更新日 : 2024年11月26日

経費精算にタイムスタンプを利用する方法は？発行の流れや必要要件を解説

経費精算におけるタイムスタンプは、電子データの正確性と信頼性を保証するための重要な存在です。タイムスタンプの付与は電子帳簿保存法における保存要件のひとつであるため、正しく理解する必要があります。

本記事では、タイムスタンプの仕組みや経費精算での利用方法、電子帳簿保存法における要件などを詳しく解説します。

経費精算にタイムスタンプが利用される理由
- タイムスタンプの目的
- 仕組み
タイムスタンプが必要になる経費精算書類
領収書を電子化してタイムスタンプを発行する流れ
電子帳簿保存法でタイムスタンプが必要な要件
- スキャナ保存の場合
- 電子取引データ保存の場合
電子帳簿保存法でタイムスタンプが不要なケース
- スキャナ保存の場合
- 電子取引データ保存の場合
タイムスタンプに対応する経費精算システム
経費精算におけるタイムスタンプの必要性を理解しよう

経費精算にタイムスタンプが利用される理由

経費精算にタイムスタンプが利用される主な理由は、電子記録の正確性と信頼性を確保するためです。タイムスタンプは、電子データが「いつ」作成され、「何を」記載したかを証明する技術であり、経費精算書類の真正性を担保するうえで重要な役割を果たします。

ここでは、経費精算にタイムスタンプが利用される目的や、タイムスタンプの仕組みについて解説します。

タイムスタンプの目的

タイムスタンプの主な目的は、電子書類などのデータの正当な発行時間を証明することです。タイムスタンプを付与することで、それ以降のデータの改ざんや偽造を防ぎ、経費精算書類の法的な証拠力を強化する役割を果たします。

電子帳簿保存法において、タイムスタンプは経費精算の透明性と信頼性を高めるために不可欠な要素といえます。

存在証明

タイムスタンプを付与することで、その書類やデータがある特定の時点で確かに存在していたことを証明します。経費精算において、領収書や請求書などの証憑が適切なタイミングで作成されたことを示すものでもあります。

非改ざん証明

タイムスタンプのもうひとつの重要な役割は、該当のデータが改ざんされていないことを証明することです。経費精算書類に対してタイムスタンプの付与より後に不正な変更が加えられていないことを保証し、財務記録の信頼性を高めます。

仕組み

タイムスタンプは、以下のような仕組みになっています。

ハッシュ値の生成：文書作成者が電子文書のハッシュ値を生成します。ハッシュ値は文書の「指紋」のようなもので、内容が変わると異なる値になります。
タイムスタンプ要求：生成したハッシュ値を時刻認証局（TSA）に送信し、タイムスタンプの付与を依頼します。このとき、文書自体ではなくハッシュ値だけを送ります。
タイムスタンプの生成：時刻認証局は、ハッシュ値に正確な時刻を加え、タイムスタンプを作成します。このタイムスタンプには、ハッシュ値、時刻情報、認証局の電子署名が含まれます。
タイムスタンプの保存：受け取ったタイムスタンプを元の電子文書と一緒に保存します。これにより、その時点で文書が存在していたことが証明されます。
検証：監査など後で文書の確認が必要な場合、タイムスタンプのハッシュ値と検証が可能です。

この仕組みにより、タイムスタンプは文書の存在時刻と非改ざんを証明する役割を果たします。

タイムスタンプが必要になる経費精算書類

経費精算関連でタイムスタンプが必要となる書類としては、以下のものが挙げられます。

領収書・レシート
請求書
発注書
経費精算書

ここに挙げた書類は、企業の財務記録において重要な証憑となるため、その真正性と信頼性を確保することが求められます。タイムスタンプを付与することで、これらの書類が適切なタイミングで作成され、後から改ざんされていないことを証明できます。

とくに電子帳簿保存法の要件を満たすためには、これらの書類を電子化する際にタイムスタンプの付与が必要です。企業は法令遵守の観点から、適切にタイムスタンプを使用しなければなりません。

領収書を電子化してタイムスタンプを発行する流れ

紙の領収書を電子化し、タイムスタンプを発行して付与するまでの一般的な流れを紹介します。

紙の領収書の内容を確認
スキャナで領収書をスキャン（一部のシステムではスマートフォンなどで撮影）し電子データ化された領収書の内容を確認、問題がなければシステムにアップロード
タイムスタンプ付与の指示を出す
システムが自動でタイムスタンプを付与
タイムスタンプが付与された電子データを保存

タイムスタンプの付与は、指示を出せばシステムが自動で行います。システムによっては、この一連の流れが自動化されており、ユーザーの手間を大幅に削減できるものもあります。

電子帳簿保存法でタイムスタンプが必要な要件

電子帳簿保存法において、タイムスタンプが必要となる要件は主にスキャナ保存と電子取引データ保存の2つのケースに分かれます。

それぞれについて、詳しく見ていきましょう。

スキャナ保存の場合

電子帳簿保存法に対応していないシステムなどにおいて、スキャンしてデータを電子化して保管する場合、タイムスタンプの付与が必要です。

原則として書類をスキャンした後、2ヶ月と7営業日以内にタイムスタンプを付与しなければなりません。また、スキャンしたデータは200dpi以上の解像度で保存されており、重要な情報が読み取れる状態であることが求められます。

電子取引データ保存の場合

電子取引では、受け取ったデータを編集履歴が残せないシステムで保存する場合にタイムスタンプの付与が必要です。

その理由は、編集履歴が残せないシステムの場合、一定の時点でのデータの存在の証明、非改ざんの証明ができないためです。

電子帳簿保存法でタイムスタンプが不要なケース

一方で、電子帳簿保存法において、特定の条件を満たす場合にはタイムスタンプが不要となるケースもあります。

スキャナ保存、電子取引それぞれに分けて解説します。

スキャナ保存の場合

スキャナ保存の場合は、電子帳簿保存法に対応したクラウドシステムなど、内容の訂正・削除履歴が残るツールで決められた期間内にスキャン保存したことが確認できる場合に限り、タイムスタンプは必要ありません。

従来スキャナ保存においてタイムスタンプの付与は必須でしたが、2022年の改正電子帳簿保存法によって緩和されました。

電子取引データ保存の場合

電子取引データの保存において、以下のいずれかの条件を満たす場合は、タイプスタンプの目的である存在証明と非改ざん性の証明ができる状態であるためタイムスタンプが不要です。

訂正や削除の履歴確認ができるシステムを利用している場合
訂正や削除ができないシステムを利用している場合
発信側がタイムスタンプを付与してから送信した場合
訂正・削除に関する事務処理規程を設けている場合

参考：国税庁電子帳簿保存法が改正されました

タイムスタンプに対応する経費精算システム

「マネーフォワードクラウド経費」は、法令遵守と効率的な運用の両立を実現する経費精算システムです。2016年に経費精算システムとして国内初の「電帳法スキャナ保存ソフト法的要件認証」を取得し、2021年には「電子取引ソフト法的要件認証」も取得しています。

電子帳簿保存法の要件を満たすだけでなく、最適化されたシステムによる効率的な運用が可能です。法令改正や日々のサービス改善も無料で迅速にアップデートされるため、常に最新の法令対応機能を利用できます。

さらに、経費精算の規定に合わせてエラー・アラートを設定できる機能も搭載しており、申請の不備や不正を軽減、コンプライアンス強化にも貢献します。領収書やレシートはスマートフォンのカメラで撮影するとデータ化して自動で入力するため、手間がかからないことに加え、ミスの削減にもつながるでしょう。

また、外出先でもスマートフォンなどのデバイスから承認、申請が可能で、効率化も期待できるシステムです。

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経費精算におけるタイムスタンプの必要性を理解しよう

経費精算におけるタイムスタンプの利用は、電子データの信頼性確保と法令遵守の両面で重要な役割を持ちます。

電子帳簿保存法の要件を満たしつつ業務効率を高めるためには、タイムスタンプに対応した経費精算システムの導入がおすすめです。時代に合わせて経費精算フローをアップデートし、法改正に準じた適切な対応を進めていくことが求められます。

※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。

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