにしましょう。なお、会社によって違いはありますが、主に以下のような支払いが経費扱いとなります。
- 事務用品などの消耗品
- 取引先に向かう際の交通費
- 出張に関する費用（交通費、宿泊費）
- 会議に関する費用（会場費、お茶代、書類代など）
- 取引先との飲食代
経費精算書のテンプレート
1から経費精算書を作るのが難しい場合は、以下のようなテンプレートもあります。ダウンロードしてご利用ください。
なお経費精算システムを利用すると、経費精算書のテンプレートを使わなくても簡単に経費精算ができるようになります。
経費精算システムの概要や、代表的なサービスについては、下記の記事もご参考ください。
経費精算書に添付するもの
経費精算書を会社に提出する際は「何にいくら使ったのか」をはっきりさせるために、次のような添付書類が必要です。
- レシート
- 領収書 など
特に領収書は宛名（「株式会社○○」など）の記載の要不要を、経費精算規定で定めておく必要があります。経理担当者は領収書の正しい貰い方を従業員に周知徹底し、規定に沿った経費精算を行えるようにしましょう。
なお、近距離移動で使うバス代・電車代については領収書が発行されない可能性があります。このような場合も想定して、「○○円以内の交通費は領収書不要」などの経費精算規定を作っておくことをおすすめします。
経費精算書の書き方
経費精算書の項目や書き方について、従業員の立場からご紹介します。
記載する項目
経費精算書の記載項目は各社によって違いがありますが、一般的には以下のような項目の記載が求められます。
- 申請日
- 支払日
- 金額
- 支払先
- 用途（支払いの理由）
- 申請する社員の情報（氏名・社員番号・所属部署など）
一枚の経費精算書で複数の支払を精算する際には、それぞれの支出をスムーズに記入できるよう、日付順に領収書をまとめておくのもおすすめです。
記入の流れ
経費精算書は以下のような流れで作成します。返金までの流れも確認しましょう。
- 精算期日に合わせて領収書をまとめる
会社で定められている精算期日に合わせて手元のレシート・領収書をまとめます。 - 科目ごとに金額を出す
「交通費」「消耗品費」など、科目ごとに金額を集計します。 - 経費精算書を作成
不備や記入漏れがないように経費精算書を作成します。レシートや領収書などの添付書類も忘れないように準備しましょう。また、領収書がない交通費は日報や記録などを見ながら、かかった費用と行き先を経費精算書に記入します。
なお、会社によっては期日に合わせた経費精算書の作成を求めるのではなく、「経費の支払いが発生するたびに経費精算フォームに入力」と定めている場合もあります。 - 経理担当者に提出
記入済みの経費精算書と添付書類をまとめ、提出期限までに経理担当者へ提出します。提出期限を過ぎると精算ができなくなるおそれもありますので、提出期限は必ず守りましょう。 - 経費精算
後日、会社が定めた方法で精算金額を受け取ります。従業員への返金方法には次のようなものがあります。
- 数日後に現金で返金
- 翌月の給与と合算して銀行振込
- 給与と合算せずに精算分のみ銀行振込
精算金額を受け取ったなら、正しい金額が返金されているかも確認しておきましょう。
記入の注意点
従業員が経費精算書を記入・提出する際の注意点をご紹介します。
- 提出期日を守る
経費精算書の提出期日が決まっている会社の場合、その期日を厳守してください。期日を過ぎてしまうと、経費精算書を受け取ってもらえない、返金処理が遅くなるという場合もあります。
- 添付書類を忘れずに付ける
レシート、領収書などの添付書類を忘れずに付けて提出しましょう。また「〇円以上の支払いは領収書のみ（レシート受付不可）」「領収書の宛名必須」などの経費精算規定が定められている場合もありますので、事前に確認しておきましょう。
- 交通費の記録を付ける
近距離移動の交通費はレシート・領収書が貰えない場合があります。日報や手帳に以下の記録を付けておきましょう。
- 訪問先
- 使った駅・バス停
- かかった交通費
経費精算書を作成する際はこれらも忘れずに記入してください。
経費精算書の書き方例
経費精算書の書き方についてご紹介します。なお、会社によって若干の違いがある点は留意しておいてください。
この経費精算書では、交通費の詳細を記入する欄がありませんので、備考欄に記入しています。
スムーズな精算のために経費精算書の書き方を押さえておこう
経費精算の方法は会社により異なります。従業員は、自社における経費精算書の作成ルールを知っておくことが重要です。特に必要な添付書類は毎月の精算期日は精算の可否に大きく影響しますので、必ず確認しておきましょう。
経理担当者側も、精算の遅れや不備が生じないように、従業員へ経費精算方法を周知徹底する努力が必要です。入社時点で経費精算に関してレクチャーする時間を設ける、いつでも確認できるように経費精算マニュアルを作成するなど、周知のための工夫も考えてみましょう。
よくある質問
経費精算書とは？
従業員が業務に必要な費用を立て替えて支払った場合に、その金額を会社が精算するために使う書類です。詳しくはこちらをご覧ください。
経費精算書の書き方とは？
決まった項目に不備なく記入することが重要です。不備がある場合、受付してもらえない、もしくは返金処理が遅れる可能性があります。詳しくはこちらをご覧ください。
※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。
会計の知識をさらに深めるなら
※本サイトは、法律的またはその他のアドバイスの提供を目的としたものではありません。当社は本サイトの記載内容（テンプレートを含む）の正確性、妥当性の確保に努めておりますが、ご利用にあたっては、個別の事情を適宜専門家にご相談していただくなど、ご自身の判断でご利用ください。
